文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义

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文/广州市纤维产品检测院陈丽明

办公室业务・学科前沿

文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探讨

【摘要】文书档案是事业单位重要的档案材料，它是事业单位行政活动的重要文件，体现了该事业单位的发展历程和成长轨迹，是事业单位行政活动的宝贵经验财富和信息资源。本文分析了事业单位文书档案管理的重要性，指出了当前文书档案管理中存在的问题和改革的方向。

【关键词】档案管理；事业单位；效能化发展

文书档案记录真实了事业单位的行政活动内容，它见证了事业单位的发展和成长历程，为事业单位的行政活动提供了宝贵的财富和经验。因此，文书档案管理工作是事业单位工作中至关重要的环节，是提高该单位绩效、增加效益的重要保障。

一、文书档案整理的含义

文书档案是企事业单位、机关团体在行政管理活动中产生的，用文书的方式转化成档案保存起来，其中包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等重要信息内容。文书档案管理就是把该事业单位的行政活动文书按相关规定和要求科学合理的进行分类、排列并保存。使事业单位行政活动文书系统化、条理化。

确判断文档的保存价值。

（二）文档管理工作可以有效地开发档案信息资源

档案管理工作的目的是有效的利用文档的信息资源。零散的文档，不利于日后的查找和翻阅，凌乱的档案难以真实的反映社会真实情况，从而直接影响了档案价值的体现和发挥。所以，只有科学合理的管理，才能确保文档的有序，体现文档之间的历史联系，揭示文档的内容，形成系统化的文档分类，便于日后的查找和翻阅。

（三）优化文档管理工作，促进档案工作的良性运作和协调发展

档案整理工作，可以改善和提高档案收集工作的效率金和质量。档案经过系统化的整理和编排，可以便于坚定文档的保存价值，同时可以建立和完善日后检索文档的体系。因此，档案管理工作是开发文档信息资源价值的重要保障，科学合理、规范标准的文档管理，对于文档管理工作的优化产生深远的影响，直接提高了档案管理工作的效率和质量，为事业单位的发展提供了有效保障。

经无法适应文档管理的工作需要。文件从起草、修改到印发都需要通过计算机来实现，这样的形式无法体现文档的发展轨迹。相比传统的纸质文档，电子文档稳定、不易损坏，而稳定性和安全性得不到保障。因此，电子文档的的管理还需要不断的加强和提高，这样才能取代纸质档案。

四、文书档案管理的信息化建设

（一）数字档案资源的建设

资源建设是档案信息化建设的核心。数字档案的资源来源主要由三个方面：首先是把传统的文档转化成数字化文档；其次是把电子文档和文件接收，转化成数字文档；第三是数字信息资源的采集。

（二）文档管理的软件系统建设信息化建设的目的是运用计算机技术等现代科技方法来实现文档管理的效率化和有效化。因此，文档管理工作的现代化建设离不开相关硬件的技术支持。

（三）硬件设施的建设

文档现代化的实现是以硬件设施为基础的，包括计算机、服务器、网络设施和存储设备等。

（四）保障体系的建设

保障体系的建设可以支撑文档管理信息化的建设，包括文档信息化的规划、法规以及人才队伍的建设和安全体系的建立和完善。

三、当前事业单位文书档案管理工作中存在的缺陷和不足

（一）事业单位对文档工作不够重视，导致文档收集工作的进展困难

当普遍存在事业单位对文档管理工作重视度不足，忽视了文档管理的重要作用，导致文档管理无法高效的开展工作，文档价值也无法有效地体现出来。文档时事业单位的信息资源库，忽视文档信息收集工作对事业单位的发展是极其不利的。

文档收集工作是文档管理工作的基础，没有良性的文档收集工作，就导致了文书档案的确实和资源不足，就无法形成健全的文档管理体系。这样剂导致了重要文书档案的缺失。

（二）文档管理的科学化水平低信息时代的高速发展要求事业单位文书档案管理也要实现现代化和科学化。电子文档、文件随之出现，这也在一定程度上改变了原有的文档管理工作体系。当前文档管理工作的模式和技术已

二、文书档案管理的意义

文档管理工作，是档案条理有序的重要保障手段，只有合理科学的文档管理工作才能确保档案的完整，所以文档管理工作在事业单位的工作意义十分重大。只有完善的管理制度和良好的管理才能保证档案的合理存放，确保该单位的成长和发展。

（一）文档管理工作是档案业务建设的核心环节

档案管理工作具有极其重要的地位，档案管理可以确保文档的健全和完整。文档管理系统调理的整理可以确保文档的有效分类、组合和编目，同时在整理文档的过程中可以进一步检查和了解文档收集质量，发现工作中存在的缺陷和问题，从而监督档案收集工作。档案整理工作是坚定档案管理工作的基础，通过系统的整理有利于鉴别和比较，准

五、结语

总之，文档是事业单位重要的信息资源和宝贵的经验财富。因此，要提高对档案价值的利用，提高对文档的重视度，加强文档管理工作，完善和建立相关的文档管理体系。这样才能实现事业单位的效能化发展。

参考文献：

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办公室业务2012・10

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