档案文章的写作与投稿

谈谈档案学术论文的写作

目前我们处在一个知识爆炸的信息时代，每天产生的学术论文数以万计，学术论文推动了科学进步，促进了的社会发展。今天谈谈档案学术论文的写作，其意义可以从以下几个方面来理解。

（一）科学研究的工具。论文写作是研究的一种方法，写作过程就是科学研究的过程。论文酝酿阶段是观点萌芽阶段，写作过程是对观点进行进一步思考、加工、完善的阶段，修改阶段是对研究进行反思和检查、弥补漏洞的阶段。

（二）新观点、新成果的载体。新观点和成果必须要表达出来，才能够得到传播，并为人所知。而作为档案事业的一员，不论是档案实践者，还是档案理论工作者，只要有想法，都可以写下来，以论文形式发表，与别人交流。

（三）指导档案实践活动，推动档案事业发展。我们不是为写论文而写论文。写档案论文，搞学术研究活动，目的还是为了推动我们的工作，指导我们的实践。写论文要从我们的档案工作实际出发，解决我们的问题，如果大家写论文光谈空洞的理论，不接触实际，那就没有现实意义。当然，写论文也要解决一些理论问题。解决理论问题也好，解决实际问题也好，都是为了推动我们的工作，指导我们的工作实践，加速档案事业向前发展。

（四）发展档案学科，活跃档案学术研究氛围。档案学是一门科学，我们要很好进行研究，研究它的对象和发展规律。有些领导同志认为写论文会耽误工作，写论文要花时间。我不否认，写作与工作还可能产生一些矛盾。但我们认为只要认识正确，目的性明确，组织得好，写论文不仅不会耽误工作，而且通过写学术论文还能培养人才和推动我们的实际工作。论文的写作，通过查阅资料，社会调查和探索性的研究，有利于提高专业理论水平和业务工作能力。

（五）宣传个人，宣传单位。作为人都有一种表现欲望，论文的发表能使个人的价值得到社会的承认，同时受到到社会的尊敬；单位做出了成绩应该让人知道，有不少单位对发表论文和宣传文章的人给予奖励，也是这个道理。当然也与领导的开明有关。论文也是评定职称和单位聘用的重要依据。大家知道，评职称是要看论文的。一个人发表过多少论文，出了几本书，是其学识水平的最好证明，能写的人在单位是受重用的，受社会尊重的。

档案学术论文的写作不是一件很容易的事，但也不是一件高不可攀的事。一个人只要有事业心，有志气，有勇气，敢于去干，干中就会增强信心，就有可能写出好的论文来。因此，我们一定要破除迷信，解放思想，大胆写作。特别是年轻人，对能表现自己能力、水平的事，一定要积极去做，主动去做。对于论文，我们要想写，敢写，会写、善写。

一、关于选题

选题非常重要，这是写论文的关键。怎样才能选好题，我们谈四点：

（一）选题的定义

选题是确定论文的写作方向和范围，主要解决写什么、写哪个方面的问题。选题不同于标题，标题是为论文所取的名，也就是通常所说的题目，标题可以在论文写好以后再考虑，而选题必须在动笔之前确定。

选题是论文写作的第一步，选题是否恰当直接关系到论文写作能否顺利进行，是事关成败的关键问题。

（二）选题的原则

正确而恰当地选题，首先要明确选题的原则，明确了选题原则，就能比较容易地选定一个既有一定学术价值，又符合自己志趣，适合个人研究能力，

因而较有成功把握的题目。一般来说，选择学术论文题目要遵循以下几条原则，即需要性原则，科学性原则，创新性原则和现实可能性原则。在这里我们可以简化从两个方面来谈。

1、要选择有价值的论题

马克思说：“价值就是对于主体的有用性，是客体的一种满足主体需要的属性。”简单地说，就是满足主体需要的效益。选择有价值的论题，就是选择满足社会需要、具有效益的课题，能为实践服务，对实践中某些问题能给予科学的解释和回答，或者有助于争论的解决，这就决定了选题的目的性。

为了选题的准确、有力，提高档案学术论文在各类期刊杂志上发表率，寻找课题可以从八个途径入手。

①亟待解决的问题：《档案网络的可读性》、《档案整理虚拟化的趋向》、《城 市地下档案管线建设》。

②学科发展的前沿问题：《办公无纸化，档案怎么办》、《档案建设的数字化》、 《数字档案馆的建设》、《网络时代档案收集的新要求》。

③综合性研究的课题：《浅谈旧志的整理》、《中外档案馆综述》。

④科学的新发现，新思想，新结论：《新形势下的档案利用工作》、《国外档 案发展新趋势》。

⑤空白的填补：《诚信档案》、《社会主义新农村建设与档案工作》、《和谐社 会与档案工作》

⑥通说的纠正：《档案著录问题》

⑦前说的补充：《家庭档案》

⑧正在争论和讨论的问题：《档案的装订形式》、《城建档案的管理体制及档 案事业的布局》、《城建档案的验收及其档案的流向》。

这些是为了提供一些寻找问题的着眼点。

2、要选择有利于展开的论题

选题的方向、大小、难易都应与自己的知识积累、分析问题和解决问题的能力，写作经验相适应，做到“知已知彼”。

所谓“知己”，首先，要充分估计到自已的知识储备情况和分析问题的能力。因为知识和能力的积累是一个长期的过程，不可能靠一次论文的写作就来个突飞

猛进。所以选题时要量力而行，客观地分析和估计自己的能力。如果理论基础比较好，又有较强的分析概括能力，那就可以选择难度大一些、内容复杂一些的题目，对自己定下的标准高一些，这样有利于锻炼自己，增长才干；如果自己觉得综合分析一个大问题比较吃力，那么题目就应定得小一些，便于集中力量抓住重点，把某一问题说深说透。其次，要充分考虑自己的特长和兴趣。有的可能在面上广博些，有的可能在某一方面有较深的钻研，有的可能在这一方面高人一筹，而在另一方面则较为逊色。在选题时，要尽可能选择那些能发挥自己的专长的课题。同时还要考虑到自己的兴趣和爱好。兴趣深厚，研究的欲望就强烈，内在的动力和写作情绪就高，成功的可能性也就越大。

所谓“知彼”，一是要考虑到是否有资料或资料来源。资料是论文写作的基础，没有资料或资料不足就写不成论文，即使勉强写出来，也缺乏说服力。二是要了解所选课题的研究动态和研究成果，以避免盲目性和无效劳动。要注意在已有研究成果中寻找薄弱环节，即他人研究中存在的疑点、漏洞或不足。有疑点、漏洞的问题，不少是重要的学术论题，以此作为研究的突破口，在理论上修正、补充或丰富已有的结论。

知己知彼，要充分考虑主客观的因素。

主观方面：

①要考虑自己对拟选的论题是否有浓厚的兴趣；

②能否发挥自己的专业特长、写作水平；

③是否是自己熟悉的并有一定感受的问题，课题的大小是否适当等。

客观方面：

①是否有解决解决问题的现实可能性；

②有无材料基础，自己占有的材料是否充分，是否找到相应的资料；

③有无充分的时间和环境（比如有人辅导等）。

在选题之前，我们要广泛阅读一些相关文章，理一下有哪些可供写作的问题，并对该论题的历史与现状有一定的了解，再结合个人工作和学习的感受，加以慎重考虑，然后再确定下来。

（三）选题的内容和范围

根据档案专业的特点，在写作学术论文时，可以从以下方面着手和延伸拓展。 ①文书学：起草、收发、三色笔、文件与档案的转换。

②档案管理学：收集、整理、立卷、鉴定、销毁、检索。

③档案保护学：材料、装具、修裱、八防、库房、温湿度。

④档案编纂学：大事记、档案馆指南、编写档案利用效果。

⑤声像档案学：照片、磁质。

⑥科技档案学：城建档案、城市地下档案管线档案、基建档案、教学档案， 病历档案。

⑦行政管理学：档案工作如何适应市场经济、兼专职档案人员的关系、档案

执法、档案指导与监督、档案教育培训。

⑧档案接待工作：人员素质、查阅者心理、接待方法、查找方法、怎样熟悉馆藏、档案利用效果的测算。

⑨其它：档案意识、档案职称、如何为企业服务、三农档案、撤并单位档案、破产企业档案、专门档案、档案信息化、档案与文物的区别。

（四）选题要难易适中，大小适度

首先，题目的难易要适中。过难驾驭不了，难于处理；过易达不到提高科研目的，体现不出水平。选题既要有“知难而进”的勇气和信心，又要做到“量力而行”。许多人在选择档案论文题目时，着眼于一些学术价值较高、角度较新、内容较奇的题目，这种敢想敢做的精神是值得肯定的，但如果难度过大，超过了自己所能承担的范围，一旦盲目动笔，很可能陷入中途写不下去的被动境地，也容易使自己失去写作的自信心。反之，自己具备了一定的能力和条件，却将论文题目选得过于容易，这样也不能反映出自己真实的水平，而且也达不到通过撰写档案论文锻炼自己，提高自己的目的。

其次，题目的大小要适度。题目大小要适中。过大，时间不充裕，必要的资料很难收集到手，无法进行创造性思考；过小，虽然时间从容，写得轻松，但又不能把力量充分发挥出来，这也是遗憾。一般来说宜小不宜大，宜窄不宜宽。题目太大把握不住，考虑难以深入细致，容易泛泛而论。因为大题目需要掌握大量的材料，不仅要有局部的，还要有全局性的，不仅要有某一方面的，还要有综合性的。而写作档案论文的时间有限，平时还要受到工作、家务等牵累，要在短时间内完成大量的资料收集工作是比较困难的。对大量的材料的处理也往往驾驭不了，容易造成材料堆积或过于散乱，写得一般化。选定小题目，有两种方式，一是直接选个小题目，二是在大题目中选定小的论证角度。比如，有这样三个题目：《论开发区的城建档案管理》、《论宜昌经济技术开发区的城建档案管理》、《谈谈开发区的城建档案管理——以宜昌经济技术开发区为例》，第一个题目显然太大，站的角度太高，一般的作者驾驭不了；第二个题目太小，仅仅局限于宜昌经济技术开发区的城建档案管理，缺乏指导意义，最多也只有借鉴作用；第三个题 目则从宜昌经济技术开发区城建档案管理这一侧面，显得角度小，针对性强，容易深入研究。

当然题目大点好还是小点好，每个人情况不同，难以一概而论。有的理论素养好，情况了解多，写作水平较高，也可以写大一点的题目。但一般来说，题目还是小一点、具体一点为好。小题目容易驾驭，只要写得丰满深入，同样很有价值。此外，题目大小的区分也是相对的，并无绝对的、一成不变的界限。大题可 以小作，小题也可以大作，这要根据作者的实际来加以确定。

档案论文的题目要具体些小些，但也要注意不能把范围限得太小太具体，以致失去典型意义或使理论水平发挥不出来。如《××档案馆规范化刍议》，这样的题材写个意见书就足够了，如硬要写论文，意义也不大。

二、关于体裁

人们从事科学项目研究，其类型是多样化的，也就是说可以以多种形式进行课题研究，当然可以写出各式文体的学术论文。例如可以写成专题论文，也可以写成科研报告（研究报告、调查报告、实验报告），学术情报研究文献（综述、述评、评论），还可以写成工作总结式的作法与体会等等。

三、关于材料的收集

选题时要占有一定的材料，但大量的收集资料工作是在选题确定之后。资料是论文的基础，没有材料或缺乏材料就难于写出象样的论文，这正如巧妇难为无米之炊、没有砖瓦建造不出高楼大厦一样。既使是研究一个比较小的问题，也要占有一定的材料。认真做好这项工作十分必要。

（一）要充分占有材料

充分占有材料，就是指别人档案工作实践，经验教训，以及前人研究的论点等，要掌握好底数，可以避免重复劳动，防止走别人走过的弯路。占有材料才能心中有数，了解在所选的题目中，过去有什么主要论点。何为充分？即掌握与该题目有关的主要材料，并有一定的数量。写一篇论文不过几千字，但要阅读和掌握几万字甚至更多的材料。也就是首先要有数量，然后才有质量。

（二）要尽可能占有第一手材料

第一手材料也就是原始材料。这要看实际情况是否允许，总之要尽可能地去做。如作一些调查分析，参加某些研讨会等等，用这些材料写的论文不但内容新，而且有说服力，对显示工作具有指导意义。

（三）要认真分析、鉴别材料

这是一个如何挑选的问题。收集到的材料可能很多、很杂，需要经过选择和分析，材料的取舍也是一个重要的问题，要选取那些最能说明主题的直接材料，还要用一定的数据和典型事例来说明问题，这样的论文才能“言之有物”。具体指：

①对材料要经过严格的挑选。要分别研究材料的不同作用。有正确观点的材料，也有不完全正确观点的材料，甚至错误观点的材料。

②对材料进行鉴别工作，主要是鉴别材料中观点的价值，及其在当前档案工作实践中的作用。

③使用材料，要考虑它是在什么情况下形成的，当时的历史背景如何。 ④对于材料要甄别可靠程度，传抄的材料要证实，引用经典著作不要有一字之差。

总的说来，收集材料既重要，又很难，需要一点一点去找，要充分掌握，但也不要贪多求全，要占有第一手材料，但也不要排斥第二手材料，要注意材料的数量，但也要善于选择和取舍。

（四）材料从哪里去找

①查文献、各类论文索引、专著、论文集、教材；

②期刊、杂志；

③报纸；

④会议材料、简报；

⑤法律、规范性文件；

⑥自己收集的原始材料（剪辑、采访稿、会议记录等）。

资料查找的原则是：全面查找，宁多勿漏。全面查找，不是多多益善，宁多勿漏，要博约得当。有经验的作者是从最近发表的文献资料开始，由近及远地追溯，按年月一项一项列出，重点了解论题的现状。

（五）材料收集的方法

材料收集的方法可以由博到专，一般阅读和重点精读相结合。积累材料，可以摘抄一些卡片，卡片内容有四种：

①摘抄卡：一事抄一卡，概括出一个小标题，要精练。

②分析卡：以自己的语言，分析研究某个问题，例如，读书心得记要。 ③索引卡：一题一卡，备查重要书报文章。

④札记也叫杂记：有些临时的、不成熟和零碎的思想杂感写在上边，有些历史事实回忆记入卡片。便于写作参考。

（六）材料运用

1、引用与抄袭；

何谓引用？何谓抄袭？似乎没有一个明确的界定标准。在档案学术研究过程中，适当地引用别人的成果实属正常，相反，如果一篇几千字的论文连一次都不引用，就说明作者的治学态度可能不够严谨。但物极必反，如果引用过度，便涉嫌抄袭。抄袭是所谓的“拿来主义”，把别人的东西窃为己有，然后为我所用。但这其中又有一个难以区别的问题，那就是抄袭与引用如何分辨。

引用过度可分为两种情况：一种是引用次数过多。另一种是引用过长。过长的引用有时会以附录的方式出现在书后。这种附录可能是几万字的剧本，可能是作家编年记，可能是一些精美的短文，总之都是现成的，只要大胆地“附上”即可。

还有一个最为关键的问题，就是如何界定引用的“度”。有人认为，引用他人的文字超过30%就算抄袭。我想，学术研究、尤其是文科学术研究是很难准确量化的，只能从论文的整体质量来考虑，也就是说，要看引用来的东西是否能内化为论文的血肉。正常、合理、科学的引用是论文的有机组成部分，恰到好处，增一点或者减一点，就会显得文气不足，套用先秦作家宋玉的话说就是：“增之一分则太长，减之一分则太短。”如果“字不够，引文凑”，而过度引用则成了多余的肿瘤或者注水的猪肉。

2、参考文献。

参考文献的运用十分重要，我们认为：

①反映档案学术研究的继承性和延续性。大多研究成果是对前人研究的一种深化和拓展，也反映了研究者对该选题进行了深入细致的研究。

②尊重前人和他人的研究成果。参考文献是前人研究成果的一种表现形式，

引用参考文献是论文作者的权利，而著录参考文献则是其法律义务，引用了前人的资料又不列出参考文献，会被认为是抄袭或剽窃行为。

③反映论文作者的科学态度。说明论文所引用的论点、资料和数据均有出处可查，以便读者核查。

④可以节约论文篇幅。在科研论文中，作者引用或借鉴别人的方法和观点来佐证自己将要展开的论点等，如果把所涉及的内容全都写下来，有时候容易造成论文内容繁琐、重点不明。

参考文献著录格式如下：

引自期刊：［1］作者.题名［J］.刊名，出刊年，卷(期)：起止页码.

引自专著：［2］作者.书名［M］.版次（初版不写）.译者.出版地：出版者，出版年.页码.

引自报纸：［3］作者.题名［N］.报纸名，××××年×月×日（版次）. 引自论文集：［4］作者.题名［A］.见：论文集编者.文集名［C］.出版地： 出版者，出版年.页码.

引自会议论文：［5］作者.题名［Z］.会议名称，会址，会议年份.

引自学位论文：［6］作者.题名［D］：［学位论文］.保存地：保存者，年份.

3、注释。

注释的规范要求有作者、引用论著、译者、出版社、出版时间，引用页码。 注释著录格式如下：

引自期刊：①作者：《题名》，《刊名》，××××年第×期，第×页

引自专著：②作者：《书名》，出版者及××××年版，第×页

引自报纸：③作者：《题名》，《报纸名》年-月-日（版次）

四、关于拟写提纲

形成论文，在起草前要先拟一个提纲。提纲是论文写作的设计图，是全文的骨架，起疏通思路，安排材料，形成结构的作用。

（一）意义

论文的题目确定后，即转入实质性的写作阶段，相对而言，写作过程比选题过程要容易一些，因为选题是无米之炊，而写作则是就米下锅。写作过程，是根据选题过程中所获得的各种资料进行排列、组合，以论证所选论题的活动。

一篇论文所包括的内容很多，各部分内容又往往有一定的层次关系，因此，动笔之前，必须对全篇有一个较完整系统的勾画，这就需要拟提纲。写作提纲是结整个论文的一个总体构思，是整个论文的骨架，相当于建筑大楼的设计图，没有设计图，楼房就不好盖。对于初学写作的人来说，它不是可有可无的。

（二）写法

编写提纲，就是精心构思论文的体系，明确论文的论点、论据，从哪几个方面写，次序如何安排，材料怎么运用等等，通常所说的论文思路，也就是这个意思。

写作提纲通常采用条目式的方法拟写，即一、二、三，1、2、3，①②③， „„ 每部分都不必过细，能反映论文的基本思路即可。当然提纲也不一定要很完善，可以在写作过程中不断修改、调整、补充和完善。

举例说明

1、《建立家庭档案好》：什么是家庭档案，包括哪些，为什么要建立家庭档案（作用、好处、正反），怎么样建家庭档案。

2、《档案人员的素质》：引论（问题的由来），需要哪些（政治、理论、事业心、公关意识、创新意识、经济意识、业务能力），用什么方式提高（自学、进修、培训、考察、参观、人才交流等等方式）。

3、《现行××档案工作的误区》：立论列举现象，为什么会产生这种现象，指出解决的办法。

4、《档案价值与有偿服务》：什么是档案价值，怎么体现档案价值，二者关系如何，为什么要有偿服务，怎么实现档案价值，形式怎样，标准如何。

五、关于写法

（一）论文的开头

要根据选题和材料来决定，有些论文可以开门见山，一动笔就点明主题；有些论文的主题是个老问题，已有不少人论及，这就要先介绍前人的研究情况，然后说明自己的意图；有些论文主题的重要性须先作说明，以引起读者的兴趣，有些论文的目的是解决某种问题，开头说明矛盾所在，不一定马上指出解决问题的办法，只需暗示论文将作出结论。总之，论文的开头并无定法，这里不过是举例说明而已。

（二）论文的正文

也有多种写法，总的要求是必须合乎逻辑。有的内容宜用直线式叙述，即一层接一层，由甲到乙，由乙到丙，或是因果推移，或是语意递进；有的内容宜用平面式说明，或先说正面，再说反面，或先说历史发展，再说各地情况；有的内容宜用立体式的议论，也就是多角度的分析。

（三）论文的结尾

不能是内容的简单重复，当然可以对全文作总结，不过语言要更精炼。有些论文并未作出最后的结论，只是加以说明，提请读者注意；有些内容还需要作进一步研究，也可以说出自己的打算，并展望未来的情况；有时还可以在本文论述的基础上，提出新问题，以引起读者共同研究的兴趣。

六、关于执笔

一篇好的论文必须具备可理解性和说服力。我们收集了许多资料，做了好多的研究工作，取得了富有见解的成果，那么如何有说服力地、又能让人们易于理解地表达出来，是要下一番功夫的。

（一）执笔顺序

根据写作提纲，可采用两种顺序来写。

先从本论入手，写好本论和结论，再回过头来写开头，这是因为一是本论较好写，二是好多的同志执笔往往苦于开头难。

另一种执笔顺序就从绪论写起。

（二）如何写初稿

1、胸有成竹，一气呵成。

2、初学者可以这样，分成几个部分写，或一天写多少字。这容易头脑疲乏，所以初稿速度不必求快，写得不顺手，还可以暂停几天，重新审稿，边写边修改，边补充材料。写作过程中，还可以提炼新的观点，这都是允许的。

七、关于论文的拟定和投稿

（一）论文的“齐、清、定”

论文撰写完毕，便进入定稿阶段。档案学术论文的定稿要求是“齐、清、定”。齐，即稿件齐全，不能缺这少那；清，指清楚不乱；定，指定稿，不能将草稿寄给档案学术期刊。所以，定稿阶段首先要把论文的全部资料收集齐全，不要有所遗漏；其次，论文的论点、论据以及论证过程都应肯定无疑，如有拿不准地方，应再加研究，以求定夺；最后，是将论文的全部内容按写作要求及图表处理规定誊抄清楚。应该指出，这里说的定稿是指作者而言。稿件寄到档案学术期刊后，编辑们还可能对其进行加工，或提出意见退给作者自行修改，再行定稿方可付印发表。

（二）投稿技巧

档案学术期刊的大多数都有相对稳定的作者群和稿源，要在激烈的用稿竞争中获胜，为自己争得一席之地，使自己的作品尽可能变成铅字，让你的研究成果为更多的人认可和受益，也让大家与你共同分享成功的喜悦，投稿时须注意以下四个问题：

1、要阅读、研究档案学术期刊

每种档案学术期刊都有自己的办刊方针和宗旨，自己的读者对象，投稿前必须对此进行认真研究，搞清它出版发行周期，接着了解该刊设置的栏目及栏目都发表些什么样的论文，特别看看近年发表过什么样的论文，对照一下你的档案学术论文原来是否有人研究过，研究现状如何，原来发表过的此类论文是从哪些角度写的，你的论文有无创新发展。要做到这一点，平时对有关档案学术期刊必须多看、多翻阅，至少对近期目录做到心中有数，这样投稿时才能做到有的放矢。

2、要注意把握投稿的时机

档案学术论文也十分注重选题的时效性。笔者认为时效性强的论文，且该档

案学术期刊正在讨论的课题，如果所写论文的角度不同，且观点也十分新颖，发表的概率就大一些，至少该论文的选题是十分可取的。

3、要注意所投期刊的格式要规范

不同的档案学术期刊对论文的格式也不尽相同，因此，除注意论文一般的格式要规范外，还要研究该刊发稿的一些个性方面的要求，如大学学报和一般档案学术期刊就有很大区别。手写文稿的书写一定要认真规范，整洁清楚，无错别字，标点符号准确无误，而且必须使用方格稿纸誊清，注明每页字数。让编辑觉得赏心悦目，发稿的机会就大。打印稿，则应注意字不可太小，一般正文部分以三号字或小三号字为宜，页脚须注明页数与字数，便于编辑排版时参考。论文传送时，最好用“电子文档”，便于编辑加工、处理和保存。如果是首次投稿，最好附“作者简介”，以便编辑了解情况，也是自我推销的需要。当然，简介必须实事求是，实事求是的简介会赢得编辑的青睐和关注。

4、要严格控制论文的字数

不同的刊物，对论文字数的要求不同，投稿时应对各刊物发表的论文进行研究。一般说来，初学写作者论文应尽量短些，选题最好小一点，内容实用些，可操作一些。笔者以为论文字数以2000- 4000字为宜，根据选题只要论述清楚了就行，不必把过多的注意力放在字数多少上。初学写作者太长的论文，发表的概率一般很小。

结束语

写作论文是需要付出劳动的，要敢写，要有克服困难的决心，怕苦怕累不行。 写作论文是需要付出时间的，不要希望一蹴而就，贵在坚持，几个月写一篇，一年写一篇就行了。有的人一辈子就搞一个专题。

写作论文并不神秘，与学历也没有直接关系，只要敢写，想写，循序渐进，就能会写，善写，甚至成为写作高手。