FI_RG_058-2011存货盘点管理办法
文号/版次:FI RG 058-2012 文件名称:存货盘点管理办法 编制部门:财务部 拟稿人: 发布日期:2012.03.31 审核: 批准:存货盘点管理办法1 目的为准确反应公司状况, 加强物料安全和存货库存管理, 为公司决策提供真 实有效的数据,公司将定期对存货盘点,并对盘点差异进行考核。为规范 此项工作,特制订本管理办法。 2 适用范围 适用公司范围内仓库(原材料库、半成品仓库、成品仓库、备品备件及化 学品仓库、OEM 仓库、线边仓)中的所有物料。 3 定义 存货指公司范围内仓库(原材料库、半成品仓库、成品仓库、备品备件及 化学品仓库、OEM 仓库、线边仓)的物料。 3 职责 3.1 生产管理部负责原材料库、半成品仓库、成品仓库、备品备件及化学 品仓库、OEM 仓库的管理,生产管理部主管负责“盘点计划表”的制定、 及编制“盘点差异分析报告”,仓管员负责盘点工作的实施。 3.2 前、后加工负责各自线边仓物料的管理并根据生产管理部的“盘点计 划表”实施盘点作业。 3.3 财务部负责存货的复盘、 盘点数据的核对及差异的账务处理。 财务总 监为盘点总负责人。 1/113.4 资讯部:负责对盘点差异物料进行系统的数据调整。 4 管理内容 4.1 盘点原则 4.1.1 参加盘点的人员应该按照“见货就盘”的原则, 对负责区域内的所 有原物料进行清点、登记和标识,避免漏盘,多盘的事情发生。 4.1.2 盘点数据及差异分析应真实可靠,严禁弄虚作假。 4.1.3“物料盘点表”需经盘点区域初盘人、复盘人及生产管理部主管确 认签字。 4.1.4 生产管理部主管需对物料的盘点差异提出 “盘点差异分析报告” 和 “物料盘点表”报财务总监审核。 4.2 盘点方式及频率 4.2.1 月度盘点 每月末由生产管理部根据“盘点计划表”对仓库内各区域所有存货,自行 组织对重点原物料(主要针对当月有生产且有出入库的原物料)先行初盘, 确认后提交“物料盘点表”,财务部根据“物料盘点表”进行复盘。 4.2.1.1 月度盘点时间 每月最后一周由生产管理部自行组织对各区域内的重点原物料先行初盘 (如遇法定节假日,则根据财务部要求进行提前或顺延),初盘完成后由财 务部进行复盘。 4.2.2 不定期盘点 财务部根据实际情况不定期安排抽盘。 4.2.2.1 盘点频率 原纸---每月不得少于一次,每半年一次全盘(自用及不合格原纸)。 成品---每月不得少于一次,每半年一次全盘。 化学品---每月一次,每半年一次全盘。 浆板---每月不得少于一次,每半年完成一次全盘。 包材---每月一次(常规包材),每半年完成一次全盘。 备品备件---每月一次,每半年完成一次全盘。 2/114.2.3 年(中)终盘点原则每年六月及十二月,由生产管理部会同财务部及其他相关部门实施全 面盘点。 具体时间依据公司实际生产状况和外部审计需要, 制定 “盘点计 划表”。 4.3 盘点流程及细则 4.3.1 盘点流程 盘点计划 初盘 复盘 盘点结果及差异处理4.3.2 盘点计划(准备) 生产管理部主管负责“盘点计划表“的制定,经生产厂长和财务总监确认 后方可进行。 4.3.3 盘点通知 根据“盘点计划表”,年终(中)盘点需要提前两周,月度盘点需要提前 一周通知。以便生产管理部、采购部、营业管理部提前对进料、生产和出 货等事先进行安排。从而尽量避免在盘点期间物料的流动。 4.3.4 年终(中)待盘点货物整理: 接到盘点通知后, 各区域仓库管理员需对区域内的物料进行整理, 归类和 标识以便于盘点人员清点和复核。 4.3.5 初盘前 1 天,生产部门将所必须的物料提前领到生产线。 4.3.6 初盘点前 1 天,仓库(原材料仓库、成品仓库)和线边仓(前加工、 后加工)分别对待盘点物料按要求进行归类。 4.3.7 初盘点前 1 天的 17:00 系统及各区域物料全部冻结,冻结期间, 未经财务总监批准, 物料不得跨区域移动, 经批准可以移动的物料需要填 写 “待盘点物料转移单”。 4.3.8 系统冻结后,由财务部从系统导出存货明细,生产管理部制作各区 域内的“存货盘点清单”,发给各区域盘点负责人。 4.3.9 初盘 4.3.9.1 盘点开始后, 生产管理部主管负责组织和督导仓管员对各责任区 域内的存货进行初盘。 3/114.3.9.2 初盘人员对某一存货盘点完毕后,在“物料盘点表”内初盘数量 一栏记录初盘数量, 在初盘人一栏记录自己的姓名和日期。 同时将盘点数 量等信息按要求记入 “物料盘点表” 相关的位置, 并将盘点表交于复盘人。 4.3.10 复盘 4.3.10.1 复盘人的职责与初盘人相同,如发现初盘过程中的任何漏盘、 重复盘点或数量差异, 复盘人需要和初盘人一起确认, 依据复盘的情况和 双方确认的结果记录在“物料盘点表”,复盘人在复盘数量一栏记录复盘 数量,在复盘人一栏记录自己的姓名和日期。 4.3.10.2 复盘人复盘完毕后,将“物料盘点表”交生产管理部主管。 4.3.11 盘点结果及差异处理 4.3.11.1 生产管理部主管对各区域内的盘点结果进行确认: a) 对于无差异的存货由仓管员填写 “存货盘点报告” , 同 “物料盘点表” , 一起交生产管理部主管签字确认后,报财务总监审核即可完成盘点工作。 b)对于有差异的存货,则根据盘点的情况,由仓管员填写“存货盘点报 告” 同“物料盘点表” 一起交生产管理部主管签字确认后,以签呈形式 报财务总监审核后交总经理签核。 4.3.11.2 对于有差异的存货,则根据总经理的签核结果,将处理报告分 发各区域仓库管理员。 财务部和资讯部则依据总经理的签核结果进行帐务 调整和系统数据调整。 4.3.11.3 资讯部依据经总经理签核后“存货盘点报告”和盘点记录进行 系统数据的调整, 调整完成后需以邮件形式告知生产管理部主管, 各区域 仓库管理员对调整后的系统数据进行核对确认。 4.3.11.4 调整完毕后盘点结束,物料、生产和出货恢复正常作业。 5 盘点差异处罚 根据“存货盘点报告”,对存货差异责任人进行处罚。 5.1 盘点差异是指单个物料差异金额或累计差异金额(包材类允许每个物 料有 1%的盘点差异)。 5.1.1 对于可以作出合理解释的盘点差异,为盘点当日生产出入库所产生 4/11的差异部分, 由仓库管理员提报差异情况说明(并提供当日 “出入库单” ), 并经生产管理部主管签字确认,并经呈报总经理签核后,可免于处罚。 5.1.2 对于一周内无法找回或作出合理解释的差异部分(成品、原纸、包 材、浆板、备品),应对直接责任人(仓库管理员)以及负连带责任的生 产管理部主管,根据《员工奖惩办法》进行处罚。 5 盘点资料的保存和处理 年终/月度/不定期盘点原始记录由财务部统一存档保存, 以备管理决策或 内外审计使用。 6 记录 6.1 记录 1:盘点计划表 6.2 记录 2:物料盘点表(月度-抽盘) 6.2 记录 3:物料盘点表(年中/终-全盘) 6.3 记录 4:待盘点物料转移单 6.4 记录 5:存货盘点清单 FR RG 058 FR01 FR RG 058 FR02 FR RG 058 FR03 FR RG 058 FR04 FR RG 058 FR05附件 1、存货盘点报告附加说明: a) 本文件由财务部起草并负责解释。 b) 本文件 2012 年 3 月 31 日发行,自发行之日起实施。5/11记录 1:盘点计划表FI RG 058 FR01序号库名盘点人自盘时间盘点品类盘点方式复盘人员复盘时间核准:审核: 6/11编制:记录 2:物料盘点表(月度-抽盘)编号: 品类代号 简称FI RG 058 FR02料号品名系统数量规格手工报表数量计量单位应有盘点量日期 初盘 实盘量盘点人盘盈(损)量日期 复盘 实盘量盘点人盘盈(损)量□良品□外销 备 注库位□不良品□B 级品□滞库品生产管理部主管: 7/11记录 3:物料盘点表(年中/终-全盘)FI RG 058 FR02物料状态 料号 品名 规格 计量单 位 系统数 量 手工报 表数量 应有盘 点量 初盘 实盘量 盘盈(损) 量 实盘 量 复盘 盘盈(损) 量财务总监:生产管理部主管:复盘:初盘:8/11记录 4:待盘点物料转移单日期:领料部门 序号 物料编号成本负担部门 物料名称 规格 单位FI RG 058 FR04 数量 备注核准:部门主管:仓库:领料人:9/11记录 5:存货盘点清单序号 组织 子库 物料编码 品名/SKU 单位 FI RG 058 FR05 系统数量(手工 备注 报表数)制表:审核:10/11附件 1:存货盘点报告盘点时间: 初盘人员: 序号 组织 子库 物料编码 盘点地点: 复盘人员: 品名 /SKU 单位 系统数量(手工 报表数) 盘点范围: 复盘时间: 初盘数量 复盘数量 差异数量差异说明:11/11