龙湖最全房地产管理制度 (三)

第6章、行政办公管理制度

1、每天工作起讫时间可根据季节变化由集团总部统一确定。

2、员工须准时上下班。新员工在试用期内无故迟到、早退累计三次以上者按辞退处理， 无故旷工者作辞退处理。

3、考勤由人力资源部管理，各售楼部、工程部设兼职考勤员，负责本部门的考勤管理， 并于每月一日 12 点前将考勤表送交部门经理审核后报人力资源部（工程部的考勤表须经项 目副总经理审核后再报人力资源部）。

4、员工出勤状况除反映在当月工资上外，也是员工绩效考核的组成部分。

6.1.2请假

1、员工请病假必须出具市级以上医院的诊断病历及病休证明。

2、员工因公致伤不能上班的，可申请公伤假，但需持市级以上医院的诊断证明，连同 旁证和事故报告单（伤势较重的还需劳动主管部门确认）。

3、员工请事假须于事前请假，填写《请假申请表》，员工事假期间不发薪。

4、子公司部门副职以下员工请假，一天以内由部门负责人批准；一天以上一周以内由 分管副总批准，一周以上由总经理审批；部门正职员工，一天内由分管副总批准，一天以上 由总经理批准；副总经理向总经理请假；总经理向总裁请假；请假单须在当日报综合管理中 心备案。

5、集团总部各部副经理（含）以下员工，一天内由部门经理批准；一天以上一周以内 由中心、办负责人批准；一周以上由集团分管领导批准；部门经理三天以内由中心、办由负 责人批准，三天以上由集团分管领导批准；中心、办负责人由集团分管领导批准；总监、总 工、副总裁及其他同职等管理人员由总裁批准。

6、员工因私离开工作地去外地，行前必须告知其上级。

7、假期结束后，必须在上班后第一天上午到人力资源部销假。

6.1.3外勤

1、员工外地出差，必须及时告知直接领导，并在出差前到人力资源部办理登记手续； 到达目的地后，及时将联系电话告知人力资源部。

2、部门负责人出差前必须办理职务授权委托书，并安排好工作。正职出差期间的工作 由副职负责。

3、员工因公本地外出未能正常考勤，应向其直接领导请示。

6.2 休假管理办法

6.2.1休假管理程序

1、休假由人力资源部统一管理，并建立书面和电子文件存档。

2、休假人须到人力资源部填写《员工休假申请单》，注明休假时间。 子公司人员休假审批程序为： 部门副经理（含）以下员工休假：休假人→部门经理→人力资源部→分管副总→总经理； 部门经理、副总休假：休假人→副总→人力资源部→总经理。 总经理休假：休假人→总裁→人力资源部。

集团总部人员休假审批程序为： 部门副经理（含）以下员工休假：休假人→部门经理→人力资源部→中心、办负责人；

部门经理休假：休假人→中心、办负责人→人力资源部→集团总部分管领导； 中心、办负责人休假：休假人→集团总部分管领导→总裁； 副总裁、总工、总监休假：休假人→总裁→人力资源部。

3、子公司副总（含）以下员工超假需经人力资源部审查并经总经理批准；子公司总经理及集团总部所有员工超假需经人力资源部审查并经总裁批准。超假按事假处理或作调休处 理。

4、休假前必须安排好假期的工作，并做好委托工作，委托书报人力资源部存档。

5、不能按期休假，也可以由人力资源部出具调休证明，在以后月份调休。

6.2.2国家法定节日

员工按国家规定法定节日休息。

6.2.3月休假

1、驻外人员原则上每月休假 5 天（含在途，不含周日）。

2、因工作繁忙不能休月休假者，次月休假可适当延长，或调休。

6.2.4年休假

凡不享受月休假的员工，服务满一年后每年可享受 15 天年休假（含周六、日），若因工作需要未能享受年休假，则未休假时期视作加班，按 100 元/天发放加班费。享受月休假的 员工不享受年休假。

6.2.5其他假

其它假按国家相关规定办理。

6.3 车辆及司机管理办法

6.3.1管理原则

1、确保公司对外往来的高效有序。

2、外事优先，急事优先，安全第一。

3、车辆及司机由行政部集中统一管理。

6.3.2用车办法

1、行政部指定人员调配车辆。

2、各部门公务用车，应向行政部派车人提出用车申请，由行政部统一安排。

3、除总裁、总经理的车辆原则上不调用外，集团公司为其他各级人员所配车辆，在优 先满足其上下班及外出用外，行政部可以调配使用。特殊情况下需用总裁或总经理的车辆时， 必须征得总裁和总经理的同意。

5、车辆外借，必须经行政部及综合管理中心负责人同意。

6、节假日或下班后，公务车应停放在公司指定地点。

6.3.3司机管理

1、安全行车，爱惜车辆，保持车容整洁。

2、服从管理，听从统一调配。

3、严禁酒后驾车和超速行驶。

4、了解随车证照的一切情况，需办理的各种手续应提前两周交综合管理中心统一办理。

5、上班时间未被派车的，应随时在行政部等候出车。

6、总裁配专职司机，其他人员出长途或外联需司机，由行政部调配。行政部要调配总 裁专职司机，必须征得总裁同意。总裁专职司机在总裁出国或出差不需用车时，专职司机可 由行政部统一调度。

6.3.4车辆维修

1、责任司机必须对车辆做好例行保养工作，保持车况良好。

2、车辆若需送修，司机必须填写维修申请单，经行政部负责人、财务及分管领导批准 后方可送修。行政部必须做好维修结果的复核工作。

3、车辆发生交通事故，根据事故责任大小对驾驶员进行相应处理。负完全责任者，按 保险公司赔付款项的 2-5%扣款；负主要责任者，按所赔付款项的 1%扣款。私自出车发生事 故，由司机承担全部责任。

6.4 工作计划管理办法

工作计划包括例行工作计划和专项工作计划及月、周工作报告。例行工作计划包括公司、 部门及岗位的年度工作计划、月度工作计划及周工作计划；专项工作计划主要指各部门职能 范围内业务工作计划，主要有针对项目或单项工作的整体计划、年度计划及月度计划

6.4.1例行工作计划

(1)年度工作计划 集团公司综合管理中心根据集团公司战略规划、近期目标和集团公司董事会、总裁办公

会议议定的下一年度总体目标，在上一年度工作总结的基础上，制定出集团公司下一年度工 作计划草案，计划草案经总裁办公会议讨论通过后，下发至各中心、办及各子公司。

各子公司在总结上一年度工作的基础上，根据集团公司发展规划、集团公司下一年度工 作计划及子公司项目进展情况，起子公司年度工作计划，经总经理办公会议讨论通过后，报 子公司董事会及集团总部审批。

各中心、办及子公司各部门总结上一年度的工作、根据集团公司及子公司下一年度工作 计划，结合部门各项工作的进展情况，编制部门年度工作计划草案，在集团公司批准子公司 年度计划后，对草案进行修正，报分管领导批准后实施。

各子公司、各级部门的年度计划必须及时报综合管理中心备案。

(2)下半年度工作计划 六月末七月初，在总结上半年度计划实施情况的基础上，集团公司、子公司及各级部门需要对下半年的计划及实施进程进行调整，以确保年度计划的完成。 调整后的下半年度工作计划经上级机构批准后实施，各级部门计划经分管领导批准后实施。

调整后的各子公司、各级部门下半年度工作计划必须及时报综合管理中心备案。

(3)月度工作计划 在每月底，各级部门总结本月的工作，对照年度计划执行情况，对下月度工作做出计划安排，经分管领导批准后实施，并于每月最后一天上午报综合管理中心备案。 综合管理中心根据集团公司年度计划、下半年度工作计划及实施情况，参考各子公司、各级部门的月度工作计划及总结，对集团公司本月工作进行总结并编制下月工作计划，报总 裁批准后实施。

各岗位根据部门负责人的分工安排，对本岗位本月工作进行总结，下月度工作做出计划， 经部门负责人同意后实施。

6.4.2专项工作计划

专项工作计划是各部门职能内的工作，根据内容的不同分别报董事长、总经理、副总经理、部门负责人同意或有关会议讨论通过后实施。

1、综合管理中心

（1）人力资源规划

（2）项目管理费用控制计划（全过程计划、年度及月度计划）

（3）公司年度、月度管理费用控制计划（含车辆、通讯、办公用品等）

（4）公司年度工资计划

（5）部门职能内其它专项工作计划

2、总工办：

（1）新产品研发计划

（2）规划设计成本控制计划

（3）产品及分项定位计划

（4）全过程技术工作管理控制计划

（5）部门职能内其它专项工作计划

3、销售中心

（1）销售计划（全过程计划、年度及月度计划）

（2）资金回笼计划（全过程计划、年度及月度计划）

4、策划中心

（1）营销成本控制计划

（2）广告促销计划

（3）部门职能内其它专项工作计划

5、财务中心

（1）年度财务计划

（2）年度、月度资金计划

（3）项目总成本控制计划（全过程计划、年度及月度计划）

（4）项目财务成本控制计划（全过程计划、年度及月度计划）

（5）项目预算

（6）项目造价中间跟踪

（7）项目决算

（8）部门职能内其它专项工作计划

6、招标采购部

（1）年度、月度材料设备采购供应计划

（2）年度、月度材料设备采购用款计划

（3）项目材料设备成本控制计划

（4）项目材料设备质量控制计划

7、子公司工程部

（1）工程月进度计划、年进度计划及整体进度计划

（2）材料设备需求计划（全过程计划、年度及月度计划）

（3）建造成本控制计划（全过程计划、年度及月度计划）

（4）部门职能内其它专项工作计划

6.4.3工作年报、月报和周报各子公司、各级部门在每年、每月、每周末向综合管理中心递交年度、月度、周工作总 结，综合管理中心将各子公司、各级部门工作总结报告汇总后，编写出集团公司工作年报、 工作月报和周报，及时分发至相关部门及人员，并报董事会。

6.5 印章管理制度

6.5.1管理权限及要求：

1、综合管理中心全面负责集团公司印章的管理；

2、集团公司及各子公司的行政章、合同专用章由综合管理中心负责管理；

3、财务专用章、公司法人代表章由财务中心负责管理；

4、各级部门印章由各级部门负责人负责保管，部门负责人出差或休假，部门章交其直 接领导保管；

5、各级公章必须实行专人保管，公章保管人员名单上报综合管理中心备案；

6、印章刻制由部门书面提出申请，报综合管理中心，经总裁批准后，由综合管理中心 统一刻制，申请部门办理领用手续，留存印样。

6.5.2审批权限：

1、集团公司行政印章和合同专用章必须经过总裁批准，方可使用；子公司行政印章和 合同专用章由集团总裁或子公司总经理根据相应权限划分审批；

2、公司财务专用章必须经过集团总裁批准，方可使用；

3、公司各部门印章，由各部门负责人批准，方可使用。部门负责人出差或休假，由其 直接领导批准。

6.5.3印章使用登记程序及使用要求：

1、用印登记：集团公司和各级部门均应设立印章使用登记册，登记册上必须注明用印 日期、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数；登记册应妥善保管，以备 查核；

2、用印程序：用印人签字→用印单位（部门）领导签字→分管副总裁（经理）审核→ 总裁（经理）批准→监印人签字→用印；部门用印参照执行；

3、印章保管员应认真审阅用印内容，严格按照授权范围使用，不得盲目盖章；严禁在 空白合同、空白纸张、空白委托书、空白证明上加盖公章；对于不宜用印的，应询问分管领 导；对于不符合手续的，应予以拒绝；

4、用印要齐盖在发文机关和日期上，一般要齐年盖月，所盖印章清晰并与发文机关一 致；若合同有多页加盖印章同时应注意要加盖骑缝章。

5、各部门必须在每月五号将上月的部门章使用情况汇总表上报综合管理中心。

6.5.4印章外借规定：

1、原则上印章一律不得外借，特殊情况需要外借，必须经集团公司总裁批准，在综合 管理中心登记，综合管理中心派专人陪同前往办理；

2、外借印章使用完毕，当日应交还印章管理人员，并及时到综合管理中心办理注销手 续。

6.5.5印章保管员的责任：

1、印章保管员必须严格按程序办事，防止印章被滥用、混用、代用或盗用；

2、印章保管员必须保管好印章，防止印章丢失和被盗，如发生丢失、被盗，必须立即 报告主管领导并采取补救措施；

3、印章保管员在外出时，必须请示综合管理中心负责人（部门章由部门负责人决定）， 及时安排代管人员代管，以免贻误工作；

3、印章保管员在外借印章前，应询问相关部门是否有印章使用要求，协调好各方面关 系。

6.6 档案管理办法

为规范档案管理工作，特制定本办法。

6.6.1公司档案

1、建档范围

（1）公司设立、审批、登记等方面的文件资料；

（2）公司董事会、监事会形成的文件资料；

（3）合同、协议等经营管理方面的文件资料；

（4）政府批文或纪要、规划文件及工程设计、施工等方面的文件资料；

（5）工程图纸；

（6）劳动工资、人事等方面的文件资料；

（7）公司日常管理中的决议、决定、规章制度等文件，各类会议文件、重要记录、工 作计划和工作总结；

（8）照片档案、广告媒体所产生的档案，电脑光盘档案；

（9）其它必须建档的资料。 2、公司档案管理体制

（1）公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制，由综合管理中心负责档案原 件的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导，综合管理中心设立专门档案室， 由文秘负责主体档案工作；财务档案由财务中心负责管理，管理办法同本办法；

（2）各部门形成的文件资料原则上先由本部门负责立卷和归档，在单项工作完成后， 应在第一时间向综合管理中心移交相关文件和资料（特别是政府批文及相关文件、规划文件、 策划文件等）做好移交记录；

（3）每项业务经办人应将其业务范围的文件资料及时交部门归档。 3、档案归档管理工作

（1）对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求，确定立档单位，并由送档人在登记 表上签字，表明档案文件已送达；

（2）分类：依据档案的内容等分成若干层次和类别；

（3）对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录，按一定顺序有效排列；

（4）在目录上补登新进档案名称及有关内容，将新档案存档；

（5）每年对档案进行一次整理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的资料进行修 补或复制；

（6）但在下列情况下，也要进行检查整理：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 4、档案的保管

（1）设立专门地点或专用文件库保存档案；

（2）做好防盗、防潮、防火等工作；

（3）公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密；

（4）档案柜保持清洁，不准存放无关物品；

（5）借阅人不得擅自将档案材料带到公共场合或外泄，否则后果自负。 5、档案的借阅

（1）凡需借阅者，需在《文件借用登记》、《证件借用登记》或《合同借用登记》上 签字；

（2）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、抽取或损 毁；在借阅中应遵循保密原则，一般应由本人自带，不得转带；

（3）档案交还时，须当面查看清楚，核对无误后，应予以注销，表明档案已归还； 如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6、档案的销毁

（1）对已失效的档案，编制销毁清册；

（2）办理销毁手续，须经董事长或总裁批准方能销毁；

（3）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

6.6.2客户信息档案

1、客户界定

（1）购买本公司商品房的客户；

（2）与公司有业务往来的供应商和经销商；

（3）公司有关的合作单位如媒体、银行、设计院、监理公司、策划公司、物管公司、 法律顾问等客户；

（4）政府相关部门及人员。

2、客户档案的建立

（1）综合管理中心负责公司所有客户信息的汇总、整理和管理；

（2）高层管理人员及各部门应做好往来客户的档案资料的归档并整理，在全部客户档 案报综合管理中心归档后，每月将新增客户档案资料报综合管理中心档案室存档；

（3）客户档案的基本内容为单位名称、地址、联系人、联系人职务、年龄、电话、邮 编、业务内容等。

3、客户档案的查阅

（1）部门（单位）负责人可查阅本部门（单位）客户档案，集团分管领导可查阅分管 范围内的客户档案，总裁可查阅所有客户档案；

（2）超范围查阅必须经总裁批准。 4、客户档案的其它管理办法同公司档案的管理办法。

6.7 会议管理办法

为了提高会议质量，规范会议程序，提高工作效率，特制订本会议管理制度。

6.7.1会议种类

1、集团董事会会议：为集团公司最高权力机关会议，根据公司章程规定举行，由综合 管理中心组织安排。

2、总裁办公会议：集团公司经营管理活动的最高决策会议，由总裁或其授权人主持。 具体规定见《总裁办公会议管理细则》。

3、总裁办公例会：集团公司定时定点召开的常规性工作例会，原则上为每周周六上午 召开，由综合管理中心组织，总裁或其授权人主持。会议主要对本周工作进行总结，下周工 作安排及重点、困难工作的协调。子公司部门负责人以上人员、集团公司总部各部负责人以 上人员或其委托人参加。

4、计划工作会议：原则上每年召开两次，年中和年底各一次，由总裁或其授权人主持。

会议内容主要通报总结前段计划工作完成情况，布置安排下一阶段的计划工作。 5、专题会议：根据工作需要，就某一具体问题，召集有关人员参加，寻求解决方案的、专门性会议。由主要相关负责人主持会议。 6、紧急或临时会议：就突发事件、紧急情况、临时出现的问题，召集有关部门进行紧急磋商、临时协调，寻求解决办法的会议，由相关部门负责人及相关人员参加。

6.7.2会议组织

1、所有会议由综合管理中心统一安排，根据会议内容、规模，确定时间、场地、参加 人员，进行会场布置。

2、会议通知分为电话通知和书面通知两种。电话通知必须通知到参会人本人；书面通 知必须传递到所在部门，并实行签收。

3、重要议题，综合管理中心必须提前二天通知参会人；一般议题，综合管理中心必须 提前 8 小时通知参会人。

4、会议实行签到制，统计实际到会人数，以备考核。

6.7.3会议要求

1、会议参加人员在会前应充分熟悉有关议题资料，力求发言针对性强、言简意赅。

2、综合管理中心应安排人员做好会议记录，并根据主持人要求，及时完成会议纪要。 必要时，要对会议形成的决议、决定进行跟踪检查。会议记录应在会后整理归档。

6.7.4会议纪律

1、参会人接到会议通知后，必须按时到会。因故不能参加会议，必须向主持人办理请 假手续，得到批准后，需另派代表列席会议。

2、参加重要会议，必须安排好自己的工作，原则上不能在会议中接待来访客人，手机 调成震动状态。

6.8 总裁办公会议管理细则

1、为加强日常管理工作，提高公司的经营决策效率，特制订本细则。

2、总裁办公会议（以下简称“会议”）是集团公司经营管理系统的最高决策层次，会议 所作决定一般由总裁签发，集团公司下属各子公司、各部门均需严格遵照执行。

3、会议由总裁直接提出，或由副总监以上负责人提出申请，总裁同意后召开。提请程 序：

（1）总裁直接提出的，应由综合管理中心准备会议资料，提前二天通知与会人员，并 告知具体的开会时间、地点、议题等；

（2）其他副总监以上管理人员提出的，提请人必须提前三天将提请召开办公会的议题 资料及提请申请交综合管理中心，待总裁批准后由综合管理中心提前二天通知与会人员和具 体开会时间、地点。

4、会议由总裁或综合管理中心召集。会议成员： 当然成员：总裁、副总裁、总工、总监、子公司总经理 子公司副总经理 综合管理中心负责人（兼负责会议组织和记录） 各中心、办负责人总裁可根据需要，邀请董事会成员或相关人员列席会议。

5、会议主要讨论、通过下列事项：

（1）集团公司发展规划及年度经营计划；

（2）集团公司的财务计划；

（3）集团公司人力资源计划；

（4）集团薪资及福利计划；

（5）投资项目可行性论证；

（6）集团公司的基本管理制度；

（7）项目的重大决策事项（如产品定位、开盘定价、销控调价等）；

（8）其它需总裁办公会议决定的事项。 6、会议应由总本人出席主持。总裁因故不能出席，可以书面委托其他成员代为主持。

委托书应载明授权范围。

（1）会议议程由综合管理中心确定并做出具体安排；

（2）为提高会议效率，会议召开前应做好充分准备，综合管理中心应于开会前二天将 会议有关资料送达与会人员；

（3）会议对所研究事项应尽量做出结论。对确实难以决定的事宜，应定下工作目标， 限令有关部门在指定时间内将有关条件落实清楚，然后再予决定；

（4）会议是公司经营决策的重要环节，也是各子公司、各部门经营管理工作的重要依 据之一，会后应对所议事项及结果制成会议纪要。主持人及记录员应在会议记录上签字，形 成的决议应制发成相关文件，下发到有关单位执行；

（5）会议成员应承担公司决策的保密责任；

（6）会议研究的事项，属董事会审批权限的，报董事会审批；属总裁职权范围内事项， 由总裁签发后执行；

（7）会议根据实际需要不定期举行。若无重大事项，原则上一个月安排一次碰头会， 以沟通信息，交流工作情况。

6.9 公文管理办法

公务文书是传递公司政策，发布规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况， 交流经验的一种重要工具。公司各部门必须认真做好公文处理工作，为公司开发经营活动服务。

6.9.1收文管理

6.9.1.1收文登记 文件的传阅、清退、移交立卷、归档及销毁等各个环节，都要严格履行登记和签字手续，

力求及时、准确、手续清楚。 凡主管单位托带或有关会议分发的正式文件，承办人或与会者须将文件交综合管理中心

办理收文手续。

6.9.1.2传阅须知

（1）由综合管理中心送总裁阅批后，据总裁批复意见后送相关人员和相关职能部门；

（2）阅文时间一般不得超过三天，如遇特殊情况，应向综合管理中心办理借阅手续；

（3）文件要求保持清楚，不要在文件上涂改、划线、损坏和严禁撕页；

（4）文件阅完后，需转有关部门办理的，应将文件交综合管理中心登记后，再传递， 文件不得自行横传；

（5）“三密”（秘密、机密、绝密）文件传阅后，应速交综合管理中心。交综合管理中 心前，应妥善保管好，以防泄密和丢失；

（6）节、假日期间没有阅完或办完的文件，交综合管理中心保管，文件一律不得自行 存放或带回家。

6.9.1.3文件借阅 文件由综合管理中心统一保管，一般不予外借。如遇工作需要借阅，须经本部门领导签字，并由用件人办理借阅手续，用完后迅速归还。

6.9.1.4文件清理 力求日清日结，分档保管，对上级下发的文件，特别是“三密”文件的收发、存放的数量要心中有数，以便随时调阅。

6.9.2发文处理程序

6.9.2.1拟稿

拟文必须慎重，以董事会或集团公司、子公司名义发出的各类文稿，须先由发文部门认 真研究，指定专人统一使用发文稿纸，原稿一律用钢笔书写，拟办人员要本着实事求是的精 神，按照有关规定，提出解决问题的办法和意见，不得模棱两可，朝令夕改；文件内容须商 洽的，应与有关部门沟通意见，不得各自为政。文件内容力求反映情况真实、观点明确、文 字精炼、层次分明、标点准确、篇幅简短。

原稿拟定后，由主办部门负责人根据预定意图审核并签字后送综合管理中心。

6.9.2.2核稿

各部门拟定的文稿，送综合管理中心，综合管理中心负责人针对文稿的主题全面斟酌。

6.9.2.3签发

文稿经综合管理中心核定后，送呈公司总裁签发，签发人应签署姓名全称和日期，签发 人只限一人，批语要肯切不含糊。

6.9.2.4编号

文稿经公司领导签发后，即视为定稿，然后交综合管理中心编写文件字号。

6.9.2.5缮打

文稿编号后，依公文的规范格式，按顺序或急件优先的原则安排打印。

6.9.2.6校对

文稿缮打完毕，送交拟稿部门进行核对，如有不清楚或错误，应及时修正。

6.9.2.7印制

文稿修订后，由综合管理中心按分发范围，复印、装订，然后办理发文手续。

6.9.2.8分发

由综合管理中心按规定部门、数量分发。原件综合管理中心归档。

6.9.3公文处理程序

一般包括收文、批转、会签、批办、承办、催办、办复、归档、立卷等。

6.9.3.1收文

收文是指公文的收进、登记和送阅。外部来文、集团公司各中心、办发往各子公司的 内部公文（即工作联系单）及各子公司发往集团公司领导或中心、办的内部公文，一律由 综合管理中心负责公文的收进和登记。公文收进以后，应在《收文登记簿》上登记，然后 迅速阅读批转。

6.9.3.2批转

批转是指综合管理中心对收文进行阅读后提出初步处理意见。综合管理中心的批转工作 分“内部来文”和“外部来文”批转。

（1）内部来文，是针对集团公司各部门、各子公司提请相关部门协商并报集团公司领 导批示的文件， “内部来文”经综合管理中心批转，相关部门会签后，交由领导批办；

（2）外部来文，是来自于集团公司以外单位，需集团公司职能部门或子公司处理的来 文，“外部来文”经综合管理中心批转后，交公司领导批办，相关部门、子公司承办。

6.9.3.3会签

会签是指文件经综合管理中心批转后，交由主办部门（或子公司）和协办部门（或子公 司）提出相关建议。会签工作完毕以后，必须经由综合管理中心交集团公司有关领导批办。

6.9.3.4批办

批办是指公司相关领导对文件及有关部门意见提出处理意见。

6.9.3.5承办

承办是指相关职能部门（子公司）根据领导批办意见，实施公文内容。文件经综合管理 中心批转及领导批办以后，原件存综合管理中心，复印件由综合管理中心交由相关部门承办。 凡属几个部门联合承办的文件，主办部门应主动做好协商工作，协办部门也应积极配合。

6.9.3.6催办

催办就是综合管理中心对文件承办情况的检查与督促。避免办公拖沓、文件积压，加速 文件运转。

6.9.3.7办复

办复是指对公文承办完毕后，承办部门将文件处理结果及时报告综合管理中心及集团公 司相关领导。

6.9.3.8归档与立卷 综合管理中心根据文件性质分类归档（书面和电子形式并存），对没有保存价值的文件，经领导签字以后销毁。

6.9.4文件查阅

6.9.4.1文件资料立卷 要正确反映本单位主要工作情况，便于保管、查找和利用。

6.9.4.2文件归档的范围 公司编号的文件，各种年度、季度报表，公司介绍信存根，收文登记簿，重要设备与基 建图纸，办公会记录，以及上级有关单位的重要决定、批复和长时期内有效的政策法规等。

6.9.4.3查档须知

（1）各部门负责人因工作需要，可按规定范围到综合管理中心查阅档案；

（2）档案卷宗均不外借；

（3）阅档中，严禁撕页、涂改、划线、损坏；

（4）如需摘抄或复印，必须事先经综合管理中心或集团公司领导批准；

（5）查阅保密性强的案卷（如总裁办公会议记录、纪要等），须经集团公司领导批准；

（6）查阅完毕，应立即向综合管理中心当面如数归还，并在登记簿上认真登记（严禁 用圆珠笔、铅笔签署）。

6.10公共关系管理制度

为了树立集团公司良好形象和信誉，促进实现营销目标和发展战略，并创造最佳的人事 环境，有利于团结员工、激励志气，特制定本制度：

6.10.1  外部公共关系管理

外部公共关系管理的目的，在于争取外部公众对本公司的了解，建立公司信誉，树立公 司良好形象，为公司发展壮大创造一个友好和谐的环境，促进公司实现目标利润。

6.10.1.1客户关系管理 客户是公司生存之根本。策划中心应根据各个项目特点，拟订适合项目实际的客户关系

管理办法，向客户提供各种实惠和无微不至的服务，通过良好的“口碑效应”传播公司良好 形象，促进营销计划的落实。

6.10.1.2媒体关系管理 媒体指报纸、杂志、电视、广播等信息传播工具，是连接集团公司与社会大众的信息桥

梁和纽带，也是集团公司最敏感、最重要的信息窗口，策划中心必须与新闻媒体建立长期稳 定的合作关系，以利于宣传推广及危机事件的化解。

6.10.1.3   政府关系（含财政、金融、税务）管理 房地产行业是一个与政策高度相关的行业，各子公司、中心、办应在法律法规允许的范

围内，与当地各级对口政府部门保持良好的关系，树立公司在政府心目中的形象。一方面， 通过经常性的联系，及时、深入了解国家行业政策及当地关于房地产的地方性法规和政策， 并用足用好政策；另一方面，通过经常性的拜访，让政府各级领导和部门了解本公司的动态 和举措，以得到他们的理解和支持，以促进公司业务的正常进行。

6.10.2  内部公共关系管理

“团结、协作、勤奋、敬业”是集团公司内部公共关系管理的基本指导思想。集团公司 内部公共关系活动，在于密切员工关系，形成向心力，激发员工的内在动力，挖掘公司的内 部资源，共同朝着营销目标和利润目标努力。

内部公共关系包括股东关系、上下级关系、部门关系、员工关系，内部关系是否融洽、 团结和目标一致，决定着集团公司是否充满生机，能否具有竞争优势和发展潜力。

集团公司和各子公司在处理内部公共关系时，应做到：

（1）以目标利润为导向，以工作 为导向，对事不对人，简化员工关系；

（2）面对工作中出现的困难和问题，以齐心协力分析 问题、找对策解决问题为先；

（3）领导了解情况和员工汇报工作，应就事论事，不搀杂个人 感情，不对当事人作评价；

（4）员工之间无论在任何时间任何地点，不聚众赌博；

（5）总部 员工前往各项目公司出差工作，项目公司应从简招待，不铺张浪费，不饮酒。

6.10.3  危机事件的处理

危机事件是指由于公司自身或公众的某种行为而导致公司环境恶化的那些突然发生的、危及生命财产的重大事件。危机事件的主要特征有：突发性、难以预测性、严重的危害性和 舆论的关注性。常见的危机事件有重大工伤事故；意外性的火灾、偷盗、抢劫；消费者因权 益受到损害而提请仲裁或起诉；舆论的负面报道；政府相关部门的行政处罚；员工情绪强烈 对立；因公司自身行为损害社会利益而受到的舆论攻击（如环境污染），以及被故意陷害、 中伤等。

面对危机事件，公司上下应齐心协力，协同作战，沉着应对，大事化小，小事化了，并 按危机公关 5S 原则妥善处理：担责任原则、真诚沟通原则、速度第一原则、系统运行原则 和权威证实原则。各子公司、中心、办负责人是各自职责范围内的危机事件处理的第一责任 人，必须在出现危机事件后一小时内上报总裁及总部分管领导，不得瞒报、迟报。

各子公司、中心、办应预测、预防各类可能发生的危机事件，尽量做到提前化解各类可 能发生的危机事件，把问题消灭在萌芽状态，减少公司损失。

6.10.4  公共关系活动的组织：

1、客户关系活动，由策划中心组织，销售中心参与；

2、媒体关系活动，由策划中心组织，销售中心及综合管理中心参与；

3、政府关系活动，由各子公司、中心、办根据职责分工分别组织；重大活动由综合管 理中心组织，相关子公司、中心、办参加；

4、内部公共关系活动，由综合管理中心组织，相关子公司、中心、办参加。

6.10.5  公共关系信息管理(详见信息管理制度)

6.10.5.1公共关系档案管理

（1）、客户关系档案由策划中心、销售中心共同管理，综合管理中心存档备查；

（2）、媒体关系档案由策划中心负责管理，综合管理中心存档备查；

（3）、政府关系档案由各级人员根据职责分工按级对口负责，总部综合管理中心存档备 查。

6.10.5.2对外信息的管理

（1）、面对客户，任何员工的说词，必须统一在销售中心预先制定的说词范围，不得随 意解释、随意许诺；

（2）、在媒体上推出录象、图片、文章等，综合管理中心总监和策划总监必须严格把关， 未经综合管理中心总监、策划总监及总裁审核，不得擅自发布；

（3）、报政府（含财政、金融、税务等）的文件或资料，各子公司、中心、办负责人必 须认真审核，在总裁审批后报送。

6.11信息管理制度

公司总部全面了解各子公司的经营管理动态及结果，是总部为子公司提供高效服务和支 持及实施有效管控的前提，因此，特对子公司经营管理资料信息传递作如下规定：

6.11.1  信息资料管理原则

1、本制度所指的信息资料，是指反映子公司经营管理全过程及结果的书面资料。

2、子公司办公室是子公司信息资料传递和管理部门。子公司向总部报送资料、子公司 职能部门之间的公文资料传递等内部信息资料传递，必须经由子公司办公室，由子公司办公 室负责所有信息资料的中转工作；向政府相关职能部门报送资料或文件、向媒体报送信息资 料、向合作单位发送信息资料等向外传递信息资料，由承办部门负责收集、整理、发送，办 公室负责内部审批流转及存档。

3、子公司向政府相关职能部门及金融部门报送资料或文件、向媒体报送信息资料、报 送法律文书等对外传递资料信息，必须报集团公司分管领导批准后才能对外传递（正常的报 批报建资料经子公司总经理审批即可）；向合作单位报送信息资料或文件，经子公司总经理 批准。中心、办向外发送文件资料，必须经总裁批准后才能对外传递。

4、信息资料的收集、整理、传递，必须做到真实、及时有序，信息资料的格式要统一， 编号要有序。

6.11.2  信息资料内部传递：

6.11.2.1 1、子公司内部传递 子公司内部信息资料传递，应经由办公室转发并跟踪督办。

6.11.2.2   2、子公司向总部传递 子公司向总部传递信息资料，必须经由综合管理中心。子公司除与总部各中心、办及分

管领导进行工作联系单传递外，子公司办公室还应及时向总部综合管理中心上报以下资料， 综合管理中心同步将资料分送董事长、总裁及其总部其它相关人员：

（1）在项目施工图设计完成后一周内，编制并上报项目公司项目整体工程进度计划、 项目整体资金使用计划、项目整体销售及回款计划；

（2）在每年一月底，编写并上报子公司年度工程进度计划、年度资金需求计划、年度 销售及回款计划、年度广告推广计划，子公司及各部门年度工作计划及工作总结、子公司年 度财务工作计划及总结；

（3）在每年七月二十日前，通过对上半年工作业绩与年度工作计划的对比分析和总结， 编写并上报子公司下半年度工程进度计划、下半年度资金需求计划、下半年度销售及回款计 划、下半年度广告推广计划，子公司及各部门下半年度工作计划及上半工作总结、子公司下 半年度财务工作计划及上半年度总结；

（4）在每月最后一天，编写并上报子公司月度工作计划及工作总结与分析、月度资金 使用计划及执行情况分析、月度销售及回款计划与执行情况分析、月度工程进度计划及执行 情况分析以及各部门月度工作计划及工作总结与分析；

（5）在每周最后一个工作日，编写并上报子公司及各部门周工作计划与执行情况分析、 项目公司周现金流量表、周工程例会会议纪要；

（6）子公司、中心、办关于工程招标、材料设备采购、大型营销活动、开盘、验收、 交房等重要专项工作需制定工作计划，并在正式实施前十五内上报公司总部及集团分管领 导；以上重要专项工作结束后一周内编写并上报执行情况分析报告；

（7）编写整理各项专项工作会议纪要，并在会议结束后三天内上报；

（8）销售部以短信形式，在每天下班后一小时内，编报当日销售基本情况：包括访客 组数、预定组数、签约组数、回款额等，短信发送对象为：集团董事长、总裁、策划总监、 销售中心负责人及项目公司总经理；

（9）集团制度规定需要上报或备案的其他信息资料。

6.11.2.3 子公司向董事会及股东会传递 子公司根据董事会及股东会的要求，及时向董事及股东报送相关信息资料。

6.11.3  信息资料外部传递：

6.11.3.1政府及其他部门 子公司、中心、办在经营、开发过程的报批报建资料、工商登记资料、信贷审批资料、财政税务报告以及其他报告，在完成内部审批后，由承办部门发送，综合管理中心、办公室 存档。

6.11.3.2新闻媒体 向新闻媒体报送新闻通稿、软文、报纸广告、电视广告、广播广告、网络广告、户外广告等，报送的文字内容和多媒体内容须经由综合管理中心报总裁审批后方能由承办中心或部 门向外报送，综合管理中心存档。

6.11.3.3合作单位 子公司与合作单位的书面信息资料传递，由承办部门起草，经由办公室报总经理审批后，由承办部门发送，办公室存档。中心、办与合作单位的书面信息资料传递，由承办部门起草， 经由综合管理中心报分管领导审批后，由承办中心、办或部门发送，综合管理中心存档。

6.11.3.4法律文书 各中心、办、子公司有关仲裁、起（应）诉文书，应经法律顾问审阅、总裁审批，承办方方能报送。

7.1 财务管理总则