行政公文写作应注意的三个问题

视点

FAZHAN ·SHIDIAN

行政公文写作应注意的三个问题

□

公文是党政机关、社会团体、企事业单位和其它社会组织在处理公务时使用的书面材料。行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。按照效力及使用范围的不同，行政机关的公文大体可分为通用公文和专用公文两种，其中通用公文又可分为法定公文和法定公文就是公文法规中明一般公文。

确规定的公文，包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。一般公文则是通用公文中除了法定公文以外的公文，常见的文种有计划、总结、简报、调查报规章等。法定公文和一般公文是各告、

级行政机关在处理日常事务时最经常使用的文种。

一、必须落实“三个掌握”（一）掌握公文的特点和规律1. 政治倾向的鲜明性。我国各级行政机关的公文，担负着传达信息、发布政令、指导工作等繁重任务，其基本内容是国家机关指挥意志、行动意图、公务往来的规范记录和传达，直接反映国家政权的政治意志和根本利益，因而具有很强的政治性和法定的权威性。因此，要求作者务必以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，正确领会和把握党和国家的路线、方针、政策，并自觉地将其同本机关本单位的发文意图统一起来，使文章内容能体现相关的政策精神。这样写出的公文才会符合党和国家的方针政策，才能体现广大人民群众的根本利益，也才会具有权威性和约束力。

2. 时间效用的明确性。公文处理应精简、高效的原则，做当坚持实事求是、

到及时、准确、安全。公文是在现实生活中形成和使用的，并为推动现实工作服务。各级行政机关都是根据实际工作的

100

何满良

效力的特定性和强制性，它受到国家相关法律法规的严格约束和保护。成文之前可以商榷，成文之后必须执行，执行结束可以总结、反馈。

（二）掌握公文独特的思维模式和功能

人类的思维模式大概可以归纳为两种：其一，形象思维，又称“艺术思维”，它是在文艺创作中认识和掌握客观世界、选取材料以及塑造艺术形象等过程中的一种特殊的、创造性的思维活动和思维方式；其二，逻辑思维，又称“抽象思维”，它是运用概念、判断、推理反映现实的过程，是人认识的高级阶段，即理性认识阶段。公文，特别是法定公文，必须是逻辑思维的结果。这既是对公文思维模式的界定，也是公文之终极目的即“办事”“办成事”在公文具体撰写过程中的体现。而公文的功能，着重体现在以下六个方面：一是传达领导机关意图和指导工作的主要工具；二是下情上达的基本手段；三是横向联系的纽带；四是教育激励的有效材料；五是法律规范的重要形式；六是印证事实和便于查考的真实依据。

（三）掌握公文的结构

公文的结构指公文的组织构造。公文一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。这里需要指出的是，作为一份文件，发文机关标识、发文字号、正文、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期是必须具备的，其他部分根据不同的文种要求进行合理取舍。

二、做好“四个注意”（一）注意公文语言的特点语言是构成公文的基本要素。公文“办成事”而制语言的特点，是由公文为发的终极目的和公文逻辑思维的模式

发展·月刊

需要，通过相关公文提出问题、分析问解决问题，其作用都很直接。公文效题、

用总是被界定在特定的时间段内，工作一旦完成，相应的公文就变成档案材料。另外，公文时间效用的明确与否，也影响到办事效率的高低。这就要求公文撰写人员一定要以实事求是的态度，注重调查研究，用心体察各种情况，深入了解工作中出现的新情况、新问题，科学分析，找出解决问题的办法，这样写出的公文才能更加符合客观实际和事物的本质规律，才能准确及时地指导工作。

3. 作者的专任性和读者的特制性。各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本机关公文处理工作的领导和检查。各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管机关的公文处理工作并指导下级机关公文的撰写必须由专的公文处理工作。

人进行，而不是像诗歌、小说、散文、戏剧那样，谁都可以写，谁都可以发表，这是作者的专任性。读者的特指性是指公文在大多数情况下都有一个明确的主送机关。同时，公文的密集程度也对读机者范围进行了限制。例如绝密文件、密文件和秘密文件，就不是任何人都可以看到的。例如文件后若加“此件发至县团级”等字样的附注，就明确地体现了文件的特指性。

4. 格式的规范性和稳定性。各种类型的公文都有明确规定的格式。从版头、份号到主题词、抄送机关、印制版记，是一个完整有机的系统。所以，格式规范是公文写作的最起码要求。当然，格式一旦形成，不会轻易改变，但不是永远不变，它体现了相对的稳定性。可以将公文写作规范表达为：公文写作=既定格式+待定内容。

5. 效力的特定性和强制性。公文的受文单位必须按照文件要求，认真贯彻、落实、执行文件内容，它体现了公文

FAZHAN ·SHIDIAN

视

造的词；其二，词语需要有确切的含义，除非不可避免或特殊需要，一般不使用含义不确的词语；其三，要注意分辨词语的感情色彩，认真辨析词语声音和语调对语意的影响，以准确表达作者的立场观点，提高公文的表达效果；其四，注意词语间的正确搭配，遵循语言法则；其五，注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制性；其六，按照公文具体收受对象选词，便于公文的理解和执行。要认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。

（三）注意公文语句的主要特点和基本要求

大致有以下几点：含义完整确切，在文章中有较强的独立性，关键性文句在脱离上下文之后仍不生歧义，不易被歧解或曲解；起铺垫、过渡作用的语句少且简短，以利直接而精当地表意；句子成分完整，相互间搭配得当；单句多感叹句少，在判断句中，“是……的……”有较高的使用频率。

（四）注意个别文种的特殊要求主要有两点：其一，条例。跟其他法定公文相比较，条例最大的不同是它的“用于党发文机关中央做了严格限制，活动和党员行为的规章制度。”其二，报告和请示。在日常行文过程中，经常把两者混淆，报告写成了请示，请示写成了报告。所以，需要准确区分这两个常用文种。抓住关键的几点：请示坚持“一文一事”原则；所有的请示均需上级机关批复，而报告无需上级机关批复；请示必须在事前行文，篇幅短小，且用请求性语气，报告可根据需要在事前、事事后行文均可，多用陈述性语气。中、

三、抓好“三个环节”（一）认真初稿

从落笔起，文稿就已开始。将心中的构思文字化为公文稿件，方法因人而异，没有固定的模式。但有些需注意的事项是带有普遍性的。概括起来，初稿时作者需注意以下几点：第一，符合党这和国家的路线方针政策和法律法规。是起草公文的依据和准绳。第二，符合上级机关的有关指示。民主集中制既是党的根本组织原则，也是国家政治生活

点

所决定的。具体来说，一份合格的公文，其语言一定会体现“庄重、朴实、严谨、规范、精练“的特点。庄重，是指公文语言端庄，格调郑重严肃。这是维护公文有效性的需要。因为只有自身权威性、

庄重的语言才有助于表明作者的严正立场和严肃态度，从而使公文对受文者的行为产生必要的强制性影响。朴实，是指公文语言要平直自然，是非清楚，明白晓畅，通俗易懂；无浮华夸饰，无渲染，无形象描绘，无矫揉造作；忌堆砌华丽词藻，忌滥用辞格，讲求平淡之中见神奇。这一特点，与公文对解决具体事物具有直接应用价值的性质有密切关联，淳朴无华的语言更有利于直接而鲜明地表意，迅速而有效地产生影响。严谨，是指公文的语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当，忌模糊含混、语意多分歧。这一特点也与公文要有效地强制性地影响人们行为的应用目的因为含混模糊的语言会造成歧义有关。

或歧解，会使公文作者影响他人的行为甚至写作意图全部落空。规范，是指公文各级语言单位的构成及组合不仅要符合现代汉语（少数民族地区使用本民族文字的公文则为民族语言）的语法法则和一般的逻辑规则，而且要合乎公务遵从一活动所提出的特殊规范性要求。般的语言法则可扩大信息沟通的范围与效果，从而保证并扩展公文的效用；合乎特殊规范性要求，则可以使公文具有与公务活动特点相适应的表达方法、表达形式和风格，从而使公文更有效。精练，是指公文语言要精准，不要拖泥带水，避免词不达意。为了使公文能产生预期的效果，必须了解和掌握上述公文语言的特点，并在撰写过程中自觉地遵循其语言运用的特殊规律性，恰当贴切地选择词语，精心准确地组织和锤炼语句，保证语法、逻辑、修辞的正确和妥当，以便公文中的信息能更有效地“表之于外，达及他人”。

（二）注意选择公文词语的基本要求

词语是语言的基本构成单位。在公文写作中，公文词语的特点也是公文选词的标准，需从以下六个方面进行把握。其一，进入公文语言的词语，原则上为规范化的书面语，排斥使用一般的口语词、方言词和土俗俚语，禁止使用生

2011年第01期/总第243期

公文起草工作也必须的重要指导原则。

贯彻这一原则。各级党政机关起草的公文，都必须符合各自上级机关的有关指示，而不能脱离更不能违背上级机关的第三，同现行公文相衔接。包含两指示。

方面的意思：一是在同一问题上，各有关公文可以从不同侧面作出某些规定，但它们之间应当相互配合而不能矛盾；二是根据新的情况需要对现行公文的有关规定作出某些调整时，新制发的公文应当对此以适当形式有所交代或者以其他方式予以说明。第四，完整准确能否完整准确地体现发文机关的意图。

地领会发文机关的意图，是文秘人员的基本素质的体现，它决定了公文写作的成败。第五，全面准确地反映客观实际。第六，提出的政策、措施切实可行。这是保证公文质量的关键，也是一份文件价值的最终体现。第七，表述准确严密。观点要明确，条理要清楚，内容要充实，结第八，文字精确构要严谨，表述要准确。条理地表达充实丰富的内容，避免使用拖沓冗长的文字。第九，文种使用恰当。要善于区分文种之间的细微区别，选择正确恰当的文种进入文稿，否则将会影响公文效能，甚至造成行文关系的混乱。第十，公文的结构和格式规范。这是使公文能在最高程度、最大范围内实现有效沟通，不坚持规范性是不可能的。只有规范才可以扫清沟通中的障碍，才可以使公文的写作、阅读、传递、处理更快捷，更有效。第十一，人名、地名、引文、数字要准确。第十二，使用简称要规范。第十三，应当使用国家法定的计量单位。

（二）仔细校核

校核稿件的目的是为了发现问题、纠正问题。把好以下“四关”有助于及时发现问题，最大限度地保证公文的质量。“四关”就是“行文关”“政策关”“格式关”和“文字关”。

（三）签发付印

在公文正式印制之前，文秘部门应当进行复核，重点是领导审批、签发的手续是否完备。一份公文生效的标志有二：单位印章和一把手签字，两者缺一不可。

（作者单位：中共嘉峪关市委党校）

101

而复句少，陈述句多而祈使句、疑问句、简练。要尽量用最简洁的文字顺畅而有

的中央组织制定、规范党组织的工作、公文的本质要求，也是公文的生命。要