行政管理办法
金贝公司行政管理办法
(2015年度)
公司行政管理制度
一、总则
1.热爱公司,热爱集体,遵纪守法,遵守公司规章制度,提倡“激情/诚信/创新/效率”的企业精神。 2.关心公司事业,热爱本职工作,遵守社会公德,努力维护公司/部门的形象和声誉。 3.努力学习科学文化知识,不断提高业务/技术水平,提高工作效率和质量。 二、严于职守
1.遵守公司作息时间,不得擅自离岗/脱岗。 2.上班时间应佩戴工作证。
①工作牌由行政部统一制作,贴一寸彩照并加盖公章; ②工作牌必须统一挂在前胸;
③工作牌如有丢失或损坏,应及时到行政部补办,行政部可视具体情况处理,补办10元/次; ④对进入办公室未带工作牌的员工,行政部可按规定进行处罚。
3.上班时间着装必须整洁/统一,不准奇装异服,不准穿露肩露脐装上班;特殊活动,特殊要求。 4.上班时间不得打私人电话,接听私人电话不准超过3分钟;因公使用电话要长话短说,减少占线 时间,严禁煲“电话粥”。
5.上班时间不得因私会见朋友和客人,未经允许不得陪带亲友到工作区逗留/参观;如需要报主管 批准。
6.上班时间不准在工作区吃东西/开放录音机,不准随意串岗/聊天/哼小调/吹口哨/上网私聊,不 准做与工作无关的事情。
7.上班时间不得擅自离开工作岗位,外出必须经得直接主管同意并填写好《外出登记表》后,方可 外出。
8.上班时间要精神饱满,注意个人形象,不得高声谈话和闲聊,不得在禁烟区吸烟,上班前不得饮 酒(因工作需要除外)。 三、仪容仪表
1.上班时必须统一着装,男士不得穿短裤,女士不得穿超短裙,保持皮鞋光亮,不得将裤脚卷起。 2.男士不留长发,头发梳理整洁;女士不披头散发,不浓妆艳抹。
3.进入办公中心不得穿拖鞋,男士不准露赤膊,不得三五成群闲聊,不得蹲坐地上。 四、礼节礼貌
1.遇到领导/同事应微笑迎面,遇客人来公司,应彬彬有礼;同事之间在有客人在场或会议等正规 场合以职务相称,不得直呼其姓名;对公司客人视其情况称其职务/先生/小姐/女士等。 2.接待来公司的客人时,要热情/大方/得体/注重个人形象和公司形象,其他非接待人员对客人进 来时应点头示意,不能冷落视而不见;对于客人的提问,不经接待人员同意,不得插嘴。 3.接听电话时,应使用普通话并遵循电话规定和礼仪。
①总机电话响铃不超过3次即刻接听:“您好,铖铭木门!”;其他分机接听时要先说:“您好!。 ” ②接听电话时要不卑不亢,多用“请”“您”“谢谢”等日常礼貌用语。 ③严禁拨打声讯电话和私人长途电话,一经查实扣其三倍的电话费。 ④享受手机声讯费用补贴的手机号码和电话必须在行政部登记备案。 4.遇领导或客人在工作区走动,要主动让路,楼道走廊中要侧身等侯。
5.同事之间应团结友爱,真诚合作,互相尊重,不打探他人隐私,不谈论他人是非,不揭他人所短, 不得相互扯皮,应同心协力解决问题,促进工作,维护公司声誉。
6.文明用语,不得讥讽他人,不准在办公室与同事/客人/领导争执,不管何种原因不准吵架、打斗。 7.进入领导办公室必须先要敲门,征得领导同意后方可进入,双手呈递文件,未经许可不准落坐, 站姿端正
五、维护环境卫生,爱护公物财产
1.爱护办公室一切公物和设施,注意定期保养和维修,不得乱拿滥用公物,如有损坏,照价赔偿。 2.节约用电和低值易耗品,办公室无人应关闭电灯/电扇/空调等。
3.维护工作区卫生,尊重值日生劳动,在办公区不随地吐痰,不乱丢纸屑杂物,不乱涂画。 4.保持办公区桌面整洁,工作台上不能摆放与工作无关的物品,办公座椅应保持清洁整齐,下班之 前必须整理好办公文件及文具。 5.公司物品不能野蛮对待,挪为私用。
打卡考勤制度
一、统一工作时间。
①办公中心:上班时间:8:00—11:30am,13:00—17:30pm;周日实行轮流值班制。 ②生产中心:工作时间:7:30—11:30am,13:30—17:30pm;实行加班、放假制。 二、员工上下班必须在所在工作区实行打卡,遵循打卡制度。
1.上班前20分钟方可打卡,下班后10分钟方可打卡;打卡时必须排队依次打卡,严禁插队/拥 挤/喧哗等有害公司秩序;违者给予警告和处罚10元罚款。 2.严禁代打卡或叫他人打卡,违者给予警告和处罚50元处罚。
3.因特殊原因没有在正常时间打卡的(如外出公差人员),必须登记,否则按旷工处理。 三、员工必须按规定时间上下班,不迟到/不早退/不无故旷工。
四、旷工:未经批准或未按规定时间上班者(特殊岗位除外)计旷工。处理如下: 1.旷工不足半小时按半小时计算,扣除当月的1天工资; 2.旷工1天者,扣除当月的3天工资;
3.每月内连续旷工3次或一次旷工3天者,给予开除或当自动离职处理。
五、事假:员工因私事不能按时上班可请事假,事假期间不计薪资。请假报批手续如下: 1.请假在3天内(含3天)由部门经理/主管批准报行政部备案。 2.请假在3天以上,由部门经理/主管同意,呈总经理批准,报行政部备案。
六、病假:员工因个人生病不能上班,可请病假,不计薪资。请病假程序参照事假条款执行。 七、工伤假:因公或因工负伤需要治疗休养期间,参照国家有关政策规定执行,计发工资。 八、婚假:员工因结婚请假须按请事假程序办理请假手续,凭结婚证或请贴补发婚假工资,外省籍员 工可享受7天有薪假期,浙江籍员工可享受4天有薪假期。 九、法定假期,参照国家有关政策规定执行,计发工资。具体假期有:
元旦1天/春节3天/清明节1天/劳动节1天/端午节1天/中秋节1天/国庆节3天。 十、其他规定:
1.春节期间或其他原因需要放假,由公司统一安排,参照国家有关政策规定执行,计发工资。 2.员工假期结束后应及时到行政部销假。 3.员工需要延长假期,必须办理续假手续。
4.请假人或续假人不能及时办理请假手续的,应及时电话向部门主管请假,并于假期结束后补办 请假手续。
5.未按以上规定办理假期手续而离开岗位的,一律按旷工处理。
员工招聘录用制度
一、基本要求
应招人员必须具备身体健康/思想进步/遵纪守法/品行端正/有事业心和责任感;有文化/能忠 于职守/有实践经验/有与时俱进/开拓创新的精神等条件。无才无德或有才无德者,坚决不用。 二、公司各部门要先编制定员后申请招聘。
三、由用人部门填报《员工增补申请表》,报请总经理批准,交行政部组织招聘;任何部门不得擅自 对外招人。
四、行政部依据用人部门的基本要求进行比较筛选,确定第一次面试人员名单和时间;经行政部初 试合格者;转由用人部门复试。
五、经用人部门复试合格者,报请总经理批准后,方可办理入职手续;主管级以上人员,由总经理直 接复试确定。
六、员工入职须校验有效身份证/毕业证等相关必要证件,并提交证件复印件和2张免冠1寸彩照。 七、特殊岗位(如出纳/司机等)人员须提交人事担保书,担保书应按要求前来公司办理担保手续。 1.担保人应具备如下任何一种条件: ①公司经理级以上管理人员。 ②公司认可的单位担保。 ③公司认可的其他个人担保。
2.被担保员工离职6个月未发现任何问题,才解除担保责任;如担保人中途提出停保,被担保人必 须提供新的担保人,重新办理担保手续;否则将因此而被解聘,不给予任何补贴。 八、入职程序:
填写《员工入职登记审批表》→贴上彩照→交相关证件复印件→签订《员工入职须知守则》→ 办理工作牌/考勤卡→领取文具/工具等→到用人部门报到→正式上班。 九、有下列情形者之一者,不得录用: 1.未满18周岁;
2.曾被本公司开除/辞退/自离者; 3.犯罪嫌疑人及严重违犯社会治安者;
4.患有精神病或有传染病史者; 5.已孕妇女;
6.不符合公司招工基本条件者。
培训考核制度
一、培训体系。
为提高员工的综合素质,树立良好的企业观念,增强员工自我意识,以达到与公司的一致性,更 好地为公司和社会作贡献,我公司实行“三级教育”制度。 1.入职培训(厂级教育)
岗前培训由行政部门主持,培训对象是刚入职的新进员工,培训内容主要有公司简介/规章制度 /企业文化/ISO体系/8S体系/安全生产要求等。 2.岗前培训(部门教育)
员工入职后,根据工作需要,用人部门对新入职员工进行该岗位职责及专业技能的培训。 3.上岗培训(班组教育)
员工进入岗位后,由班组长进行操作程序与操作要点的培训,实行定期培训与适时指导相结合 的方式,以完成工作任务并达到质量目标。 二、考核体系 1.试用期考核
①员工在试用期中,行政部配合用人部门每月对试用者进行考核,考核结果合格者继续试用,不合 格者由行政部办理离职手续。
②试用期满后,经考核合格者到行政部办理转正手续
员工试用期原则上为二个月,经考核对能力卓越及表现优秀者可提前结束试用期。 2.日常考核
①对员工进行操作/能力/经验/效率/勤奋程度/敬业精神/团队精神/工作完成情况等进行考核, 对考核不合格的员工,用人部门可以提请辞退。
②对员工遵守劳动纪律及人品方面进行考核,考核结果计入员工档案,做为员工晋级及奖励发放 的依据。
③回复制考核:复命制:下级在将接到上级下达的任务后必须在四小时之内进行复命;答复制:部 门之间的工作联系/岗位之间的相互沟通/外单位的工作往来/下级对上级的工作请示等都必须 在限定时间内进行回复。 3.年终考核
行政部对公司所有员工进行业绩/能力/道德/操守/品行进行全面考核;考核结果记入员工档案 作为员工晋级/续聘/奖励核定与发放的依据。
宿舍管理制度
一、员工的宿舍管理由行政部宿舍管理员具体执行,包括对员工床位的摆放/分配/安全管制/卫生/ 纪律等相关方面的管理。
二、新员工办理手续入厂后由行政部依工种/性别/级别按规定分配宿舍及床位;员工不得自行调换 宿舍或床位,必须向行政部申请并征得同意后方可调换。
三、安全第一,加强宿舍防火,防盗等自我防范意识。宿舍内严禁私拉乱接电源线,乱装插座及晾衣
挂物的铁丝/绳索等;严禁私自使用电炉/电热管等;热水器应正当操作,如发现异常情况不得 私自处理,应报行政部请专人维修。若有违反,造成损失的由使用人承担责任,若查不出责任人, 由宿舍全员集体承担责任,并处罚50元/人次。
四、宿舍内严禁偷窃/赌博/嫖娼/打架/酗酒/闹事等一切违法违纪行为的发生;严禁带易燃/易爆/ 危险品进入宿舍。否则,将视情节给予罚款/开除/直到送公安机关。
五、爱护公物及宿舍内设施,讲究个人卫生及公共卫生。不在墙门上乱写乱画,不随地吐痰,勤换洗
脏衣物,个人的物品要摆放整齐;凡故意破坏损害公物者,除照价赔偿或负担该项修理费外,将 并视情节轻重予以重罚。
六、未经行政部许可,严禁私自带外来人员进住集体宿舍,严禁留宿外来人员,特殊情况必须经行政 部批准,亲友借宿不得超过三天。来访探亲人员规定如下:
1.来访探亲人员报行政部登记批准,期限:生产员工5天/年,管理人员10天/年。
2.探亲人员在公司内必须严格遵守公司的有关制度,爱护公司的一切公用物品和设施,不得损坏。 若有违规者,视其情节,追究当事人和被访者责任,触犯法律者,送交公安机关处理。
七、按时熄灯就寝(不超过24点),晚23:30之后禁止员工逗留在他人宿舍里,禁止晚23:50后回宿 舍(加班除外)影响他人休息,违者处罚20元/人次。
八、员工要服从管理员正当的宿舍日常安全/卫生/纪律等方面管理,按值日表做好值日工作;未经 同意不准外来人员进入本宿舍,不准男女员工互相串宿舍,不准在宿舍走道上打赤膊。 九、员工自离厂之日即搬出公司宿舍,经管理员检查无误后方可到财务部领取工资,开具《放行条》 违反者,不得领取工资。(搬出行李时必须在员工下班回到寝室后方可)。
十、讲究功德,团结互助,不拉帮结派,不影响他人,员工中有矛盾和意见时应及时向上反映。 十一、对房租/水电/煤气的规定:
1.在集体安排的宿舍里居住的员工,房租费由公司承担;个人租住的宿舍实行定额补贴制度,超额 自负。房补标准:经理300元/月,主管200元/月,其他管理职员100元/月,员工70元/月,非生 产中心职员另计水电补助30元/月。
2.员工集体宿舍的水电/煤气费完全自理,按物业水电表的读数为准,每月实行按人均天数摊派; 离职人员当月水电/煤气费按2.00元/天扣除结算。
十二、对以上规定行政部将安排定期检查,凡违反1-11条者,视情节轻重给予50-200元的处罚;如 有拒不接受处罚或对管理人员态度粗暴者,一律开除,触犯法律的送公安机关处理。
车辆管理(暂行)规定
一、现有车辆分配:
1.行政车辆(***)
·用途:公司部门/业务专用车,原则上不得安排送货或物料运输。
·负责人:陈月宫经理
2.货运车辆(***)
·用途:采购/外发/仓储运输物料和货物等专用运输车。
·负责人:***驾驶员
二、车辆日常管理
1.车辆负责人安排各车辆的日常清洁、维修和保养,有义务保管好车辆配备的日常工具和设备。
2.行政部负责指定安排专人办理车辆年检和保险,协助处理交通违章/事故/维修/保养等工作。
3.专人驾驶,专人负责;但因公司实际和工作需要,车辆可以交流驾驶但必须对驾驶期间的一切事 项负责。
4.严禁私人用车;违者,用车人全额承担用车所发生的费用并处以50-100元的罚款/次,专职驾驶 员连带责罚100元(特批除外)。
5.行政部负责车辆和司机的调度及维修等方面的日常管理工作。
6.驾驶员必须填制《行车日志》每次出车前和交车后,必须由驾驶员记录并签字;驾驶员应定期将 一周内发生的费用(必须注明车牌号码)交行政部核签/报销。
三、车辆的使用
1.公司各部门需要临时调用车辆,必须经过行政主管同意后才予行车。
2.除送货外,其他部门征用运输车,必须经过行政主管同意并通知驾驶员后方可行车;未接听通知 驾驶员擅自给予行车的,则责罚驾驶员30元/次。
3.派车原则依据先后顺序安排,兼顾考虑上级优先和重要事务优先。
4.用车在外过夜的,任何车辆必须经行政部同意后方可执行。
5.《行车日志》记录,每月月底上报到行政部存档备查。
四、车辆的维修及养护
1.车辆的保养、维修由行政部统筹安排,驾驶员负责执行。维修前由驾驶员填写《车辆维修申请 单》,由行政部进行费用审核,报总经理核签后,送至指定厂家维修。
2.车辆在行驶途中发生故障或其它损耗,急需修复或更换零部件的,若特急维修费估算不超过 200元,应立即向行政部请示,行政主管批准后在发生地点就近修理。
3.任何车辆修理后,须将更换的破损零件带回公司,由行政主管核检后,方可进行费用报销。
4.可自行修理的故障,驾驶员应自行修理,所需零部件由行政主管委托驾驶员或专人购买。
五、驾驶员管理
1.驾驶员应遵守交通法规,认真驾驶,确保安全。因驾驶员自身原因造成的违章罚款,由驾驶员 自行负担。
2.驾驶员平时应保持车辆清洁并在每天出车前对车辆进行检查(如刹车\方向盘\喇叭\发动机\ 汽柴油\机油\水箱\电瓶\轮胎\仪表指示灯等),使车辆始终处于良好的待发状态。
3.驾驶员应按规定出车,不得私自用车,在出车时,应按车辆使用人指定行驶方向行驶,不得借 故推诿,驾车应安全平稳,不允许刁难用车人员并积极配合用车人的业务作业。
4.驾驶员交流驾驶前必须仔细了解车辆状态,有异常必须经过责任驾驶员确认;否则一切责任由 交流驾驶员负责。
5.所有驾驶员必须出示合格的《机动车驾驶证》并复印交于行政部存档!
六、驾驶员责任
1.凡因驾驶员个人原因造成的违章(如:闯红灯/不按分道线行驶/违章停车/在禁区域鸣笛/走禁 行路/未带驾驶证等),驾驶员本人承担全部责任,罚款自行解决。
2.非驾驶员个人原因造成的违章(如:车灯不全/尾气检测未达标/未年检等),须有同行人签字确 认后方可在公司报销,但驾驶员事后必须及时上报解决,以免再次发生,如同一原因连续违章, 其罚款从第二次起由驾驶员个人承担。
3.若因驾驶员使用不当、缺少保养而导车辆损坏或机器故障,依情节轻重,由驾驶员承担其全部 或部分费用。
4.驾驶员应妥善保管好随车工具/备胎/车上用品,如有丢失,照价赔偿。
5.驾驶员不准虚报油费/过路费/不准少加油多开票。如有违反,公司将按非法获利的五倍给予罚
款并开除。
6.造成占主要责任的交通事故1000元以下直接损失,经部门经理同意,对方出具收条和同行人证 明自行解决的,按20%赔偿。
7.驾驶员造成10000元以下交通事故经公安交通部门解决,除保险金额外,按(200元+直接损失的
15%)赔偿;事故涉及金额10000元至30000元除保险金额外,按(1700元+直接经济损失的10%)
赔偿,造成30000元以上的按5000元赔偿。
8.造成重大交通事故的除按上述规定赔偿外,公司将给予开除处理。
七、车辆油费补贴制度
1.公司车辆每辆车配备油卡一张,专车专用,车辆之间不可相互通用。驾驶员有保存油卡的责任。
2.日常行政办公油卡费用标准为:1500元/月,于每月初3号之前确保卡内有1500元的标准,期间 超出部分由车辆使用人员私自承担。
3.销售人员带车长途出差时,油卡充值标准为2000元/次和3000元/次,根据路程距离而定。
4.公司员工私带车辆出差的,公司给予补贴:1元/每公里,实行包干制。
5.原则上公司员工上下班自行解决交通问题,根据员工分布情况行政部可安排公司车辆接送。如
有特殊情况需要私带车辆的员工,报行政部备案,每天给予40元的交通补助(限金华地区,主要 针对销售部人员)。
离职及工作调动管理规定
一、员工辞职
1.试用期员工辞职,必须提前7天提出书面辞呈,并办理好工作交接手续后方可结算工资。
2.正式员工辞职,必须提前30天以书面形式向部门提出申请;然后依据公司人事管理权限按程序 审批(同意),从获准后的第一天开始计算;离职结算时,由部门负责填报“员工离职登记表”并 办理好工作交接手续后方可结算工资。
3.对不履行辞职手续或不办理工作交接手续而擅自离职者,按自动离职处理,不予结算。
二、员工解聘
1.对考核不合格或因特殊原因需要裁减员工时,公司可解聘或辞退员工;正式员工提前7天通知 对方,试用期内的员工提前三天通知对方。
2.解聘普通员工程序,由部门负责人提名申报批准后,交行政部办理离职结算手续;解聘主管以上 管理人员,由部门负责人书面提出,呈总经理批准后,交行政部办理离职结算手续。
3.所有解聘员工均由部门负责办理工作交接手续。
三、工作调动、晋升、降职
1.一般性工作调动或晋升或降职,均由原所在部门填写《人员调动通知单》,本部门内部调动由部 门经理批准,报行政部备案;高层以下管理人员的跨部门间的调动须经由双方部门经理批准后, 报行政部门部备案;高层管理人员调动须经总经理批准后交行政部备案。
2.一般性工作调动或晋升或降职,第一个月原则上不得调整薪资;凡涉及到薪资调整或变动的调 动,一律要报请总经理批准。
四、公司人事调整、任免等实行分级管理
1.高层人员的调整、辞退和任免由总经理核定。
2.中层人员的调整、辞退和任免由部门经理提议,报行政部复核,呈总经理核定。
3.基层员工的调整、辞退和任免由直接负责人提出,报部门经理复核,呈行政部批准。
薪资福利管理制度
遵照国家有关劳动人事管理政策和相关法律规定,结合公司的经营理念和管理模式,本着各尽所能,按劳分配的原则,特制定本制度。
一、薪资体制及标准
1.实行基本月薪与加班工资体制,并结合计时与计件综合考核、激励方式。
2.新进管理人员的工资标准由部门经理商订,交行政部复核后报请总经理核定;高级/中级管理人 员薪资由总经理确定。
3.新入职普工的薪资标准由生产主管依据技能考核结果与组长审定,交行政部复核后报请总经理 核定。
4.实行地方政府最底工资标准的规定;由总经理核准相关部门的绩效考核薪资方案。
二、福利待遇
1.提供食宿,公司相应收取一定的福利费用;免费发放厂牌和工作服。
2.免费享受公司举办的各种劳动技能培训;享有全勤奖/先进奖/工龄奖。
3.遵循《劳动合同法》享有办理相关社会保险,每年组织体检一次。
三、薪资发放
1.办公中心工资于每月15日发放(次月);生产中心工资于每月10日发放(隔月)。
2.因违反公司制度或造成经济损失的赔款或罚款等均在当事人的当月工资中扣除。
奖惩申报制度
一、奖惩条例
1.有下列情况之一者,给予通报表彰或以资奖励。
①主动并在休息内到工资场地进行工作。
②休息时间能接受上级临时安排的一般工作。
③主动提出工作改善建议,经实施有较大成效者。
④敢于指正一般违纪行为,经查属实者
⑤为保护公司财产安全或公司人员人身安全时挺身而出,甚至不惜牺牲自身利益者。
⑥技术过硬,工作成效显著者。
2.下列情况之一者,给予通报批评,并结合实事给予相应的经济处罚。
①工作不主动,消极怠工造成工期延误。
②不服从上级安排或找借口顶撞上级领导。
③调拨离间,攻击同仁,破坏他人的团结。
④影响他人工作或在工作时间内睡觉者。
⑤非经同意擅自拿文具或文件者。
⑥因失职丢失公司文件。
3.有下列情况之一者,公司给予辞退或开除者;造成严重后果的将结合相关法律条例追究其违法 责任。
①严重违反工作程序而造成重大经济损失者。
②丢失公司重要机密文件或泄露公司机密,造成公司重大经济损失者。
③重大失职或越职行为给公司造成严重后果者。
④威胁同事或上级造成不良后果者。
⑤贪污盗窃,挪用公款、公物和非法占有他人财物者。
二、奖惩等级定性及标准
三、奖惩申报
1.部门组长级以上管理人员有权填写《奖惩申报表》,经部门主管/经理审核后报批或核定。
2.《奖惩申报单》要写明违纪时间、地点、事实、处罚依据等内容,应让受罚人签字确认;若受罚 人拒签,则有2个人以上直接管理人员签批后依然生效执行。
3.所有处罚和奖惩单据须经部门经理批准,奖惩金额达50元以上必须报总经理批准;为了确保真 实性和公平性,生效单据一份部门公告,一份行政备案,月底报表给财务部,确保单据有效得到 执行。
4.对于处罚单据认为不符合事实/不公平/不公正的,当事人员有权向上级书面投诉,直至投诉至
总经理;经核实投诉符合事实的视为有效投诉,可以重核、更改处罚意见或撤销处罚。如果原单 据处罚符合事实,有合理依据将维持原来决定,对于投诉视为无效投诉,将按原决定加重惩罚。
5.所有部门管理人员在接受属下的书面投诉意见后,应在3个工作日内调查核实并给予书面处理
答复意见。
6.所有已经生效的奖励或处罚单,由部门公告两天,并及时交行政部归档。
7.若违反以上程序的将视为无效单据,所有单据处理依据应依照或参照公司《规章制度》条款或 部门已经公布生效的各项管理规定;但部门条款与《规章制度》条款相冲突时应以《规章制度》 为主要依据。对滥用奖罚权,显失公平、公正性的要追究当事人员的过失或失职责任。
异常工作处罚管理制度(暂行)
一、适用范围
除业务部门责任之外的所有部门异常工作给公司造成直接经济损失的经济行为或事项,均适用 本制度。
二、异常工作内容
1.生产部开料/批灰/油漆/质检/打包等过程中因个人主观或程序性异常等因素而给公司造成的 材料损失。
2.采购部对原材料、物料、品质等监控过程中因个人主观或程序性异常等因素而给公司造成的直 接材料和连带的经济损失。
3.技术部在技术开发和确认等过程中因个人主观或程序性异常等因素而给公司造成的直接经济 损失。
4.其他非业务部门实际工作中因个人主观或程序性异常等因素而给公司造成的直接经济损失。
5.因岗位职责或临时工作安排未履行或失职等因素给公司造成的直接经济损失参考此制度。
三、异常工作处罚的原则和权责界定
1.处罚原则:
①公司承担40%,部门负责人承担20%,部门主管及责任人承担40%。
②部门责任分摊权归部门负责人或主管。
③行政/财务部只履行监察职责,只参与两个(含两个)以上关联部门共责事件的处理。
④实行“责任部门或关联部门主动申报,行政/财务部稽查追溯”的体制。
2.处罚权责界定:
①单项异常事件损失额不足100元的免罚,予以部门内部警告。(同一订单的多次异常事件归集为 一项处理,以下类同)
②单项异常事件损失额100-300元,由部门主管直接核定申报处罚结果。
③单项异常事件损失额300-800元,由部门主管申报、行政/财务会同核定处罚结果。
④单项异常事件损失额800-1500元,由部门主管申报、副总经理核定处罚结果。
⑤单项异常事件损失额1500元以上,由部门主管申报、副总经理审核、总经理核定处罚结果。 ⑥单项损失额5000元以上的特大异常事件,由行政/财务部主导,组织关联部门进行会审、核定。
四、处罚申报程序
1.部门主动申报,行政稽查追溯;若发现责任部门存在故意隐瞒、少报异常事件损失者,一经发现, 该事件的处罚承担率一律为100%,即责任部门无条件全额承担。
2.行政稽查追溯
核算异常单证或事项的直接损失金额 核定责任,分摊损失处罚 金额 依据3.2“处罚权责界定”进行申报、核定
五、结案处理
1.月度按部门归集汇总后予以通报。
2.于当月工资中扣缴相关责任人的处罚款项。
3.异常事件或事项将做为职务述职和年终考核的重要依据之一。
六、本制度报总经理核准,修改时亦同;自2014年07月01日起正式生效。
办公用品及设备管理规定
一、办公用品
1.办公用品由行政部统一保管、发放,行政部每月30日作出当月文具发放情况月报及下月文具 购置计划,报批后传指定供应商采购。
2.采购物品须经行政部查验签收后方可支付,对办公设备、文具等进行分类保管。
3.办公用品分类管理:
·日常消耗用品:指不回收的用品,如铅笔、大头针、回形针、签字笔、圆珠笔、胶水等。
·管理用品:指不易消耗的、价值低于200元且能长期保存使用的物品,如办公桌椅、电话机、 计算器、文件夹、订书机、剪刀、打孔机等,该类文具每人只能领用一次,离职时必须交回。
·办公设备:指不易消耗,价值高于200元且能长期保存使用的办公设备,如电脑、打印机、复印 机等办公设备,遵循谁使用谁监管的原则。
二、电脑设备
1.因工作需要必须配备电脑的,由部门经理申购,报总经理批准后,由行政部负责组织购买。
2.购买电脑必须保证产品质量,要求提供合格证、保修卡、免费安装及售后服务,购买时要认真把 好关。电脑购置到位后交申请部门使用,以上单据由行政部留存备案。
3.确定电脑使用保养责任人,各台电脑使用与维护必须专人负责,谁使用谁负责。
4.电脑的维修保养由使用责任人填报《维修保养申请单》,经部门经理签批,交行政部统一联系办 理。
5.电脑使用责任人要定期清洁、维护电脑,不用时要及时关好电脑;打雷时要停止使用电脑,以防 止雷击损坏。
三、复印机设备
1.复印机属行政部专人操作使用、维护和保管;如有故障或耗材更换,由保管人负责联系解决。
2.复印人员要掌握正确操作方法,未经保管员许可,不得擅自随意操作。
3.复印资料人员要登记复印资料的相关信息,尽可能双面复印/节约纸张;未经许可不得复印个人 资料。
4.复印机由保管人员负责每天清洁1次,复印废纸要及时清理;并做好废纸张的再利用。
5.复印机上方不得乱放其他物品或资料,不能让水或其他液体渗脏复印机。
6.复印机操作保管员,在复印较长时间或不用时就关闭节电开关或关机。
会议管理规定
一、会议主持人即会议召集人。会议主持人召开会议要有明确的会议目标,安排好会务和会议记录, 提出中心议题在会议中讨论。
二、与会议人员是指出席会议有发言权、表决权之所有人员。与会人员必须准时到达指定地点参加 会议。服从会议纪律,积极发言、表决,执行会议决议,传达会议精神。
三、会务与会议记录:一般行政会议由行政部负责安排,部门会议由部门自行负责安排,重要决策会 议由总经理负责安排。
四、会议程序:
1.公司或部门会议主持人根据经营管理的需要确定召开相关的会议,会议要定期、定时、定人召 开,并提出前四小时通知会务人员。
2.负责会务的责任人须及时拟定会议通知告诉每个与会,与会人员在会议前应该准备好必备的文 件资料。
3.会务责任人做好会议前的准备工作,需要的会议设备、文件资料要落实。
4.会议开始:检讨前次会议安排工作任务的完成情况,主持人简单明了地提出新的议题。
5.讨论:与会者必须有准备,发言要坦诚、有序、严肃、精炼,始终围绕着会议中心议题,主题要 有针对性、目标性、有效性。
6.控制权:防止无关紧要的话题或无法确认的争论而拖延会议时间;确保人人发言、言而有物。
7.会议表决:坚持少数服从多数的原则,对会议安排的工作任务要有明确责任人及完成任务的具 体时间,有便于监督和追踪。
8.散会。
五、会议记录
1.会议必须要有会议纪要,重要会议纪要必须会后签名确认。
2.会议记录中内容必须填写真实、标题明确、责任分明、一目了然。
3.会议纪要应编号/及时/规范,按分级管理要求分发/存档/上报。
六、会议纪律
1.所以与会人员及会务人员都必须遵守会议纪律,不得无故缺席或迟到。
2.会议期间,与会人员的手机应开启震动或关机;不准接打私人电话,公务电话必须请示主持人后
才可接听。
3.中途因故离开会场必须向会议主持人请假说明。
4.会议发言要有条有序,讲究文明礼貌,并认真听取他人意见,不准无礼地插话,打断他人发言。
5.各自做好会议记录。
6.不准在会议时间睡觉及看其他会议无关的书报,做与会议无关的其他事情。
7.必须坚决贯彻执行会议决议,做到有布置,有落实,有检查。
8.会议讨论中涉及到公司的机密和有关公司机密的会议文件必须保密、严禁泄密。
9.严禁把会议中涉及到个人事件泄密给当事人,出现此种不利于团结的现象应立即严肃处理。
10.严格遵守会议开始时间,不得任意把会议拖延。
11.主持人应及时制止违反纪律的现象发生,有权处分违纪者,并做到以身作则。
七、会议检讨
1.会议结束后,主持人首先带头检讨会议进行的时间是否超过,会议中心议题是否偏离,会议目标 是否达成。
2.会议记录内容是否真实,任务是否安排妥当、合理,责任是否明确,完成任务时间是否准确。
3.会议中是否有违纪现象出现。
4.会务是否配合恰当,会议设备及文件资料是否准备齐全。
5.会议中出现的其他问题。
文件管理规定
一、公文的分类
1.内部公文(分为急件和普件,急件为1小时内回复制度,同时总经理审核后下发;普件为四小时 回复制度,同时经行政审核下发)
·公司对重大事项或重大行动作出的决定及安排;
·公司对部门及员工进行工作布置及安排的指示;
·公司内部有关事项的通知;
·行政部或上级转发的各类文件通知;
·会议纪要。
2.对外公文(必须经主管领导及总经理审核批准后发出)
·公司发给政府相关单位及社会有关部门的请示汇报,邀请函,电报,电函等。
·公司对外业务联系中必须的证明及说明。
二、公司发文采用统一的标准格式。
三、公司发文须经总经理签署,由行政部登记/打印/盖章,然后根据主送/抄送对象发文并存档。
四、公司内部的通知/申请/报告/请示等,应打印成文稿,文稿必须有抬头,如需领导审阅的文件,应
注明报送审阅或批示的领导,领导已批示意见的发文由行政部进行存档和发送。“报文部门” 应及时按领导批示内容进行办理,并将办理结果报行政部及审批领导审阅。
五、公文的字体号应按下列要求先用:
1.公文的大标题使用二号宋体或黑体字,小标题使用3号宋体字;
2.保密等级、紧急程度等各种标记字符或其他重点字句使用4号加粗或黑字体;
3.主题词使用4号加粗宋体字。
六、收文与登记:
1.所有外来公文均由行政部统一签收,拆封;
2.重要外来文件均应在《收文登记表》上登记。
七、普通文件处理规定
1.收文登记后,根据来文种类和性质,由行政部门专管员分别转发相关部门阅办,属于一般性业务 文件的,直接送相关部门承办;属于政策性、全局性及涉及重要问题的文件,应交呈总经理。
2.文件承办部门应在4小时内办理,并按时向行政部通报结果,行政部应督促各承办部门及时办 文,防止漏办和延误。
3.需要传阅的重要文件,须附上《传阅单》由行政部及时组织在适当范围内传阅。
4.文件办理完毕,承办部门应及时将文件交回行政部备案。
八、紧急文件会签规定
1.需要多部门或多人会签处理的文件应附上“收文登记表”。
2.按会签顺序转送其他部门或某人,并在1小时内会签完并将文件转送行政部。
九、文件的审批程序
1.公司内部一般性文件由出件人签名后交由部门负责人审核即可实施;
2.对外或涉及有关经济类型等文件,除交部门负责人审核后,须交总经理批准后才予以执行;
3.须经总经理批准的文件,由行政部审核后交总经理批准。
档案管理制度
一、公司档案分为:行政管理类,产品技术资料类,经济合同/订单类,金融财务类,市场信息类。
二、公司档案的保密级别分为:一般/机密/绝密。
三、公司档案的行文级别分为:一般/受控/作废/紧急/查询/告知。
四、编制文档签收簿,档案明细表,案卷目录,卷内文件目录,专题目录等档案检索工具。
五、档案管理统计工作:编制基本统计表,对档案数量、供阅人次、利用效果等进行分析统计。
六、遵守档案保密制度。
七、档案保管期分为:永久、长期和短期三种;档案鉴定分两次进行,归档前对文件材料价值进行鉴
定,归档后对档案的存毁进行鉴定;销毁档案,要有登记,必须有两个人在场销毁,并在销毁清单 上签名确认。
八、档案统一管理规定
1.商业合同/订单/协议/意向书;正本均由财务部保管,合同执行部门留复印件做合同执行用。
2.合同执行文件;依执行文件性质分类由执行部门与合同部门一并存档。
3.财务报告、报表,由财务部统一存档保管。
4.技术文档,由技术部保管。
5.人事资料:包括入职、劳动合同、考核、晋升、奖惩、任免以及其他员工个人资料,均由行政部 统一归档和保管。
6.日常函件:属部门内文件的,由部门自行保管;属外部函件,由行政部签收交承办部门后,由承办 部门连同处理结果一并交行政部保存备案。行政部将定期予以清理。
7.其他:诸如公司规章制度/重要会议记录/对外交流/研讨/考察资料等,由行政部统一以书面或 电子形式保存。
九、档案借阅:
1.借阅登记本详细记录借阅序号/时间/借阅人/文件名称/审批人/归还情况。
2.借阅文档必须保证文档清洁/严禁涂改/翻印/抄录。转借和遗失;文档借阅:部门经理级别员工 可直接办理借阅手续,其他人员借阅必须经部门经理审批同意方可借阅。
3.“机密”文档及技术文档、人事档案等必须经总经理审批同意后方可办理借阅手续。
印章管理规定
一、公司印章分管。
1.公司所有印章由总经理按有关需要及规定刻制,由分管部门管理。
2.公司印章、合同专用章由总经理管制。
3.公司财务专用章由财务部管理。
4.公司行政管理内部专用章由行政部管理。
二、保管人员应将印章放置在安全的地方,加以妥善保管,防止碰损,保持清晰。
三、印章的使用、审批。
1.所有需加盖公司印章、合同专用章的文件,由部门经理/主管申请、呈副总审核报总经理批准 方可加盖。
2.公司对外报送的各类财务报表、资料,需加盖财务章的,由财务部负责人审核,总经理审批后方 可盖章。
3.公司各级人员使用上述各种印章均应先如实填写《印章申请表》,按审批程序审批后方可加盖 公章。
4.审核人、审批人因故不能履行职责时,应书面委托代理人代为审核、审批,但事后须及时签名
确认。
四、印章使用的禁止事项。
1.有下列情形之一的,印章保管人员不得盖章:
·未办理盖章审批手续的;
·办理盖章审批手续不齐的;
·超越办理盖章审批权限的;
·与保管的印章用途不符的。
2.盖章必须由印章保管人员加盖,不得由他人代盖。
3.不得携带印章在公司外盖章(如因工作的特殊原因,确需在公司外盖章的例外)。
4.未经总经理允许,严禁在空白凭证,介绍信,空白信笺纸上加盖印章。
五、印章的存档。
为使公司文件,资料归档齐全,对已盖章并需归档保存的文件、资料、印章保管人员应保留复印 件一份,连同《盖章申请表》当日内交由档案保管人员存档。
财务管理制度
为了加强管理、提高经济效益,适应企业发展需要,现根据公司具体情况,结合国家有关规定,特制定本制度,以便全体工作人员执行。
□ 一般规定
一、本公司在经济活动中所发生的资金收入和支出,统一由财务部负责办理,财务部是代表公司对
外结算债权、债务的唯一机构。未经授权和委托,任何人无权处理有关资金收支的工作,任何 越权行为都是无效的,并应对其所造成的后果负责任。
二、财务部工作人员必须廉洁奉公,严以律已,不谋私利,如发现有利用工作之便,进行挪用公款,
假公济私,贪污舞弊,监守自盗等行为,一律加倍处罚,严惩不贷。因此,会计与出纳必须明 确分工,各施其职,相互制约,即相互合作又相互监督。按照会计管帐不管钱,出纳管钱不管 帐(指除现金、银行日记帐外的帐)的原则进行工作。每月终盘点现金,双方核对现金、存款 帐目,并将存在问题向上级报告。
三、凡是支付款项必须取得合法的、有效的单据,经手人应该在单据上签名、整理好单据,经有权
审批的领导批准,会计人员核对无误并符合支付原则,方可办理报销支付款项,如手续不全, 内容有错或可疑,财务人员有权拒绝付款。
四、为保障公司财产的安全不致流失,凡是公司的资产都应设置帐簿登记,由专人负责管理。会计
与管理人员按情况规定月、季、年终盘点一次,进行财产清查。对于损坏、变质或短缺情况, 由直接责任人(或使用人)提出报告,经批准方可办理报废注销手续。
五、强化公司管理,公司与外界签订的一切经济合同,最终由财务部负责执行,财务部建立经济合 同管理档案。派专人负责管理,严格按合同规定的权利义务执行,以维护公司的经济权益。 □ 资金管理
一、本公司所有资财均属投资者所有,受到国家法律保护。禁止任何人以任何借口,不经过正当审
批手续,非法调走或挪用资金,财务部有权制止这些违法行为,拒绝支付款项。如不加制止, 造成事实,财务部负责人应负连带责任。
二、资金分级管理,按资金用途,核定各级审批权限:
1.固定资产的购置权限:
①使用部门提出申请报告;②财务部主管初审;③总经理审批。
2.低值易耗品购置审批权限:
①申请人提出购置清单,部门负责人签署意见;②财务部审核;③总经理/副总经理审批。
3.费用报销审批权限及程度:『暂不执行』
①500元以下(含500元),a.报销人填写报销单证;b.部门负责人签署意见;c.财务部审核; d.总经理或副总经理审批;e.到财务部报销。
②500元以上,a.报销人填写报销单证;b.部门负责人签署意见;c.财务部审核;d.总经理审 批;e.财务部报销。
4.因公借款审批程序:『暂不执行』
①500元以下,a.借款人先填写借款申请单;b.部门负责人审核;c.财务部签署意见;d.总经 理、副总经理审批;e.到财务部借款。
②500元以上,a.借款人填写借款申请单;b.部门负责人签署意见;c.财务部签署意见;d.总 经理审批;e.到财务部借款。
注:因公借款,经手人必须在事毕后3-5天内(如购物出差回来等)办理报帐手续。严禁私人 占用公款。原则上出差现金量在万元以上应两人同行。
三、公司支付任何款项,必须凭合法的有效发票或有关收费凭证,并经办人签名确认,注明付款理 由,按审批权限报有关领导批准后,财务部审核签字后,方可办理支付款项业务。
四、凡属预付款项,由经办人提出书面申请,按审批权限报有关领导批准后,连同合同或有关文件
交财务部审核,总经理签字后方可办理付款,但在该项业务完结,经办人必须取得对方正式发 票合法的收款凭证,交由财务部结清往来帐目,否则造成损失由经手人负责。[在财务人员不 足的现行阶段以借款手续形式操作]
五、工作人员因工作失职,所造成的罚款或其他经济损失,应由责任者本人负责,公司拒绝接受任 何解释。
□ 低值易耗品管理
一、低值易耗品是指单价在2000元以下,不是使用一次而是多次重复使用,使用其在一年或一年
以上的用具和物品。遵循低值易耗品购置的审批权限及各种程序办理,不能擅自购买,否则作 违反纪律处理。
二、使用人必须办理领用低值易耗品手续,方能领用并成为当然的保管人,妥为保管,如使用人调 离岗位,应办理移交手续,年底前对实物进行盘点,核对帐目,检查财产实际情况。
三、低值易耗品如因使用人的主观原因造成损坏或遗失,使用人应负赔偿责任。根据价值大小,如 若发现利用工作之便,化公为私,占为已有,更要严肃处理。
□ 费用开支管理
一、差旅费
1.公交费,实报实销,按部门归集;尽可能要求使用交通卡,节约费用。
2.误餐费,实行“定额包干,超支不补,节约归已”的办法,包干标准:15元/餐。
3.市外出差且不能当日返回者,相关费用(如通讯费、住宿费、的士费等)酌情而定。
4.长途出差费根据《营销部薪资体系方案》执行。
二、办公费
1.购买办公用品、用具等均由行政部统一负责,公司各部门按实际需要列出清单,交行政部统一 处理。严禁各部门擅自购买,并要严格控制其开支金额。
2.凡购买所有的物品,均须由办公用品管理员签收,并按审批权权限报有关领导审批,方能报销。 行政部指定专人按部门建立低值易耗品辅助台帐,及时登记领退情况,职工离开本公司时,必 须办理移交手续,丢失和损坏的物品,要其本人赔偿。
三、借款程序
1.一般公务借款,由借款人填写借款单并注明借款事由,部门主管签字;财务部主管按用途、计 划、实际开支情况审核;总经理或副总经理根据部门主管、财务部意见以实际需要另外审批。
2.材料购进借款,由采购人填写借款单并“注明”材料使用订单号及附注有效的采购合同等文件; 财务部主管按用途、计划、实际开支情况审定。
3.出纳会计根据有效签批的借款单给予付款,借款人签名。
四、报销程序
1.报销人将票据粘贴好,填写内容、金额,送部门主管签字。
2.助理会计根据公司有关规定,逐一审核,交财务部主管审定、签署意见。
3.由助理会计上报总经理或副总经理予以核准、批复。
4.由出纳会计通知报销人或收款人,根据最终核准的报销金额予以付款或冲帐,实行多退少补。 □ 存货管理
一、建立以仓库工作为基础,生产、采购参与管理,财务给予监督的存货管理体系。
二、建立存货月终(每月最后一天)盘点制,车间在制品由生产部组织盘点,并填制盘点表。
三、仓库工作,在实物管理上,对生产、采购部负责,并按其要求提供相关货物资料或库存数量,
在票据处理、帐簿报表上对财务部负责。仓库管理员必须处理好日常工作,做好货物的收进、 发出及登记工作,具体为:
1.所有货物入仓,仔细验收,按品质部的质量鉴定标准进行存货入仓处理,填写入库单;财务联 送财务部,交货单位联交采购人作为材料款报销结算的必须要件。
2.所有货物出仓(或出厂)按生产加工单或成品发放单办理发放手续、填写领料单、出库单与送 货单,经客户或经手人签字后,方可出仓。
3.生产部所有换料,必须有质检部门鉴定方可更换,补料必须列明原因及生产经理签字方可发给。
4.月终编制存货盘点表(成品仓编制成品进销存月报表)。
5.以上出入库单之财务联及客户送货或经手人便条,必须在第二天上午送财务部,月终盘点表(仓 库、生产车间)必须在下月3日下班前送财务部。
四、各仓库管理员必须对自己经管的所有货物,做到心中有数、收发货物准确无误,正确处理单据,
保持实物与帐本、报表的一致,对于订单货物,必须能随时随地查到其准确数量(即可投入生 产数量)、不合格品或次品数量,以确保生产的顺利进行。
□ 往来帐款管理
一、助理会计要正确、及时地做好应收帐款、应付帐款、其他应收款、其他应付款、预收帐款、预 付帐款的核算工作。
二、出纳会计反映债权、债务的存在和坏帐情况,定期清理各种往来帐款,每月与客户核对,防止 坏帐损失。
三、出纳会计要应分别将不同单位的名称和个人姓名设立明细记录,并及时催收货款或清偿材料 款;要与客户每月对帐。
□ 销售管理
一、加强销售合同的管理和监督,按合同规定的结算条款及时结算货款,监督检查销售收入的回收、 保证合同履行。
二、认真进行销售核算、严格按规定的先开完工单并入库后发货等内部控制制度执行,切实做好收 发工作,详细核对品种项目,防止差错。
三、接收订单,先审核再编号;先收取订金或全款,然后下单生产,按合同结算条款确认后发货。
四、订单产品交割,由成品货仓管理员专人依据有效签批的完工单及入库单,开具成品出库单或送
货单;如特殊情况,合同结算条款为得到确认而要先发货的,须经总经理签字同意后才能发货。 如没按上述条款而发货的,按情节轻重,对于经办业务或跟单员处以造成公司经济损失的全部 或部分赔偿和罚款。