高校机要秘书如何做好"用印的学问"

230企业家天地理论版/2008/2

高校机要秘书如何做好“用印的学问”

金飞凤　胡　慧

摘　要:高校的印章管理,看似小事,但小事没做好就是大事,本文从高校印章管理中存在的问题入手,从建立印章管理制度、规范印章使用、正确保管印章和怎样做好印章的维护等四方面展开分析,对印章管理提出了一些建议和意见。关键词:高校;印章;管理中图分类号:F123.16　文献标识码:A

文章编号:CN43-1027/F(2008)2-230-01作　者:浙江林学院校长办公室;浙江,临安,311300

一、目前高校印章管理中存在的问题

1.制度不健全。目前很多高校印章的使用还未建立一整套

完备的管理制度。凭印象、凭经验管理印章的现象还比较普遍。

主要表现在:有时领导一句话,大印就章出去了;有时由于工作关系机要秘书需要走开时,这时有人来盖章办公室其他同志也就帮着盖了,这样易造成印章管理混乱,出了错无法追究责任,无章可循;也有机要秘书爱买人情,有制度不执行,工作贪快图方便。总之,从制度上看,高校印章管理存在着“无法可依”和两种现象。

2.使用不规范。我们有些职能部门的同志为图自己方便,一味的强调他经办的事有多急或者是多么特殊,要求机要秘书要为他马上用印,没有审批条,也没有领导的批示。我们有些机要秘书怕耽误事,怕承担责任,不细看内容也就盖了。还有学生证优惠购火车票的用印问题,现有些学生为了能利用优惠购买火车票去旅游,乱填乘车区间。机要秘书要是不认真核实,给这样弄虚作假的学生证盖章,不仅违反了诚信原则,也会对学校的声誉带来负面的影响。

3.保管不严格。高校的印章放在那里,每个来盖过章的人都知道。我们有些机要秘书将学校的多个印章在厨窗里一放或抽屉里摆着,也不上锁,有时办公室的同志都走开了,办公室门开着,章就这样大摆着,成了可以信手拈来之物,警惕性基本没有。有的高校虽然好一点,把放章的抽屉锁着,但办公室多个同志都有该抽屉的钥匙。以上这些都容易造成印章被盗或被乱盖现象。

4.维护不到位。各个学校的印章,一般几年或几十年不变,是相对稳定的工具。很多高校的章常年不清理,油渍满面,字迹模糊,盖章时不仅不容易盖清楚,而且盖出去的章也有损学校的形象。

二、如何做好“用印的学问”

1.制定规范印章管理制度。建立相应规章制度,规范用印的各个环节流程,减少因印章管理不到位带来的各种事故。维

护印章使用的严肃性、规范性,堵塞工作漏洞,在使用校级印章时,如遇特殊情况,因由校长办公室和校主管领导商量决定。对于非法使用印章,应当根据情节轻重,给以行政处分或依法惩处。因此各高校应制订各级用印规章制度和具体细则,同时把涉及到的内容和各种变化的用印情况科学化、规范化、程序化、

制度化,使单位的印章使用更加合理、高效、安全。

2.规范使用印章。盖上印就表示经过了单位的认可。例如以本单位名义上报省教育厅或省政府的重要公函和重要信件,或对同级单位的协商及本单位下达任务的行文等,都会产生重大效力和效果关系。因此,用印前首先要办理相应手续并经过单位主管领导的签批、同意。负责管印的同志应熟悉领导的签字笔迹,认真加以复核。办理用印人员必须在用印登记本上填写所办内容、时间、审批负责人及本人签名后,方可用印。一定要做到办事照政策,用印按规定,努力做到不盖“关系”章,不送,同时单位领导也要坚持原则,不写人情批条,坚持公章应姓“公”,不姓“私”,充分认识公章使用的重要性,正确发挥公章作用。

用印时要根据文种内容,做到文印相符,在上报材料及单位出示各种布告、通知、通告、命令等时,落款用章必须注意款印一致。在高校的众多的印章中,值得一提的是钢印使用。钢印与其它印章基本一致,但钢印大量用在证书、证件上。在某些特定情况下,钢印就超出一般印章的作用。在正常情况下,管印人员要亲自办理用印。若大量用印,主管人员来不及亲自盖压印时,应与鉴印员交待清楚使用规定和方法。为了防止钢印损坏,保证随时好用,证件上所贴照片,应该经自然风干后才能压印,这样既保证了证件的质量,也避免返潮变形、收缩等现象(因字体、印园变形,在用件时会产生真假误会),又保证了钢印的使用寿命(浆糊、胶水等会腐蚀钢印字模)。钢印一般加盖在证件所贴照片下方,以较低于照片图像面部下方为宜,压印字迹要清晰(照片压上三个字以上为宜),使人们不怀疑它的真伪。

3.印章的保管。高校的各类印章一般由机要秘书负责保管,如有遗失或误用时,由管印人员全权负责。要实行“专人掌管,安全存放”。当掌管印章的同志出差、休假需交给其他同志保管时,领导应监督双方的交接工作,并对用印工作适时检查,发现问题及时纠正。印章保管应有专用盒,并随时上锁,严禁外借或拿出办公室使用。掌管印章的同志因工作调动离开岗位时,应及时更换放置印章的柜、锁,严防印章管理失控。

4.印章维护。印章因经常使用,日久天长,印章上留有许多污渍,灰尘等,由于印泥与脏物混搅,会使印文模糊不清,影响盖印质量。因此,印章保管人员应定期檫洗印章,可以准备软毛刷、轻气油、大针、毛巾等用品,首先用毛巾檫去灰尘,根据情况用毛刷或牙刷蘸轻气油把印章上的印泥清洗干净,待字迹清楚,再用毛巾蘸水进行全面檫洗。一般情况下,可一至两个月清洗一次,既保护了印章,也确保了盖章的质量。

参考文献:

[1]伍聪.怎样做好印章管理.秘书.2007.9;18～19[2]赵爱军等.浅谈印章的管理.浙江档案.2002.10;33

[3]李凤兰等.做好高校印信管理工作的思考.西北工业大学学报(社会科学版).2004.12;90～92

[4]陈银达.谈谈如何保管和使用印章.秘书.2000.3;26

(责任编辑:朱　林)

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