档案工作管理条例(试行)

无锡工艺职业技术学院

锡工院办发［2006］07号

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档案工作管理条例（试行）

第一章 总 则

第一条 为了加强学院档案管理工作，提高档案管理水平，维护档案的完整与安全，充分发挥档案在教学、科研和学院管理等各项工作中的作用，更好地为学院建设和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》并结合我院实际，特制定本管理条例。

第二条 本条例所指档案为学院从事教学、科研、党政管理和其他各项工作中直接形成的反映学院活动历史、对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件数据、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录。

第三条 学院档案既是重要的信息资源和历史见证，又是学院和社会的宝贵财富，对学院的建设和发展具有重要作用，每个教职工都要有保护档案的意识和义务。学院全部档案应实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第四条 档案管理是维护学院历史丰实面貌的重要工作。学院要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学院发展规划和计划之中，纳入各部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员岗位职责范围。

第二章 档案工作机构体制与任务职责

第五条 学院设综合档案室，隶属于学院办公室。综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门，又是保管和开展提供利用档案的机构，对全院档案工作实行统筹规划，组织协调、监督和指导。

第六条 学院各系、处、部、室等归档部门，应有一名文书人员兼职档案的具体工作。各归档单位的档案工作应在学院综合档案室指导进行。

第七条 综合档案室的基本任务

1、贯彻执行国家档案工作法规、法令、政策和规定；

2、开展档案宣传教育活动，增强教职工的档案意识；

3、制定本院档案工作计划和规章制度，并组织实施；

4、负责监督、指导、接收、整理、鉴定、分类、保管和统计全院各类档案及有关资料；

5、负责做好档案的开放和利用工作；

6、做好编研工作，编制检索、工具，主动为利用者提供素材，为领导决策提供依据；

7、参加档案信息的整体化建设，开展各方面协作，进行档案信息交流；

8、完成学院领导交办的其它任务。

第八条 学院各处、部、系、室等单位档案工作的基本任务。

1、按照综合档案室的有关规定做好本单位文件材料的收集、整理、分类、归档等工作；

2、按照归档范围要求，除有特殊规定外，每年六月底前移交上年度归档的文件材料；

3、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

第三章文件材料的积累和归档

第九条 学院实行文件材料形成部门收集、整理归档制度。各部门把应归档的各种文件材料按要求进行收集、鉴定、排列、组卷向综合档案室移交，档案室负责业务指导与检查验收。

第十条 凡需归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律，保持彼此间的历史联系，便于保管和利用的原则，进行系统整理、编目。由本部门主管领导审查后移交给学院综合档案室。

第十一条 归档的文件材料应质地优良，字迹、阅样清晰；一般采用钢笔或碳素笔书写，不得采用易褪色、易变质的材料书写，不能有金属装订物。

第十二条 电子公文形成单位必须将具有保存价值的电子文件，制成纸质文件与电子文件的存储载体一并归档，并使两者建立起联系。（目前，我院尚无此类问题）

第十三条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定和要求向档案室移交，任何人不得据为己有。

第十四条 文件材料类别的归档范围(按照实体)。

1、党群类：主要包括学院党委、组织、宣传、纪检、工会、团委、民主党派（统战）等组织的工作计划、总结、请示、批复、行政法规以及上级机关关于本院管理方面的文件材料；

2、行政管理类：主要包括学校行政、人事、保卫、后勤、档案、图书等工作中形成的工作计划、总结、请示、批复、行政法规、政策等以及上级机关关于本院管理方面的文件材料；

3、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践等流动中形成的文件材料以及上级机关关于教学管理、学生管理方面的材料；

4、科产类：主要包括论文、专著（目前我院尚不具有）、课题研

究成果、学院研制产品、工艺品的样品或样品照片、录像以及其生产过程中形成的文件材料；

5、基建类：主要包括学院关于基建的报告、请示、批复、工程设计任务书、图纸、施工记录、工程蓝图等材料；

6、仪器设备类：主要包括学院购置和引进的国产和国外的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件（说明书）以及在使用、维护等工作中形成的文件材料；

7、出版类：主要包括学院出版的学院报、院刊、海报及其他学术刊物等；

8、外事类：主要包括有关人员出国考察、使用研究、授予中外学者、著名社会活动家名誉职务等有关的材料；

9、财会类：主要包括会计凭证、会计报表、会计帐簿等会计核算专业材料；（属于专门档案）

10、人事类：关于人事工作的一切材料（属于专门档案，也可归入前面的党群类和行政类）；

11、声像类：由于其载体的特殊性，可以单独作为一类进行归档。 第十五条 各类档案的归档时间。

1、党群、行政、出版、外事等综合性档案应于次年6月底前归档；

2、财会、教学档案应按会计年度和学年等专门年度进行归档；

3、科研类档案应在项目完成鉴定后两个月内归档；

4、基建档案应在项目竣工验收后两个月内归档；

5、设备类档案应在仪器安装调试后两个月内归档；

6、声像档案应于录制、编辑试放后两个月内归档。

第十六条 学院各部门向综合档案室移交档案时，必须输交接手续，填写移交清单，双方清点无误后签字、盖章。

第四章档案的管理利用与编研

第十七条 档案室要对学院档案进行分类、编号和排列。做到分类科学、整理系统、保管安全、利用方便。

第十八条 档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案应及时修复或复制。

第十九条 要不断完善档案信息化建设，逐步实现公共档案信息资源共享。

第二十条 加强档案编研工作，有计划地对档案资料进行研究整理，为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

第五章 经费、库房和设备

第二十一条 学院要根据档案管理的需要划拨经费，列入学院预算，统筹解决。

第二十二条 学院要提供专用的库房，逐步达到防火、防火、防晒、防潮、防虫、防盗等要求，以保证档案的实体安全和信息安全。

第二十三条 学院要有计划地配置必要设备，不断完善档案管理现代化。

第六章 考核与奖惩

第二十四条 学院应把档案工作纳入教学、科研和管理工作人员的职责范围，纳入有关工作程序，并作为考核干部工作实绩的内容之一。

第二十五条 学院应建立档案工作检查、考评制度，考评工作在主管院长领导下由档案室负责实施。对于在档案工作中做出突出贡献的专、兼职档案工作人员，由学院给予表彰和奖励。对不按时归档的单位和个人，学院将提出批评。对拖延时间较长，影响档案室工作正常进行的，通报全院，年终不能评为先进。

第二十六条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，因玩忽职守造成档案损失或失密、泄密的有关领导和个人，根据情节轻重，依照有关规定，由学院给予行政处罚；构成犯罪的由司法部门依法追究刑事责任。

第七章 附 则

第二十七条 本条例由学院办公室负责解释。

第二十八条 本条例自发布之日起施行。

学院办公室

2006年9月28日

主题词：档案 管理 条例

无锡工艺职业技术学院办公室 2006年9月28日印发