公文传阅那些事儿[原创]
编者按：只要有文件的地方，就有传阅。对于文件的传阅，各个单位都有自己的管理办法。公文传阅有一般的规律，但没有绝对的标准。胜之先生写下《公文传阅的那些事儿》，和您聊一聊关于公文传阅的一些事情。
公文传阅的那些事儿
文/胜之
公文传阅是指机关文秘部门按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关领导和科室人员阅知。它是文书处理工作中比较重要的环节，也是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。
公文传阅，看似重要程度不高的一项工作，如果出现纰漏，也会对机关工作，尤其是机关办公室工作带来不良影响。今天笔者就给大家讲一讲公文传阅里面的故事，算是抛砖引玉吧。
一、公文传阅的特点
1.及时性。虽然没有必要非要一文一传，大多时候可以累积几个文件一起传阅，但是也要注意时间的把握，不宜拖得太长，有些文件如果推迟数日再传阅，或许被传阅对象已经通过其他渠道获知此事，那就没有意义了，办公室的工作也就被动了。
2.不可替代性。这里指的是纸质公文传阅的不可替代性。在信息化飞速发展的今天，许多机关都用办公自动化系统取代了纸质办公，公文处理全流程通过网络来运转，看似高效、便捷，但很多地方面临的一个问题就是，软件升级的时候，或者系统不兼容，或者版本不匹配，导致过去的资料很难保存下来。所以，纸质公文流转在一段时间内还是不可替代的，因为它可以全程留痕。
3.有序性。公文传阅过程中顺序是很重要的，一般情况下是按照行政级别排序传阅的，因为大家都知道，在机关工作，这也算是一条潜规则吧，排名比自己靠后的同志赶在自己前面先看到了，心里难免有点不是滋味。当然，有时也不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会在领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。
4.安全性。安全是公文传阅工作的政治性体现。待传阅文件中，有许多都是涉密文件，传阅过程中一旦丢失或泄密，后果是无法挽回的。所以，文秘人员一定要时刻绷紧安全这根弦，时刻掌握文件的流通去向，时常查看文件数量，做到心中有数，全面掌控，确保文件安全保密。
二、公文传阅过程中易出现的几个问题
1.文件遗失。尤其是传阅人、传阅文件较多的时候，如若中间有些环节不严谨、不谨慎，没有及时查看，很容易出现文件遗失等问题，而且到时候都不知道在哪个环节出的差错，找都不好找。
2.文件自动传阅。文件传阅过程中，文秘人员要全程跟踪负责，要做好各科室或各位领导之间的联系人，不能让科室之间自动传阅，那样的话，文件传到哪个位置，文秘人员一无所知，无法掌控，所以，一定要杜绝文件横传。
3.文件随意复印。有的领导看见自己感兴趣的文件，不管是不是密级文件，都要求文秘人员给他复印一份，这时文秘人员一定要坚持原则，按照文件管理规定，什么文件可以复印，什么文件不可以复印，要委婉的跟领导做好沟通，不能逾越底线。
4.文件传阅范围随意更改。文件一旦进入传阅轨道，传阅范围一般情况下不可随意更改，既不能扩大传阅范围，也不能缩小传阅范围，既不能多传一个人，也不能少传一个人，要做到应传尽传。
三、公文传阅过程中的几点启示
1.给文件和文件夹编号。一般每次传阅文件都不止一份，所以，这个时候就要给每份文件遍上编号，这个在传阅单的目录中有体现，然后在具体每份文件的右上角用铅笔注明该序号，以便传阅时方便查阅。另外，整个传阅单也要有一个编号，这个编号还要贴到传阅夹的封面上，方便查阅。
2.制定文件传阅进度表。为便于随时了解和掌控文件传阅进度，要制定一个文件传阅进度表，对已传阅人、正在传阅对象做好标记，传阅一位标记一位，这样整个流程就很清晰了。以下图为例。
其中，已传阅人用“√”标记，正在传阅对象用“●”标记，这样就很清晰，一目了然。
3.传阅完毕的文件要及时归档，以备后查。
说了这么多，看似一件简单的工作，如果真正做好也不容易。这就如同办公室工作，虽然都是一些看似鸡毛蒜皮、上传下达的小事，但如果不注意细节、不严谨细致，也会出现大的失误或错误。所以，还是那句话，办公室工作无小事，每一件事都是大事。