试析电子档案的科学化管理
试析电子档案的科学化管理
摘要：档案的电子化是时代发展的必然要求，本文简单论及了电子档案管理的特点、当前电子档案管理表现较为突出的问题，以及针对这些问题采取的几项强化性工作内容。希望可以对今后的相关工作带来一点帮助。
关键词：电子档案；档案管理；科学化
Abstract: The electronic documents is the inevitable demand of The Times, this paper deals with the simple electronic archives management, the current characteristics of the electronic archives management performance is serious problems, and aiming at these problems take several of the improved sex work content. Hope in the future of the work related to bring a little help.
Keywords: electronic archives, management, scientific.
科学技术的发展进步，让人们对于信息的关注度大大加强，对于信息的准确性与时效性重视程度较以前有了全面的转变，对于档案信息的需求量也明显加大。而对于相关档案工作的服务质量要求也有更加严格的期待。档案工作应当更好地给单位建设与发展服务，有必要更新思路，借助于科技手段开创档案管理工作的新局面。现在以计算机系统进行的电子档案管理工作，有着很明显的优势，具有更快捷、更准确、更方便的特点。可在相关档案的搜集整理、鉴定甄别、保管应用等过程中，也出现了一些问题。如一些工作部门与工作人员，仍然习惯于以传统思路、固有工作模式对电子档案进行管理，形式变化，而管理模式不变。还有一些电子档案在收集整理过程中，易出现掉以轻心的问题。所以，怎样采取有效对策，解决当前存在的问题，是我们有必要进行深入思考的课题。
一、电子管理的基本特点
（一）归档时间的高效性。电子档案能在文件办理完成以后随时进行归档。通过网络，可以很快将文件从形成部门传递至档案管理部门，再以电子数码形式进行签名封签，实时认证。最后由档案管理工作人员做出接收登记，标出档案分类编号，设置访问级别，给用户查找提供便利。
（二）归档方式的准确性。因为电子档案采取的是电子编码手段，能编辑修改却没有痕迹留下，无法固定载体。一些鉴别文件，其原始凭证性重要信息可以做出修改，这就让辨别电子档案原始凭证的工作变得非常复杂。所以，形成电子档案的过程中应当随时做出数字签名与信息认证，身份鉴定及加密保护工作也应当做好，力争保证文件于传输处理过程中的零失误。
（三）保管方式上的先进性。电子档案所依托的载体很容易发生老化变质，尤其是一些新型存储设备的形成与发展，会影响到旧有电子档案的读取。所以档案管理工作部门在收到电子档案以后，会对档案进行格式转换，用常用格式储存档案，以利于储存设备在变更发展之后仍然可以有效读取相关的档案信息。