规范员工档案管理通知
山西沁新煤业有限公司
劳动用工档案管理规范
公司所属各单位：
为规范员工档案建立、保管，便于高效、有序的利用档案材料，现将具体要求通知如下：
一、归档内容
（一）入职档案
1.新招员工基本情况登记表（附表1）；
2.个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证书复印件、职称复印件）及近期免冠照片：
3.原单位解除劳动关系证明；
4.养老、医疗保险统缴手续；
5.户籍所在地公安机关出具的无违法违纪证明；
6.劳动合同（合同原件、员工续签劳动合同意见书 附表2）；
7.职业危害因素告知书。
上述资料必须由入职员工本人签字认可。
（二）备案档案
1.用人单位备案表（附表3）；
2.年检审核表（附表4）。
（三）变动档案
1.员工转正审批表（附表5）；
2.员工长假到期上岗审批表（附表6）；
3.任免职文件；
4.奖惩文件；
5.工伤或医疗期满证明。
（四）离职档案
1.员工辞职申请表（附表7）；
2.员工违纪过失单（附表8）。
二、管理规定
（一）基础管理
1.原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
2.新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新电子信息档案。
3.档案按在职人员、离职人员分开管理，存档应编号、制检索目录，按次序存放。
4.员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印件存档备案。
5.员工奖惩材料要及时收集归档，保持档案的完整；并保证材料真实、文字清楚、手续齐备。
6.离职员工档案每月清查，离职员工档案保存三年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止）
（二）查阅管理
1.严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；
2.不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经办公室负责人申请厂（矿）长同意后方可。
3.查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。
4.原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
三、档案销毁
1.任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料.
2.当某些档案到了销毁期时，由管理员填写《员工档案资料销毁审批表》（附表9），经办公室负责人审核、矿（厂）长批准后执行。
3.经批准销毁的员工档案，管理员须认真核对，将批准 的《员工档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《公司员工档案资料销毁登记表》（附表10）永久保存。
四、本通知从发文之日起执行，由公司职业危害防治管理处负责解释并监督执行。
特此通知
附件：1.新招员工基本情况登记表
2.员工续签劳动合同意见书
3.录用人员备案表
4.山西省煤矿企业从业人员年检申报审核表
5.员工转正申请审批表
6.员工长假到期上岗审批表
7.员工解除劳动合同申请表
8.员工违纪过失单
9.员工档案资料销毁审批表
10.员工档案资料销毁登记表
山西沁新煤业有限公司
2015年5月22日