会议费报销制度
会议费报销制度V1.0
为了保证公司各项业务活动的正常开展，公司本着合理使用资金的原则，制定公司“会议费报销制度”，具体规定如下：
一、关于会议费备用金的申请流程
若因工作或管理需要，确实需要召开会议的，可以从公司借取该笔款项，但是在会议结束的一个礼拜之内，务必报销并结清该费用。
1.公司各部门组织的会议，由具体召开会议的部门（人员）向行政部申请（具体申请形式由行政部决定），由行政部将提交上来的开会申请汇总后提交到行政中心，经行政中心审核批准后，由行政部将向财务部申请该费用（提前3天提交到财务部）所有的借款均要在预计使用时间前7个工作日交到财务部，由财务部审核后支付借款；
2.对于确实因办事处或各个部门管理需要，召开的会议、培训以及办事处/产品线内部沟通发生的一些费用，由各部门主管提前一周向行政中心申请，经行政中心审核批准后，由申请该项费用的部门向财务部申请（提前3天提交财务部）同上，由财务部审核后支付借款。
二、会议费包括内容
1. 会议支出分类：
（1）召开大型会议所必须的场地租金(发票开：场租费、场地费、租赁费)及布置会场费用（根据购买物品不同可以开出不同类的发票，在开发票时可以参考备用金细则），（此费用特指公司级的大型会议，比如：公司年会等）
（2）会议用餐费用 发票可以开：会议费（最好），也可以开成餐费
（3）去外地召开公司级会议而租用的车辆或发生的路途费等发票开成租车费
（4）去外地召开公司级会议而发生的人员住宿费等费用发票开成住宿费
（5）其他未列名的费用可以按备用金细则中的规定开发票
三、各级别会议费的限额：
1、公司级会议限额：年会：400元/人，上下浮动不超过10％；半年会/季度会：餐费75元/人天，住宿100元/人天，场租1500元/天，浮动不超过10%
2、部门会议限额：餐费60元/人天，场租1000元/天（600元/半天）。
3、产品线会议限额：餐费50元/人天
四、会议费的报销流程
会议结束后，会议召开人（或行政部）应尽快报销该费用，并结清该备用金。报销流程如下：
1、公司级会议由行政部统一报销，首先报行政中心审核登记，之后报财务部二次审核，并结清该笔备用金借款。
2、其他部门组织的会议，由各部门会议召开人报销，并经办事处的上一级领导签字（产品线会议由产品线经理报销办事处主任签字审核、办事处会议由办事处主任报销）后报行政中心审核签字并登记，之后报财务部二次审核，并结清该笔备用金借款。
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五、报销具体规定
1、有关会议费的发票必须为正规发票，且该单据另外贴票，不要与其它单据一起粘贴；
2、在发票费用项目上注明为“会议费”或“会务费”、“餐费”、“住宿费”，不得出现“礼品”等字样。发票抬头必须为公司全称：“北京华信东方科技有限公司”。(根据费用发生的项目不同，开出不同的发票，见上面会议分类支出中标明的)
3、贴票时需要附加“会议费”的明细清单，会议期间的餐费需要附加“餐费水单”，其他费用均需要附加“明细单”或正规的“销售小票”；
4、贴票时经办部门需填写《会议费报销明细单》，均需注明会议召开人、会议主题或内容、会议要达到的目的、会议起止时间、与会人数和人员、与会天数、各项费用的金额以及总计金额。（填写时按照自然天一次粘贴）并将该《明细单》粘贴于本次报销的会议费的最后一页。（具体见模板）
5、报销会议费时，需附会议通知和会议/培训签到表。
6、其他未尽事宜将酌情处理。
六、不予报销的情况
1、非正式的发票不予报销。
2、对于开具的发票不清楚或项目不全（包括发票抬头、发票内容及发票的大小写金额）、与实际费用项目不符、有涂改痕迹、无财务章或发票专用章的，一律不予以报销。
3、没有填写《会议费报销明细单》，或者虽然填写了该《会议费报销明细单》但是没有粘贴的，或者虽然填写并粘贴了，但是填写不完整、不规范的，不予报销。
4、未提交会议通知和会议/培训签到表的不予报销。
5、虽然填写了《会议费报销明细单》，但是该《会议费报销明细单》与会议内容不符，或者该会议内容不符合行政部规定的报销内容的，不予报销。
6、对于没有举行会议，但填写了《会议费报销明细单》的，将不予报销，由行政中心核实，如属虚假报销的，在全公司范围内通报批评，严重者处于报销人300元/次的罚款，罚款由财务部从工资中代扣。
六、附则
此规定从文件下发之日起执行，解释权归公司行政中心和财务部，行政中心负责核实该笔费用，财务部负责审核票据。
七、附件
《会议费报销说明单》
《会议/培训签到表》
2 会务费报销说明单.doc 会议、培训签到表.doc
《会议通知》
会议通知.doc
XZ【2010】002号会议费报销制度V1.0.pdf
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