有关我国企业行政管理存在的问题及改革策略

山西大学继续教育学院

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现存问题及改革思路

摘要 企业行政管理对我国企业发展有着重要作用。但目前我国企业行政管理存在一些问题,即全盘照搬党政机关行政管理模式;企业行政管理中存在 “游击作风”;企业行政管理人员时常脱离各部门实际;企业行政管理体系缺乏或欠缺。为此,要选择合适的规范的企业行政管理模式;联系实际开展工作;构建企业行政管理新体系。

[关键词] 我国 企业 行政管理

目录

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一、导论„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3 二、企业行政管理的释义………………………………………………„3 （一）、企业行政管理的基本含义„„„„„„„„„„„„„„„„„3

（二）、企业行政管理的任务„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 三、企业行政管理对我国企业发展的重要作用…………………………„4

(一)有助于增强我国企业的适应能力…………………………………„„„4

(二)有助于增强我国企业的核心竞争力 …………………………………„4

(三)有助于保证我国企业健康发展…………………………………„„„„5

(四)有助于保证我国企业实现生存发展目标………………………………„ 5

四、我国企业行政管理的现存问题…………………………………„„5

(一)全盘照搬党政机关行政管理模式…………………………………„„„5

(二)企业行政管理中存在“游击作风”…………………………………„„„6

（三）企业行政管理人员对自己所在企业的业务不熟悉………………………6

(四)企业行政管理体系缺乏或欠缺…………………………………„„„„6

（五）管理内容狭隘…………………………………„„„„„„„„„7

五、加强企业行政管理的对策…………………………………„„„„7

（一）正确定位…………………………………„„„„„„„„„„7

（二）提高素质，强化职能…………………………………„„„„„„7

（三）拓展内容，创新目标…………………………………„„„„„„8

（四）建立管理体系…………………………………„„„„„„„„„8 六、我国企业行政管理的改革思路…………………………………„„9

(一)选择合适的企业行政管理模式…………………………………„„„„9

(二)选择规范的企业行政管理模式…………………………………„„„10

(三)联系实际开展工作…………………………………„„„„„„„„10

(四)构建企业行政管理新体系…………………………………„„„„„10 结束语…………………………………„„„„„„„„„„„„„„11 参考文献…………………………………„„„„„„„„„„„„„11

一、导语

近年来，随着我国市场经济的不断发展，我国企业的发展速度也越来越快，冰在整个国民经济中发挥着越来越重要的作用。一般来说，企业追求的是利润最大化，力图通过较小的投入得到较大的收益。这本来无可非议，但问题在于，在这种思想的影响下，企业往往把精力放在直接产生利益的生产和销售环节，行政管理由于不呢直接产生效益，而在一些企业中不受重视，尤其是在人力、物力、财务、技术等各方面都不占优势的企业，行政管理的地位更是微乎其微。事实上，企业行政姑那里对于企业的发展具有十分中哟啊的意义，如果忽视将不利于甚至阻碍企业的发展，因此加强行政管理在企业管理中的地位迫在眉睫。

企业行政管理是指企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。它具有管理、服务和协调三大功能:在管理上,处理好企业日常事务, 确保企业顺利运行的同时全盘考虑企业的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化建设,为高层决策提供参考;在服务上,为企业各个部门的运转提供后勤服务;在协调上,实现纵横两个方向的沟通, 即实现企业不同层级部门之间、不同职能部门之间的良好沟通协调。企业行政管理对我国企业的发展有着十分重要的作用。目前,我国的企业行政管理仍然存在一些问题。为此,需要采取相应的措施改进我国的企业行政管理。

二、企业行政管理的释义

行政管理是现代中小企业重要的管理部门，通过它对事务性信息的有效管理，从而使技术部门、生产部门、市场部门等其他职能部门能更有效地运转。因此，做好行政管理工作是企业有效运转的前提，也是经营者提高企业管理水平的一个主要切入点。

1、企业行政管理的基本含义

企业行政管理是企业管理系统中的一个重要组成部分。起定义是：以全面提高组织效能，提供必要的保障为目的，而对企业内部办公、后勤事务活动的构成要素及流通过程所做的好、规划、组织、监督、控制与协调。企业行政管理部门，即办公室活

行政部门，是企业的行政事务处理处部门，也是一个综合食物管理部门。它在企业管理中既扮演执行任务的角色，又扮演监督控制的角色，有事还扮演决策协调的角色。企业行政管理体系是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、有行政副总分工负责、由专门的现在不忙自制实施、操作。其触角深入到企业各个部门和分支机构的一个完整的系统和网络。

2、行政管理的任务

企业行政管理的任务，就是通过事务活动的构成要素及其流通过程，实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为企业只能活动的高效展开创造条件、奠定基础和提高保障，做到人尽其才、物尽其力、财尽其用、时尽其能、文畅其流。人尽其才，即为事务活动的有效运行提高人力资源保证，要通过科学分工、优化组合、完善行为规范、教育培训与适当激励，合理配置各类事务工作人员，明确其责任，充分发挥他们的作用：物尽其力，即为企业职能活动提供必要的物质条件，要合理分配和正确使用各种设备、工具、材料和能源，充分发挥其作用，厉行节约，降低消耗，力争供求平衡；财尽其用，即为企业职能活动提供基本的财力保证，要量入为出，量力而行，讲成本效益，讲核算，使有限资金得到合理利用；时尽其能，即为企业职能活动的有效性提供必要的时间资源，维护事务的时效，合理配置时间，充分利用时间；文畅其流，即为企业职能活动提供包括文件信息子啊内的各种信息资源，要创造条件，充分利用和有效维护信息资源，使信息流通有序、通畅、有效。

三、企业行政管理对我国企业发展的重要作用

(一)有助于增强我国企业的适应能力

改革开放以来,我国得到迅速发展,综合国力和竞争实力大大加强。为促进我国更快更好地发展,科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出,这不仅是目前形势发展的需要,而且对于我国企业的发展同样具有非常重要的指导作用。而我国企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务,并以此为指导来促进他们获得更好的发展,就必须通过企业行政管理来实现,也只有这样,我国企业才能更好地适应形势发展的需要。换言之,企业行政管理有助于增强我国企业的适应能力。

(二)有助于增强我国企业的核心竞争力

除了经济实力以外,企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上讲,企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要

求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用。①我国企业在发展过程中可以通过企业行政管理,努力打造学习型企业,强化企业成员的学习,使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术,并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样,就能够提高我国企业的科技竞争力和可持续发展能力,增强我国企业的核心竞争力。也就是说,企业行政管理有助于增强我国企业的核心竞争力。

(三)有助于保证我国企业健康发展

在我国企业发展过程中,它们会碰到一些困难,其职工也会存在思想上和实践中的一些问题,这些问题是我国企业健康发展的不利因素。同时,目前我国处于从传统计划经济体制向社会主义市场经济体制转型的时期,政企不分的现象依然存在。在这种情况下,我国的企业需要同一些政府管理部门打交道,以争取项目和资金。而企业行政管理的任务就是努力同政府部门打交道,为企业争取良好的外部环境;通过各种途径解决企业职工思想上的和实践中的难题,帮助企业走出困境,为企业发展取得良好的内部环境。由此看来,企业行政管理有助于保证我国企业健康发展。

(四)有助于保证我国企业实现生存发展目标

一般来说,企业行政管理通过开展如下工作发挥作用:一是计划工作,即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标;二是组织工作,即企业行政管理人员必须明确工作的内容,并将其按性质分类,逐级建立自上而下的责权关系,保证行政管理渠道的畅通无阻;三是指挥工作,即采取具体措施,调动和协调企业行政管理人员按要求完成各项工作;四是控制工作,即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整。在我国企业的运作中,以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段开展计划、组织、指挥和控制工作,把企业各环节、各部门联结成一个有序运行的有机整体,并通过各种行政管理手段及时有效地组织企业生产经营活动,从而保证企业生存发展目标顺利实现。

四、我国企业行政管理的现存问题

目前，在我国企业行政管理的工作中，存在着一下一些问题：

(一)全盘照搬党政机关行政管理模式

由于受计划经济思维惯性的影响,在目前我国企业行政管理的实际操作中,还存在着一些“机关作风”、“机关习气”较重的企业行政管理干部,他们完全不考虑企业的实际需要和企业行政管理的特点,全盘照搬党政机关行政管理模式,搞形式主义、表面文章;繁文缛节、按部就班;清规戒律、条条框框;文牍主义、官样文章;公文旅行、笔墨官司;纸上谈兵、咬文嚼字;高高在上、颐指气使;脱离实际、不讲实效。这样一

种行政管理,既浪费精力,又浪费时间;既浪费人力,又浪费钱物;哗众取宠,华而不实;僵化死板,不近人情。这同样造成极大浪费,降低工作效率和员工士气,影响企业效益。

(二)企业行政管理中存在“游击作风”

在目前我国企业行政管理的实际操作中,也往往存在着完全摈弃“机关习气”、完全凭主观意愿办事的“游击作风”。企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序;或无章可依,或有章不依;凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿,一拍脑袋决定任何大小事项,没有科学的研究、决策、落实程序;决策只凭当时灵机一动,正确与否全凭运气。机构、部门、各级负责人都形同虚设,上级对下级大小事务插手过多,搞得下属无所适从。往往是老板忙得昏天黑地,干部员工却有劲使不上;老板总觉得干部员工拿得太多,做得太少;干部员工又对老板一肚子怨气,怪老板不重视自己。这样不但无法调动干部员工的积极性、主动性和创造性,而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。由于没有制定出成文的“公道”和“规矩”,造成企业中“公说公有理,婆说婆有理”,互相扯皮,互相推诿;尔争我夺,辩论不休;或遇事不议,或久议不决,或决而不行,或行而不果;重复讨论,重复决定,重复劳动;朝令夕改,朝秦暮楚。企业处于一片“打乱仗”状态,严重影响工作效率和员工士气,造成人、财、物的极大浪费。

（三）企业行政管理人员对自己所在企业的业务不熟悉

企业行政管理还普遍存在一种现象,即企业行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、不熟悉,管理时常脱离各业务部门实际,发布的规定不宜推行或根本无法推行,引起其它部门的反感和排斥。各业务部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚,甚至是手脚太长,巴不得他们永远不要在自己的部门露面,不要干扰自己的工作;除非是有什么必须要行政管理部门帮助解决的事,否则宁愿与行政管理部门老死不相往来。企业行政管理人员也往往或是很知趣地尽量不去打搅其它部门,或是对其它部门有一种抵触情绪,干脆大家有事说事,没事散伙;如果再加上 “老爷作风”、“衙门习气”,双方的隔阂和抵触就更深。这样就陷入了恶性循环:企业行政管理部门对其他部门的工作接触越少,就越不了解情况,其管理就越脱离实际;反过来,企业行政管理越脱离实际,就越遭受各业务部门的排斥,从而也就越不了解各业务部门情况。

(四)企业行政管理体系缺乏或欠缺

目前我国企业行政管理的关注点仍然较为集中在企业行政活动中的具体事务上,诸如办公室管理、文书档案管理、总务后勤管理等。这一思路,明显地带有计划经济的色彩,为了与国家政府机关匹配,企业设置了相应的内部管理机关,对于这一部分机

构的管理就成了企业行政管理的主要内容,这导致对于企业行政管理的研究集中在事务性活动范围,研究重点集中在行政事务活动开展上的技术革新方面与相应的行政人员素质的提升方面。而正是企业行政管理部门围绕着一些具体的事务开展工作,造成企业行政管理体系缺乏,甚至可以说缺失。

（五）管理内容狭隘

这是指对于企业行政管理的关注点，目前仍较集中在企业行政活动中的具体事务上，如办公室管理、文书管理、档案管理、人事管理等。为了与国家政府机关匹配，企业设置了相应的内部管理机关，对于这一部分机构部门的管理就成了企业行政管理的主要内容，从而导致对于企业行政管理的研究就集中在事务性范围内没研究的重点则集中在行政事务活动在、开展上技术的革新和相应的行政人员素质的提升方面。

五、加强企业行政管理的对策

由于行政管理对于外国企业更好的适应形势发展的需要和企业核心竞争力提高，具有十分重要的意义，它能保证企业平稳、有序地健康发展。为尽快提升行政管理在我国企业管理中的地位，针对上述问题，现阶段可采取以下四个方面的措施：

1、正确定位

行政管理在企业中的正确定位是管理、协调和服务。也就是必须明确：行政管理就是服务。企业应根据自身的实际需要，选择合适的、有一定程度的规范性的行政管理模式，冰随着企业的发展不断进行调整，以避免“游击作风”、打乱仗，提高员工士气、工作效率和公司效益；同时，任何企业必须时刻牢记，行政管理的目的和实质在于为企业的根本目的服务，为企业的领导和各个部门、干部员工服务，反对“为管理而管理” ；必须摒弃形式主义，切实讲究实效；必须讲究勤俭节约，反对大手大脚；必须根据企业额实际需要和可能采取灵活变通的方法，一切以企业利益为最高原则，反对泥古不化、因循守旧；最后，企业行政管理最重要落实到确立服务观念，客服老爷作风和衙门习气，切实搞好服务上来。

2、提高素质、强化职能

企业每一位行政管理人员，应具有良好的敬业精神和为企业员工服务的观念；要有较强的责任心和全局挂念；要有良好的应变能力和适应能力；要认真学习各种经济理论和现代先进的管理知识，在驾驭企业能力上提升自己的素质，不断提高协调、管理、经营、法律等方面的能力，掌握和运用现代化办公手段，提高企业的管理效率。为了改变行政管理与各部门业务“两张皮”的现象，企业的行政部门除了要转变观念、

转变作风以外，更有切实效果的应该是转化功能，也就是说要强化行政管理部门的企业管理职能。目前，很多企业都设有企业管理不，但因相当大一部分企业管理职能往往还保留在行政管理部门，企管部和行政部二者的职能往往重叠活冲突。在这样的情况下，企管部门实际上只起到了一个类似“法规处”的作用，在制度的执行上并无权威；二行政部门又被削弱了管理职能，沦落为“总务处” 。为了避免这种相互重叠和冲突造成的互相削弱，行政部与企管部应合二为一，将一般企业的“企业管理部”的职能注入行政部门，曾庆去企业管理职能。这样行政部门深入带企业各部门工作，就成了自然而然、顺理成章的事情；行政管理部门，为了所制定的管理制度符合实际并切实可行，为了考察各部门执行制度的情况，为了是管理能够切实有益于各部门的业务，就必须要深入、跟踪各部门业务的进展，并且与各部门报仇良好的合作关系。反过来就是说，行政部门在通过增强企业管理职能而深入了解各部门工作之后，也就能把行政工作做得更好。比如说，由于深入了各部门的业务，对于各部门人员的工作表现和工作能力就会了解的更多、更深入，这对搞好人员考核和任用显然有很大帮助；再如，行政管理人员在身体业务中可从企业管理的角度为各部门出谋划策、做好上下沟通和跨部门协调等等，就能解决各部门自身难以解决的一些问题，甚至起到企业高层领导都难以起到的作用；等等。这一切，显然都有利于搞好行政部门自身与哥不郁闷的协调，改善双方的关系，改善行政部门的形象。

3、拓展内容、创新目标

企业行政管理师行政部门从事管理工作企业行政事务的有效活动。行政管理学研究的对象就是这一活动的规律。人、结构、过程和事务对象是构成这一活动的因素，每一活动的结果是这些因素相互影响、相互作用的结果，因而这四种因素又构成了企业行政管理研究的具体对象。所以企业行政管理的内容不单单包括企业行政管理事务，还应该涉及：企业行政环境、行政文化；企业行政组织管理；企业人事行政管理；企业财产物资管理；企业后勤服务管理和企业安全保障管理。现代企业行政管理的目的，已不仅仅是更好的为企业的营销和生产服务的 传统观点，更本质的是通过对企业行政活动方面的科学有效的管理，来协助完成匹配企业战略的组织结构的设计与改革；开发行政人员的潜能与行政效率；培育符合各类企业文化要求的行政文化来激发企业活力，提高企业竞争力。具体来说，企业行政管理的目标包括： 更加有效的整合企业的整个架构，理顺企业内外部关系，是企业快速高效的运转。 更好的为企业的使命服务，为企业的各项活动提供最优的人力、财力、后勤保障、交往关系的支持。 更有效的为企业提供监控和保护作用。④更优的为企业提供文化支撑。

4、建立管理体系

首先，企业必须构建行政管理的权利体系——企业行政架构。企业行政架构的设计与应时而变是企业行政管理的核心内容，这一问题主要涉及企业组织的概念、类型、

治理结构、组织结构设计的原理和内容、企业组织；力量的整合等相关内容，以及其后的包括行政流程的结构设计、职能分解、岗位设置、人事相合等。其次，建构企业行政管理中的技术体系——企业行政程式。企业行政管理由于特殊性，其方式方法也有相对的独特要求。

①企业行政管理中的领导与管理：这部分是关于在组织中行政管理人员如何进行有效领导与管理的内容；②企业行政管理重点沟通与协调；③企业行政控制与监督。最后，建构企业行政管理中的事务体系。包括办公室管理、文书档案管理、印章管理、会议管理、总务后勤管理、行政信息系统管理等。

六、我国企业行政管理的改革思路

(一)选择合适的企业行政管理模式

为了解决我国企业行政管理现存的一些问题,有必要在考虑企业的实际需要和企业行政管理的特点的基础上选择合适的企业行政管理模式。企业行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务,这要求企业行政管理部门甘当幕后英雄。企业行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。企业行政管理部门应该像一部自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来;其中的许许多多曲曲折折,都消化在行政体系之内,切忌为自己评功摆好,四处张扬,特别是不能把自身变成“门难进,脸难看,事难办”的官府衙门。

还必须强化企业行政管理部门的企业管理职能。社会上许多企业都设有企业管理部,但由于很大一部分企业管理职能往往还保留在企业行政管理部门,“企管口”和“行政口”二者的职能往往发生重叠和冲突。在此情况下,企业管理部实际上只起到了一个类似“法规处”的作用,在管理制度的执行上并无权威;而行政管理部门又被削弱了管理职能,沦为“总务处”。为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱,“行政口”与“企管口”必须合而为一,要将一般企业的“企业管理部”的职能注入企业行政管理部门,强化其企业管理职能。

再者,如果只是一般地要求企业行政管理部门深入各业务部门,增强为企业第一线服务的观念,克服衙门习气和老爷作风,恐怕难收实效。因为企业行政管理人员如果没有一个切入口介入各业务部门的工作,会感觉“师出无名”,难以着手;如果介入得比较生硬,还会干扰各业务部门的正常工作,引起各业务部门的反感和排斥。强化企业行政管理部门的管理职能后,企业行政管理部门深入各业务部门工作,就成了自然而然、顺理成章的事情。企业行政管理部门为了使制订的管理制度符合实际并切实可行,为了考察各业务部门执行制度的情况,为了使管理能够切实有益于各部门的业务,就必须要深入跟踪各部门业务的进展,并与各业务部门保持良好的合作关系。由此,企业

行政管理部门在通过强化管理职能而深入了各业务部门工作之后,也就能把其工作做得更好。比如,由于深入了各业务部门,对于各业务部门人员的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入,这对搞好人员考核和任用显然有很大助益。又如,企业行政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各业务部门出谋划策,做好上下沟通和跨部门协调等等,这能解决各业务部门自身难以解决的一些问题,甚至起到企业高层领导都难以起到的作用,等等。这一切都有利于搞好企业行政管理部门自身与各业务部门的协调,改善双方的关系,改善企业行政管理部门的形象。

(二)选择规范的企业行政管理模式

目前我国企业行政管理中的“游击作风”、“打乱仗”的现象是我们应当大力反对的。这种现象反映的实质就是企业的管理体系混乱。④企业行政管理是企业内部管理不可缺少的一部分,如果没有健全有效的内部管理,企业的制定的各项规章制度就不可能得到很好的执行,经营者也不可能及时的发现企业经营管理中的失误,从而给企业带来败局。所以为了改变这种现状,企业行政管理的核心应该在于设置合理有效的行政管理规章制度和结构体制,使各部门各岗位在行政管理工作的协调下处于良好的运作状态。因为“社会生活最重要的方面——我们需要的与其说是最好的人,还不如说是好的制度”。⑤在企业行政管理的具体工作中,上下级和各岗位之间不但要分工明确,还要明确应有其职责权力,使职责不会被推委,也不会被包揽。

(三)联系实际开展工作

企业行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务,反对“为管理而管理”;必须坚决摈弃形式主义,切实讲究实效;必须大力讲究勤俭节约,反对大手大脚;必须根据企业实际需要和可能采取灵活变通的方式方法,一切以企业利益为最高原则,反对泥古不化、因循守旧。同时,要联系实际加强企业文化建设,培养企业行政管理人员的责任意识和忠诚感,提高他们的职业道德素质,使他们以身作则,带头遵守企业的规章制度;要深入各业务部门了解情况,制订符合实际并切实可行的管理制度,其中包括建立业绩考评制度,以提高企业行政管理人员的业务能力;要根据日常实际工作的特点,选拔有耐心的、有服务意识的企业行政管理人员。

(四)构建企业行政管理新体系

1.构建企业行政管理的权力体系。构建企业行政管理的权力体系就是设计企业行政架构。企业行政架构的设计与应时而变是企业行政管理的核心内容,这一问题主要涉及企业组织的概念、类型、治理结构、组织结构设计的原理和内容、企业组织力量的整合、行政流程的结构设计、职能分解、岗位设置、人事相合等。

2.构建企业行政管理的技术体系。企业行政管理需要技术支撑。企业行政管理的技术体系包括:(1)企业行政管理中的领导与管理,这部分是关于在组织中行政管理人员如何进行有效领导与管理的内容;(2)企业行政管理中的沟通与协调;(3)企业行政控制与监督。

3.构建企业行政管理的事务体系。事务管理是企业行政管理的重要组成部分。构建企业行政管理新体系离不开其事务体系的构建。企业行政管理的事务体系包括办公室管理、文书档案管理、会议管理、总务后勤管理、企业行政信息系统管理,等等。

结束语

综上所述,要做好企业行政管理工作,不但要有与本企业实际情况相符合的、规范的企业行政管理模式,做到有章可循,有条可依,还有要良好的人文环境、工作环境和企业行政管理体系,这样的企业的行政管理工作才能杂而不乱、繁而不烦、张弛有度。

【参考文献】

①杨加陆 范军《中小企业管理》复旦大学出版社，2005 ②张立荣《论有中国特色的国家行政制度》,华中师范大学论文,2002年。

③李赞《浅谈企业行政管理》,载于《今日科苑》,2007年第20期。

④张鹏，《论入世后我国行政管理企业的改革》成都教育学院学报，2005. ⑤[英]卡尔·波普尔著《猜想与反驳》,上海译文出版社,1986年。

⑥曹林《企业行政管理新体系的建构》,载于《现代企业》,2005年第11期。 ⑦史丽燕《浅述企业行政管理的人员素质》,载于《职业圈》,2007年第十期。

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