外购材料管理制度(实用)

外购材料管理制度

材料（商品）是生产销售过程中的劳动对象。根据会计核算的要求，公司所属部门必须对材料采购、保管、使用进行严格的管理和切实的监督。

一、公司生产用原辅料及包装材料品种多、需用数量大，占用资金多，应根据生产部门生产安排，据库存物质最低量储备情况备料，防止超储备积压或储备不足的情况，既要保证生产（销售）的需要，又要加速度流动资金的财周转。

二、材料的计价

(1)取得材料的计价方法: 购入材料是指公司物资采购部门按合同规定购买的各种原材料、低值易耗品、包装物、产成品、委托加工材料、外购商品等。购入存货的计价是指按买价加上应由本公司负担的各项运杂费、途中合理损耗、特殊加工、交纳的税金等。其中：

①买价是指购入存货时增值税专用发票所注明的不含税金的价格，而未按规定取得增值税专用发票或取得的增值税专用发票不符合增值税专用发票复核要求的不予报销。对特殊原因未取得增值税专用发票的经财务总监批准按普通发票所列的货款金额计价。

②运杂费是指按合同规定应由本公司负担的外埠运杂费、装卸费、途中保险费等，其中对取得全国运输行业统一发票的可按发票中注明的运输金额的7%抵扣进项税金，其余金额计入存货的采购成本。

③途中合理损耗是指运输过程中的合理损耗。

④进口材料缴纳进口关税计入采购成本。

三、储备定额的求得：既要考虑经常储备，又要考虑保险储备，要掌握供应间隔天数和日消耗量合理计算，根据消耗材料的平均定额，确定下期生产需要量。

四、储备资金（库存材料物资的金额）是公司流动资金的主要组成部分，管好储备资金，对加速企业流动资金周转，提高资金使用效率具有重要意义，因此生产部门、供应部门和财务部门必须重视下面几个方面：

1、编好材料采购计划；2、控制材料采购定额；

3、掌握材料市场动态；4、积极处理积压超储备物资：

5、建立健全库房物资管理制度，定期进行清仓查库。

五、材料的分类核算：

材料的名称品种多，规格各异，为了保证材料类别名称以及计量的统一，避免相近规格之间发生混淆，以提高工作效率和保证核算质量，库存材料应按下列类别分别堆放与管理，进行材料明细核算。

第一类：原料产（构成成品的实体材料）

第二类：包装材料 包装瓶、包装箱和包装盒，如：瓶子、瓶盖、垫片、瓶贴、封口贴、纸盒、纸箱、铝膜袋、卷膜和各类宣传资料等。

第三类：劳保用品 劳保衣服、劳动手套、工作帽、工作鞋、围腰等。

第四类：低值易耗品 工具、仪表、器具等。采用一次性摊销直接记入成本。 书籍及办公文具用品由公司行政人事部统一管理。

六、材料日常业务：

1、. 根据公司的具体情况，所有材料采取的实际价格计价核算。以每月末最后一天作为结算日。

2、材料入库

入库单是外购材料（商品）验收入库的手续凭证，也是自制加工材料或商品入库、退料的依据。

①外购材料入库流程

材料到库后，库房管理人员应按规定通知质检人员验收，并在质检人员验收且出据的盖有“合格”字样的质检报告后方能办理入库手续。注意：所有采购的存货，仓库管理员必须及时凭发票、送货单和亲自清点的实物到货实际量办理入库手续。

对于材料入库库管员要在收货单上填上实收数，将收料时的实际情况全部详细注明，以便确认真实的入库量。库管员在确实入库量后，由制单人制单打印一式三联入库单，相关人员（指送货人员、采购员、质检员、库管员、成本会计或统计员）应在相应位置签字。第一联为存根联留存作登记手工账用，第三联交财务稽核，第三联（红色）为采购结算联，交采购员作结算依据结算后转交财务记账，请注意：库管人员在交单据时请将供货商的送货单附于“采购入库单”后作附件。

②盘盈处理：盘点出现盘盈现象，在通过盘盈报批程序后，打印一式二联“其他入库单”并将公司批准的原件附于“其他入库单”后作附件。

③外购材料退货流程

退货是指已入库外购材料因在生产使用或保管过程中出现材料质量不合格需库要退回给供应商。库管员据采购部门退货指令确认实退量，制单人员据确认的数量在用友ERP 中制作退货单，并通知供应部门与供应商联系收货，退货时应填制并打印一式三联红字“采购入库单”，一联作库管留存，一联作财务稽核，一联作供货单位收联。

2、材料领料

(1)领料管理

①各车所领用的原材料，一般由车间领料员或指定人员凭车间领料单和生产指令

到仓库领料，严禁超额领料。

②其他日常用、劳保用品均由定额实行限额发料。

③对已领用的物资如被确认为存在质量问题需退库时，仓库应允许退库，并办理退库手续。

④对存货领用中手续不全（未说明用途、领料人未签字或未签章）的，仓库保管员应拒绝发料。

(2) 领料流程和凭证

领料单是材料发出凭证，材料领料按产品品种“配比”生单，便于按材料消耗定额控制和核算，材料出库采用先进先出法。

①领料时据生产部门下达的生产指令（该指令须生产总监审核签字确定）备料，按产品计划生产量在用友ERP 企业管理软件系统中的“库存管理”系统中配比生成出库单，据打印的材料领料单发料，材料领料单为一式二联，第一联作仓库存根联留存，第二联“财务记账”交财务部稽核员作为材料领料核算依据，所打印出来的“材料出库单”相关人员（车间组长、库管人员、成本会计或统计员）必须签字。

②生产车间领用不合格材料退库、剩余材料退库以及假领退手续的办理

车间在生产过程出现质量不合格的材料或在平时生产过程中多领材料暂时不用以及在月末盘点有不易搬运的材料应据质量控制管理要求和财务管理要求办理退料手续，制单完成后打印一式二联“材料领料单”，第一联仓库存根联留存，第二联“财务记账”交财务部稽核员作为材料领料核算依据，”相关人员（车间组长、库管人员、成本会计或统计员）必须在“材料出库单”上签字。注意：月末车间未生产成初级半成品的的混合粉、粒子均应全部还原成原料；月末假退料的应办理红字领料单，同时在次月初办理假领手续；车间已办理领用手续的材料因出现质量问题退货给仓库，办理红字领料单。

③超定额领料：如在领料时出现超定额领料，必须在每产品完工后及时履行超定额领料手续，打印一式二联“材料出库单”并将生产总监和相关部门批准的原件附于“材料出库单”后作附件。

3、材料报废之规定（见《存货报废程序》）。

七、报表及账簿管理

1、库房管理人员应于次日10时前向财务部门上报前一日的材料出入库日报表电子文档，于每周一将纸报质报表和材料出入库单原始单据上报（由成本会计人员收集）；于次月1日下班前上报上月材料出入库月报表电子文档以及各种原始单据；月末库房管理员将材料按规定出入单分类、按单据号依次整理好交与财务部成本会计人员；

2、库管人员应于每日及时逐笔登记材料数量明细账；

3、材料卡片：必须将每种材料建立卡片并随时逐笔登记出、入库量和结存量。

八、其他规定

1、负责材料核算的会计要随时监督各产品对材料的消耗与成本归属；

2、库管人员和材料采购人员有责任与供料单位核对帐目；

3、库管人员应按《仓库管理制度》中的规定进行材料管理和仓库管理。

九、处罚

(1)报废处罚

所有报损、报废物资均应查明原因，并落实责任人，根据不同原因进行处理。对由于个人保管不善或人为原因造成损失的应由个人负责赔偿。视情节轻重由直接责任人赔偿损失金额的5%-100%，并给以相应的绩效扣分3-15分处理；对相关管理人员处以5%-20%的罚款，并给以相应的绩效扣分1-5分处理。如是自然原因，作公司损失处理。

对所有报损、报废物资均应尽量回收利用或作价处理回收部分资金。将损失降低到最低。

(2)制单处罚

①所有的报表应在规定时间报告，请报表人署名，如少报、漏报等均以未报报表论处，每次扣绩效1分；

②当日应制单据请在当日制单并审核，要做到日清日结，如未完成每次扣绩效1分；

③不允许未经申请批准补以前漏制单据，如未按程序申请补单每次扣绩效2分； ④财务人员发现且未提出处理意见每次扣绩效3分；

⑤如出现制单数量与生产原始记录不相符，将每次扣绩效1分；

⑥采购材料进厂时，通知质量部门进行验证，如发生未经验证进入仓库或车间现场，每批次扣2分。

⑦如出现发货、发料货错误，如金额在1000元以下的每单扣5分；如金额在1000以上的，每单将扣10分。