制造业公司采购比选流程管理制度

公司采购流程管理制度

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

一、采购部门与请购部门职责的划分

1、公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报，生产原材料采购由生产技术部提供采购计划后库房查库提供差缺，采购部门负责办理询价、议价，待批准后采购。

2、公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报采购计划办理批准后转交采购部询价采购。

3、对于设备及其他固定资产的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购。

二、采购比选领导小组名单

组长：薛发正 副总经理、工会主席 成员：易永刚 常务副总经理 侯 兵 生产副总经理 杨 敏 财务经理 三、采购部职责

1、根据申购单采购原、辅料及办公用品；

2、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

3、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； 4、对于紧急请购项目应优先处理；

5、原材料采购项目应了解市场行情后向生产厂家和供应商直接询价。 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；

6、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品。收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想价格；

7、遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于40万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书；

8、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 9、除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购；单次采购金额预算价格在40万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导及比选领导小组参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；

10、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 11、请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后采购。 12、采购部应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料。参考目标或理想价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

13、采购部应就公司内所需要的材料，提供市场行情资料，作为作为采购及价格审核的参考。

14、现款采购：采购员凭有总经理签字的借款单向财务部借款，物

品采购回厂后，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由质检部验收库房入库并开出入库单。入库单必须通过采购员、库房、财务签字，随同购货发票、比选单经总经理签字后到财务部办理报销手续。

15、订单采购：供应商货到经质检部检验后，由采购员到库房办理入库手续，由库房保管员验收并开出入库单。入库单必须通过采购员、库房签字，随同购货发票、比选单经总经理签字后到财务部作往来帐。供应商需要结款时，应凭送货单、入库单到财务部办理结算手续。

16、采购的所有物品均需开具增值税发票。 四、采购方式

比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力； 一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门协同比选领导小组集中办理邀标采购。

2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的原材料及辅料，采购部门应事先选定供应厂商，签订长期框架供货合同，确定供货期、质量要求等条件。根据需要提出请购， 每次采购需在采购计划提出后进行询价、议价，需公司比选领导小组或主管领导书面同意方可定价进行采购。

3、 低值易耗品采购在指定供应商处购买。

4、采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效，大额材料请购及合同签订由总经理办理。

5、遇公司生产、生活急需的物资，比选领导小组或公司领导不在的

情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后采购部在长期报价供应商内询价、议价后采购，签字手续后补。

6、如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明，经公司领导签字后请购。

五、采购询价周期的规定

1、单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可短距采购的物资及产品的采购询价周期不应超过2天，经比选小组同意后方可采购；

2、单次采购金额预算在10万元以下的项目比价采购，采购询价周期不应超过3天，经比选小组同意后方可采购；

3、单次采购金额预算在40万元以下的项目，采购询价周期不应超过5天，经比选小组同意后方可采购；

4、单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购询价周期不应超过30天；

5、请购部门应按照以上（1）-（4）条中规定的时间提前提报请购单，采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；

6、遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略； 六、采购比价、议价结果

1、比价、议价结果汇总应完整列出报价、交货期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，由比选小组按照顺序逐一审核；

2、如比价、议价结果未通过比选小组领导审核应进行修改或重新比价、议价。

3、比价议价汇总表会签完毕后方可进行合同的签订及采购工作；

4、签订的所有合同应及时报送财务部门。 5、其他约定根据合同执行

6、已签订合同由采购部负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；

7、已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

8、合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；

七、检验与入库 1、检验：

（1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；

（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；

（3）质检部门在接到采购部检验通知后应及时检验，并出具报验结果；

（4）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。 2、入库：

（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；

（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；

（3）质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；

（4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；

（5）外协加工件应及时检验并入库；

（6）质检合格后的固定资产按照公司财务规定入库。

附表2

比选汇总表