电子文件时代文件生命周期理论新探

作者：段书权

机电兵船档案 2005年01期

　　文件生命周期理论产生于上个世纪50年代，对其研究发端于国外档案学者对文件和文件中心的解释，后来扩大到了文件的整个运动过程以及这一过程的全面管理。这一理论于上世纪80年代传入我国之后，一直成为我国档案学界关注的重点。随着信息科学的发展，电子文件的产生与应用已变得越来越普遍，如何有效地管理这些与传统的纸质文件大不相同的电子文件以及为之提供理论指导，是世界各国档案工作者和档案学者必须面对和解决的问题。

　　一、电子文件时代文件生命周期理论面临的挑战及其原因

　　兴起于20世纪中叶的信息技术革命对档案工作领域产生了巨大影响，其表现之一就是信息技术在管理、生产、科研等领域的应用中产生了大量的依赖计算机生成和读取的电子文件，它们对传统的文件与档案工作实践及其指导理论产生了全面冲击。相对于传统的纸质文件而言，电子文件是一个全新的事物，它具有与纸质文件完全不同的许多特性。这些特性对作为指导传统纸质文件与档案工作之首要理论的文件生命周期理论提出了挑战，甚至其理论指导地位也受到了怀疑。

　　1.挑战之一：文件生命周期理论不能用来解释电子文件运动的过程或者全部内容

　　文件生命周期理论最初形成的目的是对当时已经出现的新型文件保管机构——文件中心提供阐述，后经档案学者的逐步深化和扩展，成为研究文件运动过程具有广泛影响的重要理论之一。经过半个多世纪的发展，国际档案界尽管在许多具体问题上存在着分歧，但对其基本点的认识是一致的，可以概括为以下三点：文件从形成到销毁或作为档案永久保存是一个完整的运动过程，文件运动是客观存在的；这一运动过程依据文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在各个阶段因其特定的价值形态而与服务方式、服务对象、保存场所和管理方式等相关因素之间存在着一种对应关系。这一理论的核心是在揭示整个文件运动过程中文件价值形态变化规律的基础之上，为文件的管理提供一种理论性描述和方法论原则。文件价值形态的变化规律是整个文件生命周期理论立论的基础。从文件生命周期理论的产生和发展过程看，我们不难得出如下结论：文件价值形态变化规律的揭示是建立在研究纸质文件运动过程及其价值形态变化规律之上的。电子文件的运动过程似乎与纸质文件的运动过程存在着很大的差异。

　　纸质文件的运动是线性的，或者说是呈纵向的特征；电子文件的运动过程是纵横交错，呈现多维立体的特征。因此，产生于对纸质文件运动过程研究的文件生命周期理论在解释电子文件运动过程时变得无所适从。有些档案学者甚至认为“文件生命周期理论只揭示和描述了文件纵向运动现象”，这一理论“又可称为文件纵向运动理论，它所揭示和描述的是文件纵向运动规律”。澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德(Frank Upward)也指出，纸质文件从生成到处置的直线式运动过程已难以适用于电子文件。

　　2.挑战之二：对纸质文件运动阶段的划分不适用于电子文件

　　文件生命周期理论的核心是根据文件运动过程中文件价值形态的变化发展过程，将文件的整个生命周期划分为前后相继的几个不同阶段。对阶段的划分，有很多不同的模式，归纳起来大致有以下三种：一是美国——加拿大模式，将文件与档案的分界划在档案馆入口处，即将文件生命周期划分现行、半现行和非现行三个阶段，只有非现行阶段文件才能转化为档案，被保存在历史档案馆里；二是阿根廷模式，将文件与档案的分界划在文件承办完毕之时或文件的办理形成之时，文件一经签署盖章生效或外来文件正式签收即转化为档案；三是中国模式，将文件与档案的分界划在机关档案室的入口处，这一划分模式由我国老一辈档案学者根据中国文书、档案工作的实际，于20世纪80年代正式提出。

　　完整意义上的电子文件是由内容、背景和结构这三个基本要素构成的，信息内容对电子文件价值形态的变化发展具有重要的引导作用，背景和结构对于保障电子文件的真实性和可读性具有至关重要的意义。因此，在划分电子文件生命周期的阶段时，需要考虑的因素更多，不能仅仅根据文件信息内容的价值形态变化发展过程，还应考虑诸如文件背景、结构等因素的变化，甚至还应重新考虑“划分”这一行为本身的合理性。

　　电子文件时代，电子文件的保管更多地关注其可读性、真实性与完整性，而对于其物理载体的保存场所没有太多要求。电子文件始终存在于一个虚拟的网络之中，每一阶段所特有的方式、服务对象、保存场所之间已没有了严格意义上的对应关系。

　　二、应对挑战的相关理论：电子文件生命周期理论

　　从以上分析不难看出，电子文件时代的来临对文件生命周期理论的冲击是全方位多层次的。面对电子文件的挑战，国际档案界主要存在两种观点：一种认为，文件生命周期理论作为正确揭示文件运动过程及其规律的科学理论，具有普遍性，仍然适用于电子文件，主张对原有文件生命周期理论进行适当调整与修改，赋予文件生命周期理论新的内容，形成电子文件生命周期理论；另一种则认为，文件生命周期理论已不能适用于电子文件，应该发展一种新的文件运动理论——文件连续体理论来描述电子文件的运动过程并指导电子文件的管理。

　　我国档案学者黄霄羽认为，电子文件生命周期理论应包括以下四个基本点：一是电子文件从形成到销毁或永久保存同样是一个完整的运动过程，这一过程应该纳入统一的电子文件管理系统之中；二是电子文件的完整运动过程依据电子文件价值形态的变化也可以分为若干阶段，不同阶段之间没有明确界限，后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；三是电子文件在第一阶段因特定的价值形态仍然具有不同的服务对象和管理方式，但电子文件的阶段性与其保管场所的对应关系语境弱化，甚至可能消失；四是对电子文件运动过程应进一步加强全程管理和前端控制，需要将起点延伸到电子文件管理系统的设计之中。

　　三、构建新的文件生命周期理论

　　1.文件生命周期理论仍然适用于电子文件

　　信息时代的到来以及日益广泛的电子文件，给我们带来了“狼来了”的感觉，如何做到“与狼共舞”的洒脱一直是各国档案工作者和档案学者试图寻找的答案。文件连续体理论的提出是这种探索中一个大胆的尝试。笔者以为，对原有的文件生命周期理论进行挖掘和创新，使之在电子文件时代产生新的魅力更具有实践意义，更能体现出理论的价值。

　　2.从电子文件运动过程的特点看，它们与纸质文件相比有所不同

　　研究电子文件运动过程及其规律，不仅要研究与纸质文件的共性，更重要的要研究它们的不同之处。笔者认为，与纸质文件相比，电子文件的运动过程具有以下四个特点：

　　第一，电子文件运动过程与电子文件管理系统不可分离。电子文件管理系统是人们为了有效地管理电子文件，保证电子文件的行政有效性和法律凭证性作用而设计、实施的软件及相关的政策、措施，其核心是一套旨在制作、处理、归档和保管电子文件，以维护其真实性和可读性的计算机应用程序。电子文件是随着信息技术与计算机技术的发展而产生并发展起来的一种文件形态，具有系统依赖性特点，必须依赖于计算机系统（或电子文件管理系统）制作、读取和管理。

　　第二，电子文件运动过程各阶段之间的界线没有纸质文件明显。电子文件运动过程的核心是文件价值形态的变化发展过程，仍然会遵循从第一价值到第二价值的变化发展规律。基于价值形态的划分，各阶段之间是相异的，不同点是明确的，但由于电子文件运动过程的多维性，涉及到的内外因素较多，因而各阶段间的界限又不是特别明显。

　　第三，电子文件运动过程中经常会出现回流现象。电子文件具有动态性和可操作性特点，后阶段的电子文件在利用时被“激活”，原封不动地被用来形成新的电子文件，又“回流”到了现行文件的行列。档案工作者石磊认为，“电子文件转化为电子档案不是单一的不可逆的线性过程”，这是电子档案形成的两大规律之一。

　　3.文件生命周期理论应做部分修改与创新

　　基于以上分析，文件生命周期理论仍然适用于电子文件。但由于电子文件及其运动过程的许多特点，在纸质文件时代形成的文件生命周期理论应该做部分修改与创新。笔者认为，这些修改与创新主要是方法论原则这一层面上的，电子文件生命周期理论应包括以下六个基本内容：一是电子文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统中；二是电子文件完整的运动过程依据其功能和价值形态的变化可以分为若干阶段，不同阶段之间应有明确的界限，只是没有纸质文件那么明显而已；三是电子文件在各个运动阶段因特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和管理方式，电子文件的阶段性与保管场所之间的对应关系已经弱化，甚至可能消失，而电子文件的阶段性与其控制者（或控制机构）之间的对应关系应得到强化；四是文件运动过程中的跳跃与回流现象具有普遍性，且规模更大、更加频繁；五是对电子文件运动过程应加强全程管理与前端控制，起点应向前延伸到电子文件管理系统的设计之中；六是应明确区分电子文件生命周期与电子文件管理系统的生命周期，不可将二者混为一谈，电子文件生命周期理论只研究电子文件本身的运动过程及其规律。

作者介绍：段书权　湖南女子职业大学