合格供方管理工作
合格供方管理工作
一、目的
全面了解并评价供方的资质、信誉及业务能力,建立长期稳定的、可供选择的供方信息库,对采购过程及供方进行控制,确保所采购的产品、服务符合规定要求。
二、 适用范围
适用于公司的工程供方、材料设备采购供方、外协加工及提供服务方的等级评定及供方信息库建立、管理工作;对供方进行选择、评价和控制。
三、工作要点
(一)需求方根据工作计划提出材料、服务需求计划,并报主管领导审批;
(二)行政部汇总整理产品、材料供方信息,并组织考察组对供货能力、加工能力、工艺水平;材料质量、质量保证能力;信誉、销售服务进行综合评定。
(三)合格供方的选定工作包括如下内容:
(1)已合作供应商的合格评定:
行政部汇总整理现有已形成稳定合作关系(合同履行期一年以上)的供应商资质、信誉及业务能力、质量保障能力的相关信息;评估内容涉及:1、质量控制:对供方完成的工作成果的质量是否达到合同要求进行评估;2、进度控制:对供方在正常情况下是否按合同约定按时完成进行评估;3、成本控制:是否达到公司的成本控制要
求;4、资金实力:对供方自有资金和垫资能力进行评估;5、配合情况:对供方与我方的合作情况、管理水平、技术水平进行综合评估;
6、售后服务:对合同承诺的售后服务事项是否达到要求以及在质保期出现质量问题,供方有无推诿责任、是否及时维修进行综合评估。
(2)新供方资质预审及考察
新供方选择机制存在的作用:1、公司现有供方信息库不能或不能完全满足公司的采购需求;2、根据原有的供方合作情况反馈,需要重新选择供方3、公司全面了解、掌控供方价格、质量信息,提高自身管理水平的需要。
新供方信息收集渠道:主动收集、需求部门推荐或供应商执行推销。
新供方资质预审及考察工作的重点注意事项:1、核实商誉及基本信息的收集;2、实地考察,行政部组织专业部门进行,主要分工有:需求部门:侧重考察技术能力,与我公司要求的技术要求的匹配程度以及过往业绩材料;财务部门:侧重考察供方的财务状况及资金实力;行政部侧重考察供方资信信息、价格因素、经济履约情况以及收集成本信息。
(3)合格供应商的等级管理:
根据履约评估结果,对供方等级作如下划分:1、履约评估为差:一次评估差的合格供方将为试用供方;试用供方将为不合格供方。2、履约评估为一般:试用供方继续试用;再次评估为一般或差,则将为不合格供方;合格供方将为试用。3、履约评估为较好:连续两次评
估为较好的试用供方可升为合格供方;合格供方继续保留其合格等级;4、履约评估为好:试用供方升格为合格供方。
(4)评估周期:新供应商首次合作后评估、季度、半年以及年度评估;
四、已进行工作汇总
(一)对现有供方基本信息汇总
(二)参照合格供方选定标准“质量、价格、垫资实力以及供货及时性”等方面的信息并结合工作实际,拟定新的规范标准,增加发供货发票、售后服务等要素;
五、未完成工作推进
(一)相关辅助工作涉及表格的拟定:《考察表》、《履约评估表》;
(二)此项工作公司关注要点以及各参与部门职责的明确;