声像档案管理标准

声像档案管理标准

1 范围

本标准规定了声像档案的职责、管理内容与要求、检查与考核、形成的报告和记录。 本标准适用于大唐新能源宁夏公司声像档案的管理工作。 2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《中华人民共和国档案法》

《照片档案管理规范》 GB/T11821—2002 《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T15—1995 3 定义和术语 3.1 声像档案

是指我公司在政工、生产管理、经营活动形成的具有重要保存价值的照片（包括正片和底片）、录音、录像、影视片等专门载体材料。 4 职责 4.1 档案室

4.1.1 负责公司声像档案的收集、整理指导和保管、利用、鉴定等工作。

4.1.2 负责在工程建设初期编制拍摄大纲，规定工程建设过程中必须拍摄照片和录像录音的活动和事件内容，明确拍摄要求和整理归档的职责。在基建过程中，再根据基建工程的实际情况扩充和丰富内容。 4.2 党群部

4.2.1 负责公司在行政管理、生产管理、经营活动中形成的有保存价值的照片、录音、录像载体材料的收集、整理、归档工作。 5 管理内容与方法 5.1 归档范围

5.1.1 上级领导人来公司视察工作或从事其它活动形成的声像材料。 5.1.2 外国贵宾来公司访问、洽谈等活动中形成的声像材料。 5.1.3 公司领导在重要的活动中形成的声像材料。

5.1.4 公司召开的重要会议（如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等）和举行的重要活动形成的声像材料。

5.1.5 模范先进人物在重要活动中形成的声像材料。

5.1.6 公司参加市级以上展览会的展品照片、录像带，以及荣获市级以上奖励的文艺创作节（剧）日、体育运动项目和外地参加表演，竞赛等活动中形成的声像材料。

5.1.7 本公司荣获的市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片。 5.1.8 本公司人员参加国内外重要学术活动和被授予荣誉称号以形成的声像材料。 5.1.9 重要科技发明、荣获市级以上奖励的科研课题所形成的声像材料。

5.1.10 反映公司基建工程原貌，从奠基、开工典礼、工程建设施工过程（特别是隐蔽工程的施工过程）、竣工落成典礼等全过程建设活动中形成的照片、录像带、录音磁带等声像材料 5.1.11 重大人身、设备事故现场形成的声像材料。 5.1.12 本公司名称牌匾的照片。 5.1.13 本公司大型建筑、设备的照片。

5.1.14 在不同时期录制本单位情况介绍或汇报的声像材料。 5.1.15 5.1.15其它具有特殊意义和保存价值的声像材料。 5.2 声像档案的归档要求：

5.2.1 凡属归档范围的声像档案，由摄制部门指定专人于每年第一季度将上年形成的照片（包括底片）、录音带、录像带、光盘进行整理，向档案室归档。

5.2.2 归档的声像档案材料必须清晰、完整，质量良好，底片和照片一并归档。 5.2.3 归档的声像档案要详细记录时间、地点、人物、活动内容及摄录人姓名。 5.2.4 归档的磁性载体档案材料必须是原版、原件。

5.2.5 照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、反映原貌、未加修饰剪裁。 5.2.6 数码照片采用JPEG格式存储，分辨率不低于500万像素，并刻录光盘归档。

5.2.7 归档的声像档案要填写归档目录一式二份，交接双方验收后各存一份备查（声像档案的移交清单式样见附录A）。 5.3 声像档案的保管

5.3.1 声像档案的保管，按类别和不同的载体，不同的装具分别排列存放。

5.3.2 为便于声像档案的保管，可按不同载体和规格分为照片、底片、录音带、录像带等编号存放，与文字档案同一内容的应互相注明见某卷。

5.3.3 声像档案置于专门的铁制装具中保管和存放。

5.3.4 保存声像档案的温度应控制在规定范围内：温度14－24℃，相对湿度40－60℃。 5.3.5 归档的磁带要装在密封盒里，按编号顺序放在专用柜内。 5.3.6 声像档案应有防火、防盗、防光、防潮、防虫、防霉、防磁措施。

5.3.7 定期检查声像档案保管情况。对长期保管且不常用的录音带、录像带，至少隔半年得绕一次；对经常使用和污损的声像，要及时修补、复制。

5.3.8 归档的声像档案，未经鉴定批准，任何人不得私自抽出，清洗、消磁、涂改、销毁。 5.4 声像档案鉴定与销毁

5.4.1 成立声像、实物档案鉴定小组，由主管领导、档案人员及有关业务部门人员组成，定期对已超过保管期限的特种档案进行鉴定。并注明鉴定意见和签名。

5.4.2 销毁档案必须严格掌握，销毁前应造具清册，提出销毁报告，经主管领导审核，报档案鉴定委员会批准，销毁时应指定两人监销，监销人必须在档案清册上签字。 5.5 声像档案的借阅和利用

5.5.1 档案管理人员要编制声像档案的案卷目录等检索工具，为查找利用提供方便。

5.5.2 声像档案原版一般不得借出档案室外。如有特殊需要，须经主管领导批准后，方可限期外借。利用高的声像档案可将复制件外借、外租。 5.6 声像档案的统计

5.6.1 建立声像档案的统计制度做好声像档案的收进、移出、现存数量、提供利用及效果等项工作的统计。

5.7 声像档案的整理 5.7.1 声像档案的整理原则

5.7.1.1 声像档案的整理工作，应按照各种载体档案自然形成规律，有利于保持其相互的有机联系，有利于保管、利用为原则，使档案能正确地反映公司的各项工作活动情况并便于查找、利用。 5.7.2 录音（像）、影音光盘档案的整理：

5.7.2.1 一般以年度为界，按问题（内容、用途）进行分类。分类时尽可能做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；原版本和复制品分开。

5.7.2.2 按年度─问题─盘号编写档号。同一内容的按归档时间编一个流水号，数量少的可以不分类，直接按归档时间顺序编流水号。

5.7.2.3 每盘、盒的外套贴上标签(标签式样见附录B)，注明形成日期、版本、主要内容、主要人物、职务、带长（时间）、编号、机器型号、种类、保管期限、密级等，并填写卷内目录（卷内目录样式见附录C）。 5.7.3 照片的整理

5.7.3.1 照片分类：按电力企业档案0-9大类进行分类（同纸质档案）。一个年度一个大流水。无论单张照片还是一组（若干张）照片，都自成为一个单元，为区别于纸质档案照片序号后加照片档案代号“Z”，分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

5.7.3.2 将同一类的照片按时间顺序依次嵌进装具。

5.7.3.3 照片按年度结合问题整理，照片和底片、负片和反转片要分开保管。 5.7.3.4 照片文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

——事由：照片影像所反映事件、事物的情由。

——时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。 ——地点：被摄物所在的具体地点。

——人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。 ——背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。 ——摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

5.7.3.5 底片的文字说明：底片分负片和反转片两种。负片与照片内容对应，编上底片号，翻拍的用字母“F”标注，不需另写文字说明。反转片要同照片一样编写文字说明，书写在插袋式的芯页。 5.7.3.6 照片文字说明的编写要求

a)编写照片的文字说明要包括六要素，即：事由、时间、地点、人物、形成的条件（背景）、作者。照片的文字说明编写要求。

b)综合运用六要素，概括地揭示照片档案所反映的全部信息。 c)文字简洁，语言通顺，一般不超过 200 字。

d)统一用阿拉伯数字表示时间，年、月、日用“.”隔开。 5.8 照片档案目录的填写方法

5.8.1 照片档案目录项目有照片(底片)号、照片题名、拍摄日期、档号、存放地点。以照片自然张为单元填写目录，册内照片目录样式见附录D。 5.9 声像档案的保管期限 5.9.1 声像档案保管期限表

6 检查与考核

6.1 声像档案是公司档案的一个组成部分，必须按规定收集齐全、规范整理、及时归档，由公司档案室实行集中统一管理。

6.2 对于未将声像档案按时归档的部门，按经济责任制进行考核。 7 报告和记录

执行本标准应形成的报告和记录见表1。

表1

6 检查与考核

6.1 声像档案是公司档案的一个组成部分，必须按规定收集齐全、规范整理、及时归档，由公司档案室实行集中统一管理。

6.2 对于未将声像档案按时归档的部门，按经济责任制进行考核。 7 报告和记录

执行本标准应形成的报告和记录见表1。

表1

附 录 B （资料性附录） 录音、录像档案目录格式

录音（录像）档案封面小标签D2（录音：100㎜×65㎜）

盘号：

附 录 C (资料性附录) 录音、录像档案目录 录音、录像档案卷内目录

附 录 D

（资料性附录） 册内照片目录 册内照片目录