资金支付管理办法
内蒙古油气投资股份有限公司
资金支付管理办法
1 总则
1.1 目的
为规范内蒙古油气投资股份有限公司资金使用、拨付等管理行为,提高资金使用及拨付效率,做到权责分明、程序清晰,特制订本办法。
1.2 释义
本办法中所称资金是指现金及现金等价物。现金是指资产负债表中的库存现金、银行存款和其他货币资金;现金等价物是指商业票据(含银行承兑汇票和商业承兑汇票)、交易性金融资产等。
1.3 本办法的资产支付分为资本性支出、资产性支出、费用性支出、其他资金支出;
(1)资本性支出是指以现金、有价证券、应收账款等作价进行资本金(股权)投资的支出;
(2)资产性支出是指公司在日常经营活动中以现金购买房屋、土地、大型机械设备、运输工具、办公家具、电子设备等构成固定资产管理的支出;
(3)费用性支出是指日常经营活动中发生的管理费用、营业费用及财务费用支出,包括但不限于职工工资、津贴及奖金、业务招待费、差旅费、办公费、会议费、中介咨询服务费、租赁费、税费等按会计制度在管理费用、营业费用及财务费用中核算日常经营性费用支出;
(4)其他资金支付包括内部借款(特指关联方借款),资金拆借、委托贷款、备用金、公务借款、其他非经营性支出等需要以现金支付的
项目。
1.4 支付方式
资金支出的主要方式为现金和银行存款。
2 职责与权限
2.1 业务经办人:为具体经济业务的经办人员。业务经办人员必须取得相应的合法票据,且经办人需在发票背面签名确认,业务经办人必须对所办理经济业务的真实性、准确性负直接责任;对所填写的各类报销凭证的真实性、准确性、完整性负责。
2.2 业务审核人:为各项业务的直接领导或分管领导。业务审核人负责审核所主管的全部报销业务,包括预算内、预算外、专项费用等。业务审核人必须认真履行职责、准确判断、审核,对已审核的报销业务的真实性、开支的合理性负直接责任。
2.3 财务审核人:为各级财务负责人和负责票据审核的会计。财务审核人对报销票据的合法性、合规性、准确性负直接责任。
2.4 签批人:经授权签批财务支出的人员。签批人在掌握本单位的业务流程和日常业务的基础上,对所签批费用支出的合法性、合理性负责,是费用报销管理的第一责任人。
3 费用报销审批流程
3.1业务经办人→部门经理→主管总监/副总→费用会计→财务负责人→总经理
如存在授权审批,应遵循授权审批流程。
4 费用报销申请
4.1财务部门定于每周二、周四办理报销业务,非规定时间财务部门不予办理报销。
4.2 办理差旅费、业务招待费、外出培训费、专项业务费用等报销应当提前一天向财务部门的资金主管提出申请,否则,财务部门可以视备款情况给予报销。
4.3 员工报销5000元及以上的费用,必须提前一天向财务部门的资金主管申请,以便财务部门备款。否则,财务部门可以不予报销。 5 费用报销时限及人员规定
5.1 业务经办人必须在工作任务结束后2周内,持合法票据办理费用报销。
5.2 费用报销必须严格执行报批流程,严禁以自己的名义替他人报销,严禁要求他人以他人名义为自己报销(共同经办人需注明)。一经发现有违反此规定的行为,将进行通报批评。
6 费用报销的票据规定
6.1 费用报销必须附真实、合法、有效的票据。需取得发票的,不得以收据代替;需取得增值税(专用)发票的,不得以普通发票代替;需取得专项收据的,不得以其他收据或发票代替。票据具体类别:
(1)增值税专用发票。
(2)税务部门统一印制或批准各行业印制的行业专用发票,印有“全国统一发票监制章”。
(3)行政、事业单位印制或被批准印制的行政、事业性单位统一收费收据,印有“财政局统一收费票据专用章”。
(4)铁路、民航、公交企业自制票据。
(5)其他合规有效票据。
6.2 发票内容与发票的专用性质要一致。
6.3 发票需盖有开票单位发票专用章或财务专用章。
6.4 发票填写必须完整、准确。发票抬头为公司全称;日期、项目内容填写完整,金额计算正确,无涂改现象;若项目较多,不能在发票上逐一填写,必须附有详细清单并加盖开票单位发票专用章或财务专用章。
6.5 各部门所订飞机票存在定期出票的,负责订票的员工应做好登记工作,记录订票时间、折扣、金额等事项,报销时作为财务审核的依据。
6.6 办公用品报销时需先填写费用报销单,提供购货清单和入库出库单,列明采购物品的名称、单价、数量等信息,同时供货清单需加盖供货方印章,发票及清单显示的供应商名字应一致。
6.7会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。会议费报销时应当提供会议文件及实际参会人员签到表、会议服务单位提供的发票及费用原始明细单据等凭证。会议费由经办人填写报账单,将所有附件整理粘贴,按日常费用报销审批程序进行报销。
6.8 报账人因特殊原因使用其它发票报销费用,需填写特殊会计事项备案表,并报财务负责人及总经理书面签批同意。
7 票据丢失的处理要求
7.1 属于车票类丢失的,经办人必须提供其他同类发票充抵,并填写丢失情况说明,注明车票的起止地点、时间、航班次、金额,由同行人证明、部门领导核实、总经理签批后才能报销。
7.2 属于外来发票丢失的,必须到原发票出具单位补开发票,或由原发票出具单位在原发票复印件上加盖财务章证明,经办人必须写丢失情况说明,注明原始发票的号码、金额由部门负责人、总经理和财务负责人批准后,才能代作原始凭证报销。
7.3 为严肃票据保管职责,对票据丢失责任人处以票据面额20%但不
超过200元的罚款。
8 费用的预算管理
8.1 部门经理承担本部门的费用预算管理职责,负责将审批后的费用预算额度登记在经费登记薄中,作为部门费用报销的重要依据。
8.2 邀请集团高层或非本部门人员进行业务支持的,由此发生的费用统一由邀请部门办理报销手续,并记入邀请部门或受益项目费用中。
8.3 预算外审批流程及审批权限
8.3.1 部门月度开支超当月预算,而累计金额不超部门年度预算总额。
当部门月度支出突破当月预算额度的,部门经理审核时需在报销单上标注“超月度预算”字样,主管总监/副总签注“同意报销”字样,按照审批流程办理。
8.3.2 部门费用累计超部门年度预算总额,但公司总体不超年度预算总额。
当部门费用如因特殊原因突破本部门年度预算总额的,部门经理审核时需在报销单上标注“超年度预算”字样,主管总监/副总签注“同意报销”字样,按照审批流程办理。
9 罚则
9.1 审核人、签批人对报销把关不严,费用控制不到位,给公司造成损失的,由审核人、签批人承担所发生的损失。
9.2 财务经办人员没有认真履行职责,没有严格执行财务制度的规定,玩忽职守,将不符合报销要求的单据予以报销的,由其负责追回或直接承担所发生的损失。
9.3 违反报批手续,虚报业务活动,弄虚作假,侵占公司资产,将个人消费以公务消费名义报销并经查属实的,除需全额退还(追缴)外,
超过200元的罚款。
8 费用的预算管理
8.1 部门经理承担本部门的费用预算管理职责,负责将审批后的费用预算额度登记在经费登记薄中,作为部门费用报销的重要依据。
8.2 邀请集团高层或非本部门人员进行业务支持的,由此发生的费用统一由邀请部门办理报销手续,并记入邀请部门或受益项目费用中。
8.3 预算外审批流程及审批权限
8.3.1 部门月度开支超当月预算,而累计金额不超部门年度预算总额。
当部门月度支出突破当月预算额度的,部门经理审核时需在报销单上标注“超月度预算”字样,主管总监/副总签注“同意报销”字样,按照审批流程办理。
8.3.2 部门费用累计超部门年度预算总额,但公司总体不超年度预算总额。
当部门费用如因特殊原因突破本部门年度预算总额的,部门经理审核时需在报销单上标注“超年度预算”字样,主管总监/副总签注“同意报销”字样,按照审批流程办理。
9 罚则
9.1 审核人、签批人对报销把关不严,费用控制不到位,给公司造成损失的,由审核人、签批人承担所发生的损失。
9.2 财务经办人员没有认真履行职责,没有严格执行财务制度的规定,玩忽职守,将不符合报销要求的单据予以报销的,由其负责追回或直接承担所发生的损失。
9.3 违反报批手续,虚报业务活动,弄虚作假,侵占公司资产,将个人消费以公务消费名义报销并经查属实的,除需全额退还(追缴)外, 5
并视情节轻重和金额大小,分别给予通报批评、罚款、降级降职、开除处分。
10 附则
10.1本办法由公司财务部负责解释。
10.2本办法自下发之日起执行。
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