会意要准特色要明-汇报材料写作技巧
作者：宁超群 老师
摘自中国人事出版社《领导者怎样写文稿》
某省新上任的省长，抓的第一件事就是专题调查研 究作为全省核心增长极的城市群的发展问题，并事先向有关市政府发出明传电报，告知这次调研的意图和研究的重点问题。其中一个城市市长的汇报，几乎就是一个变相的政府工作报告，汇报的内容涉及该市工作的方方面面，谈到这次调研的专题问题时，则一笔带过，这个市长的汇报当场就被省长叫停了。第二个市长的汇报，避免了这类错误，但对如何推进城市群的发展，过多地拘泥于对前段所做工作的汇报，由于这项工作还刚刚开始探索，所以汇报的无非是修了几条路，开了几次会常规性的工作，根本说明不了什么问题。而对推进城市群的政策建议，则犯了一个原则性、规律性的错误，强调要推进城市群的发展，省委省政府必须下决心推进几个城市的行政一体化，通过行政体制的统一和行政权威的强化，来促进几个城市经济的一体化。结果受到省长的严厉批评，说该市主要领导的思维还停留在计划经济时期，因为它违背了现代城市、现代经济发展的规律与趋势。第三个市长的汇报，对前段推进城市群发展的工作汇报，非常客观，说这项工作还刚刚起步，还在规划、决策论证之中。重点就省政府明传电报提出的几个问题，进行了重点地分析和汇报，特别强调在市场经济条件下，推进城市群的发展，关键是促进城市经济的一体化，尤其是城市间的产业合作与互补，要避开走行政一体化的老路。这个汇报得到省长的充分肯定。
同一主题，三个汇报，三种不同的效果，其中原因主要是在“会意”、“特色”的把握上各不相同。第一个汇报，根本就没有领会听取汇报者的意图，完全是我“有”的就说，我“强”的就说。第二个汇报，虽然在领会意图、强调特色上花了一些心思，但对上级的意图领会不准、不深、不透，所以出现了立论的错误，另外在汇报自己工作特色时，带有表功、浮夸的意味。第三个汇报的成功，就是正确领会了上级的意图，汇报工作时做到了实事求是，并在一些重大的、决策者关注的问题上提出了富有创新性的思考。
这个实例足以说明两个问题。第一，在各种常用领导文稿中，由于汇报材料是直接向上级领导机关、领导者或同级兄弟单位汇报、介绍工作情况和思路的，所以，这类文稿，直接关系一个地方、一个部门、一个单位在上级领导或同行中的形象，直接体现领导者的政策水平、决策能力和工作作风。这类汇报成功了，不仅汇报者可在上级领导的心目中留下良好的印象，而且所在地方、单位的工作更能得到上级领导的肯定和支持。甚至可以说，通过一些重要场合、重要内容的汇报，可以争取到平时花很多精力都难以得到的有关政策支持。第二，要写好汇报材料，作好汇报，当然要靠平时的勤奋工作和各方面知识、能力的积累，但汇报的技巧也非常重要，否则，即使心有韬略，写不成文，说不出口，也是毫无作用的。
要写好汇报材料，关键是要对汇报材料特殊、重要的功效和作用进行悉心领会和准确把握。在撰写这类文稿时，要始终记住一条，上级或同级领导专门听取的工作情况汇报和介绍，是有很强目的性的。或总结推广各地的工作经验，或听取下级领导机关对正在制定的某些重大决策的建议，了解、学习、借鉴兄弟地区、单位对一些重大问题和决策难题的解决办法和经验。看到了这一层，我们在撰写汇报材料时，就可以做到“投其所好”、应其所需了。
·向上级领导汇报工作的汇报材料。这类材料要引起上级领导的重视和兴趣，展示汇报者的领导水平和工作实绩，唯有突出个性和特色。许多汇报材料洋洋洒洒几十页，所做的工作及取得的成绩无一遗漏，但上级领导并不看重，甚至表露出厌烦之色，原因就在于文不对题，“供需”脱节甚至错位。在上级领导看来，你所津津乐道的许多工作，只是你这级领导应该做好的例行公事，做好了是尽职，做不好是失职。对常规性、例行性的工作，上级领导无心也无必要了解得那么清楚。相反，你这个地方在工作中出现了哪些新情况、新矛盾、新问题，你们是怎么看，怎么想，怎么去解决的，这才是上级领导高度关注的。把本职工作应该做的事包罗万象地大加表白，对领导关注的东西避而不谈或一笔带过，这是撰写汇报材料的大忌，也是目前许多汇报材料的通病。
撰写汇报材料最能体现汇报者的全局观念、政策水平、决策能力和思辨能力。在具体写作技巧上，要把握三条：
一是仔细揣摩调研、决策的意图。上级领导为什么要听取这方面的情况和问题汇报?为什么要重点听取这方面的情况和问题汇报?对这些问题，要研究得明白透彻，不能有半点“走题”，更不能自作聪明。
二是严格按照上级领导给出的题目确定汇报的主题和内容。这里又有两种情况。第一，领导给出的题目恰恰是我们工作中的强项，且具探索性和经验性。这样，汇报材料就可以写实为主，把这项工作的起因(背景)，工作实际中的困惑与探索，目前工作的进展及成效、经验作出比较系统、详细地总结和提炼。第二，领导给出的题目还没有“破题”，或没有多大进展，或虽有进展但成效尚未显著。这样的汇报材料当以探索性思考为宜。重点讲这项工作在实施过程中的困难和矛盾，讲克服这些困难、矛盾的对策和政策建议，为上级领导机关提供决策参考依据。
三是切忌罗列人人皆知的套话、空话、大话。因为上级领导在宏观形势把握和理论、政策理解上比我们更有优势。过多的“讲道理”就会有班门弄斧之嫌。
·向同级同行介绍、交流情况的汇报材料。同级同行互相走访、取经，是避免决策失误、缩短探索时间、推动工作进展的重要途径。同级同行对口参观、学习和考察，一般是对某项工作，准备开展但尚无清晰思路和必要把握，或正在做但对碰到的一些矛盾、问题尚无有效解决办法，所以前来学习和取经。因此，向同级单位介绍、交流情况的材料，贵在“预警”和“实用”。所谓“预警”，就是对自己做这项工作，曾经遇到的困难、矛盾、阻力要尽可能告知对方，对尚在探索中的一些难点问题更要提醒对方注意。这样做有两个好处。第一，使对方在工作热情高涨时保持冷静的决策头脑，使对方在良好的工作预期中看到危机。因为，对新开展的工作，决策思维容易被一些表面的有利因素所左右，看不到深层次的矛盾和问题，加之求功心切，这往往成为决策失误的陷阱。其二，使对方未雨绸缪，对可能出现的矛盾和问题及早防范，少走弯路。所谓“实用”，就是要把做这项工作的缘由(背景因素，为什么要抓这件事)、决策过程、实施情况及效果作系统、全面的总结和介绍，使对方明了整个工作思路，得到实实在在的启发。
·总结、推介经验的汇报材料。在对外开放、经济全球化的大背景下，不光企业要讲品牌效应，而且一个地方也要打自己的品牌。对一个地方而言，知名度就是品牌，就是生产力。善于总结经验，就是确立品牌、提高知名度的重要手段。我们发现，同一地方，同一单位，抓同一件事，由不同的人、从不同的角度总结，效果可能就大不一样。有的工作做得很好，有很多值得总结推广的经验，却总结不出；有些地方和单位的工作，在常人看来也许并无多少特别过人之处，但一经总结出来，就让人信服，就成了经验。
从更深一层看，总结经验不仅是全为“出名”，而是在进一步创新、完善自己的决策思路，使自己的工作进入更高更好境界的同时，把探索、创造的经验转化成社会共有的宝贵财富，由“一枝独秀”变成“万紫千红”。
经验贵在高人一筹而又切实可学，贵在反映和揭示特定时期对某一问题探索的最新甚至是最高的成果。因此，撰写经验材料，要“高”，要“新”，要“实”，要“特”，要“精”，要“深”。
-跳起来才摘到桃子，这一“跳”就是经验。一伸手就摘到了桃子，这一“伸”就无经验可言。总结经验要注重于总结和挖掘人们普遍关注但苦于找不到解决办法的问题，或研究和探索事物发展已接近甚至处于质变的临界点，而人们尚未引起注意的问题，这样，总结、推介的经验才有意义。
-总结经验，就是要在人们感到困惑时给出一种解决问题的思路，在人们感到悲观时注入一线希望的曙光。离开现实需要，翻陈年旧账，毫无新意，千万不能用于经验材料的写作。
-经验材料不同于学术报告，不能有“假说”的成分，不能为析疑而析疑。真实是经验材料的生命，实用是经验材料的要旨。
-用科学的发展眼光看，世界上没有无解的难题，也很少只有一解的难题。同一问题，因时间、地点、条件以及事物本身的状况不同，有多种不同的解决办法。一时一地的经验，并不是唯一的教条。撰写经验材料，一定要突出特色，不要企求自己的经验能启发、帮助别人解决所有问题。
-一堆矿石，其有用元素是等量的，但不经过精选、提炼，去掉杂质，其使用价值和功效可能完全不同甚至是一堆废物。同理，工作是一个涉及方方面面的复杂过程，探索性、创造性、突破性的工作就存在于一系列例行的、常规性的工作之中。我们在总结经验时，就要像炼矿一样做精选、提炼的工作，绝不能面面俱到，记流水账一般。否则，最好的经验也不成其为经验。
-对事物的认识，只有深入对规律的探求、理性的思考，才能有所成效。经验材料，贵在给人一种思路的启示，给人一把解决问题的钥匙，而不能满足于就事论事地告知别人怎么办。撰写经验材料，一定要讲究研究问题的深度，善于从特定的背景分析中审视、提升所总结经验的价值和意义，善于从具体的工作过程中归纳、提炼探索的轨迹和决策的思路，善于从特定的经验中引申出带普遍性的规律。这样的经验材料，才是经验，才有价值。
还要特别说明的是，不管是哪类汇报材料，都有几个值得注意的带共同性的问题。第一，多用事实、数据、典型说话，恰到好处地提炼必要的带启示性、理性化的结论。但这些结论必须是源于实践经验的总结和提炼，而不是故作深高、装腔作势地向上级领导和同行发表一通人人皆知的空道理。第二，切忌用祈使句，要多用“我们怎么想、怎么做”等谦虚性、请教性的词语。第三，在导语部分，要省掉诸如“感谢领导在百忙之中抽出时间来我地我单位视察工作”，“欢迎批评指教”等客套话。因为这些废话写在正式的汇报材料中，不仅毫无意义，而且容易使听者读者对汇报者产生此人惯于懒惰、缺乏创见、只会照本宣科的不良印象，进而对整个汇报材料的质量和价值产生怀疑。