采购员PK 供应商
采购员PK 供应商
作者:修弘
来源:《现代工商》2011年第12期
“采购”,是企业运营的重要部分,内容包含了采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道,建立何种关系,如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体,以及合同如何确立等项目。不要小看采购员这个“小职业”, 随着买卖双方间较量的不断升级,买方公司管理都在很大程度上依赖采购谈判。
狡兔三窟,有备在先
一种最新的采购趋势是寻找独家供应渠道。美国皮特尼公司采购总监布雷茨认为,这种方法让采购变得简单多了。因为选择单一货源,使得企业购买力无法由两三家供应商分担。一旦唯一的供应商出了问题,企业容易受到波及。
基于以上原因,在签订独家供应协议时,采购经理们往往摆出一副铁面孔。布雷茨承认,他们有备在先。这包括查阅供应商的财务数据、核心参考材料,并“事先探测出所有潜在问题。”一旦真遇上麻烦,买方会尽力帮助卖方。“我们试图抓住问题核心。这话不是说的好听。我们希望解决问题,而不是更换供应商。”
成本仍然是独家供应协议中争执的焦点。大批发商一般会关心供应商的财务状况是否良好,而制造商却考虑得很多,因为它要保证主要供应商能够通过成本加利润协议和长期合同获取合理利润。这种做法最常见于汽车公司。克莱斯勒公司的采购副总裁托马斯认为,“当你开始将供应商视为专家时,他们就成了脆弱的合作伙伴,而不是随手可换的商品。”
克莱斯勒已经放弃了对立态度,不再强硬要求对方削价。它取消了许多供应商的相互竞价规格的规定。现在,它领先供应商设计并制造高质量、合乎通用规格、低成本的零配件。事实上,当供应商找到降低成本的新途径时,克莱斯勒会与之共享其成。供应商也可能因此得到长期合同。
采购法律专家莱丝丽列举了几种陷阱:第一,独家供应协议的一方,通常情况是卖方,突然改变条款。假设供应商突然宣布要提价25%,这就意味着买方将束手无策,因为它没有第二家供应商可供选择。莱丝丽发现,当合同中没有指明买方有审查卖方账目以掌握定价信息的权利时,这种情况最常发生。所以,她建议,要么让采购方的公司掌握尽可能多的查价权利,要么“狡兔三窟”,平时积累资源,紧要关头不至于吊死在一家供应商上。
那些活跃在买卖前线的我给我们提出了大量实用的建议:
在采购前,了解基本法律知识,如反托拉斯法、合同、单据、条款和条件、破产法、专利/工程资产所有权等。要知道有不少人都企图靠欺骗外行过日子。
对成本和销售毛利心中有数。一桩赔本的生意可成为一次教训,但一个以亏损告终的长期合同可能导致破产或一场漫长的官司。
充分发挥管理信息系统的作用,不仅要更快更好地提供成本和利润报表,而且还要通过电子数据交换进行交易。越来越多的采购商使用电子化交易手段,拥有这类系统能为他们带来竞争优势,对小公司尤其如此。
掌握缩小分歧的谈判技巧。如果采购员一味屈服于供应商,在高压下作出让步,那你真该考虑换人了。采购员正确的做法是,摆出充分理由,以买方可以理解的方式说明你的成本、条件和条款。盲目接受卖方的规格要求,会在竞价中处于被动。
有意大批量购买的采购员,通常都会要求大折扣价格,但是供应商为了确保有利可图,通常不吃这套,或者作出的让步不多。这时,有经验的采购员应该会虚报其他供应商报价。老练的采购员不会说:“某某公司给我出的价是3美元,你却要3.9美元。”相反,他会说:“我只能出三美元的价,你自己看着办吧。”当然,关键是采购员得学会“狡兔三窟”,平日切忌将全部希望和信任投诸一家供应商。
像小孩一样谈判
如果要和孩子们争论什么事儿,最终获胜的往往是他们,而父母则会败下阵来。的确,小孩子是世界上最棒的谈判高手。那么成年人如何能够掌控小孩子所拥有的那些令人震惊的技能呢?美国著名管理学家比尔·安德鲁,为我们介绍了一些小孩子的谈判技巧,如果你能用上,几乎可以做到屡试不爽。
装糊涂。孩子们在运用这一技巧时有下面两种表现:他们要么装作没听明白,要么装作没有听见。比如某个小孩会用逐渐升高的语调说,“什么?什么?什么?!”最后,其他孩子不再和他争辩了。出于无奈,他们会接受这样的事实,就是和这个小孩说不明白。假装没听见适合这样一种情况,就是你永远也不会和对方共事了。如果是在自己的公司这样做,大家会觉得你不听他人意见或缺乏敏感性。假装你不懂对方要什么或说什么,还可以起到在未做好充分准备的时候推迟谈判的作用。在这种情况下,这样做的目的是控制时间以为自己争取利益。
搞结盟。孩子们学什么东西都很快,因此,他们如果共同协作,常常能更快地完成更多的工作。结盟不仅可以使个体能够互相协作,而且还意味着人们在工作中没有内耗,也就是说,你不必分散你的智力资源,而是专注于主要目标。但是你只有了解合作伙伴的要求是什么才能结成联盟。所以,要了解他们的需求。一旦确定了谁是和你一伙的,谁是和你作对的,你就得了解你的这些人,他们的长处和短处分别是什么。你想做的肯定不仅仅是和他们一起共事吧。所以要找出你们有什么共同点和不同点。这样,就能更好地理解多样性并找到你所缺乏的而其他人所拥有的素质和资源。