建设工程档案员培训

授课大纲

建设工程档案员培训

城建档案法规

工程档案是由大量的建设工程文件经科学整理而成，本课主要对工程档案的定义进行剖析，并阐述编报工程档案的法律依据。对于提高编报工程档案人员的实际操作能力、管理能力具有十分重要的意义。

一、四个概念

（一）工程文件

工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五个部分，统称工程文件。

（二）工程档案

是在工程建设活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案。

二者区别：一是工程档案是建设活动中形成的；工程文件是建设过程中形成的；二是看工程文件有无归档保存价值，只有经过认真鉴定、整理、立卷才是工程档案。

（三）城建档案

城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。 《中华人民共和国档案法》是我国第一部完整的档案法律，国家档案管理的大法，城建档案管理应遵照执行。

行政法规：《科学技术档案工作条例》（国发[1980]302号） 《建设工程质量管理条例》

国务院部门规章：《城市建设档案管理规定》《城市地下管线工程档案管

理办法》

地方城建档案行政规章：《大连市城市建设档案管理办法》（大政发

[2002]63号）

（一）工程档案的管理体制

工程档案的管理已经纳入了工程建设管理程序，将工程文件形成和工程档案编制的管理纳入了有关单位的工作职责。

2、建设单位是编报工程档案的责任单位

建设单位是工程的建设者、使用者，也是工程档案编报的责任单位，应当负起组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和整理归档工作，并负责对工程准备阶段文件，竣工验收文件的收集、整理、立卷工作。

（二）工程档案的编报制度

法规中明确规定了建设建设档案编制和向工程档案保管单位移交的编报制度，集中在以下三点：一是要及时收集整理工程文件，二是要按规定编制合格的工程档案，三是按规定向城建档案保管部门移交。

《建设工程质量管理条例》规定，对“建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款”，“给予单位罚款处罚的，对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款。”

2、行政措施

关于工程档案移交工作的行政措施，一是纳入有关机构和人员的职

责范围，二是采取预验收制度。

3、经济措施

四、以法治档，做好工程档案管理执法工作

在提高全民档案意识的宣传中特别要重视以下几个方面：

1、法律意识

2、工程档案重要性的认识

3、不准确的工程档案的危害性认识

建设工程竣工档案归档内容及要求

参阅《归档规程》和《归档指南》

一、建筑工程竣工档案归档、验收中存在的问题

归档范围：

A类文件中共分A1～A5五类文件

（一）立项文件（A1）

1、项目申请及批复

2、项目可行性报告及批复

3、立项有关的会议纪要、领导讲话

4、专家建议文件

5、建设用地中标通知书

6、开发建设履约保证书

7、计划任务书

8、基建任务通知单

（二）建设用地、征地、拆迁文件（A2类文件）

9、选址申请及选址规划意见书

10、用地申请及县级以上政府城镇国有土地批复

11、拆迁批准文件、安置意见、协议、方案等

12. 建设用地规划许可证及附件

13、国有土地使用权出让合同

14、国有土地使用证（复印件）

（三）勘察、测绘和设计文件（A3类文件）

15、工程地质勘察报告

16、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

17、建设用地钉桩通知单（书）

18、地形测量和拨地测量成果报告

19、规划设计条件通知书

20、审定设计方案通知书及审查意见

21、有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议（人防、环保、消防、

卫生、白蚁防治等）

①人防工程批准文件及验收文件

②环境影响报告及其批复

③环保验收申请表

④建筑工程（自动设施、装修工程）消防审核意见书

⑤建筑工程（自动设施、装修工程）消防验收意见书

⑥规划设计方案卫生审核意见书及其验收文件

⑦白蚁防治合同

⑧其它

22、施工图设计文件审查合格书

（四）招投标文件及承包合同（A4类文件）

23、工程中标通知书（勘察、设计、施工、监理）

24、工程承发包合同（勘察、设计、施工、监理）

（五）开工审批文件及其它（A5类文件）

25、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表

26、建设工程规划许可证及附件

27、工程放线验线图

28、建设工程施工许可证或开工报告

29、建设工程质量监督授理书

30、重大设备及材料订购合同（电梯、中央空调等）

31、详规图

32、规划验收合格证及批复

33、 地名批复

B类文件中共分B1~~B5五类文件（其中B4未实行的可以忽略）

1、工程监理管理文件（B1类文件）（B1-5~~B1-10、B1-13、B1-14）

2、工程进度控制文件（B2类文件）（B2-2、B2-3）

3、工程质量控制文件（B3类文件）（B3-1~~B3-8、B3-12、B3-13）

4、工程投资控制文件（B4类文件）（忽略）

5、工程合同与其他事项管理文件（B5类文件）（B5-3、B5-4、B5-8、B5-9）

C类文件共分C1~~C8八大类文件

竣工图（D类文件）的归档

验收文件（E类文件）的归档

1、开工报告

2、单位工程竣工验收申请报告

3、单位工程交工验收证明

4、工程概况表（E1）

5、工程竣工总结（E2）

6、单位（子单位）工程质量竣工验收记录（E3-1）

7、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（E3-2）

8、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（E3-3）

9、单位（子单位）工程感观质量检查记录（E3-4）

10、勘察文件工程质量检查报告

11、设计文件工程质量检查报告

12、房屋建筑工程质量检查报告书（E4）

13、房屋建筑工程质量评估报告书（E5）

14、房屋建筑工程竣工报告书（E6）

声像、电子档案（F类文件）的归档

凡2004年6月1日后开工的项目，竣工验收时须报送照片档案。总投资在3000万元以上（含3000万元）的建设工程，形成的照片不得少于两卷；归档照片为5寸彩色照片，照片图像清晰，照片案卷中需配以简要的文字说明，完整地记录照片所拍摄的时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等要素；每卷照片40—50幅，案卷中需附底片或附Jpeg格式的数码光盘。

制作要求：

（一）器材：使用胶片相机和数码相机均可，胶片应采用彩色底片，数码相机应具有500万像素以上，单张文件容量在1M左右。

（二）装订：胶片照片或数码照片都应扩印成5吋照片，按工程流程顺序装订成册。

（三）装具：为统一制做的A4幅面的照片夹，封面注明工程项目、编制时间、册数、本卷页数、编制单位等，书脊标注工程项目名称和编制单位，卷内首页为卷内目录。

（四）装裱：每册应有20～30张内页，每页粘贴两张照片，每张照片标明题名、地点、摄影者、时间等，相应底片放入专用底片袋粘贴在背面。

（五）如用数码相机拍摄，照片应标明题名、作者、地点，刻录制成光盘，封装后与照片案卷一并归档。

2003年市建委下发了大建档发920030166号关于印发《大连市城市建设电子档案管理规定》的通知。通知规定：城建电子档案的归档验收纳入工程竣工档案预验收的范围。电子档案中A类—工程准备阶段文件和E类—工程竣工验收文件的形成、整理等工作由开发建设单位负责，保证电子档案的真实性、安全性、完整性；D类—竣工图电子文件的编制工作由设计单位负责，设计单位在向建设单位交纸质竣工图的同时，要向开发建设单位送交与纸质竣工图内容完全相同的竣工图电子文件光盘。

二、建筑工程竣工档案的编制方法与组卷要求

1、建筑工程文件的质量要求

归档的工程文件应为原件；内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术标准、规范和规程；

内容必须真实、准确，并与工程实际相符合；应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料（一律使用兰黑墨水或碳素墨水），表格统一（不准使用计算机打印表格，以及打印表格中的数据）。

应字迹清楚，图样清晰，图样整洁，签字盖章手续完备（向城建档

案馆移交的材料，凡是复写的文字材料必须是第一档，凡是图纸必须是蓝图或绘图仪绘制的白图，不得是复印图）；

材料幅面尺寸应为A4幅面（297mm×210mm）,图纸应采用国家标准图幅；所以工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

2、立卷的原则和方法

立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系； 一项工程由多项单位工程组成时，工程文件应按照单位工程组卷； 立卷方法应符合下列规定：

工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程竣工验收文件，另外，声像档案和电子档案。

3、卷内文件的排列

文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前请示在后、印本在前定稿在后、主件在前附件在后的顺序排列；

图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；

既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 案卷的编目（略）

案卷的装订（略）

三、建筑工程档案的业务指导、验收移交程序及行政执法

1、指导、检查

2、验收、接收流程图

四、建设工程档案相关信息在大连建设网站上的应用

网址：http://www.dalian-jw.gov.cn/ 网络实名：大连建设网

建筑与结构施工文件编制与归档

参阅《归档规程》和《规程指南》

一、建筑与结构施工文件卷目录的编制规定---《归档规程指南》P25

二、设计变更通知单和汇总目录的填写

C2-1 地基和基础工程 地基承载力复查记录表的填写 各种原材料的复试报告、进场复验报告、试验报告的要求 C2-4 工程检测报告的内容

C2-5-1 隐蔽工程检查记录

C2-7 工程质量检验（验收）记录等

给水排水消防采暖燃气通风空调工程施工文件编制与归档

一、本专业施工文件的编制组卷、验收与移交等必须符合辽宁省《建筑工程文件编制归档规程》的规定。

二、表格编制说明

参阅《归档规程》和《归档堆积指南》

重点部分：检测试验报告；设备试运转记录

管道隐蔽工程检查验收记录；隐蔽工程检查验收记录汇总表 管道系统及隐蔽压力（灌水）试验记录；阀门检验试验记录 管道冲洗吹扫清洗记录；隐蔽工程试验记录等

电气与智能施工文件编制与归档

参阅《归档规程》《归档指南》《智能细则》 一、概述

二、档案编制一般要求 1、归档范围

注意：检验批、分项工程 表在细则中 2、职责

管理职责、表式要求，见规程 3、编制要求 注意：表式要求

使用数量：分单位、分项、检验批 填写份数：见表4.1 填表

三、建筑电气工程档案填表

1、C1-3~~C1-9施工技术监理文件 按土建工程要求填写 2、设备记录C5-1 参见《归档指南》P100 3、隐蔽及施工试验记录C5-2 参见《归档规程》 4、工程质量验收记录 5、分部工程质量验收 四、智能建筑 1、概念及组成

重点：分部工程含11个子分部

工程建设特点：规范体系建立时间不长；施工设计验收各环节随意性大；施工企业门坎低，无专业档案员等。

系统检测

2、档案编制一般要求 归档范围：见表4.1

注意：检验批、分项、子分部；

档案应包含所有施工内容，如配管、穿线，在智能细则要套用。 3、智能建筑档案填表

重点：C1-3~C1—9施工技术管理文件，按土建工程要求填写； C7-1-1~C7-1-4设备记录，填写见规程； C7-2隐蔽记录；

C7-3系统检测记录，C7-4试验检测报告 检测机构填写，档案员索取、存档；C7-5；C7-6；C7-7；

检验批、分项、工程质量验收记录，填写见细则。 五、电梯工程 1、分部分项划分

单位工程——一个电梯分部 每台电梯——一个电梯子分部 2、归档范围 规程表式 细则表式 3、填表

注意：C1-3~C1-6；C6-1-1；C6-2-1~C6-2-3；C6-2-4~C6-2-8；C6-4-1；C6-4-6~10填写见规程P208~212

C6-4-2~分部工程质量验收记录，填写见规程P203~207 六、注意问题

1、完整的电气专业档案应该包含的内容有： 三个分部工程：建筑电气、电梯、智能建筑 分类整理与保存符合表4.1的要求 2、应该有检测报告（或记录）的项目有：

电气专业6项；开关、插座、电线缆、塑料管、阻燃材料、电缆燃气 智能：进场检验3项 系统及功能检验28项

3、施工技术管理文件C1系列表、工程质量事故处理记录C2系列表，套用土建表式

4、建设、施工、监理、设计、档案馆各方档案不相同。 5、档案的组成及形成过程见图。

监理文件编制与归档

参阅《归档规程》和《归档规程指南》 一、监理单位对工程资料的管理职责

1、在编制施工阶段监理文件时，应以质量控制、投资控制、进度控制文件为主要内容，应反映建筑工程实体形成的控制过程。

2、纳入归档范围的监理文件，监理单位应进行系统整理，填写卷内目录，并加盖整理人印章。

3、在工程建设过程中，工程监理文件应由项目监理机构设专人负责收

集、编制、整理、保存，总监理工程师负责审核，经监理单位技术负责人审查后移交建设单位。

4、应按合同约定，对施工文件的形成、积累、组卷和归档进行监督，使用施工文件的完整性和准确性符合有关要求。 二、监理档案的归档范围（规程P16） 三、监理档案的规程要求（规程P19） 1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术标准、规范和规程。

3、工程文件的内容必须真实，准确并与工程实际相符合。

4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。 5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面。

7、立卷的原则和方法：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。

8、一项工程由多项单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 9、监理文件卷内目录（指南书中P17）

序号：以1份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注 文件编号：填写工程文件原有文号和图号。 文件题名：填写文件标题的全称。 文件形成时间：也就是文件所形成的时间。

文件页数：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件正面在右下角，

背面在左下角。

文件所在的页数：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件起止页号。

举例：监理文件卷内目录

技术负责人:总监 资料整理人:档案员(印章) 四、监理档案表格填写要求

重点部分：辽统监表A-17承包单位申请书——申报工程项目管理体系需要的附件；

辽统监表A-2施工组织设计（方案：申报表——施工组织设计附件内容、审查意见填写规范；

辽统监表A-1工程开工/复工报审表）开工证明文件有哪些； 辽统监表A-9材料/构配件/设备报验表——附件；1、数量清单2、质量证明文件；3、自检结果：材料质量证明文件齐全，外观质量及检查结果合格

辽统监表A-4工程报验审核表——附件：1、隐蔽工程检查验收记录2、工程质量验收记录3、安全和功能检验以及设备运转调试记录4、其他资料

辽统监表A-10工程竣工验收报审表——附件：1、单位工程

竣工验收申请报告2、其它有关资料

城市地下管线工程档案的形成与整理归档

一、城市地下管线的分类

（一）给水（二）排水（三）热力（四）燃气（五）电力（六）电信 （七）工业（八）综合管廊及其它管道：重点强调。 二、城市地下管线工程档案的分类

1、地下管线综合 2、给水管线 3、排水管线 4、供气管线 5、供热管线 6、供电管线 7、电信管线 8、军事管线 9、工业输送管线 三、城市地下管线工程档案来源 （一）地下管线探测成果移交

1、成果 2、分类 3、要求 （二）地下管线工程竣工档案日常接收 四、城市地下管线工程档案的形成

（一）工程准备阶段文件：25项。（二）监理文件：7项。 （三）施工文件：10项。（四）竣工图：9项（举例）。

（五）竣工验收文件及备案记录：4项。（六）声像档案：3项（举例）。 （七）电子档案：2项。

五、城市地下管线工程档案的编制 （一）文件质量要求 （二）测量资料与竣工图要求

1、测绘成果说明文件 2、管线元数据文件 3、管线探查数据文件 4、管线测量数据文件 5、管线属性数据文件 6、管线图形文件 7、管线成果表册 （三）立卷要求

1、自然规律、有机联系 2、按单位工程组卷 3、按工程顺序组卷 4、文字图纸排列要求 （四）载体形式 1、纸质 2、缩微胶片 3、光盘

六、城市地下管线工程竣工档案验收：强调及时归档的重要意义。 七、相关单位职责

（一）建设单位 （二）承包单位 （三）城建档案馆 （四）测量单位