采购人员编制
一、采购部人员结构
面料采购组：7人
辅料采购组：6人、驻广州采购员1人
物品采购组：3
辅料仓组：4
采购总监：1人
驻上海丝线顾问：1人（负责丝线质量）
面料质检：2人
二、辅料分类
前期辅料：拉链、花边……
中期辅料：钮扣
后期辅料：胸花、腰带、皮带、毛领……
常规辅料：胶袋、唛头……
三、辅料申购流程
1、常规辅料
——辅料仓发现常规辅料低于安全库存
——辅料仓填《物品申购单》
——申购人签字、部门主管、总经办审批
——采购部收《物品申购单》，安排采购
2、前期、中期、后期辅料
——生产部收到设计部的《大货指示单》、样衣
——生产部向板房要工艺说明，制《生产单》
——根据《生产单》、《原料损耗表》，下《辅料申购单》
——在打印的《辅料申购单》中粘贴辅料小样、面料小样等所有用到的原料小样 ——交《辅料申购单》到采购部辅料组组长
——发《生产单》到相关部门人员
数据组（录款式基本资料，物流部打印吊牌、洗水唛）；
面料组（准备面料缩水）；里料组、辅料组（备料）；
财务部（成本核算）
跟单员（跟单）；工厂（领料、制产前版、生产）
辅料申购单：见附件《辅料申购单》
并在《辅料申购单》上写“交单日期”
四、采购流程
1、常规辅料
——收《物品申购单》，安排向供应商下采购单
有固定供应商，一般情况下可直接下订购单，遇到下面情况时需要询价、审核： 采购量比之前的大很多；价格上浮。
——向供应商下订购单（约定辅料名称、数量、价格、送货时间、地点……）
——供应商送货（提供《送货单》）
——辅料仓验货、入库
货品不合格，需要退、换货时与采购员联系处理
2、前期、中期、后期辅料
——生产部提交《辅料申购单》给辅料采购组长（范坤，初步判断撞色等问题并提醒采购员），按品牌分配任务
l 目前要求在上午11：00之前提交《辅料申购单》
——采购员根据《辅料申购单》要求，初步确定供应商
l 《辅料申购单》中指明某些辅料使用前面的某一张生产单的辅料时，采购员找出原来的《辅料申购单》并剪取一部分小样，同时查询上次的供应商。
——找货、询价、下订购单。（采购员下午到市场上找货，与提供的辅料小样一致的，找最便宜的供应商下订购单；找不到与辅料小样一致的辅料时，找替代辅料，并提取小样交设计师确认，设计师不同意的情况下，采购员继续找，直到设计师同意，向供应商下订购单。）
l 订货会后有统一询价的辅料直接向确定的供应商确认价格，价格上浮或不能合作的情况下再重新寻找供应商、报价、确定供应商、下订购单。
l 没有前期询价的辅料，要找供应商、报价、确定供应商、下订购单。 l 下订购单时没有正规的合约，只是做个记录而矣。
l 不会因为辅料问题而撤单，只有面料出现问题时才会撤单
——供应商备货，货到后通知采购员。
——采购员到供应商处取货，简单查看货品质量是否符合要求，不符合要求时要求返工，符合要求时辅料直接取走，索要送货单，并从辅料中抽取小样。取走的辅料送到东门固定的司机处，每天统一送货一次到辅料仓库的保安室。
l 新供应商不同意月结，要求现付的，采购部秘书（吴小玲）同采购员一同到供应商处付款、取货、取送货单、取票据（收据或发票）。（目前是每周一、三、五下午，吴小玲可以与采购员一同出去处理现付问题）
l 有些辅料需要染色，则取货后当天要送去染色（提供辅料及色样给染厂）。 ——采购员第二天上午，将昨天收货的小样制成《辅料确认单》二份，设计师签字确认。一份《辅料确认单》连同《送货单》一同转交辅料仓，用于验货；另一份《辅料确认单》交给生产部，用于跟单员跟单。另外，采购员还要将设计师确认的辅料小样粘贴到《辅料申购单》上，直到一张《辅料申购单》上所有辅料全部采购完后再备档。最后，采购员还要制一份《辅料样板》给李太。
l 取到货但送去染厂的辅料，要等取收到染色辅料后再做《辅料确认单》等工作。
l 设计师对《辅料确认单》中辅料小样不签字时，要从辅料仓重新取回辅料，要求染厂或供应商重新处理，直到设计师确认为止。
五、收货、验货、入库
——辅料仓每天上班时到保安室取辅料，下午收到采购员转交的《辅料确认单》、送货单，进行验货。
——验货结果需要做退、换货处理的，通知采购员处理。
——验货合格的辅料做入仓
l 有些辅料收到货后要先晾晒，因此入库时间有可能会晚于收货3天左右。
六、看板会后的询价流程
——看板会后，整理用量较大或单价较高的辅料资料
系统建议：可通过系统制作辅料资料的询价单，包括样板、照片、生产单号、数量、单价、质量说明……
——邀请多家供应商到公司报价或向供应商发辅料资料，要求报价
——录入各种辅料的询价结果
系统建议：可通过系统调出询价单，按供应商录入询价辅料的单价。录入完成后，通过系统以另外一种格式调出此询价单，显示该询价单中所有的辅料，以及同一辅料的所有供应
商及报价，并可以设置各供应商的优选等级，供采购时进行选择。
七、流程监控环节
希望了解从生产部提交《辅料申购单》开始到辅料入库，整个流程中相关环节的时间、人，以及采购单所处的状态等信息。
《辅料申购单》的交单时间，每张单的采购负责人
《辅料申购单》中各种辅料的采购状态、各状态开始的时间（如找货/询价、订购、染色、送货、晾晒、入库……），询价的供应商、报价、付费方式，选定的供应商，以及选择该供应商的原因等。
各供应商提供的辅料质检结果。
各种监控报表（按采购单所处的状态进行过滤，按生产单号查询辅料采购所处的状态……）
对帐报表（每月现付/月结的有哪些辅料的采购，对应的供应商是谁，金额是多少……）