公路建设项目档案关键节点

摘 要：公路建设项目档案，是项目自立项审批（核准）至竣工验收过程中产生的，具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，是适应公路建设项目特点和需要的。公路建设项目档案形成时间长、形成单位多、专业性强、载体多样性、牵扯到的工程环节多等特点，在项目进程中必然产生大量的档案资料需要保存和整理。在以往的公路建设过程中，对档案的管理工作往往存在重视施工进度而忽略档案管理等问题，再加上项目管理人员对档案资料重视程度的不足，公路档案管理工作的现状已不能适应当今公路建设飞速发展的步伐。公路建设项目各参建单位必须在档案工作上加以重视，在档案管理机制、制定档案工作目标和计划等工作上加强力度，尤其是在档案管理的关键点上要下大力气进行整治。

关键词：公路建设；档案管理；关键节点

公路建设项目档案保存自立项至竣工验收全过程的有关记录，目的是为建设项目在建成交付使用后的营运管理、养护维修、改扩建提供重要依据。档案保存工作为公路建设不断发展中产生的各类信息提供了安全的保存方式。本文结合广东某公路建设项目档案管理的工作要点和流程，对公路建设项目档案的关键点进行探讨。

一、项目档案管理工作阶段与节点

（一）项目开工前的档案管理准备

1. 配备硬件。建立档案室，添置档案柜（架）、灭火器、空调（或抽湿设备）等硬件设施。

2. 成立档案管理机构。明确档案工作分管领导、主管部门、专职档案管理员，各部门设兼职档案员，形成项目档案的工作架构。

3. 制定档案制度。结合工程项目具体情况，制定操作性强的档案管理制度。如建设单位制定《项目档案管理办法》、《项目档案编制实施细则》、《项目档案管理考核及奖惩办法》，确定项目档案、竣工图编制套数。各参建单位建立内部档案管理制度。建立统一的单位、分部、分项工程划分原则和施工用表、填写规范及排序要求。[1]

（二）项目施工过程中的档案管理

1. 根据广东档案局、广东省交通运输档案信息管理中心相关文件要求编制上报《重大建设项目档案工作规划》和《广东省重大建设项目档案管理登记表》、《交通建设项目档案管理登记表一》。确定项目档案软件，及时进行档案软件安装、调试和项目档案编制、档案软件培训。

2. 按照档案工作总体规划来部署管理实施工作。对竣工文档编制进行动态指导、检查，分阶段规范技术管理文件和工程实体资料的质量，将档案管理工作纳入工程质量管理体系中加以督导，提出档案工作管理目标，同时做好档案的信息化管理工作，定期对档案工作完成进度和质量进行考核，将考核结果予以通报，对出现的问题落实整改到位。

3. 已经完成的档案要进行及时收集、整理和归档。杜绝拖沓和散漫造成档案丢失、散落。例如工程结束了而资料还散落在工地或者施工人员手中，这种现象就是档案工作的严重失职。监理单位档案管理部门的重要职责就是将档案资料与工程进展进行同步管控，这是一个重要节点。

4. 做好项目档案预立卷工作。预立卷工作做得不完善会导致档案工作返工，给档案管理造成混乱和资源浪费。预立卷工作除施工、监理文件外还包括业主前期文件归档鉴定、整理等工作。

5. 重视对工程施工关键工序、关键节点的现场拍照，重视竣工图的编制，并根据工程进度及时编制竣工图。

（三）项目交工验收至通车阶段的档案管理

1. 对已形成的文件材料全面开展预立卷工作。施工单位须将系统化整理的项目档案（含电子版）连同案卷目录和编制说明提交监理单位审核。

2. 监理单位对施工单位项目档案、案卷目录的完整性、准确性和系统性进行检查审核并形成项目档案质量审核评价报告，提交建设单位。

3. 建设单位组织专家审核监理单位和施工单位提交的项目档案，并形成自检报告，同时，作为交工验收备案文件向初步设计审批单位进行备案。

4. 建设单位邀请上级主管部门和专家进行项目交工验收阶段档案专项审查，根据审查后的书面评价，对不合格的档案应要求整改，确保档案的完整性和准确性。

5. 督促开展交工验收文件的收集、整理、归档工作。

（四）项目通车至档案专项验收的档案管理

1. 除竣工资料以及少量未完成的档案外，其余各类档案应完成符合验收和移交标准的组卷和编目。

2. 各参建单位对各自档案形成文件的组卷和编目进行自检，按变更批复情况修改完善竣工图，确保竣工图和工程实际情况保持一致；业主组织对档案进行移交工作，防治人员流动后档案的挤压，重点监控竣工图的质量是否达标。

3. 建设单位对经系统化整理和排列的所有案卷汇总、编制总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。[2]

4. 项目档案具备档案专项验收条件后，建设单位以公文形式向上级公司提出档案专项验收申请（符合《重大建设项目档案验收办法》粤档发[2006]32号文验收条件），并组织项目档案专项验收。

（五）项目档案移交阶段

工程全部完工交付使用并经过缺陷责任保修期和竣工验收后，应完成后续文件的整理组卷。建设单位于项目通过竣工验收后三个月内，将项目档案原件（含电子版）正式移交营运管理公司及其他单位。

二、公路建设项目档案管理要点

（一）构建档案管理机构

公路工程建设项目工期从几年到十几年不等，时间长、任务重、人员庞杂、分项众多，设立一个专职档案管理机构相当重要，同时配备具有专业技术能力的专职档案管理人员和兼职档案人员，及时收集散乱的资料、文件、数据等，然后将这些海量的信息加以规范整理，采用科技手段进行归档，保证项目档案的完整性、准确性和系统性。

（二）明确建设单位和参建单位的合同关系，设立档案管理专用经费，将档案管理等纳入工程施工管理体系中，与工程款合并进行收支审核管理工作，并实施档案管理工作的奖惩机制，对按照要求完成档案管理工作的单位给予一定奖励，对档案工作做得不好，没有完成档案管理工作的单位给予惩罚。档案管理专用经费管理及奖惩目的是强制参建单位做好档案收集、整理、归档工作。[3]

（三）制定档案管理工作的目标和阶段控制。从本文所举的广东某公路建设项目档案管理要点和流程来看，档案管理工作伴随着工程项目的特点，也是一个长期复杂的工作。因此，制定档案工作的总体规划和分项管理计划是实现工程档案工作圆满完成的保证。目的是强化建设项目档案管理工作程序与质量控制，保证档案管理与工程进展同步开展，形成符合工程实际的档案管理体系。

三、结语

综上，工程项目档案管理的每个阶段和节点都有各自不同的特点和要求，但对档案管理工作的总体规划的宗旨只有一个，就是确保档案的完整、准确、系统。从工程建设的前期开始，就要开始准备档案管理各项工作，包括树立高度的责任意识和使命意识、建立完善的组织架构、同步完成工程项目建设与档案的收集、整理和归档工作；做好档案编制和验收工作，确保通车后期档案的完整性、准确性和系统性，为工程项目的营运管理、养护维修、改扩建

等提供最有力的数据支持和服务保障。