办公室培训筹备和组织会议基本要求
如何筹备和组织会议
筹备会议可以分两步:一是前期酝酿; 二是具体准备。具体事项如下：
一、前期准备：
会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜。
会议方案包括：
1）确定会议名称。
2）确定议题。
3）确定与会人员。
4）确定时间地点。
5）确定会议通知内容。
6）会议通知跟进落实程序与要求。
7）会场布置要求。
8）会议文件资料种类、内容、要求。
9）会议设备和用品种类、要求。
10）会议后勤安排。
11）会议记录安排。
12）会场服务安排。
13）会议预算安排。
14）议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。
15）其他注意事项。
二、具体准备
1、会议通知。
★书面通知、电话通知、电子邮件、请柬；
★对外宣传部门人请柬要专门通知；
★通知发出的时间。
重大会议；普通会议；小型会议。
重要会议一般采取书面通知形式，一般会议一般采取电话通知形式。重要会议有特邀领导的，一般印制请柬。会议通知和请柬务必于会议召开的前一两天发送到位。明确负责人及负责科室单位。对于电视台记者和外宣人员要明确专人通知，以免遗漏。
2、会议准备。
(1)会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。明确负责人及负责科室单位。
(2)就坐安排及台牌：主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。明确负责人及负责科室单位。
（3）鲜花：①主席台后放翠绿花草②主席台前放３排鲜花③台下放一排中高花。
（4）面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要干净柔软。台下摆放一次性口杯。
（5）音箱、话筒。
（6）桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。以上3-6项明确负责人及负责科室，一般是后勤负责。
3、材料准备。
（1）会议议程。人手一份或提前告知。
（2）领导讲话。人手一份。
（3）会议主持词。
（4）其他参会人员发言材料。
（5）会议材料袋、文具若干。以上材料明确专人负责。对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。
4、会场服务。
（1）签到发材料。签到时告诉与会者座次。明确负责人及负责科室单位。
（2）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。明确负责人及负责科室。
（3）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。明确负责人。
（4）执机。执机要安排专人提前调试并全程执机，保证音量适中，无杂音。明确负责人。
（5）用电。协调供电部门在会议召开期间优先保证会议用电，同时，备好保险丝、维修工具，一旦出现故障，能在最短时间内排除和维修好。明确负责人。
（6）会议记录。认真记下领导讲话及插话内容。会议牵头部门负责，应明确负责人及负责科室。
5、安全保卫工作。重要会议一般请公安干警着装保卫，对于无理取闹干扰会议者，按相关规定立即处理。明确负责人。
6、环境卫生。会场周围环境要打扫干净。明确负责人。
7、迎接、食宿、返程、宣传工作。
（1）会议召开当天，在会场周围打出“向参加会议同志致敬”等标语。明确负责人。
（2）派车辆接参加会议的领导，并提前通知有关司机告知领导坐车地点、时间，同时征询有专车的领导是否派车迎接。明确负责人。
（3）会议期间安排好摄像、摄影人员，保存档案。明确负责人。
（4）返程送站。重要人员的陪送安排。明确责任人