电子档案管理研究

　　摘 要：随着信息化时代的到来，电子档案管理成为当前档案管理工作发展的必然趋势。本文在对电子档案的含义进行综述的基础上，分析我国电子档案管理工作的现状和所存在的问题，并提出我国电子档案的发展方向。 　　关键词：电子档案；档案管理；研究 　　档案以保存、提供利用为主要责任，面对收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等任务。当前数字化高度发展的情况下，各行各业都面临管理上的巨大挑战，档案行业也不例外。随着我国信息化建设的快速发展和推进，新型电子档案产生并逐步完善，有取代传统纸质档案的趋势，无论是个人档案或者集体档案，档案承担着记载信息、传承信息以及提供保存、检索供社会利用的责任，落实好档案管理工作十分重要，而在信息社会中如何把握机遇迎接挑战，是档案管理工作者面对的重要课题。 　　1 电子档案的定义 　　电子档案是随着信息化社会的出现和发展应运而生的新生档案类型，关于它的定义尚未形成绝对的统一，本文选取了几个比较有代表性的定义来阐释电子档案的含义： 　　学者张雪香在论文《高校电子档案管理》一文中指出，要避免简单的将电子档案等同于电子文件，她认为电子档案比较确切的定义，是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中，于数字设备及环境中直接形成以数码形式记录到磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的有档案价值的文件”。即电子档案是借助计算机系统生成、利用和保存的档案文件。 　　学者孙笑一则通过特征来阐释电子档案的定义，他提到电子档案具有实体的虚拟化，手段的数字化、网络化、多媒体化，时效性强、周期短，具有交互性和个性化，加工标准化、信息海量化和检索的智能化等特征。 　　孙丽茹则采用了国家档案局在《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）中的定义，即电子档案是指在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 　　综上，本文认为电子档案对应的是我们通常说的纸质档案，指可以通过计算机磁盘等载体进行存储的电子文件的集合。 　　2 电子档案管理现状 　　档案管理电子化进程必然是个长期持续的过程，当不可否认这也是必然趋势，电子档案较之于传统纸质档案优势明显，但在转型过程中也会出现一些必须要面对的问题，本章从电子档案的优势劣势和电子档案管理目前可能存在的问题2方面谈谈我国电子档案管理现状。 　　2.1 电子档案管理优势 　　电子档案相比于传统的纸质档案管理优势主要体现在：1）降低人力成本，减轻人力负荷。电子档案的载体是数字载体，信息采集和上传也可以通过计算机软硬件完成；2）更利于保存和检索利用。纸质档案的保存对空间及空间条件要求很高，电子档案更容易保存，利用计算机系统也更容易检索利用；3）管理方式更加灵活。电子档案信息修改更加方便，为有序、数字化现代化管理提供了条件。 　　与此同时，不可否认电子档案在带来诸多方便，使得档案管理效率提高，但也存在一些不容忽视的短板。比如档案文件的真实性和数据保存的安全性问题。电子档案容易修改增删，真实性的保障有赖互联网技术的提高；电子档案数据安全问题也不容小觑，互联网的数据有可能遭遇病毒、黑客袭击等，电子档案存储在终端也面临这样的隐患。 　　2.2 电子档案管理存在的问题 　　电子档案既有优势又有劣势，但档案管理电子化是不可逆转的必然趋势，在这种大形势下，要明确电子档案管理发展方向，有必要先对目前电子档案管理存在的问题作一了解。 　　2.2.1对档案管理重视程度不够，意识淡薄 　　档案管理属于我们所说的冷门专业，岗位也属于偏边缘的岗位，目前我国很多有关部门对于档案管理这一工作并不重视，甚至认为可有可无，不需要花费精力在这一项工作上，使得档案管理工作人员也抱着随意的态度对待工作，这是一个不良循环，而电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，意识问题和管理理念是根本对问题。 　　2.2.2综合型专业人才匮乏 　　档案工作者对档案管理的专业性自不必说，但既懂档案管理知识也懂信息技术，的综合性专业人才匮乏，给电子档案管理工作高效进行带来了挑战。 　　2.2.3相关法律法规不完善 　　互联网知识产权问题还处于起步阶段，电子档案管理法律法规尚未形成体系，有关电子档案管理的专门规则条例极少，统一适用性对法律较少。 　　3 电子档案管理发展方向 　　当今社会，社会经济发展高速，时代发展日新月异，知识经济逐渐兴起；大数据时代带来了海量的数据资源，革新了各行各业的常规模式，现代化技术手段强势来袭。利用现代化技术进行档案管理的意义不言而喻，而随着新技术的逐步渗透，人员管理、档案管理侧重点等都必须同步协调发展，本章将从3个方面谈一谈我国电子档案管理的发展方向。 　　3.1 管理理念和管理意识向着现代化、电子化方向发展 　　随着技术的不断发展和信息社会的高速运转，电子档案管理也将朝着现代化的方向发展。变革的开始首先是理念的变革，正确认识当前档案管理大环境，电子档案管理的必要性和优劣势，树立良好的管理理念，积极了解形势、环境的变化，促进电子档案管理向着现代化方向发展。 　　3.2 电子档案管人才向着专业化趋势发展 　　电子档案管理人员愈加专业化。档案管理工作处于不断的发展中以适应新形势需要，人员专业化很重要。电子档案管理不仅涉及到档案管理的专业化知识，对从业人员计算机知识、互联网技术应用、相关法律条文等方面的能力素质也有很高的要求。电子档案管理起步至今，到逐渐发展，慢慢取代传统纸质档案还有很长的路要走，其中管理人才向着专业化发展是不可忽略的重要方向。 　　3.3 多机构、跨部门合作，共同创造安全可靠的互联网大环境 　　良好的互联网大环境对提高电子档案管理安全性很有帮助，这就需要多部门通力合作，构建完善的档案应用机制，构建完善的电子档案管理计算机信息系统，充分考虑到潜在的一些安全性问题，采取相应的措施。如正规杀毒，防范黑客攻击；归档规范化，管理程序化；完善相应的法律法规，借助法律机构职能作用确保电子档案的安全性。 　　4 总结 　　综上所述，档案管理工作不是简单的体力劳动，需要专业的理论知识指导和与时俱进的现代化技术手段辅佐，不断发展创新，探求更加高效、便于利用的管理方法，�子档案正是科学技术快速发展的产物，对管理及保护工作提出更高的要求，需要进一步建立健全完善的电子档案管理体系和安全保护机制，做好档案管理工作从传统向电子化进程的转变，做好电子档案的维护工作，加强相关专业从业人员的技能培训，不断提高电子档案管理水平，保障电子档案信息的安全。 　　参考文献 　　[1]张雪香.大高校电子档案管理研究[J]. 湖北师范学院学报（哲学社会科学版）2016，36（1）：81-83. 　　[2]周茂玉.浅谈电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2015，（247）：103，138. 　　[3]孙笑一.浅析电子档案的主要特征及管理保护策略.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016. 　　[4]孙丽茹.试析如何做好电子档案管理.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016. 　　[5]王静.新形势下电子档案管理存在的问题及对策分析[J].经营管理者，2016， （4）：275. 　　[6]王玉超.中外电子档案管理的比较研究[J].长春：吉林大学，2009.