采购人员岗前培训手册

第一节 采购人员应该做什么（一）采购人员岗前培训手册

一，分析采购需求

（一）采购市场调查

1，根据需求情况，制定市场调查方案，调查工作包括资源市场调查，企业外部环境调查，企业内部条件调查，供应市场调查。

2，针对物料，供应市场的情况，分别设计市场调查问卷。

3，收回市场调查问卷，将其进行整理，统计，分析，制作调查记录卡，厂商资料卡，材料比价单等表单。

4，制定分析竞争对手的框架，选择分析竞争对手的方法，对竞争对手进行分析。

5，制定预测的步骤，选择预测的方法，对价格变化进行预测。

6，了解市场行情分析的内容，设置分析市场行情的指标，对市场行情的变动程度，运行的趋势进行分析。

7，针对以上的调查分析撰写调查报告。

（二）确定采购需求

1，根据生产计划表，采购通知单，销售预测表等资料，分析生产计划和销售计划。

2，明确物料需求计划的含义以及物料需求计划与其他计划之间的关系，分析物料需求，分析制造资源计划。

3，分析经营计划，消耗定额，需求报表，根据分析情况制定准购单。

4，根据企业内部环境，生产计划以及销售预测等的变化，预测中长期需求变化，进而修订采购计划。

二，制定采购计划

（一）编制采购规划

1，了解原材料采购的特征，规划原材料采购流程，制定原材料采购计划。

2，明确零部件的范围，规划零部件采购流程，制定零部件采购计划。

3，了解设备采购的特征，规划设备采购流程，制订设备采购计划。

4，根据商品准购单，制订商品采购计划和采购计划表。

5，根据以上采购计划的内容，编制年度采购计划和采购计划表。

6，结合企业内外部环境变化，制定采购商品结构优化方案。

7，明确经济订购批量的基本原理，掌握经济订购批量的计算公式，确定采购经济批量。

8，分析采购成本及影响采购成本的主要因素，掌握采购成本的控制策略。选择采购成本控制的方法，分析预算，编制采购预算。

9，明确决定自制/外包的步骤，确定业务外包的方案，制订公司外包单。

10，了解采购手册的基本内容与架构，确定编写采购手册的程序，编制采购手册。

（二）分解与调整采购计划

1，根据年度计划，编制分期采购计划，确定月度采购计划制订的程序，制订月度采购计划表。

2，根据月度采购计划表，编制采购计划明细表。

3，制定采购月报表，采购进度控制表，根据情况调整采购计划。

三，采购洽谈

（一）选择供应商

1，确定采购信息的内容，选择发布采购信息的方

式，发布采购信息。

2，收集供应商的信息，索取供应商的资料，对供应商进行调查，制订征求建议书。

3，确定供应商评价的标准，对供应商进行评审；确定评价和选择供应商的步骤，提供供应商选择方案。

4，搜集采购洽谈的资料，对资料进行分析，制定采购订单。

（二）商务洽谈

1，制定谈判框架，计划，确定洽谈方案。

2，了解，选择，确定采购方式。

3，制定实施招标采购的流程，制定无聊投标须知及标单，发布资格预审通告，准备招标文件，发布招标通告。

4，了解订货会流程，组织国内外订货会。

5，掌握国际商务谈判的基本形式，准备国际商务谈判，确定洽谈的内容，程序，进行国际采购洽谈。

6，了解期货采购，期货交易的程序，制定期货交易方案。

7，确定评估的内容，制定供应商评估矩阵，对洽谈进行评估。

（三）签订采购合同

1，编写采购合同，制定采购订单合同模板。

2，审查采购合同，对合同进行管理。

3，了解进出口贸易的基本业务程序，签订进出口合同。

4，明确采购协议的内容，了解签订采购合同的原则，掌握采购协议签订要点，签订合同。

四，履行采购合同

（一）订单管理

确认采购订单，制定产品采购记录，对国外物料的采购状况进行控制，对采购订单进行传递和归档。

（二）进货验收

1，明确运输要求，选择承运人，制定运输战略的决策框架和运输方案。

2，了解降低采购费用的途径，了解控制采购费用的方法，制定采购费用审批程序，控制采购费用。

3，接收物料，制定收货单，对物料进行检验；制定进料验收单，检验报告单，来料检验月报表。

（三）货款支付

明确采购请付款流程，制定采购付款申请模板，进行付款操作。

（四）违约处理

在采购合同履行的过程中，处理由于市场，供应商生产能力等方面的原因出现的各种供应商拒绝交货，不适当交货以及拒绝或迟交单证及资料等违约情况。

五，管理供应商

（一）供应商关系管理

1，确定审查供应商提供的资料和信息的内容，对资料进行审查，制定供应商资料表。

2，确定创建供应商档案的流程，建立供应商关系管理档案，掌握供应商关系策略。

3，确定评审，考核供应商的流程，建立供应商等级系统，对供应商进行分级管理。

4，了解采购违约的种类，形式以及免责事由，确定采购违约的处理措施，制定纠纷处理方案。

5，区分索赔与理赔的含义，明确采购方向供应商索赔的事由和供应商向采购方理赔的方式，制定供应商经济补偿方案。

（二）供应商绩效

评估

1，制定价格，质量，交货，服务等供应商绩效指标。

2，明确供应商绩效管理的内容，制定并实施供应商绩效管理方案。

六，采购控制管理

（一）采购质量控制

1，明确采购商品质量与控制的依据，确定采购商品质量管理与控制的方法，货物检查的一般程序，进口物资的商检与索赔程序。

2，制定商品检验说明书，商品检验委托单，填写商品送检单。

3，了解统计质量缺陷的过程，制定破损报告单，材料报损单，采购损失报告。

4，明确不合格品的质量责任，对不合格品进行处理，制定损失索赔通知卡。

5，制定退货申请书，退货单，办理退货事宜。

（二）采购价格控制

1，准备价格调查资料，实施采购价格调查。

2，分析供应商材料成本，掌握供应商定价策略。

3，搜集企业产品资料，确定商品的采购底价。

（三）采购交期控制

1，规划购运时间，确定交货期限，明确交期违约责任。

2，及时掌握备货进度，消除进度落后现象。

3，通过分析交期延误原因，处理交期延误事宜，进行交期延误管理。

（四）采购成本控制

1，节约采购需求调查成本，降低采购计划制定成本。

2，通过实施采购程序化控制，降低供应商管理成本和积极进行损失的索赔，缩减采购流程成本支出。

3，熟悉各种降低采购成本策略，明确招标采购，联合规模采购，集中买断采购，电子商务采购等各种采购方式的适用范围与优缺点，有效降低采购成本。

4，明晰采购人员权责，强化采购人员日常管理工作，杜绝业务的违规运作。

七，管理采购信息

（一)评估采购管理信息化方案

1，明确采购作业电子化的含义，根据采购部门的具体情况编制采购信息分析报告。

2，收集信息，数据，对采购管理信息化方案进行论证。

（二）建立采购管理信息系统

1，根据具体情况，确定采购信息系统的构成，电子采购系统的架构，制定采购管理信息系统建设规划。

2，确定建立采购管理信息系统的步骤以及具体操作，建设采购管理信息系统。

3，发现现有系统的不足并加以改进。

八，电子商务与国际采购管理

（一）电子商务采购管理

1，了解电子商务采购的模式，根据具体采购工作的需要选择合适的采购模式。

2，确定电子商务采购的流程，标准，根据电子商务采购流程进行电子商务采购。

（二）国际采购管理

1，了解国际采购的模式，根据具体采购工作的实际需要选择合适的采购方式。

2，确定国际采购的流程与标准，制定国际采购，保险，报关等相关工作规范，根据国际采购流程开

展国际采购工作。

第二节 采购人员应具备的知识（二）采购人员岗前培训手册

一，采购知识

采购是指在市场经济条件下企业为获取商品或服务而对获取对象的渠道，方式，质量，价格，时机等进行选择，并把货币资金转化为标的物的交易过程。

（一）采购类型与方式

1，采购的类型

采购活动多种多样，可以从采购对象，采购主体和采购技术等不同角度进行归类，具体如下所示。

A，按采购对象划分

a,有形物品采购

1，机器设备采购

机器设备属于在企业生产经营过程中长期，反复使用而基本保持原本实物形态的劳动工具。其采购则具体表现为生产和运营所需的各类设备的购买，特点是金额大，技术性和专业性强，往往需要采用招标，租赁，委托与调拨等采购方式灵活进行。

2，原材料采购

原材料是构成产品实体的基本部分，他在声场过程中要改变物理和化学特性，并有较大消耗。企业采购中原材料采购的比重大，频率高。同时，原材料存在不同种类，可依其功能，质地，产业类别，形态和产地做出多种划分，其品种，形式，等级和特性往往有很大差异，采购过程也比较复杂。

3，零部件采购

在加工装配产业，零部件是最基本的生产资料，随着产业分工的日益深化，企业所用的大多数零部件需要外购。零部件种类繁多，规格，型号复杂，技术性强，生产过程中又需频繁供应，因此，其采购具有较强的专业性。

4，MRO采购

原材料，零部件以外的用于维护，修理及运营的杂项物件和设备的采购，MRO物料通常都是低值物品，品种繁多，不同行业的MRO物料需求差异极大，而且单项商品采购规模一般也较小，但对生产经营的正常运行意义重大。

b,无形服务采购

1，按标的物不同

分为常规品采购，紧缺品采购，生鲜品采购，数字品采购，时令品采购，珍稀品采购等无形服务采购。

2，技术采购

一般包括专利，商标，版权和专业技术诀窍的获取。技术采购的最主要特点是大多采取许可贸易的方式进行，往往是使用权而不是所有权的转让。

3，服务采购

1）售前服务的提供，即卖方在交易前提供的诸如产品说明，操作示范，制作规范或材料规范说明等产品信息，这些信息可增加采购人员的产品知识，利于采购决策。

2）售后服务的提供，即卖方提供的关于设备或产品的安装，维护，操作或使用方法的培训，运送及退换等服务

3）专业服务的提供，即由律师，管理顾问，会计师，建筑师，电气技师，广告设计师和程序设计人员等所提供的特殊服务。

4）物流和勤务服务的提供，主要涉及物流，信息

，通信，餐饮，清洁，警卫等方面的服务。

4，工程发包

包括厂房，办公楼等的建设与修缮以及配管工程，机械储槽架设工程，空调或保温工程，动力或网络的综合配线和仪表安装等。

B，按采购主体划分

a，个人采购

个人或家庭通过各种市场渠道进行的旨在满足消费需要的购买行为。

b，企业采购

企业为满足生产经营 ，需要进行的购买行为。

c，团体采购

政府以外的非营利组织进行的各种采购活动。

d，政府采购

又称统一采购或公共采购，指各级政府及其所属实体为了开展日常的政务活动和为公众提供社会公共产品或公共服务的需要，在财政部门的监督下，以法定的方式，方法和程序从国内外市场为政府部门及其所属公共部门购买所需货物，工程和服务的行为。

C,按采购技术划分

a，传统采购

每月末，企业各单位！部门把下个月采购的申请计划报到采购部门，采购部门把采购申请汇总，形成统一的采购计划，采购部门根据采购计划，分别派人找各个供应商订货，然后策划组织运输，将所采购的物资运输回来并验收入库，存放于企业的仓库中，满足下个月的物资需要。这种采购以各个单位的采购申请计划为依据，以填充库存为目的，管理比较简单，粗糙，市场响应不灵敏，库存量大，资金积压多，库存风险大。

b，现代采购

1）定量订货法采购

预先确定一个订货点和一个订货批量，然后随时检查库存，当库存下降到订货点时，就发出订货，订货批量的大小每次都相同，都等于规定的订货批量。

2）MRP采购

企业采购人员采用MRP（物料需求计划）软件制定采购计划。

3）JIT采购

需方根据需要对供应商下达订货指令，供应商在指定的时间将指定商品按品种，数量要求送到指定的地点。

4）供应链采购

在供应链机制下，采购不仅由采购人员操作，供应商操作的力量也在加大，形成供应商管理用户库存（VMI)在VMI模式下，只需要把需求信息向供应商连续，及时地传递，由供应商根据需求信息预测用户未来的需求量，并根据这个预测需求量制订生产计划和送货计划，主动小批量，多频次向用户补充货物库存，用户库存量的大小由供应商自主决定。这种方法既能保证满足用户需要，又使货品库存量最小，浪费最少。

5）电子商务采购

即网上采购，是在电子商务环境下的采购模式，采购人员在网上寻找供应商和所需品种，并在网上洽谈贸易，订货甚至支付货款，然后经过送货，送货环节完成全部采购活动。

2，采购的方式

采购方式是采购主体获取资源（物品），工程，服务

的途径，形式与方法。当采购战略及计划确定以后，采购方式的选择就显得格外重要。它是决定企业能否有效的组织，控制物品资源以保证其正常生产和经营以及获取较大利润空间的关键。采购方式的选择主要取决于企业制度，资源状况，环境优劣，专业水准，资金状况和储运水平等。

A，按货物需求期限划分

a,现货采购：

方式说明与优缺点：指商品交换中即期实现货币转化为商品的购买行为。

优点：即时交割，责任明确，无信誉风险，灵活方便，手续简单，易于组织管理等

缺点：对市场的依赖性大

适用范围：1）企业生产和经营临时需要的物资 2）企业新产品开发或研制所需要的物资 3）设备维护，保养，修理或更新改造所需要的物资 4）企业生产需要的通用，标准，易损件，普通原材料及辅料，工具，夹具和低值易耗品等

b,远期合同采购

方式说明与优缺点：指供需双方为稳定供需关系，实现商品购销而签订远期合同的采购方式。通过合同约定，实现商品的供应和资金的结算，并通过法律和供需双方信誉与能力来保证预定交割的实现

适用范围：1）企业生产和经营长期需要的物资，以主料和关键件为主 2）科技开发和产品开发进入稳定成长期后的物资 3）国家战略收购，大宗农副产品收购，国防需要的物资等

c,期货采购

方式说明与优缺点：采购者在交易所买入标准化的，受法律约束的期货合约，在未来的某时间，某地点按规定购入货物的采购方式，是一种进化了的远期合同采购形式

适用范围：能进行期货交易的物品

B，按采购权限划分

a，集中采购

方式说明与优缺点：企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织实施企业所需物品的采购进货业务

优点：是经营主体赢得市场，控制节奏，保护产权，技术和商业秘密，取得最大利益的战略方法

适用范围：1）大宗或批量物品，价值高或总价高的物品 2）关键零部件，原材料或其他战略资源，保密程度高，产权约束多的物品 3）易出问题或以出问题的物品 4）最好是定期采购的物品，以免影响决策者的正常工作

b分散采购

方式说明与优缺点：将企业或企业集团的采购权限分散到下属各需求单位，各需求单位根据自身生产经营需要自行组织实施采购的方式

适用范围：1）小批量，单件，价值低，总支出在产品经营费用中所占比重小的物品 2）分散采购优于集中采购的物品 3）市场资源有保证，易于送达，支付较少物流费用的物品 4）分散后各基层有采购与检测这方面能力的物品

C,按采购主体完成采购任务的途径划分

a

，直接采购

b，间接采购