会计信息系统的应用

会计信息系统的管理与应用

随着计算机技术的不断发展，许多企事业单位都建立起了会计电算化信息系统，从而提高了会计核算质量和会计工作效率，为整个管理工作现代化奠定了基础。仅拥有好的会计软件还远远不够，必须还要有健全的内部管理制度，才能更充分发挥会计核算的管理效用，保证电算化会计信息系统的正常运行，为企事业单位的决策层领导提供及时、准确、全面、系统的决策依据，电算化会计信息系统的基本管理方法。

随着电子计算机数据处理技术在会计领域的广泛应用，会计工作已经从原有的记账、算账、报账向着经营管理领域的深度和广度发展；会计电算化的实施，一方面提高企业的运营管理效率，一方面也对企业的内部控制产生了深远的影响。同时，对提高会计信息的质量，推动我国经济的发展起到了十分重要的作用。但是，由于盲目追求最新技术、先进设备，忽视电算化会计信息系统的管理制度的健全完善，造成错误、虚假会计信息的产生，威胁着企事业单位的资产安全，扰乱了社会主义市场经济秩序。因此，仅仅拥有好的会计软件还远远不够，必须还要有健全的内部管理制度，才能充分发挥会计核算的管理效用，保证电算化会计信息系统的正常运行，为企事业单位的决策层领导提供及时、准确、全面、系统的决策依据。

1. 硬件方面的管理

计算机及其相关设备等硬件是电算化会计信息系统的物质基础，硬件出现故障，会导致系统中断工作，所以各单位必须严格硬件设备控制管理。

1. 1建立健全机房制度

建立健全机房制度，保持良好的工作秩序，保证计算机及其相关设备的安全。机房内必须严禁烟火，必须安装消防和报警设备；严禁超载用电，以防短路引发火灾；保证电压稳定，避免计算机在工作中突然断电，或由于电压不稳造成电算化会计系统运行停止，从而造成会计数据丢失；保持机房及计算机设备卫生清洁，采取必要的防尘措施，以防设备被磨损或损坏；监测机房内的温度及湿度，避免温度及湿度过高或过低，导致电算化会计信息系统的非正常运行。此外，还应采取一定的安全措施，防止计算机及其相关设备被人为破坏或被盗等，以保证整个会计电算化系统的正常运行，完成会计核算任务。

1. 2建立计算机及其相关设备的定期检查制度

建立硬件设备的保养、维护制度，做好硬件设备的使用、故障、维护的记录及报告，发现问题及时解决；定期组织硬件管理人员及计算机操作人员学习相关的设备维护知识，经常利用设备的自检功能检查计算机及其相关设备的性能及运行状况，以防设备突然发生故障而中断电算化会计系统的运行。各单位不但要建立健全硬件管理制度，还应通过岗位责任制、奖惩制度等，激励和监督该制度的有效实施与执行，以便及时排除不安全的因素，为计算机信息系统的运行创造良好的运行环境。

2. 软件方面的管理

会计应用软件是电算化会计信息系统的核心，整个电算化会计信息系统是在会计软件支持和控制下进行会计工作的，软件的安全程度决定了会计信息的风险程度。因此，必须加强会计软件的管理，以确保会计软件能安全、有效、正常地支持电算化会计信息系统的运行。

2. 1慎重选择软件

慎重选择会计软件，保证会计核算工作合法、安全、正常地进行。随着会计电算化的不断发展，选择商品化专业通用软件成为会计电算化发展的趋势。在选择会计应用软件时，应该选择已经通过财政部门测评的会计软件。财政部门对这类软件进行了较全面的功能测试，

能够保证会计核算工作的合法性、准确性，以及会计信息的真实性、有效性，并且这类软件的开发公司具备较强大的技术支持，技术培训、软件维护、版本更新等售后服务较健全，保证会计软件具有实用性。

2 .2健全会计系统软件的维护制度，防范会计风险

为保证电算化会计信息系统的安全、高效运行，应建立健全会计软件维护的申请、审批、监督、验收制度。维护申请经单位领导审批后，方可在有关人员的监督下进行软件维护，并要做好维护记录，维护完毕必须经过会计部门测试方可验收，并提交验收报告；维护申请、维护记录、验收报告须存档保管，避免会计软件被非法修改、删除。另外，电算化会计信息系统的操作管理人员在对日常的软件使用过程中发现的问题需要及时解决，或及时联系软件公司的专职维护人员，尽早排除系统故障，保证会计工作的正常进行。

2. 3建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，避免越权操作

为防止无关人员非法进入系统进行非法拷贝、删除、修改、破坏程序，造成会计数据丢失、混乱、泄密，引发会计信息风险，会计电算化系统的操作人员必须要严格保守口令密码，并且要定期更换；操作人员操作完毕必须执行相应命令，完全退出系统，并做好上机记录。

2. 4加强技术和管理控制措施，防止计算机病毒侵入电算化会计信息系统

计算机病毒是我国电算化会计系统所面临的急需解决的一个重要问题，它可以对系统造成破坏和干扰，导致会计信的丢失和被破坏。当前有效的反病毒措施包括技术措施，如安装防病毒卡或防病毒软件，以及一定的管理措施，如制定磁盘拷贝权限制度，防止未经检测的磁盘介入系统。同时，禁止用财务专用的计算机上网或玩游戏，以防止病毒传人系统，威胁系统的安全运行。

3. 网络方面的安全管理

由于计算机网络具有联接形式的多样性，终端分布不均匀和网络的开放性、互连性等特征，致使在网络上，计算机病毒不断出现和传播，计算机网络不断受到“黑客”的非法攻击，机密情报资料不断地被截取和窃取，所以网络安全显得尤为重要。在网络环境下，尤其要注意电算化会计信息系统程序维护人员接触程序的技术资料、源程序和加密文件，从而减少程序被修改的可能性，对应用的程序要随时备份存档，以备系统损坏后重建安装之需。信息系统的使用单位须制定严格具体的防病毒措施，包括对所有来历小明的介质在使用前进行病毒检测，定期对系统进行病毒检测，使用网络防火墙防止日益猖獗的网络病毒侵入等。 财务信息在内部网络及外部网络传输中要注意安全性数据安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别、不可否认和完整性等，针对这些方面，可以采用数据加密技术，通过对数据的加解密，认证信息的加解密，数字签字，完整性来达到数据的保密性访问。控制技术的代表是防火墙技术，通过在防火墙规则中设定相应的安全规则，防止黑客非法攻击，防止资料丢失，达到安全管理。认证技术代表是网络用户认证系统技术，它解决了财务信息在网络中传输的安全问题。

4. 操作方面的管理

企业在计算机替代手工记账后，应制定严格控制措施，为电算化会计信息系统的正常运行创造良好的环境。

企业应根据工作及人员情况，设专职或兼职人员负责会计电算化工作，定岗定员，保持相对稳定。企业必须对操作人员的上机、密码和使用权限进行严格管理，建立相应的操作管理制度。与会计业务无关人员，没有经过上机培训人员不得作为操作人员。操作人员应严格按照操作规范使用计算机和财会软件，发现问题及时上报，不得自行修改操作人员的密码，应当严格保密，更换操作人员或密码泄密后，必须及时更改密码。

5. 会计档案方面的管理

电算化会计信息系统的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存贮会计数据

和程序的软盘及其它存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档及其它会计资料。传统的会计档案仅指保存在纸介质上的会计账表凭证，随着会计档案存储方式的改变，相应的会计档案管理制度也应随之改变。良好的会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障，是电算化会计信息系统维护的保证，是保证系统内数据信息安全、完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用和为管理服务的保证。

在电算化会计中，根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证，再由计算机打印输出在这种情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章、复核的管理人员签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章，打印输出的记账凭证视同手工填制的记账凭证。根据《会计人员工作规范》、《会计档案管理办法》的有关规定，计算机替代手工记账后，企业会计账簿、会计报表均由计算机打印输出，并以书面形式保存，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。

存有会计信息的磁性介质及其它介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管井留有副本，要认真定期检查，做好防磁、防火、防潮、防尘工作。一般说来，为方便于利用计算机进行查询及在电算化会计信息系统出现故障时进行恢复，这些介质都视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。会计档案的保管实行权限分离制度，系统操作人员和程序开发人员不能兼任会计档案保管工作，查阅会计档案应办理审批登记手续。 在科技高速发展的今天，利用计算机替代手工记账己成为现实，会计电算化是管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要，是时代发展的必然，是会计工作的发展方向。在发展过程中，只有认真按照财政部发布的《会计电算化工作规范》，结合企业实际情况对电算化会计信息系统进行管理，才能真正做好单位内部信息资源的共享，充分发挥网络环境下会计电算化的快捷、方便，更好地为企业经营决策、财务管理服务