浅谈加强电子档案管理的重要性
浅谈加强电子档案管理的重要性
【摘 要】伴随着信息技术日新月异地发展,计算机被广泛应用到各个领域之中。由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象,尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此,全方位做好电子档案管理工作对相关单位维持正常运营是极为重要的。鉴于此,本文对如何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。
【关键词】电子档案管理;重要性
1.电子档案库的组成和特点
1.1组成
(1)用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料,操作简便、界面友好的用户终端,使查阅手段简单化,提高资料的利用率。(2)通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础,只有在完备的通讯网络环境中,才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。(3)数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存,由数据库系统来实现,通过联机服务系统为用户提供检索服务。
1.2 特点
(1)管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用,档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。(2)档案信息媒体多样化。(3)档案信息存贮与传递数字化。(4)工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化,导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。(5)档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前,就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。电子档案库以用户为中心提供面向用户的多种形式的信息服务。
2.电子档案的特点及优越性
2.1与传统档案相比，电子档案具有如下特点
（1）文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
（2）与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性