电子邮件的写法

送信者、宛先、ＣＣ、ＢＣＣ

送信日時、件名、添付フゟイル名など

メール本文

(メッセージ)

署名

差出人の情報

１）宛名

①社外文書の場合は、相手の会社名・役職名・名前を書き敬称は「様」とすることが 一般的である。

注）複数の宛先の敬称に「各位」を用いる場合、「各位殿」としない。

各位は敬称であり、「各位殿」は二重敬語となり誤りである。

②社外宛てのＥメールを、二人以上に送る場合は、個人情報であるメール゠ドレス を送り先相互に知らせないようにする。

このような場合には、ＣＣ（カーボンコピー）欄は使用せず、ＢＣＣ（ブラインド カーボンコピー）欄を使用する。

③同一メールを多数に同送する場合、下記（例１）のように宛先をメール゠ドレス だけで表示すると見にくくわずらわしくなる。

部署、名前の漢字表示を併記すると見やすい（例２）

（例１）

〈suzuki.y13＠sys.yzk.co.jp〉〈sato.t12＠sys.yzk.co.jp〉〈tanaka.ｓ11＠sys.yzk.co.jp〉 （例２）

“鈴木部長様（製造・管理）”〈suzuki.y13＠sys.yzk.co.jp〉

“佐藤太郎様”〈sato.t12＠sys.yzk.co.jp〉

２）ＣＣ（写し：カーボンコピー）

ＣＣは、Ｅメールのもつ便利な機能であるが、本当に送信が必要な相手か十分に検討 した上で送り、乱用は避けるべきである。

３）件名

①件名は、受信者の目に最初に留まるものだけに、その表現は大事なものである。 件名は、文書のタイトルであるから、簡潔に、明瞭で、一見しただけで用件を相手が 理解できるように書くことが大切である

（例１）「議事録」としないで「第７回品質委員会（04/10/20）議事録」のようにすれば、 会議の内容が分かりやすく検索もしやすいものになる。

（例２）「インサートピン不具合」としないで本文の用件にふさわしく「工場見学の依頼 （インサートピン不良の工程確認）」などとするとよい。

（例３）「○○の誤配送をお詫びします」などの表現も直接的で分かりやすく、本文で誤 配送の理由や再発防止などを記載すればよい。

②重要メール、緊急メールの場合

特に急を要するもの、重要な場合は、件名に【緊急】、【重要】の文字を入れて、相 手先に優先度の高いメールであることを知らせるとよい。

（例）【至急】○○会議の日程変更

紙の文書は、文の先頭から順に読まれることを前提に書かれているから、読み手は、 途中を読み飛ばすことはあっても文書の先頭から目を通すが、画面上では、リンクをた どって必要な箇所を拾い読みしていく事が多い。

Ｅメール文は、この事を意識した文章構成、レイ゠ウトをしておく事が大切である。 １）メール文の構成、レイ゠ウト

Ｅメールは、画面サイズの制約、行間が狭い見にくさ、一覧性を高める区切りなど、 画面を見やすくすることを考慮し下記の諸点を注意して構成・レイ゠ウトするとよい。 ①一つのメールは、一つのテーマを原則とする。

（件名と内容が一致し、整理・検索性がよい）

②メール文の並べ方は、左揃えとする。

③一行あたりの文字数は、全角３０～３５文字を目安とする。

④一覧性を考慮して、メールは２０行以内が好ましい。

⑤２０行を越える場合は、２０行に一つ以上の小見出しをつける。

⑥段落間に空白行を入れて、文の区切りを視覚的にも分かりやすくする。

⑦「記」は、「左揃え」となって効果が少ないので使用しない。

⑧機種に依存する文字や、記号はソフトウエ゠を誤作動させる可能性が高いので使用 しない（マルつき数字、半角カタカナなど）

使って安心な記号に以下のようなものがある。

、。，．・：；？！゛゜´｀¨＾￣＿ヽヾゝゞ〃仝々〆〇――‐／＼～∥｜…‥‘’“” （）〔〕［］｛｝〈〉《》「」『』【】＋－±×÷＝≠＜＞≦≧∞∴♂♀°′″℃￥＄￠ ￡％＃＆＊＠§☆★○●◎◇◆□■△▲▽▼※〒→←↑〓

２）メール文の書き方

①社外向けメールの場合、ヘッダー部とは別に、本文の頭に、あらためて「宛先・宛 名・ＣＣ先・発信者」を記載する。

②挨拶文には、「拝啓、貴社ますます…」は用いず

「お世話になっております」

「この度は○○くださり、ありがとうございました。」程度に簡素化する。

③本文にも「敬具」は用いず

「まずはご報告まで」

「よろしくお願いいたします」などと簡潔にする。

④面識のない人にメール連絡する場合は、初対面の人と話すときと同じ程度の礼節を もって、簡単な自己紹介をしてから、用件に入るようにする。

⑤過度の敬語、丁寧語は使用しない。

（例）「工場をご見学になり、新製品をご覧になりました」は

「工場を見学、新製品を見られた」

「お忙しいところ、誠に申し訳ありませんが、ご協力の程お願いいたします」は 「よろしくお願いいたします」程度の簡潔文にする。

⑥主題を明確にする。

⑦文は、できるだけ短くする。

⑧一つの段落の文字を少なくする。

⑨一つの項目は、一ページで完結させる。

⑩文体は、「…です、…ます」調で統一させる。

⑪記述の順序は、下記のようにすると分かりやすい。

・結果を示してから、理由を述べる。

・総論から各論に展開する。

・緊急度、重要度の高い順に書く。

・時間の流れ、工程の順に書く。

⑫箇条書きを活用する。

箇条書きの項目は、読み手の理解を助けるよう、規則性をもたせるとよい。

・重要な事から順に

・時間の経過の順に

・径路の順に

・手順の順に…等

⑬6W-2H でまとめてみる。

（いつ、どこで、だれが、だれと、なぜ、なにを、どのように、いくらで）

⑭句読点「。」「、」を忘れないでつける。

⑮転送メールには、メッセージを添える。

（例）「参考までに転送します」「原文を確認下さい」…等

Ｅメールでは、メールの最後に発信人の氏名・メール゠ドレス・会社名・所属・電話 番号・FAX 番号を入れることが常識である。必要な場合は、住所も記入する。 ○○株式会社

○○部○○課

鈴木信吾

Email：suzuki.s13＠sys.yzk.co.jp

TEL/FAX：03-333-○○○

メールを書き終えたら、読み手の立場で文章を点検する（18 ページ参照）

・宛先は、正しいか、メール゠ドレスに誤りはないか。

・CC 先は、よく検討したか。

・件名は、効果的なものになっているか。

・記載事項に抜けはないか。…等

返信を求める場合には、送信文を引用して素早く返信できるように配慮して書くとよ い。

①原文（返信に対する配慮のないメール）

②返信を配慮したメール（段落を分け、箇条書き）

③２の送信文を引用した返信メールの例）

MX－１は、生産中止になり、次期モデルはMY－１、MY－２になります。

どちらにしましょうか？次期モデルの出荷は、１１月５日(金)の予定ですが、それで間に 合うでしょうか？もしそれ以前に必要なときは、希望日を知らせて下さい。調整できると 思います。

１．MX－１は、生産中止になり、次期モデルはMY－１、MY－２になります。

どちらにしましょうか？

２．次期モデルの出荷予定は、１１月５日(金)ですが、間に合いますか？

３．それ以前に必要なときは、希望日を知らせて下さい。調整できると思います。 ＞MX－１は、生産中止になり、次期モデルはMY－１、MY－２になります。 ＞どちらにしますか？

MY－１にします。

＞次期モデルの出荷予定は、１１月５日(金)ですが、間に合いますか？

間に合いません。

＞それ以前に必要なときは、希望日を知らせて下さい。調整できると思います。 １０月３０日（土）を希望します。調整できますか？