行政助理工作分析

附件4

人事行政中心员工

工

作

分

析

【岗位基本资料】

【岗位工作目标】 了解、熟悉行政日常工作，掌握基本的行政管理职能。

【岗位工作职责】

1、负责公司档案管理；

2、公司印章的登记归档管理与部门印章的使用登记管理；

3、负责公司一体化体系管理及日常维护；

4、负责公司内部文件的发放与管理；

5、负责公司考勤系统管理；

6、行政物料的采购与管理；

7、办公设备的采购与管理；

8、劳保用品的采购及分配管理；

9、行政仓库的管理

10、

11、

12、

13、

14、

15、 票务印刷、飞机订票、订房； 严格执行各种规章制度； 协助部门领导和同事完成工作； 协助行政经理进行企业文化的宣传工作； 员工离职的相关事项管理； 完成上级交办的其他事项。

【岗位工作程序】

1、负责公司档案管理：

1.1对公司文件进行整理、归档、存放，建立“公司档案一览表”，并适时更新；

1.2文件的借阅、领用需登记在“公司文件借阅（领用）登记表”。

2、公司印章的登记归档管理与部门印章的使用登记管理：

2.1对公司的所有印章进行统计，登记归案再让各部门领取（参用印章登记表）；

2.2经部门经理签字同意后的用章，应填写入《印章使用登记表》中。

3、负责公司一体化体系管理及日常维护：

3.1对各部门编写的体系文件进行对稿、编号，参照《文件控制程序》执行；

3.2把定稿后的文件打印出来，经相关负责人审批，参照《文件控制程序》执行；

3.3把审批后的稿件复印、盖章、发放，参照《文件控制程序》执行；

3.4编制《受控文件一览表》、《质量记录控制一览表》及时更新，参照《文件控制程序》

执行；

3.5追踪各部门体系的执行情况；

3.6经常去车间观察看看有没有旧的体系文件在被使用中，参照《文件控制程序》执行。

3.7负责公司体系文件的统一回收、作废，参照《文件控制程序》执行。

4、负责公司内部文件的发放与管理：

4.1负责公司内部文件的初稿编写；

4.2将内部文件的初稿传给领导会审，参照《文件管理规定》执行；

4.3会审完后发放给各个部门，并让各个部门签收，参照《关于规范公司内部下发文件

的通告》执行；

4.4负责人事行政中心文件管理，对文件进行分类管理，便于领导查阅。

5、负责公司考勤系统管理：

5.1每天早上9点前提取各员工打卡数据；

5.2将各员工的打卡数据导出,并公布异常；

5.3整理好考勤，将迟到、未打卡、少打卡的报表放在内网上，每天更新。

6、行政物料的采购与管理：

6.1办公用消耗品、行政事务用品及低值易耗品执行“一月一次”“统购统发”，每月26

日前由各部门填写“请购单”，详细写明使用人、所需办公用品的名称、数量、型号

等；

6.2行政后勤部配备专人负责行政物料的请购汇总、验收与分发；

6.3管理员对每个部门的请购需求计划进行认真审核汇总

6.4管理员在汇总各部门的办公用品需求后，负责采购人员审核无误后再进行采购。

6.5办公用品购买后，由前台议员签收并按照采购单发放给各个部门,不进入四楼行政仓。

6.6办公用品管理员每月5日前发放办公用品。

6.7办公用品的使用分个人使用和部门使用两种。

6.8对于保管品，管理员要针对其使用寿命、价值或工作需要进行合理调配，但要求使用

人再次更换时，必须以旧换新，对于丢失或人为损坏的须照价赔偿。

6.9行政物料管理人员负责对每月各部门行政物料费用进行归集分摊，对于异常高额费

用进行增减原因的分析,并编制“行政物料费用统计报表”。次月2日前将行政物料

的费用统计报表提交财务部进行费用分配。

6.10参照《行政用物料及办公用固定资产管理规定》执行。

7、办公设备的采购与管理

7.1 采购IT设备的参照《IT设备管理规定》执行，其他办公设备类由当事人填写“办

公设备需求审批单”请购，按审批流程签核完整后采购；

7.2采购员接到有效请购单后，根据实际需求情况，对所需物品进行货比三家，择优采

购。

7.3若原有办公设备需要报废，当事人所在部门提出申请，填写“固定资产减损（报废）

单”,按规定审批流程签核后对其进行报废销帐处理；

7.4配备人员因工作需要发生调动的，公司范围内调动办公设备采取“机随人走”，若有

闲置设备需要在公司部门或各个分公司间转移挪用的，由当事人填写“固定资产移

转表”。公司范围外调动的办公设备应完整上交公司统一管理。

7.5相关技术人员负责对新进办公设备进行检验，对于合格设备，行政部或有关管理部

门人员对该设备进行编号,统一管理。

7.6每年12月底对全厂设备进行全盘复核一次，对于严重受损或无法正常使用的设备由

管理部门提出申请，设备部鉴定报废或其他可行办法处理。

7.7在规定使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、灭失、被盗等，所造成的经

济损失由个人负责。

7.8参照《行政用物料及办公用固定资产管理规定》执行。

8、劳保用品的采购及管理

8.1由人事行政中心进行采购计划,物资管理部存贮与发放；

8.2配备标准与领用参照《员工劳保用品配备标准及规定》及《公用仓物资请购与领用

管理制度》。

9、行政仓库的管理

9.1人事行政中心专员负责行政库的管理, 都存放在四楼行政仓库内。

9.2物料申领

9.2.1申领行政物料: 每个部门填写《领料单》申领,经过部门领导签字便可领取。

9.2.2公司资质及其他文件的申领:填写《 领用登记表》

9.3人事行政中心专员负责行政仓库的出入帐管理,每进一批物品都会在进销帐上做好

登记,并做好电子档,在月底时交给人事行政领导知晓每月出入账信息。

10、 票务印刷、飞机订票、订房

10.1由需求部门提出印刷申请及要求，经部门经理审核，总经办审批后执行；

10.2价比三家,择优印刷；

10.3除总经办或特允高层领导外,其个人名片印刷需要填写“请购单”,部门经理批准,

人事行政中心审核后即给以印刷；

10.4各部门自行保管或由行政后勤部统一管理；

10.5除公司高层领导外,其订票需至少提前一天填写“订票申请单”,呈崔总(或林总)批

准后方可订票。

11、 严格执行各种规章制度：

熟读各种规章制度，以身作则，起到带头作用。

12、 协助部门领导及同事工作：

在部门同事工作忙时尽量协助完成相关工作。

13、 协助企业文化的宣传工作：

注意个人服装、语言、形象，组织各种团体文娱活动，丰富员工生活。

14、 员工离职的相关事项管理：

在员工离职时根据厂服的管理有关规定，核实离职员工的厂服扣款与否。

15、 行政部的其它临时工作。

行政部临时文件复印、传真、接电话等。

【岗位工作权限】

对直属上级负责，行使行政助理的相关权利。

【岗位工作关系】

一、上向联系： 行政副经理。

二、横向联系： 各部门文员。

三、下向联系：暂无。

【岗位考核指标】

1、每月工作计划完成90%以上。

2、员工投诉每月在两次以内。

3、证、照按期办理。

4、与其它部门工作协调合理有效。

5、每月1日前提交上月工作总结及下月工作计划,总结中至少需包含以下内容:每月行政物料

费用统计分析、费用明细表、电话费明细表、各部门费用分担表、考勤制度执行情况总结、文件管理情况总结等。

【岗位监督考核】

1、监督内容

工作行为规范、各项规章制度执行、履行情况；工作计划完成情况等。

2、考核

2.1 考核人员：行政副经理。

2.2 考核周期：月度。

2.3 考核形式：量表评定法。

2.4 考核内容：当月工作计划完成情况、行为规范、职业道德等。

2.5 考核目的：考核结果作为薪酬核算的重要依据和要素，也作为提薪、晋升的依据。

【岗位任职资格】

必要要求

一、知识要求

大专文职类管理或相关管理类专业。

二、技能要求

能熟练使用OFFICE办公操作系统。

三、素质要求

具有较强的责任心、积极性和沟通、理解、计划和执行能力；具备一定的公关、说服能力。

四、培训要求

文档管理、公关礼仪方面。

参照要求

一、教育水平

大专以上学历。

二、专业要求

行政管理或工商管理专业。

三、经验要求

三年以上同等职位工作经验。

【岗位资源配备】

一、使用工具

文件夹、基本办公文具、计算器、办公纸张。

二、使用设备

台式电脑、电话机、打印机、办公桌椅、文件资料柜。

三、资源使用规定

各种资源的配备及使用均需按规定执行。

【岗位工作环境】

办公场所：公共办公室光照、温、湿度适宜，工作场所无危险性。

【岗位工作时间】

一、上班时间：上午8：30至中午12：00；下午13：00至17：30。

二、下班时间：工作时间以外的所有时间。

三、加班时间：根据工作需要临时决定，并填写“加班申请单”交上级审核。

【岗位需要资料】

一、资料名称：

岗位工作分析、部门规章制度、公司管理规定、体系管理文件，公司有关证照等。

二、资料来源：部门办公室资料管理文件柜、公司证照档案柜、政府部门办事流程。