1档案管理制度及流程修改

文件名称：档案管理制度 发文部门：集团行政部

收文部门：皇城里文化产业集团各部门、所属公司 发文日期：2015年5月30日 文件有效期：长期有效

档案管理制度

一、总则

1.1 为加强档案管理，为规范集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特

制定本制度，确保集团档案的完整性、准确性和系统性。提供符合集团需求和保证管理体系有效运行的证据，保障集团的业务发展。 1.2 档案的范围

1.2.1集团内部经营形成的各种资料。

1.2.2外部政府机关、行业部门形成的与集团经营或行业有关的公文、通知、批复等资

料。

1.2.3集团直属部门、子公司备案形成的与经营有关的资料。 二、 职责

2.1 档案的管理部门

档案管理由文秘档案保密部管理，其中行政部为上级部门。 2.2 档案管理部门的职责

2.2.1负责统一组织编制、修订、完善集团的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、

管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

2.2.2负责收集、整理、保管集团直属部门及各子公司备案的人事行政和业务类档案。 2.2.3负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立集团档案电子目录。 三、 档案的分类 3.1按内容进行分类

具体各级的分类按各部门档案的具体内容 3.2按保存形式分类

3.2.1纸质形式

3.2.2电子档案：包括各种电子表格、电子文当、扫描方式等形式。

3.3按保密性分类

3.3.1保密档案：处于保密等级限指定人员知晓，一旦泄密会对集团安全、发展造成极

其严重的后果的资料。

3.3.1.1外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；

3.3.1.2集团各子公司招投标书，有关经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等； 3.3.1.3合同，技术协议； 3.3.1.4集团制度汇编原件；

3.3.2一般档案：除以上外，其他均为一般档案。 四、档案的管理

集团直属部门及子公司各部门档案由部门主管进行管理并重视档案的分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等管理细则。 4.1 档案资料的归档时间

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档

4.1.1即时归档

4.2.1.1集团规定的密级文件；

4.2.1.2重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； 4.2.1.3合同、协议书等正本及过程资料；

4.2.1.4集团干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； 4.2.1.5其他认为需要即时归档的资料。 4.1.2定期归档

4.2.2.1集团直属部门及子公司各部门应在次月3日前整理归档上月文件，编制

档案清单交文秘档案保密部；

4.2.2.1集团直属部门及子公司每年3月29日—3月31日归档上年度文件与资料，

并移交集团文秘档案保密部；

4.2 归档范围

4.2.1集团对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

4.2.2集团收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决

定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 4.2.3本集团与其他单位来往的文书及权益文书等； 4.2.4集团领导的批示、指示等；

4.2.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议

简报、会议记录等；

4.2.6反映集团内部主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

4.2.7集团直属部门及子公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报； 4.2.8本集团与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； 4.2.9本集团内部发布的各类广告、宣传材料；

4.2.10本集团的历史沿革、大事记及反映本集团重要活动的剪报、照片、录音、录像等； 4.2.11外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资

料；

4.2.12财务档案资料； 4.2.13各种实物档案；

4.2.14其他具有利用和保存价值的文件资料。 4.3 档案移交要求

4.3.1集团直属部门及子公司各部门主管负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资

料进行收集，并编制部门类别《文件（合同）管理记录目录》。

4.3.2结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前、请示在后；正件在前，

附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前、依据在后。

4.3.3集团档案分类和分类编号由文秘档案保密部统一集中管理，编号规则见档案管理

规定。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。

4.3.4一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件

存档，经办部门根据实际需要留存复印件或影印本，如因业务处理，原稿须经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，文秘档案保密部以影印本归档。

4.5借阅说明

4.5.1借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； 4.5.2借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸

调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

4.7销毁说明

销毁时，应有、在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章，一并存档永久保存。 五、档案保管

5.1纸质或实物档案的保管

5.1.1档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火

器材。

5.1.2档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅。 5.1.3严防毁坏损失、散失和泄密。 5.2 电子档案的保管

5.2.1档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。 5.2.2电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意防泄。 5.2.3电子文件应定期备份，防病毒等安全措施。 5.2.4备份磁介质应注意防磁。

六、集团图书资料管理制度（备用）

6.1工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由文秘档案

保密部统一订购。

6.2 期刊、杂志等的订阅，由文秘档案保密部汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关

发行部门订购。

6.3 购回的图书等资料由文秘档案保密部专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。 6.4 凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

6.5 期刊、杂志等图书资料由文秘档案保密部安排专人管理，用完收存。 6.6员工离开本集团时，应归还所借用的图书资料。 七、附则

7.1本办法由集团文秘档案保密部制定并负责解释。 八、相关附件

8.1《文件（合同）管理记录目录》 8.2《移交目录》

8.3《档案移交清单表》 8.4《档案借阅审批单》 8.5《档案目录》