荆州市党的机关公文处理实施细则
第一章 总 则
第一条 为了做好我市党的机关公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化，根据中央办公厅《党的机关公文处理条例》，结合我市实际，特制定本实施细则。
第二条 党的机关公文，是处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具，是指导、布置和商洽工作，请示和答复问题以及报告和交流情况的重要手段。公文处理工作，必须紧密围绕党的基本路线和党的中心工作，努力为党委领导工作服务，为基层组织服务，为人民群众服务。
第三条 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密。
第五条 党的机关的办公室主管本机关的公文处理工作，并对下级党的机关的公文处理工作进行业务指导。
第六条 党的机关的办公室文秘部门或文秘人员具体负责公文处理工作，并逐步改善办公手段，努力提高工作质量和效率。文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。
第二章 公文种类
第七条 全市党的机关公文种类主要有：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要。
（一）决议 用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。
（二）决定 用于对重要事项作出决策和安排。
（三）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
（五）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（六）报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，回复上级机关的查询或交办事项。
（七）请示 用于向上级机关请求指示和批准。
（八）批复 用于答复下级机关的请示事项。
（九）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十）函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（十一）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 党的机关公文由版头、界栏线、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
（一）版头 主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种。用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文可用主办机关名称也可并用联署机关名称。
（二）界栏线 用红色横线印在版头的正下方，中间加“★”。
（三）份号 公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。
（四）密级 公文的秘密等级，按公文内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，标注于份号下方。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
（五）紧急程度 对公文送达和办理时间的要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（六）发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。发文机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。发文年度要用阿拉伯数字标写全称，并用“〔〕”括上。发文字号除上行文排在界栏线左上方，右边标注签发人姓名外，其它均排在版头和界栏线居中位置。联合行文时，只标注主办机关的发文字号。
（七）签发人 上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人：”，“签发人：”后面标注签发人姓名。联合行文时应标注所有联署单位签发人姓名。
（八）标题 由发文机关名称、公文主题和文种组成。位于发文字号和界栏线下方居中排列，一般不用标点符号。
（九）主送机关 主要受理公文的机关，除决议、决定、意见及会议纪要外，都应在标题之下正文之上顶格标明主送机关。市委普发的公文，其称谓是：“各县、市、区委，荆州军分区党委，荆州开发区党委，市委各部委，市级国家机关各委办局党组（党委），各人民团体党组”，增发至大中型厂矿企业、大专院校的文件，在“各人民团体党组”前面加“各大中型企业、大专院校党委”；市委、市政府联合行文，其称谓是“各县、市、区党委和人民政府，荆州军分区党委，荆州开发区，市委各部委、市级国家机关各委办局，各人民团体”。
（十）正文 公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或主送机关下方。每段的首行要空2个字的位置，回行时顶格排印；一般首页要有2行以上的正文；末页若无正文，只有落款，为维护公文的完整性，应在末页第2行标注“（此页无正文）”。标识符号分级使用“一、二、三……”，“（一）、（二）、（三）……”，“1、2、3……”，“（1）、（2）、（3）……”。
（十一）附件 公文附件，应当置于主件之后，印制版记之前，与主件装订在一起，并在正文之后空一行、发文机关署名之前标注附件的名称。有的在正文中涉及附件内容处，加括号注明“见附件”或“附后”也可以。如附件较多，应标注附件件数，如“附件一……”、“附件二……”；如附名单，可标注“名单附后”或“附名单”。
（十二）发文机关署名 应当用全称或规范化简称。位于正文右下方空2行，一般发文机关署名最后一个字排列在从右到左空四个字的位置上。
（十三）成文日期 即领导人正式签发公文的日期或会议通过的日期。联合发文以最后签发的日期为准。特殊情况署印发日期，成文日期应当写明年月日，位于发文机关署名下一行往右错开2个字距的位置。不标注主送机关的公文，成文日期可加括号标注于标题下方居中位置。发文日期要使用阿拉伯数字。
（十四）印章 除会议纪要和印制的有特定版头的普发性胶印公文外，公文应当加盖发文机关印章。印章应盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压日期，端正清晰。
（十五）印发传达范围 加括号标注于成文日期左下方。
（十六）主题词 所有正式公文，均应标注主题词。按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。按照正式主题词标引、组配标引、上位主题词标引、自由词加“△”标引的顺序进行主题词标引。每件公文所选用的标引词数量，应在10个以内。
（十七）抄送机关 指除主送机关以外的其它需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关，抄送机关名称标注于主题词之下、印制版记之上的位置。
（十八）印制版记 由公文印发机关名称、印制日期和份数组成。印发机关、印制日期排列在同一行的两端，印制份数加括号排在印制日期下方，用印制线隔开。主题词、抄送机关及印制版记在公文的偶数页排印。
第九条 公文用纸幅面目前统一使用16开型。左侧装订。一般每页20行（页码另占一行），每行25个字，留有天头地脚和订口翻口（天头大于地脚，订口大于翻口）。文字从左到右横排，标题使用3号小标宋，批文使用3号楷体，正文使用3号仿宋，正文内大标题使用3号黑体，小标题使用3号楷体，“主题词”3个字使用3号黑体，主题词内容使用3号小标宋，印制版记、抄送单位使用4号仿宋。
第四章 公文版头的主要形式及适用范围
第十条 市委及市委办公室的公文版头主要有以下几种形式：
（一）《中共荆州市委文件》，主要用于发布、传达贯彻党的方针、政策和市委重要的工作部署，转发省委公文，批转市委所属部门的重要报告、请示等。适用的主要文种有：决议、决定、意见、通知。发文字号用荆发〔20××〕××号。
（二）《中国共产党荆州市委员会（××）》，主要用于通知重要事项，请示工作，批复下级报告，发布有关干部的任免通知等。适用的主要文种有：决议、决定、请示、报告、批复、通知、通报。发文字号用荆文〔20××〕××号，荆发干〔20××〕××号。
（三）《中共荆州市委常委会纪要》，主要用于通报市委常委会议决定事项，传达会议的有关精神。
（四）《中共荆州市委办公室文件》，主要用于根据授权，传达或代市委发布某些事项，发布市委办公室职权范围内的事项。适用的主要文种有：意见、通知、通报。发文字号用荆办发〔20××〕××号。
（五）《中共荆州市委办公室（××）》，主要用于根据授权，通知有关事项，批转下级机关的报告、请示，向有关部门联系商洽工作，发布办公室管理的干部任免通知等。适用的主要文种有：请示、报告、批复、通知、通报、函。发文字号用荆办文〔20××〕××号，荆办干〔20××〕××号，荆办党〔20××〕××号。
（六）《荆办通报》，主要用于印发市委领导同志的重要讲话，市委召开的重要会议及重要工作活动通报。
（七）《荆办发电》，主要用于印发会议通知、工作安排等要求近期贯彻执行、有办理时限要求的有关具体事项。
（八）《领导参阅》，主要用于印发需市四大家领导和县市区党政主要领导阅知的考察报告、决策信息等有关情况。
（九）《工作简报》，主要用于印发市直各单位和其它地方的工作情况、调研报告、经验交流等。
第五章 行文规则
第十一条 行文应注意实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。是否制发公文，由市委书记或授权市委秘书长决定。以党委名义制发重要公文，由常委会讨论决定。制发涉及全面的重大工作部署的公文，一般不超过5000字，涉及某一方面工作或政策规定性公文，一般不超过3000字。制发政策性公文，应充分征求有关部门的意见。
第十二条 党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。
（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
（二）对下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（三）党委各部门在各自职权范围内，可以向下级党委的相关部门行文。党委办公室根据党委授权，可以向下级党委行文。行文时必须加上“经市委同意”或“经市委领导同意”等文字。党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
（四）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合发文。
（五）不相隶属机关之间行文一般用函。
第十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。
第十四条 向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。
党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
第十五条 各机关、部门报送市委、市委办公室的公文，由市委办公室文书科负责处理，除特殊情况外，不应直接报送领导同志阅批；情况紧急的公文，领导同志已直接受理的，呈报单位应将领导同志批示连同公文原件交市委办公室文书科登记办理。
第十六条 对不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可不予受理或退回下级呈报机关。
第六章 公文起草
第十七条 起草公文应当做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
（三）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表达准确。
（四）开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。
（五）使用恰当的文种和规范的公文格式。
（六）人名、地名、时间、数字、引文准确。时间要写具体年月日；公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案；数字以及百分比用阿拉伯数字表示，但词语中的数字不能用阿拉伯数字；计量单位必须是国家公布的法定计量单位。
（七）引文应标注发文机关、时间、文号、标题。
第十八条 起草重要公文，应当由领导人亲自动手或亲自主持指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。
第十九条 党委制发某一方面工作的公文，原则上由有关职能部门代拟，或由秘书人员征求有关职能部门的意见，会商起草；联合行文，要征求各联合机关的意见，或由联合机关共同起草。
第七章 公文校核
第二十条 公文文稿送领导人审批之前，应当由办公室进行校核，公文校核的基本内容是：
（一）报批程序是否符合规定；
（二）是否确需行文；
（三）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；
（四）公文主题是否鲜明，材料是否真实，所提措施和办法是否切实可行；
（五）公文的文字结构是否清晰，字句是否妥贴，标点是否准确，人名、地名、时间、数字、计量单位、引文的用法是否准确、恰当，
（六）公文的文种选择是否恰当，行文形式是否准确，公文格式是否规范。
第二十一条 文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改；已经领导人审批的文稿，经校核如需作涉及内容的实质性修改，须经原审批领导人复审。
第八章 公文的签发
第二十二条 市委发布的关于重大方针、政策和重要工作部署的公文，经常委会作出决定后，由市委秘书长审核，市委书记签发；一般性公文，由市委秘书长或授权分管文书工作的副秘书长审核，送分管该项工作的副书记签发；会议纪要，由主持会议的市委书记签发；经市委常委会讨论同意的干部任免，由分管组织工作的副书记或组织部长签发。经会议授权或经签发人授权的公文，可由被授权人签发。联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。市委办公室代市委发布有关事项的公文签发权限与市委文件相同。
领导同志签发公文，一律用蓝、黑色钢笔或毛笔，不用铅笔、红色笔、圆珠笔；应当明确签署意见，并写上姓名全称及确切时间。若圈阅，则视为同意。
第九章 公文的办理和传递
第二十三 公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
（一）签收 收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。
（二）登记 公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。收文登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。发文登记应当填写发文机关、发文字号、成文日期、密级、公文标题、主送机关、发文日期、印发份数等项目。
（三）拟办 文秘部门对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导人批示。
（四）请办 办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文注请领导人批示或者主管部门研办。
（五）分发 文秘部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导和部门。
（六）传阅 文秘部门根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导阅知或者批示。办理公文传阅应当登记，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。
（七）承办 主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协调办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。
（八）催办 文秘部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或定期向领导人反馈办理情况。
（九）核发 文秘部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、密级、印发范围、分送单位和印制份数。
（十）印制 公文印制应当做到准确、规范、安全、保密。秘密公文应当由机要印刷厂（或一般印刷厂的保密车间）印制。
第二十四条 公文处理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件，应当复制后办理。
第二十五条 秘密公文应当通过机要交通（或机要通信）传递、密电传输或者计算机网络加密传输，不得密电明传、明密混传。
第十章 公文的管理与立卷归档
第二十六条 党的各级领导机关的公文应由文秘部门统一严格管理。公文只发组织，不发个人。
第二十七条 需要公开发布的公文，要按照规定履行审查批准手续。经批准在报刊上公开发表的公文，应注明不另行文，同正式公文具有同等效力；同时，由发文机关按照正式公文格式打印少量份数供存档备查。
第二十八条 汇编党内公文，须经发文机关批准或授权。未经批准或授权，任何单位或个人均不得汇编党内公文。公文汇编应按公文最高密级标注并进行管理。
第二十九条 党的秘密公文未经发文机关批准或授权，不得自行复制。经批准复制公文时，翻印件应当在公文的印制版记中印发机关名称下方，注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文与正式公文同样管理。
第三十条 文秘部门应当按照规定对秘密公文做到一月一清理，半年一核对，一年一清退。发现公文短缺或丢失应及时报告市委办公室和市保密局。
销毁秘密公文必须严格履行登记手续，经主管领导批准后，在指定造纸厂，由两人监销，保证不丢失、不漏销，个人不得擅自销毁秘密公文。
第三十一条 新建立的县级以上发文单位，应按保密规定配备机要文件管理人员和专柜、专室、专包、专夹等保密设施，并经检查验收合格后发文；机关合并时，全部公文应随之合并管理；机关撤销时，需归档的公文按照有关规定移交档案部门。
第三十二条 公文办理完毕，由文秘部门及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。联合行文的原件，由主办机关立卷。电报按内容同公文一起立卷。
第三十三条 市委发至各部门、单位的秘密公文、刊物，除与本部门业务工作有关的公文留存立卷归档外，应于次年3月底前按收文清单全部退回市委办保密室。
第三十四条 需归档的公文应根据公文的发文机关、内容、文种、时间等特征，分类整理。按照档案整理要求科学排序，便于查找和利用。公文立卷归档要求在次年5月份以前完成，并集中保存在各单位档案室。任何科室、个人不得保存应存档的公文。
第十一章 公文的保密
第三十五条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家秘密的安全。
凡泄露或出卖党和国家秘密公文的，依照有关法律、法规的规定进行处理。
第三十六条 党内秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。在拟制公文时，应当根据公文的内容和工作需要，严格划分密与非密的界限；对于需要保密的公文，要准确标注其密级。
第十二章 附 则
第三十七条 本实施细则自1997年8月起正式执行，2005年9月予以修订，其解释权在中共荆州市委办公室。