部门职责说明书

部门职责说明书

一、 总裁办

1、根据总裁要求，组织总裁办公会及总裁参加的专题会议，做好会议记录，起草印发会议纪要，督办、检查会议决定事项的贯彻落实情况；

2、组织制定公司年、季度工作计划，指挥调度公司生产经营工作，协调处理执行过程中出现的问题；对公司生产经营活动中各种信息数据收集、整理、统计，并经分析汇总形成生产月报、双周报、周报、日报，为经营决策提供依据；

3、组织制定公司的各项规章制度、工作标准、工作流程等，监督检查执行情况；

4、负责公司公文起草、公文、资料的收发、传递、审批、督办、立卷、归档及公司印鉴、介绍信的使用与管理；

5、负责公司的内部安全、车辆调度、维修保养、管理和办公用品的计划、保管、发放工作。

6、负责审查企业内部控制制度的建立，对公司工程建设项目的预结算和财务、采购、销售等工作进行的审计。

7、负责公司法律诉讼与非诉讼法律事务纠纷的处理、法律咨询工作，对合同的进行法律把关。

8、负责公司企业文化的建立、对外宣传及报纸的编辑、出版和公司网站的维护管理工作；

9、负责公司VIP客人及上级领导的接待工作，并负责接待公司总裁的宾客及联系行政事务的来宾；

10、负责公司的对外联系，处理和接待群众来信、来访工作，做好外宾接待。

11、执行国家《保密法》和企业保密制度，负责公司的机要保密工作；

12、负责公司内部基本建设的管理工作；

13、完成总裁交办的其他任务。

二、 供应商服务部

1. 负责建立供应商管理档案，维护良好的关系，组织实施供应商评价，选择与控制；

2. 选择适合的产品，并跟踪供应商供货质量及交付是否及时情况，作为对供应商再评价的信息；

3. 与供应商建立互访制度，随时了解新产品信息；

4. 对初次合作的供应商对其提供产品采用少量试用的方式进行评估；

5. 依据各部门分解的订单材料执行采购功能，包括询价、比价、议价与制定采购合同并上报领导审批确定； 

6. 针对采购物资需求，在合格供应商名单中选择相应供应商，与其签订采购合同； 

7. 编制材料订购单明确品种规格数量、货期及质量要求；经领导审核后传真给供应商实施采购； 

8. 与供应商沟通及时了解供应商备货进度，一旦交付期有延误的迹象，便及时追踪并反馈给部门领导以便及时调整相关计划； 

9. 对已确定产品交付时间，供管部及时通知仓库做好收货准备和质检部门做好产品检验准备；

10. 负责各类样品接收工作并做好信息登记关与及时送往中试室检验；

11. 对于质检部发现批量不良品而导致无法完成检验，需要跟供应商及时沟通协商并跟踪材

料补充情况；

12. 对常规通用材料低于公司最低库存量的材料品种，及时采购补充；

13. 每月负责与供应商进行收发料单对账，每批统计外加工不良品数量，每月汇总统计账单

供仓库审核和财务结算；

14. 负责请购单、合同、验收单相关信息之登记；

15. 制定付款计划及向供应商付款，准确性与及时性；

16. 对采购物品的统计和ERP数据录入，妥善保管好各种票据和送货单；

17. 合同电脑作业与纸制分类归档管理，供管部固定资产及部门办公用品管理；

18. 按时完成公司领导交办的其他临时性工作任务。

三、 信息系统部

1. 负责信息管理系统和综合办公系统信息化管理的完善和提高；

2. 负责生产调度系统和管网管理系统信息化管理前期筹备工作的资料收集；

3. 负责管网资料、技术资料、用户资料的整理、收集的信息化管理和使用；

4. 负责自动化设备的维护和检修；

5. 组织编制、修订、上报、实施公司信息化规划；

6. 制定、实施信息化建设有关的各项管理制度，组织推进本单位信息标准化工作；

7. 协助和指导各部门的信息化工作；

8. 编制和上报本单位信息化年度资本性支出计划及预算；

9. 负责信息化项目建设方案制订和上报工作；

10. 负责本单位信息化基础设施及应用系统的建设、运维及管理工作；

11. 参与组织本单位信息技术培训工作；

12. 协助上级信息化专职管理部门开展信息化工作。

四、 风险控制部

1. 制定风险管理制度、办法和操作规范；

2. 负责建立和维护全行风险控制体系；

3. 制定全行风险管理工作规划、年度工作计划；

4. 负责做好授权与转授权工作；

5. 牵头负责信用、操作、流动性、声誉、信息科技等全面风险的管理、审核与评价工作

6. 负责全面风险监测管理，包括风险预警、风险计量、风险控制、风险评价等；

7. 负责全行风险管理技术开发与推广；

8. 负责全公司资产风险分类管理和审批认定工作；

9. 负责资产质量总体控制计划的编制、考核、监测和分析；

10. 负责对重大资产减值、公允价值、损失核销进行审核、审批；

11. 负责制定客户评级制度、操作规程，督导评级工作的实施；

12. 负责债项评级、客户风险评级等工作。

五、 客户关系部

1. 客户关系的维护，客户诉求、建议提案的受理和处理，定期对总体客户关系的评价，并

制定提案处理流程和客户关系评价标准；

2. 与客户日常交往的管理，包括客户的接待、礼品馈赠等，并制定标准接待流程及馈赠类

活动的相关管理办法；

3. 协同其他部门制定各类服务项目，并协助和督促各类项目的实施；

4. 特定客户群体服务更新方案的制定，满足客户发展的需求；

5. 客户信息以及内部行政管理： ① 对客户信息的调查、收集、分析和运用，客户档案中

客户调查模块的内容维护，并建立该类内容的使用、保密制度。 ② 对客服档案的整理和管理。 ③ 重要文件的存档管理，建立相应的管理制度；

6. 答复客户对企业、产品的各类咨询，并负责呼入信息的登记及其与相关部门工作的对接

或转接；负责针对产品及市场服务疑难问题的及时回复；

7. 通过电话及网络等方式以语言服务技巧，提高企业和产品形象，推动整体销售业绩；

8. 征求客户（特别是大客户）的意见，及时调整服务方式和内容，保证与市场需求信息的

畅通；

9. 客户投诉及服务管理： ① 制定客户投诉处理程序和规定。 ② 客户投诉的受理登记，

对投诉进行分类，确定具体的处理部门。 ③ 协助各部门对客户投诉原因的调查，出具投诉调查报告，提出处理意见。 ④ 负责对重大投诉事件处理后客户的跟踪回访。⑤ 制定、实施对各级供应商签订合同后服务的标准、计划和政策。 ⑥ 收集客户的意见（包括产品质量意见），整理和分析产品售后服务中反馈的数据和信息，转送到相关部门，调解和处理售后服务的各类纠纷；

10. 客服质量管理： ① 负责公司服务理念的引导及公司相关服务内容的不定时的监督和检

查。 ② 负责服务质量异常的调查处理工作，并汇编报送主管领导。 ③ 负责召集相关人员对发生异常的服务项目和发生原因进行议论分析。 ④ 负责根据客服部拟定的意见，对发生异常的服务进行纠正。

六、 行政人事部

1. 负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞

好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查；

2. 根据公司发展战略，负责起草公司重要文稿，牵头或协助公司的规划研究；

3. 负责全公司日常行政事务管理；

4. 组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议

记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文；

5. 负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、

催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作；

6. 负责公司保密工作，协助解决相关法律事务，妥善保管和正确使用公司印章证件等；

7. 负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

8. 负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理

工作，负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用；

9. 负责公司总务工作，做好后勤保障。主要是员工餐、卫生保洁、电话、网络、消防安全、

宿舍管理工作；

10. 负责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部

门人员编制与内设机构、岗位工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订；

11. 根据公司发展规划，制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施；

12. 组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经

理交办工作，并负责跟进、检查、监督、考核；

13. 办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业

务事项；

14. 调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷；

15. 做好员工保险、福利工作，制定合理薪酬绩效制度；

16. 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动；

17. 每月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档；

18. 其他需要配合完成的工作。

七、 质控部

1. 协助公司质量管理体系的建设、运行和持续改进公司日常质量管理、质量控制和质量 检测；

2. 协助公司总经理和管理者代表进行质量策划；

3. 协助管理者代表起草质量管理体系文件；

4. 负责质量管理、质量控制和质量检验有关的程序性文件、作业指导书和记录表单等文件 的起草、修订工作，参与起草与质量管理与控制有关的其他文件；

5. 结合质量体系的持续改进结合日常质量管理活动协助管理者代表有计划、有针对 地持续开展质量教育活动，确保整个组织，以及组织的各级成员巩固对质量是企业生命的认识，不断提高对满足顾客要求的意识；

6. 组织制定影响服务及产品质量关键环节的质量控制措施，包括管理制标准和规范，负 监督、检查纠正、预防和改进措施的实施及实施后的跟踪和验证；

7. 负责质量检测和不合格品控制：① 负责组织对原材料、外购的检测，负责产品的质量 检测； ② 指导、监督各部门的自检、首检、互检和巡检，抽查影响产生不合格品的主要环节的控制情况； ③ 协助生产部控制不合格品的产生，按照相关管理规定对检测中发现的不合格品进行处理；④ 督促、协助责任人员制定整改措施，跟踪整改过程，验证改进效果

8. 负责公司重要质量事故的调查与处理协助管理者代表处理重大

质量事故。

八、 分站平台部 – IVY下班前给

九、 品牌合作部 - 白静下班前给

十、 产品运营部 – 杨涛下班前给

十一、 海外事业部 – 岳琪下班前给

十二、 市场部

1． 协助营销总监制定年度营销目标计划；

2． 负责对内部、外部的市场及产品信息收集、分析、交流；

3． 负责对消费者购买心理和行为的调查；

4． 负责对竞争品牌产品的性能、价格、促销手段及竞争品牌广告策略、竞争手段收集、整

理和分析；

5． 负责做出销售预测，提出未来市场的分析、发展方向和规划；

6． 负责制定产品企划策略，制定产品价格，新产品上市规划；

7． 负责对产品审核，对销售产品审核；

8． 负责全球统一促销活动的策划及组织，各区域一般性促销计划审核

9． 实施品牌规划和品牌的形象建设；

10.负责对广告委托方的监管、审核，制定及实施市场广告推广活动和公关活动，对各区域广告事务审核；

11. 负责产销的协调工作；

12. 负责对公司销售合同的审核；

13. 负责对各项销售费用的审核。

十三、 企业情报部

1. 统一协调、部署、规划、指挥本公司的情报工作，制定、修改公司情报工作计划，不断

完善本公司的情报工作；

2. 建立和完善公司的情报网络，保持与政府部门、行业协会保持业务往来与沟通，对主要

竞争对手的新产品动态、营销动态、销售状况、品牌传播动态以及公共关系策略等进行监控；跟踪、行业发展动态、发展趋势、宏观经济发展以及国家政策制定对公司的影响，为公司决策层的决策、战略规划提供参考依据；

3. 建立和完善公司的反情报系统，预防公司情报泄露，调查公司情报泄露案件；

4. 研究竞争对手，挖掘已有竞争信息，定期提交竞争态势分析报告及应对策略方案，并负

责核心竞争对手情报库的更新；

5. 定期、不定期对公司全体员工进行情报和保密方面的教育培训，不断提高公司员工的情

报意识和情报水平；

6. 指导各部门、分公司制定其业务范围内的情报工作计划，检查、督促、指导公司各部门、

各分公司的情报和保密工作，保障公司的情报工作和保密工作高效、有序地开展；

7. 建议奖励情报工作和保密工作先进部门、分公司和个人；建议处罚失职者；

8. 公司领导交办的其它相关工作

十四、 财务部

1． 贯彻执行《会计法》及国家有关各项法规和规章制度。严格执行国家的《企业会计准则》、

和上级的《会计核算办法》、《投融资资管理办法》；

2． 制定企业财务管理的各项规章制度并监督执行；

3． 配合协助企业年度目标任务的制订与分解，编制并下达企业的财务计划，编制并上报企

业年度财务预算，指导企业司的财务活动；

4． 负责企业的财务管理、资金筹集、调拨和融通，制定资金使用管理办法，合理控制使用

资金；

5． 负责成本核算管理工作，建立成本核算管理体制系，制定成本管理和考核办法，探索降

低目标成本的途径和方法；

6． 负责企业网上银行的安全与正常运营，负责下属各企业应上缴费用、下达与收缴工作

7. 负责企业的资产管理、债权债务的管理工作，参与企业的各项投资管理；

8. 负责企业年度财务决算工作，审核、编制上级有关财务报表，并进行综合分析；

9. 负责企业的会计电算化管理工作，制定相关规章制度，保证会计信息真实、准确和完整；

10. 负责企业的纳税管理，运用税收政策，依法纳税；

11. 负责财务会计凭证、账簿、报表等财务档案的分类、整理和移交档案；