2010-2011年湖南大学校友信息录入工作策划书

2010——2011年湖南大学校友信息录入工作策划书

2010年12月5日

一、工作意义 巍巍麓山，泱泱湘水，潇湘学府，名贯古今。绵延千年的朴素学风，严谨求实、敢为天下先的信仰，培养了万千遍布全国各地乃至全世界的俊杰之才。如今，莘莘学子感念恩师，追忆青年时代美好岁月，时常回访母校。于此，为更好的联系校友，加强校友与母校之间的联系，帮助校友回馈母校，服务社会，特地在湖南大学校友总会的领导下，创办了以“服务校友、服务母校、服务社会”为宗旨的校友工作志愿者协会。而校友相关信息的录入，帮助校友总会创建一个完整便捷的校友信息电子系统就是协会各项工作的重点之一。

校友信息的录入工作对于服务校友，方便母校与校友之间的联系以及今后校友信息资料的查阅具有非常重要的意义。为把这项工作做好，我们将组织校友工作志愿者协会办公室的成员参加校档案馆（校图书馆九楼）校友信息电子版的录入工作，这不仅可以对加快校友信息的整理速度，尽早完善校友信息电子系统具有积极作用，而且对新会员从历史方面纵向了解湖大，了解湖大人亦有重要意义；同时，这也是对协会成员办公能力的一种培养。因此，无论是从学校，从校友，还是从协会以及协会志愿者本身等各方面来说，校友信息的录入工作都具有深远意义。

二、工作原则

首先此次值班工作最重要的就是“自愿原则”。校友工作志愿者协会是一个公益类协会，是为众多湖大校友服务的平台，大家都是志愿者，但大家服务校友并不是以牺牲自身权益为前提。校友信息的录入是一个固定性的值班工作，需要长期坚持，一旦参加就须按照值班活动的各项规定按时到岗到位，认真做校友信息的录入工作。虽然有往届协会办公室成员在档案馆值班的先例，但考虑当初给大家的承诺（尽量减轻会员们的负担），所以还是以协会成员自己的意愿为主。

其次是“一周一次”原则。大学生虽然要培养各方面的能力，但仍是以学习为主，为不耽搁大家正常的学习、生活，每人每周只安排一次值班（两小节课），且必须是在大家没有课程学习的前提下安排值班工作，时间限定在周一至周五，尽量不影响大家正常的休息娱乐。

三是值班工作独立于其他协会活动。这是固定的长期的工作，不与其他短期性、季度性的协会活动相混合，这是原则问题。不过允许在协会其他活动急需工作人员时抽调部分人手，暂停一、两天值班，但活动结束后应及时补上暂停的工作。

三、工作要求

1、协会成员一旦参与值班工作，就须对照值班表按时到岗到位，认真做好校友信息的录入工作，不能迟到、早退。值班时刻表：上午第一班是8:30—9:40，第二班是10:00—11:40；下午第一班2:30—4:10，第二班4:30—5:30（由于档案馆老师的早上上班时间偏

晚，下午下班的时间偏早，所以靠近这两个时段的值班时间较短）

2、值班人员在生病、有急事等情况下允许请假，若请假需告知值班负责人并在以后空闲时间补上工作，也可找其他工作人员代班，但不许私自让其他非值班小组的成员进入档案馆代班。

3、值班人员在每次值班结束后都须保存文档表格，并记录所完成录入工作的起始位置，避免录入信息的遗失或接下来的同学重复工作，耗费不必要的时间精力，同时在离开时关闭电脑。

4、在校友信息录入工作中，对于缺少重要信息的档案要在值班本上登记；对于出现的难输入的字和模糊不清的字等一定要在专门的记录本上登记，标明学号、姓名、页码等重要信息，以便回去查找询问之后在下次值班时补录更正。（鼓励大家自学五笔，这对适应正规的办公室工作非常有好处，而且协会也计划主动跟档案馆商量，在工作电脑上安装手写程序以解决不认识字的输入问题）

5、值班人员需遵守保密规定，确保校友信息安全。根据档案馆规定，任何进入档案馆的人员都不能私自将U 盘等移动存储设备连接到工作电脑上，更不允许私自拷贝电脑上的相关资料，同时也不许将档案馆内的其他纸质档案带出档案馆，以避免校友信息的泄露；

6、在纸质档案的领取、交接、送还过程中，要注意礼节礼貌；工作完成离开时要和相关负责的老师打声招呼。

四、工作说明

1、校友录入工作是一种志愿活动，没有经济报酬，但值班小组内各

成员的表现与年终协会的评奖评优甚至是下届协会部分骨干的选定密切相关。

2、校友信息的录入工作是一份略显单调的工作，每次值班都是一名值班人员，而且档案馆中也没有其他学生在一起工作，时间长了，可能感觉枯燥，希望到时候大家能够克服，好好调节自己的心态。（其实听老师们边工作边闲聊，既使不便插嘴，但认真听着，就感觉像是在听一部发生在湖大校园里的话剧，像是在轻轻向你诉叨湖大平静而朴实的一切）

3、本学期因已经临近期末考试，为不影响大家复习，值班周期只安排第15周——第17周，现阶段工作的重点主要是让大家熟悉工作流程及内容，到下学期开学根据大家新的课表重新安排值班表，并尽快使值班工作步入正轨。

4、值班小组成员在工作过程中遇到什么困难可以直接跟相关负责人联系（值班表及所有小组成员的联系方式将贴在工作桌旁，以便大家彼此联系），也可找档案馆的老师寻求帮助。

5、值班工作的地点是校档案馆，即校图书馆九楼。（由于电梯使用时间过长，已不能再用，所以只能爬楼梯）

6、初次值班前将会由相关负责人带领大家到档案馆熟悉工作环境、工作流程、工作内容以及其他相关注意事项。

7、值班小组成员每次值班完成的工作量一般是7、8页资料（满页的有14名校友信息），刚开始会慢点，熟练之后会加快，所以值班时尽量把握输入的信息量，完整输入每一位校友信息，以便记录。

附：值班安排表

值班工作负责人

涂新： [1**********] 王亚双：[1**********] 王家蕊： [1**********]

值班小组成员