店铺财务管理技巧

连锁药店财务管理缺失与分析

采购环节失控

以销售目标为唯一考核标准是目前连锁药店的通病，这也决定了采购人员一般都没有成本控制的意识。 为了保证公司的销售，多数连锁对采购部门都会采取“请配达成率”这一考核指标，其主要考核点在于采购部门能否保证配送中心库存充足，以便在第一时间完成门店的请货需求。为了提高“请配达成率”，采购会采取多进货、快结款的方式来操作，这样做很明显有利于供应商的销售业绩和资金回笼，连锁反而在采购环节上落了下风。

不能做到成功地管理供应商，成本就会高涨。资本是有时间价值的，多进货导致库存积压，快结款等于将流动资金拱手相送。

至此，我们可以很明显地看出，采购环节的种种动作都会涉及到资金的运转，所以，财务部门完全不应该缺席。

供应商的员工身上也背着考核指标，向终端压货的举措会伴随着一系列的营销手段呼啸而至，采购人员在这方面需要有预期地应对措施以及考核标准。

“保证不缺货”不能作为挡箭牌，合理的库存设置要有具体的标准。 与供货商的结款方式需要“因企而异”，这也存在标准制定及操作流程梳理的问题。

在粗放管理的企业，上述标准会有不同程度的缺失。长期下去，流动资金的周转次数会减少，资金周转率会降低。而老板如果在这个方

面的意识不强，就会任由这样的情况继续下去，在企业拓展规模的时候，只会千方百计地开源，对节流问题却漠不关心。 门店配货不当 门店基于单店销售增长的考核指标，以保证本店销售为目的，会主动地囤积畅销品（请货可销天数超过常规的备货天数）。这样会产生几个弊端：

1.门店之间的抢货现象时有发生，店间调配成本增加。店长们争相囤积，而总的请货量可能已经大于配送中心的库存量。先抢到货的门店常常会接到其他门店断货的求助，店间调配需要专人“借货”，还需要和配送中心进行调账处理，浪费人力、时间以及交通费用；

2.配送中心、营运部门、门店店长（或门店商品管理员）之间的沟通成本增加。对于门店异常的请货计划，配送中心和营运部门可能会给出意见，反复沟通后才能确定最终配送数量；

3.门店的请货数据会误导采购人员下一步采购计划的制定。门店的囤积容易产生某产品应“加强采购力度”的假象，进而影响配送中心的库存周转率。甚至，在沟通不畅的企业，还会出现：营运部门好不容易通过促销等手段把一批滞销品处理干净，大批的货马上又被采购进来。

除了沟通不畅之外，采购流程不完善也是原因之一，这导致一些缺乏经验的采购员在制定采购计划时只看近期销售数据而犯下很可笑的错误。

我们会发现，这一系列问题的出现，其实源自于基于成本控制思想的一系列指标和流程没有建立起来。企业只有销售增长指标和日常绩

效考核，没有与流动资金相关的管理指标体系。而资金管控指标体系的建立以及监管职责，实际上是应该由财务部门来承担的。 财务监管的运用

采购和门店的库存问题只是冰山的一角。连锁药店里大大小小的事务归根到底就是财和人两件事，而人力成本、时间成本、品牌成本等最终还是能够折算到资金成本上。所以，财务监管是连锁企业日常管理的重中之重，忽视财务部门职能的观念亟待转变。

当初4～6个点毛利率的沃尔玛进入中国时，一大批15个点毛利率的国内卖场倒闭，这背后的玄机就在于成本控制。

尽管房租、人力等成本的压力被天天高喊，但是仅仅起步十余年的国内连锁药店行业目前还处在“重

销售拓展、轻成本控制”的惯性思维之中。

财务部门独立于经营活动之外，这恰恰为其提供了跨部门交流与合作的可能性。在经营活动的参与过程中，

财务部门有一套特有的工作

流程。（参见图1）

有条件的企业还可以在财务部门内部设立商务分析、零售分析、物流分析3个分部门，分别对接采购部、营运部和配送中心，参加对应部门的培训和例会，解释相关财务分析知识，并且定期提供相关分析报告。 资金管控体系的各项指标会渗透到经营的方方面面，需要运用财务手段随时监督指标的达成，这样就能从源头上、从各部门行为的每一个动作上实现资金管控，分析哪些是降低成本、减少费用的因素，哪些是增加利润、提高效率和效益的措施，为决策层提供及时、准确、务实的财务分析，最终让企业合理利用流动资金，增大投入产出比，提高在高成本时代的竞争力。（参见表1）

表1：资金管控体系中财务部门与各部门的合作及各项监管指标

连锁药店的财务管理

连锁药店其财务管理是建立在资产的所有权与经营权统一的基础上，以总部为核心进行统一核算。

每一个连锁药店都必须建立和健全现代企业财务管理制度，即本着责、权、利相结合的原则，简明账目环节，规范工作流程，充分采用计算机管理，严格内部考核制度，实行统一核算制度。通过动用财务手段对连锁企业的各个部门，企业经营的全过程，商品进、销、存的每一个结算环节进行监督、检查和控制，充分动用销售时点管理系统和管理信息系统对企业的经济效益进行分析，判断出哪些是企业的长期效益和稳定效益，哪些是企业的短期效益和虚假效益，哪些是降低成本、减少费用的因素，哪些是增加利润、提高效率和效益的手段。从而为决策层提供及时、准确、务实的财务分析，达到依法自主理财、约束企业经营行为、管理企业各项经济活动的目的。不同类型的连锁企业财务管理的内容是不一样的。 连锁药店其财务管理是建立在资产的所有权与经营权统一的基础上，以总部为核心进行统一核算。

连锁药店财务管理的主要内容： 资金管理

1．资金管理的原则

（1） 总部统一使用与授权使用相结合的原则。连锁药店资金由总部统一筹措、集中管理、统一使用。店铺采用地产品、鲜活商品和其他保管期短的商品，经请示总部同意后或在总部授权的范围内可动用银行存款，否则不能动用银行存款；店铺存入银行的销货款，未经总部批准不得自动动用。

（2） 总部统一控制费用的原则。连锁药店总部、店铺及其他部门的费用由总部统一核定、统一支付。部门、店铺的工资等日常费用的支出，由总部统一开支。店长有节约费用开支的责任，总部有审查费用使用情况的权力。

（3） 统一登记注册、统一缴纳税款的原则。连锁药店应是享有独立法人资格的企业，总部和所属店铺在同一区域内的，有总部向税务及工商部门登记注册，统一缴纳增殖税、所得税及其他各种税赋，统一办理法人执照及营业执照，店铺只办理经营执照，国家对企业在税收上的优惠政策，也由税务部门直接对连锁总部。特殊情况下，总部和所属店铺不在同一区域内，店铺一般处于委托法人的地位，实行属地纳税。

（4） 统一银行存款和贷款的原则。店铺在总部指定的银行办理户头、帐号，只存款不出款，店铺每日必须将销售货款全额存入指定银行，不得作支货款，同时，店铺应向总部报送销售日报具体体现，它的核心内容是发挥企业的规模效益，以低于社会的平均成本取得社会

2．流动资产管理的具体内容

（1） 存货占流动资产比重较大，一般约为40%~60%，而对于商业企业这个比例可高达80%，存货利用程度的好坏，对超市财务状况影响极大，因此加强存货的规划与控制，使存货保持在最优水平上，已成为财务管理的一项非常重要的内容。要想保持一定量的存货必定有一定的成本支出，而备存货的有关成本主要包括：

采购成本：指从供应商那里获得商品而支出的成本。包括订货成本和

购置成本。订货成本主要是信息收集，交流的成本，在先进的连锁企业EOS系统，大大降低了订货成本，提高了效率，当然还有一个与供应商谈判的成本。而购置成本则是购入商品本身的价值，同时要注重商品品质的保证。

储存成本，指为对存货保存、加工等的成本，还包括存货占用资金所应计的利息、仓库费用、保险费用、存货破损等。

缺货成本，指由于存货供应中断而造成的损失，当不确定的因素发生后，供应链的某些环节出现问题，导致缺货造成拖欠发货商和丧失销售机会的损失（还包括需要主观估计的商营损失）。

为了降低存货成本，必须根据超市实际做出最优的存货决策，存货的决策涉及四项内容：决定进货的项目、选择供应商、决定进货时间和进货批量，前二项内容是产品部的职责，而财务部门要做出决定进货时间和进货批量，按照存货管理的目的需要通过合理的进货批量和进货时间，使存货的总成本最低，这个批量叫做经济订货量。有了经济订货量，就可以很容易找出最适宜的进货时间。对保管期长、销售量大且长期稳定的商品由总部统一采购，统一配送到各店铺；对一部分保管期较短、鲜活商品和一部分产品由总部配送不经济时，可委托社会化配送中心或其他供应商供应，本企业的配送中心直接向各店铺配送并由总部统一进行结算。店铺也可以在总部授权的商品品种及数量金额范围内自采。无论是总部和店铺在结算是应严格根据结算规定，将购销合同、采购单、仓库验收单进行核对，相符合后结算付款。 各店铺要根据商品销售情况及时调整商品结构，对接近保质期

的商品要积极开展促销，对超过保质期的商品要及时进行清理。

（2） 加强商品销售管理。总部对配送中心及店铺的全部商品要设置商品管理台帐，对店铺自采的商品一般实行按商品大类管理，有条件的要逐步过渡到实行单品管理，并建立实物负责制，以保证帐实相符。各店铺要定期对商品进行盘店，由总部核定商品损耗率，超过部分由总部从店铺的工资总额中作相应扣除。 3．固定资产管理

固定资产由总部统一核算，折旧由总部统一提取，分店不分摊。分店设置固定资产实物卡，

并承担固定资产的修理费用。固定资产的采购、添置、调拨、报废均由总部掌管，分店无权处置。分店在发生添置、调拨、报废等事项时须办手续，首先向总部提出申请，由总部批准后交职能部门。另外，各连锁分店对所拥有的固定资产须列名细实物卡。由专人登记，定期盘店，分店要保证物卡相符。在使用过程中发生的固定资产损坏及保

养，其费用则由各使用分店承担。 成本管理

连锁药店的成本管理主要是通过商品毛利率、费用开支标准及范围、销售费用率三大指标进行控制。由总部统一进行成本核算、统一管理。 成本管理的具体内容：

1、总部要严格控制自身的费用开支，（如宣传广告费、人工费以及其他费用开支等）。 2、总部统一整个企业的资产折旧，统一支付贷款利息。

3、总部对各个店铺基本上采用先进先出法按商品大类计算毛利率。

4、总部要建立毛利率预算计划管理，对店铺实行计划控制。总部对各个店铺的综合毛利率进行定期考核，对影响效益的骨干商品的毛利率进行重点考核。

5、总部规定各个店铺的费用细目范围及开支标准，原则上不允许随意扩大和超标。 6、总部对一些费用（如水电费、包装费等）要进行分解，尽量划细到各个店铺和商品大类。能直接认定到各个店铺和商品大类的，要直接认定；不能直接认定的，要参考各店铺占企业工资总额的比例、资产的比例或按各店铺的人数、经营面积分摊到店铺和商品大类。 7、总部对各个店铺的费用通过下达销售费用率进行总体控制，要建立费用率预算计划管理。各店铺的直接费用（如业务招待费、人工费等）要通店长的利益直接挂钩。对达不到预算计划的店铺，总部通过督导制度，帮助其分析造成奋勇增长，费用率上升的原因，并提出调整改进措施。

一般情况下，每个店铺在开张初期的销售费用率可能会高一些，应

尽快通过加强管理使之降到企业平均、合理的水平。 利润管理 分店对外虽然不是核算单位，但其内部核算制度却是健全的。各分店对自身实现的销售，购进的商品成本都由核算机构按核算程式进行核算。总部则统一规定分店的有关费用细目、每月月末由各分店结算内部利润、每月上旬将结算的利润上交总部。总部将分店的利润汇总扣除总部本身的费用及不需分摊的属分店有关费用后，即为真正的利润总额。 税金的核算及管理

连锁店税金的核算及管理全部由总部统一核算、统一交纳。各分店仍实行售价核算办法。

对消费者来说仍然是价内税。总部根据各分店的报表汇总出销售总额，计算销售税金。又根据各业务部及分店的采购发票的抵扣联进行汇总，计算出进项税金，然后根据销项税进项税再计算出应交增值税。总部设置应交税金总账、明细账，根据总账、明细账编制有关报表向

财政申报交纳、清算。 商品的折价折让管理。

商品的折价折让是促销手段之一。总部对折价折让商品品种、范围、折价的时限和幅度，都有严格的规定。由总部统一策划，在各分店同期推行。凡经总部批准折价折让的部分，总部对其考核时，视同销售额完成。 加强连锁药店财务管理的措施

建立健全适合连锁药店发展的财务控制系统 （一）实行全面预算管理。

“全面预算”就是对企业的一切经营活动全部纳入预算管理范围。具体的做法是在每年的粘末对当年的财务预算执行情况作全面地分析，在此基础上，超市总总部会同有关部门和门店对下一年的企业目标进行研究，然后根据上报的业务预算和专门决策预算进行修正补充，便财务预算初稿，最后由经理室通过后下达。

财务预算在执行过程中，要突出预算的刚性，管理的重点要落实过程控制。财务部门要及时掌握经济运行动态，发现情况，及时查找原因，提出解决问题的方法。对由于预算原因造成的偏差，要修正预算指标，使预算真正起到指导经济的作用。 （二）积极参与投资决策 参与投资项目的可行性研究分析，完善投资项目管理。投资项目决策的前提是可行性分析。由于业务和财务考虑问题的角度不同，财务从投资项目初期参与，共同进行研究分析，可以使投资方案更趋完善。 （三）加强结算资金管理

加强资金管理是财务管理的中心环节。大型连锁药店具有货币资金流量大、闲置时间短、流量沉淀多的特点。因此，财务应根据这些特

点，科学合理调度和运用资金，为企业创造效益。

（四）加强存货控制。

加强库存管理有利于企业进一步降低运行成本。连锁药店商品具有周转快、流量大、品种多和规格齐的特点；在销售形式上，以敞开货架陈列和顾客自选为主。鉴于这些特点，企业要在进货环节、储存环节、退货环节加强对商品的管理。 （五）健全内部控制制度

主要在两个方面：一是岗位责任，即明确规定各个岗位的工作内容，职责范围、要求，以及部门与部门、人员与人员间的衔接关系。二是规范操作流程，无论是大的项目，还是小的费用开支，都要规定操作流程程序，明确审批权限。 建立计算机分析和管理系统

（一） 实行会计电算化连网管理。目前的超市不再是孤立的、单一的卖场，而是一种以集约、连续、跨地域经营为特色的卖场。总部对各门店联网后，可以通过远程查询功能进行即时监控。

（二） 建立财务信息互换中心（财务MIS系统）。对财务内部而言，由于连锁药店店多、面散，总部经常有很多信息需要即时通知门店；反之，门店也有许多信息需要反馈总部，因此建立一个高速、便捷的双向信息交流平台即财务MIS系统，很必要。

（三） 建立财务资金电子审核系统。由于连锁药店门店地域的分散性和总部资金集中管理的特性，往往给门店用款的审核和支付造成不便，利用电子审核系统则可以避免以上矛盾。审批人无论在何时何地均可以登上系统进行审批，电子签名、审批通过后的“单证”流向财务部，财务部在根据“单证”上的期望付款日安排资金统一支付，这就增强了用款的时效性，便于财务的资金安排和资金的预算管理。

（四） 及时进行数据的分析。要做好数据分析，应建立计算机数据分析模块，分析模块必须讲究科学实用，能满足企业管理的需要，能解决管理中可能碰到的问题。对商品进行分析时，不但要有大类分析数据，更要注重单品的分析，分析指标可以根据管理需要设定。分析指标主要有；商品周转率、毛利率、保本点、相关指标对总体指标的影响程度等。通过指标分析，可以完善库存结构，加快商品周转，进一步提高企业获利能力。 加速资金周转

加速资金的周转，不单是资金筹还要扎实地管理日常资金收支，按照实际正确预测什么时候需要多少资金。有计划的筹措使用资金，是维护连锁店信用和形象的保证。为使资金有计划地周转，必须做好以下工作：

1． 确实管理好现金和银行存款，连锁店就编制每一期间现金剩余与

不足的情况，编制现金预算，规划未来的现金流入量和流出量。 2． 协调好信贷关系，保证商品流转资金的取得。 3． 控制合理库存，扩大销售，增加资金周转次数。

4． 保持收支平衡，研究筹措资金、延长支票和赊购支付物期限的对策。 抓紧高级财务人员的培养和管理

1．从本连锁店物色、培养专门人才，从基层选拔。

（1） 对于那些好学上进的年轻有为的骨干送往对口的大专院校培养他们掌握专业知识； （2） 对于那些有贡献、有实绩的“能人”应该送往国外学习、考察、培训，回归后组织各种讲习班，传授有关知识、经验为连锁店出谋划策。

2。有关院校招收职员。这部分职员有较扎实的专业功底和理论基础，进连锁店对整体规划、形象设计，财务软件设计、电脑安装、调试等均有很大作用。这部分人员的引入，对连锁店的总体素质的提高和整

体形象的优化，很有帮助。

3。聘用从国外考察、学习连锁管理回来的学者或国外有关专家指导连锁店的经营管理。另外，对人才管理的更重要的一方面是一定要拉开分配档次。对那些关键岗位，挑大梁的人员，给予高报酬，重奖励，真正实行按劳分配，多劳多得的分配原则，使其安心于本公司工作，热爱本公司。