抓好日常管理工作,提高办公室服务水平[1]

抓好日常管理工作，提高办公室服务水平

根据这次暑期教师培训的安排，我跟大家一起探讨如何加强学校办公室的日常管理工作。办公室是一个综合部门，承上启下、协调左右、沟通内外、联系各方的枢纽，工作千头万绪、纷繁复杂，要想当好办公室主任，搞好办公室工作确实不易。有人用拆字法这样解释办公室:“办公室的办字,中间是个力,意思是下苦力的,两边的两点,一点是汗水,一点是泪水;公字的下部是私字的半边,是说办公室的工作,一半是公事,一半是领导的私事;室字顶部的宝盖象征着领导,下边的至字代表自己,说明在这个位臵上,头顶上有领导压着你,自己是丫环带钥匙——当家做不了主。”话是不太中听,事实却大概如此。

当然，办公室虽是事务最繁锁的地方，却是最锻炼人的地方；是最为艰苦的地方，却是最容易出人才的地方。下面，我就如何抓好日常管理工作，提高办公室服务水平粗略阐述自己的见解，与大家共同学习、提高。

一、学校办公室概述

（一）性质。学校办公室是运用科学管理理论、技术、方法，发挥秘书职能，管理事务、提供服务，辅助学校领导总揽全局，沟通上下，联系内外，协调各个职能部门正常运转，为学校教学、科研、学生管理等服务的一个管理工作部门，既是学校的综合办事机构，也是学校的服务部门。

（二）职能。学校办公室虽然同本单位各处室一样在学校领导统一指挥下开展工作，但又不同于平行的其他处室，

在学校中担负着参谋、承办、管理、协调的职能。

1、参谋职能。办公室的参谋职能大多围绕领导决策进行，主要表现在：①在决策形成过程中，帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围上发挥参谋作用。②在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、强化控制上发挥参谋作用。③在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。

2、服务职能。“为领导服好务、为学校服好务、为全校师生服好务”的学校办公室的“三服务”目标。要把优质服务的理念贯彻到每一个工作环节和每一道工作程序中去，做到规范服务、热情周到、高效服务、创新服务，使服务对象更加满意。

3、管理职能。管理职能主要是针对办公室内部而言，

主要体现在以下三个方面。一是文书管理。办公室负责对文书工作统一领导，统一组织安排，对撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等公文处理进行督促、检查，严把质量关。二是事务管理。办公室作为学校办事机构，服务机构，事务繁杂。会议安排、对外接待、后勤保障、服务师生等事项都在职权管理范围内。

4、协调职能。办公室履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调。所谓纵向协调，即指上下级之间关系协调，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致。所谓横向协调，指与学校各处室的协调工作。

（三）工作特点。

1、政策性。学校办公室工作是为学校领导工作服务的，在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策方面，负有重

要的责任，它的每一件工作都与党和国家方针、政策的具体贯彻落实有着密切的联系。因此，办公室工作人员要自觉地学习掌握党和国家的方针政策，力求能够正确掌握政策的精神实质，在工作中不断提高自己的政策水平。

2、服务性。办公室工作的性质决定了它是为领导服务的，它本身不能脱离领导工作而独立存在。它的一切工作都是围绕领导工作展开的，领导工作涉及到哪里，它的服务范围就延伸到哪里。为领导工作服务，是办公室工作最根本的属性和特点，其出发点和作用应该是为领导在工作中创造方便条件，以便提高工作效率和质量。为广大师生服务，也是办公室的重要责任。

3、综合性。办公室的工作内容和活动方式具有鲜明的综合性和全面性。这体现在以下三个方面：首先，其内容涉及到本单位的全部工作。不论领导抓哪一方面的工作，办公室都要从旁协助。其他部门都不管的事情，只要领导交办，办公室就要管，也可以这样说，没有明确分解到具体职能部门的工作，都可归属为办公室管理。其次，办公室工作的活动范围是全面的。不管是什么会议、什么活动，办公室都要参加。最后，办公室作为领导的助手、办事机构，凡是因学校工作来找学校领导的，不论其内容如何，都可以先找办公室人员取得联系。

4、从属性。办公室工作的从属性主要体现以下两个方面：一是办公室对学校领导工作只能起辅助作用。处理任何问题，都只能根据领导的决定、协议和指示精神办理，而不是代替领导做决定。二是办公室工作是直接围着领导转的，除了日常的或事先安排好的工作外，有很多工作是事先不能预

料的、偶发的、临时交办的，具有很大的被动性。当然，这也不能完全否认办公室工作的主动性，而且为了更好地服务，应在被动中争取主动性，对那些例行的和程序性的工作，要依据例行程序把服务工作做在前面。

5、机密性。办公室人员因为工作的需要，常常会接触到一些机密性内容，这些内容，不经领导批准（或不合既定制度），不得向任何人泄露。

典型泄密事件：省委办公厅的一个秘书，忙完工作后，在未取下U盘的情况下，违反保密规定直接登录外网，导致U盘内有关国家领导人行程安排的文件被台湾方面获取，该秘书因此被开除公职。

二、办公室内部日常管理工作任务及要求

（一）总述。各个地方的学校办公室工作不尽相同，但主要工作基本一致，我县各学校办公室基本相同的工作主要有：

1、值班工作 2、公文处理 3、会务服务

4、撰写综合材料 5、教育信息宣传 6、电子政务

7、考勤登记 8、图书管理 9、来客接待

10、印信管理 11、文印室管理 12、车辆管理 其中：值班工作、公文处理、教育信息宣传、图书管理列入学校目标管理考核范围。

（二）具体工作及要求如下：

1、值班工作。平时要安排好值班人员，明确值班职责，值班人员要到位。节假日和周末要坚持按规定安排值班，值班表要注明值班人具体职责，值班电话要保持畅通（今年初中毕业学业考试时，南六县有段时间无手机信号，而大部分

学校忙于组考工作，没有安排专人守候值班电话，导致市教育局与各县区、县教育局与各学校无法取得联系），值班记录要详实可查。要在值守和应急上多下功夫。在发生重大突发事件时，必须及时、准确地向县教育局报告。

2、公文处理。

主要任务是：准确、及时、安全地处理文书事务，组织公文运转，充分发挥公文作用，为有效地推进工作服务。

（1）种类：

通知 是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。学校里用得较多的是会议通知。

通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

请示 用于向上级机关请求指示、批准。

规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束

力的行为规范。

函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

注意事项：请示要求一文一事，只主送一个机关，相关机关或部门采用抄送形式；报告中不能夹带请示事项。

（2）程序：

①收发文程序（含传真机文件、电话通知、上级下发文件等）：签收——登记——主要领导批示——分管领导批办——主办部门（个人）办理——存档。

登记内容包括：公文标题、密级、发文字号、发文机关、

成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况。

②上报信息、调研文章、请示报告等文稿程序：部门拟稿（综合性的由办公室拟稿）——分管领导审阅——办公室核稿——主要领导审签——上报。

注意事项：1、上报的各种文字材料，必须经办公室审核，学校主要负责人审定后才能向上报送；2、对收到的上级文件要严格按规定时限办理，急件应即收即办；3、没有正当理由拖延不办、贻误时机的，将在学校目标管理考核中扣除相应分数，造成损失的，将追究单位主要领导和经办人的责任。

（4）文书档案管理。包括文件、会议记录及文件办理的相关资料的保管、借阅、整理、归档等工作。收到的文件要及时存档，正在办理的，办理完后及时归档，学校领导或其他处室、个人出于工作需要，要求留存的，只能存复印件，原件必须归档。归档时要注意分好类，分类时按照各处室、级别（省市县级）、保管期限等类别，在资料盒注明编号、年号、期限、密级等基本情况，打好目录、文号、页码，以便查找。对于一些密级较高的文件，要注意做好保密工作，其他人员查阅时必须经领导批准。对于在邮箱里收到的电子文档，每收到一份，除打印纸质文件保存外，还需在系统盘以外的其他盘，指定专门文件夹归类保存。

（5）文件保管期限：

永久：会议记录或纪要，重要业务请示及批复，重要通知，中长期规划，年度或年度以上的工作计划、总结、统计、调研等方面的材料，重要活动的总结、主要专题的调研材料，机构设臵，人员编制，印信启用，人事任免，受县级以上表

彰的先进单位、劳模、先进个人的材料，受警告以上处分的材料，职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、退休、死亡、抚恤等文件材料，人事考核、职称评审工作文件资料，职工名册，党员名册、批准入党的文件材料，房产、土地所有权和使用权的文件材料，重要的与有关单位签订的文件、合同、协定、协议、议定书等文件材料。

长期（30年）：本单位工作汇报材料，一般性请示和批复，受县级上上表彰的先进单位、劳模、先进个人的材料，受警告以下处分的材料，财务预算，物资采购计划、审批手续、购臵等文件材料等。

10年：本单位编写的情况反映、工作信息、工作简报，年度以下的工作计划、总结、统计、调研等方面的材料，一般性的与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料等。

3、会务服务。会务工作是指会议的筹办、组织以及与此有关的服务工作。会务工作是使会议正常进行、取得预期效果的保证。

搞好会务工作的关键是：会前充分准备:包括①安排议题。②确定会名、会期、会址。③准备会议资料。④提名与会人员。⑤编辑与会人员名单。⑥确定会议议程。⑦制定会议通知。⑧选择、布臵会场及安排座位、座次。会中严密组织：主要工作有①签到。②文件的印制分发。③安排发言。④会议记录。⑤重要会议还要撰写会议纪要。会后处理相关事宜：主要有①会议总结。②文件处理。③会议决议的贯彻落实。④其它事务性处理。

4、撰写综合材料。对上级安排的综合调研工作，学校

办公室要按规定及时完成。综合性材料包括：工作计划、工作总结、领导讲话报告、综合性考核管理制度以及其他综合报告。材料的撰写要求文字简洁、事实清楚、数据真实准确、内容丰富，不要写虚话、套话。上报、发表前须经学校主要领导和分管领导审批。

5、教育信息宣传。

①教育信息。强调两点：首先，要重点突出，报送及时。要坚持正确的舆论导向，根据领导关注的重点、群众反映的热点、教育工作的难点，精心筛选有决策价值的信息上报，提高信息的针对性。上报的信息要及时反映教育改革发展中的成绩、经验和问题，反映开展工作的思路、进展和成效，反映重大的学校动态和社情民情。特别是上级党委、政府和教育行政部门作出重大教育决策时，各校办公室要及时以信息形式反馈贯彻落实情况。其次，要实事求是，真实准确。信息工作要有喜报喜，有忧报忧，喜忧兼报，力戒情况不全、问题不清、事实不准。要切实加强对重大突发性事件、重要教育动态、紧急灾情疫情及其他重要紧急信息的报送工作。今后，凡各类重大紧急信息，必须按规定时限要求及时上报，不得延误（如前两年的水灾、冰灾）。对隐瞒不报、迟报、漏报紧急信息，给工作造成被动、带来损失的，要予以通报，并追究有关领导和责任人员的责任。

②教育新闻。县教育局一直都很重视，近几年，每年都拿出了5000元左右用作教育宣传工作奖励，每年表彰一批优秀通讯员，教育宣传工作成效显著，每年发表在各类新闻媒体的宣传作品在120篇左右，2008年，我县还获得了全市教育宣传工作奖（即全市第一名）。但各学校仍需进一步加

强教育新闻宣传工作，每个学校最少要有一名专职通讯员，每个月最少要上报一篇新闻稿件，每个学期最少要推荐一条有报道价值的重要新闻线索（典型人物、优秀事迹、重大活动、先进经验、突出成就均可），每个季度要把本校已发表的作品整理一次，并以表格形式上报县教育局，表格内容包括作者、作品标题、作品类别、采用媒体、采用版面或栏目、发表时间、文章字数或图片张数，同时上报已发表作品的复印件。

主要阵地：各级各类党报党刊、教育报刊，各级政府官方网站、教育行政部门官方网站，各级电视台，包括《人民日报》《中国教育报》《中国教师报》《湖南日报》《科教新报》《湖南教育》《永州日报》、中央电视台、湖南电视台、湖南教育电视台、永州电视台、江永电视台、红网、湖南教育网、永州教育信息网、永州政府网、中国永州新闻网、湖南在线永州新闻网、江永政府网等。另外，原由县教育局主办的《江永教育》已停办，与永明诗词协会合办的《千家峒》期刊已改为季刊，增设新闻报道栏目，各学校要按原来的要求继续报送教育信息到教育局办公室邮箱。

湖南教育网QQ群：17329590

《湖南教育》QQ群：101929855

注意事项：宣传稿件报送媒体前，必须经学校分管副校长严格审核，校长审批，确保内容准确无误，坚决不允许存在违反政策的内容，坚决不允许出现负面报道。重要宣传稿件还需经教育局负责宣传工作的同志审核。

③党报党刊、教育报刊、“三刊”的征订、发行。各学校必须按照要求，足额完成征订任务。

6、电子政务。电子政务是指利用互联网和其他计算机

技术，将其管理和服务职能转移到网络上去完成，同时实现各种价值交流互换，例如在线提供信息和服务等。目前阶段，我们主要是利用电子邮箱收发文件、传递信息，教育局下发了《关于进一步做好利用互联网电子邮箱传递信息工作的通知》，规定各学校要确保有一台计算机上网、有一个固定公用邮箱。各学校要安排专门人员（一般指办公室主任）管理好电子设备，每天上午、下午要定时查收一次电子邮件，及时接收、下载、转交、归档，并做好详细记录，确保不发生传递差错。今后，一般性文件的下发，教育局将不再电话通知。各校办公室主任都要学会收发电子邮件，利用电子文本进行信息传送。另外，电子邮箱的密码要保存好，并申请密码保护，以免被别有用心的人利用。前段时期，有的学校的电子邮箱密码已被恶意篡改（8月13日，市教育局邮箱也出现了被人修改密码的现象），甚至有个别学校的邮箱，被人利用，多次向市教育局、县教育局、兄弟学校发送有关本校的负面信息。

7、考勤登记。学校办公室负责全体教职员工的考勤登记，登记要真实、准确，做到公平公正，不循私情，不畏权势。不管是学校领导，还是私人交情较深的教师，只要是无故缺勤，都应详实登记，如期汇总，按照学校考勤管理办法进行考核。

8、图书管理。新到图书要按省定要求及时分类、编目、排架，帐本要清楚；藏书室、阅览室要求物品摆放规范，保持干净；每月要向师生推介新书一次，并用专门记录本进行登记；全年每位教师借阅不少于10次，中学生每人每期借

阅不少于8次，小学生每人每期借阅不少于5次；每期至少开展两次读书活动；要按标准配备图书管理员，做到持证上岗。

9、来客接待。接待工作包括安排接待上级领导来校检查、指导工作，安排兄弟学校和其它来访人员的参观交流活动。接待工作原则是服务热情周到、讲究礼仪规范、务求工作实效；接待工作的内容是迎来送往、安排住宿、安排会见会谈、安排日程等。

10、印信管理。印信管理，是指保管和使用学校公章、校长名章，开具介绍信、证明信等。学校办公室要严格执行学校印信管理使用规定，做到：①专人管理；②使用印信要严格规范程序。文件用时，要看原稿上是否签字，未签字的不得用印。文件以外用印，须经主要领导审批，并作好登记备查；③不得循私舞弊，擅自用印。

11、文印室管理。文印室尽量不要设在一楼，购买的纸张不能直接放在地上，要采取防潮措施；要每天坚持搞好卫生，保持打印室整洁、有序，避免因打印室混乱、灰尘多导致的设备故障；非文印人员不得直接操作打印设备，以避免产生人为故障；要尽量降低文印成本，坚决杜绝浪费，对打印、复印、速印的文件资料要进行详细登记，包括文件资料的名称、纸张类型、用纸张数，避免不必要的打印、复印、速印工作。

12、车辆管理。用车原则：在确保工作顺利开展，节约经费开支，保证行车安全的前提下，遵循以下用车原则：先优先领导用车，后安排其他人员用车；先优先县外用车，后安排县内用车；先优先紧急重要事务用车，后安排一般事务用车；先优先预

约的用车，后安排临时用车。遵纪守法：严格执行永发[2006]5号《关于机关单位公务车配备和使用管理的规定》及永办发

[2007]12号《关于进一步加强公务车辆管理和使用的通知》的有关规定，严禁学校领导以任何理由擅自驾驶、换用、占用公车。司机必须遵守机关工作纪律和《道路交通安全法》，不得私自出车、擅自离岗或私自将车辆交其他人驾驶，严禁酒后开车，严禁超速驾驶或违章停放车辆。车辆用油：要从节约出发，小车加油原则上由用车申报人负责加油，司机不得经手加油，实行谁用车谁负责加油。在本县洗车采取定点洗车包月包干。

三、当前我县学校办公室日常管理工作中存在的不足

1、工作人员激情不高，工作措施创新不够。一些学校办公室人员精神面貌欠佳，激情不高，工作目标不明确，服务对象不清楚，不积极主动地承办工作，遇事拖沓，办事推诿，导致工作效率低下。办公室工作也基本上是延续以往的方式，依样画葫芦，基本是按照岗位职责上面规定的事项来进行，没有根据时间、地点、人员、机构、工作要求和社会形势等客观环境的变化而完善相关措施，更没有提出新颖的创新举措来提高工作效率。

2、学校制度不健全，管理上随意性较大。通过平时督查情况来看，大部分学校管理制度不健全，如《接待用餐制度》、《办公物品管理制度》、《文书保密制度》、《印章刻制及使用、管理规定》等。有的学校制度未进行整理装订，未上墙，未将制度要求在全体教师中宣传学习，未发挥各项制度应有的管理、约束作用，造成了学校管理上的缺陷，导致部分学校教师师德师风存在一定的问题，违反《教育法》等法纪法规现象时有发生。

办公室具体管理制度有：《值班制度》、《办文办会办事制度》、《接待用餐管理制度》、《办公物品管理制度》、《文书档案保密制度》、《印章刻制及使用、管理规定》、《废旧文件资料集中销毁制度》、《图书室管理制度》、《图书借阅制度》《打印室管理制度》、《小车管理制度》等。

3、文书档案管理欠规范，全县各学校各搞各的，缺乏统一的标准。特别是下发的电子文档，部分学校没有及时下载存档，文件丢失现象时有发生。如下发到各学校的《关于进一步做好利用互联网电子邮箱传递信息工作的通知》，就经常有学校到教育局来找原文，这说明没有注意保存。

4、公文处理欠规范，导致部分文件在办理过程中丢失，一些上级文件安排的工作不能及时得到办理，甚至有些工作无人理会。如2009年“江永颂”征文活动方案下发后，虽然在大会上多次强调，但半数以上的学校收到文件后了无声息。

5、交办的工作处理缓慢，如每年的图书征订数，总有一些学校要经过很多次催促后才上报；还有学校工作计划和总结，也有部分学校不及时办理，不按时上交。

6、教育信息宣传工作力度不够。在这方面做得比较好的学校有粗石江中心小学、允山中学、潇浦中心小学、江永一小等学校，平均每月向教育局办公室报送信息都在2篇以上，且质量较高，但有极少数学校一年到尾没有报送一篇，相反，网络负面信息时有出现。

四、如何提高办公室日常管理工作效率

（一）日常管理上突出一个“精”。

办公室工作人员不仅要熟悉与工作相关的法规文件，坚持依法依规办事。同时，也要通过建立制度，规范行为，使

单位工作精细化、规范化、制度化。一是建章立制。这个问题前面讲过，制度要全面、适用，可操作性强，以制度促规范、促发展。二是明确职责。要进一步细化办公室人员职责，紧紧围绕“一个中心，两个基本点”（即以提高教育教学质量为中心，以为领导服务、为师生服务为基本点），充分发挥办公室人员参谋、助手、协调、枢纽、窗口的作用，实现岗位责任粗放式向精细化的转变。三是精细管理。办公室工作关系千丝万缕，错综复杂，事务性的工作很多，处于一个单位的关键位臵。要将繁锁的事务系统化、条理化、精细化，各司其职，各负其责，高标准、严要求当好“参谋员”、“跑腿员”、“服务员”，提高办公室综合效能。

（二）管理方法上突出一个“新”。

主要是运用新知识、新手段、新设备、新载体管理办公室日常工作。方法上要不断改进，推陈出新，摒弃陈旧落后的、效率低下的方式方法，创造新颖、有效、吸引人的新方法、新载体，创造出办公室工作新效果、新途径、新局面。

当前，管理方法多种多样，层出不穷。运用比较普遍的方法是“目标管理法”。目标管理法是属刚性强的方法，其优点是有章可循、要求明确、规范行为、普遍兼用、易于实施。但在办公室日常管理中仅靠目标管理法是不够的，还要靠人文关怀，现在比较时尚的讲法有“情感管理法”、 “氛围管理法”。情感管理法是指在办公室管理过程中要尊重教师的个性特点，充分考虑到教师的个体情感因素，强调管理者与被管理者之间的情感交流的一种方法，实现情感管理的关键在于以情动人。古人讲：“感人心者，莫先乎情”“精诚所至，金石为开”，讲的就是情感管理之意。氛围管理法指

一个单位内在的群体氛围，为团体内的小环境，软环境创造一种平易近人和平等待人的精神氛围，以达到“人和”的境界。古人讲“用兵之道，在于人和，人和则不劝而战矣”“众人拾柴火焰高”“士为知己者死”等都是强调精神氛围对人的激励作用。方法得当，事半功倍。在管理工作中，应少一点命令，多一点协商；少一点距离感，多一分亲切感；少一点火药味，多一点人情味，既要制度化，又要人性化，坚持制度目标与情感的辩证统一。

（三）管理制度上突出一个“当”。

要把制度建设贯穿于办公室工作的各个环节、体现到各个方面，要加快清理各种与当前工作形势和要求不相适应的陈规旧制。根据工作需求，依照相关法律法规建立健全学校内部管理制度，做到有章可循、有制度可依。

当前，各学校都制定了一些制度，但是很多都是原来沿袭下来的制度，未能结合工作实际进一步完善，可操作性不强，没能在实际工作中很好地实施。要进一步创新体制机制，建立的制度要全面、恰当，能切合实际、能适应新时期教育发展的要求，反映全校师生的普遍愿望，能最大限度地发挥办公室人员的主观能动性，最大限度地激发办公室人员的工作积极性，依法依规管理学校的人、财、事、物。

（四）服务工作上突出一个“诚”。

办公室的工作重点就是服务，从办公室主任到其他工作人员，都是做服务工作的，要始终把服务工作放在第一位，真心待人、诚心待事。一是为领导服好务。充分发挥主观能动性，积极、主动地为领导决策提供有价值的信息和良好的建议，坚持如实地反映情况，不唯上只唯实。要积极按照领

导的授权和意图搞好各方面的协调，不要惟命是从，要做到客观公正、实事求是；二是为学校处室服好务。要以对人宽厚诚恳、对事严谨认真的态度，为学校各处室提供热情、周密的后勤保障服务工作。要正确传达领导要求，及时化解处室间的矛盾纠纷，促进各处室间精诚团结、和谐稳定，为学校各项工作的顺利推进创造良好条件；三是为全校师生服好务。要紧密联系师生，善于倾听师生呼声，为师生排忧解难，不断提高服务师生的水平。要不计个人得失，经得起误解、受得起委屈。四是为外来人员服好务。要拿出百分之百的热情真心对待每一位来访群众，认真解答群众关心的如招生、收费等教育热点问题，处理好人民群众的来信来访，努力维护人民群众的合法权益。

（五）工作效率上突出一个“高”。

效率是衡量办公室工作的重要指标，不论办文还是办事、办会，在保证质量的前提下，都要突出一个“早”字，体现一个“快”字，做到一个“好”字，落到一个“实”字。要提倡马上就办的精神，雷厉风行，注重时效，坚决克服“慢、懒、散、虚”，做到招之即来、来之能战、战之能胜，实现工作的高效运转。增强效率意识，要突出抓好工作落实，要坚持以抓落实促进工作效率的提高，以抓落实检验我们工作的实效。在日常工作中，要做到：“今天的事今天办、能办的事马上办、困难的事想法办、重要的事优先办、复杂的事梳理办、琐碎的事抽空办、限时的事计划办”；“明天的事情提前做、长远的事情谋划做、份内的事情主动做、份外的事情配合做”。保证不让领导布臵的工作延误，不让需要办理的文电积压，不让单位形象受到影响。

（六）组织协调上突出一个“活”。

一个单位运转灵不灵，办公室是“轴心”。搞好单位的内外协调工作，是确保机关工作正常运转，提高工作效率与质量的基础，同时也是协调好与社会各方面的关系，创造良好的教育改革发展环境的重要手段。

1、要协调好领导的各项活动。一方面要正确处理主要领导和其他领导的关系，及时转达和沟通领导的工作意图和安排；另一方面，随着教育与社会各方面联系的加强，要特别注意减少单位领导各种不必要的事务性活动和应酣，确保领导同志集中精力研究处理学校工作中的重大问题。

2、要搞好内部职能处室的工作协调。对一些综合性的大型会议、中心工作和重大活动，办公室要统筹安排，明确职责，分工合作，确保重大活动服务“周到、高效、安全”。各学校办公室应及时向各职能处室传达领导的决策和上级的指示精神，向领导反映、汇报各职能处室的工作情况及所遇到的困难和问题，及时协调、化解各职能处室之间所出现的不同意见和看法。要建立各种形式的工作通报制度，由办公室将各职能处室的工作安排和重大活动汇总印发，使领导及时了解各职能处室的工作情况，同时便于各职能处室之间互相通气。

3、要搞好内外、上下关系的协调。办公室要十分注意加强与有关职能部门的联系，争取这些部门对教育工作和学校建设的支持，为教育改革与发展营造良好的外部环境。

（七）参谋助手上突出一个“智”。

参谋职能指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行参谋职能中，要找

准位臵，不以言轻而金口难开，不以位低而随声附和，不以好恶而固执己见，不以阴晴而见风使舵，不以理直而气壮如牛，不以无关而沉默寡言，做到到位而不越位、尽职而不失职。

1、把握宗旨，谋之有为。一是谋大事，不要搞“鸡毛蒜皮”。谋大事就是要抓住关键，围绕中心，善于站在全局的高度认识问题、分析问题，提出建设性的、切实可行的、领导感兴趣的建议。如果事无巨细，大事小事都参谋，整天在领导身边婆婆妈妈、唠唠叨叨，就会事倍办半，甚至影响领导的工作。二是围绕领导意图，不要我行我素，只有紧紧围绕领导的意图，才能做到参在点子上，谋在关键处，要有超前意识，留心观察领导关注的问题，努力贴紧领导的思路，做到想领导之所想，谋领导之所虑，抓住领导关注的问题出主意、想办法。如果离开领导决策意图，固执己见，我行我素，参谋活动就会背离正常的轨道，就会导致失败。

2、要出于公心，谋之有度。一是出好主意，不要人云亦云。办公室要经常为领导献上策，出良谋，不能人云亦云，泛泛而谈。要加强调查研究，善于分析形势，增强参谋工作的预见性和科学性，充分发挥办公室的集体智慧，广开言路，集思广益，提高参谋工作的整体效能；要学会比较，遇事常思多种可能，准备几种方案，做到多算于前，少失于后。二是敢于直言，不要察颜观色。做好参谋工作要做到坚持原则、实事求是，不掩盖矛盾、回避问题，做到服从不盲从。对于领导尚未意识到或者认识不尽完善的情况和问题，就要及时提醒或提出建议；当领导决策明显失误时，就要以对党和人民高度负责的态度，勇于“犯颜直谏”。三是做到“慎言”，不

要掺杂私人感情。参谋工作的出发点应是对工作、对发展有利，对领导、对同志有利，切忌从个人的好恶或小团体利益出发，带着私心杂念观察分析问题。特别是在对人的看法上，不能搞远近亲疏，更不能汇私愤、图报复，趁给领导出主意的机会“奏一本”。

3、要掌握分寸，谋之有方。一是因人而异。在出主意、提建议时，对于熟悉情况、作风果断、水平较高的领导，一般应运用“提纲式”方法，宜粗不宜细；对于新任职或者思维比较缜密的领导，应采取“方案式”方法，把情况尽量说得细一些，对善于倾听下属意见的领导，要畅所欲言，大胆提出自己的观点和主张；对于特别有主见的领导，则要多提供背景材料，供领导参考。二是选择时机。在出主意、提建议时，需要捕捉到一个恰到好处的时机。当决策者处于冷静状态的时候，正在思考相关问题的时候，在和自己闲聊的时候，都可视为是“恰到好处”的时机。三是讲究方法，在出主意、提建议时，要态度诚恳，语言委婉，讲究一定的方法和艺术，既不为让领导接受建议而”言“高盖主，也不因领导不采纳建议而灰心丧气。

（八）工作态度上突出一个“韧”。

干好一件工作容易，干好所有工作很难；干好一天的工作容易，干好常年的工作很难；顺境干好工作容易，困境、逆境干好工作很难。特别是面对办公室工作复杂、繁锁的特点，办公室人员要做到既要勤快，又要具备一股韧劲；工作要积极主动，又要不怕麻烦、持之以恒。我们常常会遇到这样的情况，这个领导交办的事还没做完，另外一个领导又交办给你一件事；这件事情刚刚办完，另外一件事情又接踵而来，没有一点喘息的时间。面对这种情况，我们只有坚持不

懈，努力干好每一件事、每一天的事，才能取得优异的工作成绩。工作不能“三天打鱼，两天晒网”，要有恒心，否则就会前功尽弃、满盘皆输。

（九）工作总结上突出一个“悟”。

对办公室主任的要求还有一个是悟性。悟性，就是领悟能力，是指分析和理解事物的能力。要想履行好参谋职能，就必须要把握好领导，特别是主要领导在工作大局方面的目标、要求和期望，要能够明白领导在想什么，急什么，这就要求办公室主任要有敏锐的洞察力。同时，要善于在工作中梳理提炼、善于在实践中总结提高，也需要一个悟性。事情按这种方式办了，就不知道按另一种方式办是什么结果。这么办成功了，也许另一种方式更成功；这么办失败了，也许另一种方式不一定失败。因些在实际工作中，办公室主任要勤于总结，善于对事物进行由表及里、由此及彼的分析思考，透过现象把握本质，在总结中不断提高自己的工作能力。

（十）队伍建设上突出一个“优”。

1、简单讲要做到“六个词”：

铜头、铁嘴、飞毛腿、眼疾、肚宽、手梗硬。

2、要有六种能力。

①提高公文写作能力。②提高调查研究能力。

③提高统筹兼顾能力。④提高独立思考能力。

⑤提高综合协调能力。⑥提高开拓创新能力。

3、要具备六种素质。

①讲政治，靠得住。

②讲严谨，求高效。

③讲技能，有本事（上情熟，下情熟，政策熟；办事能

力强，文字水平综合能力强；能写、能讲、能办事）。

④讲奉献，能吃苦。

⑤讲规矩，过得硬（不仁之人不交，不义之才不取，不礼之言不说，不法之事不做。粗枝大叶，口无遮挡的人不能当办公室主任）。

⑥讲团结，顾大局。

4、要发扬六种作风。

①克服安于现状、不求上进的懒散之风，发扬常学常思、业精于勤的好学之风。

②克服临时服从、疲于应付的飘浮之风，发扬超前服务、积极进取的实干之风。

③克服漫不经心、敷衍塞责的拖沓之风，发扬雷厉风行、精益求精的高效之风。

④克服趾高气扬，不可一世的傲慢之风，发扬谦虚谨慎、诚恳待人的朴实作风。

⑤克服推诿拖皮、相互拆台的不正之风，发扬友好互助，善于补台的和谐之风。

⑥克服计较得失、牢骚满腹的利己之风，发扬乐于奉献、一心为公的为民之风。

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