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公文收发传阅管理制度
为提高公文办理工作的效率和质量,实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化,结合公司实际,特制订本制度。
第一节 收文办理
第一条 收文办理的程序一般包括:签收、编号、登记、分送、阅示、分办、催办、保管、归档、销毁等
第二条 外单位所有来文及部门接收到的文件、通知等,应统一由办公室办理收文手续。所有接收公文应先送办公室,由办公室加盖收文章,编号后分送,未经办公室加盖收文章和编号的公文,如有损坏或丢失,责任自负。
第三条 办公室接到来文后,要认真清点,核对并逐件编号,粘贴文件传阅单,并登记收文登记簿,收到的文件,由文员(或指定专人)统一拆封、登记。对上级和其他单位发给的公文,由办公室主任根据公文性质拟出分办意见,送总经理董事长、部门阅批或承办。
第四条 办公室分送时应按照文件的内容和性质进行,各部门收到承办公文后,要抓紧办理。对不属于自己业务范围,又不宜由本部门主办的,应迅速退回办公室并申明理由。
第五条 已送总经理、董事长阅批或交有关部门承办的公文,由办公室负责催办。
第六条 传阅文件应于两天内阅毕;特殊情况下如有办理期限的,应按规定时限办结。
第七条 办理完毕的来文应由办公室进行归档。
第八条 各部门在办理来文过程中,要严格执行有关保密规定,防止泄密事件发生。
第九条 保密件应单独编号,并于收到当日送领导阅示,阅完后单独保管,并做好保密文件的清退工作。
第二节 发文规定
第十条 凡需印发的公文必须经过签发,需按公司规定的制式文件标准,由拟稿人签字,不需会签的文件由部门负责人审核签字、需会签的文件经由有关部门会签后,统一交办公室主任审核后,报公司领导同意方可对外报送。
第十一条 经签发后的文稿,如必须改动时,应经签发人同意方可改动。
第十二条 文员接到总经理、董事长签署的文件后,填登“发文登记薄”进行编号、打印,由办公室主任负责分发。
第十三条 缮印的一切公文均应签署,符合格式,字迹清楚(涂改勾画潦草者,退拟稿人抄清),校对无误,份数准确,校
对人应在文稿上签名(文件校对原则上由拟稿人承担)。
第十四条 对于不符合要求的公文,监印人可不予盖章。
第十五条 封发公文时要对公文进行检查,防止差错。急、密件要在信封上加盖急、密戮记。限时送到的公文和亲启公文要注明要求。
第十六条 秘密公文传递时,必须采取相应保密措施,确保公文安全。
第三节 行文准则
第十七条 公司文件需采取以下格式进行行文:上下页边距:2.54cm;左右:3.17cm; 标题正文均采用宋体或楷体字体;标题:三号字体;正文:小四或五号;下右侧编页码;结尾公司、部门名称;年、月、日。
第十八条 对外报送的文件统一采红头文件的格式,凡可以用各部门名义行文的,一般不用公司名义行文。公司各部门之间原则上不许行文。
第十九条 用公司名义行文的公文有:
1、向政府、有关部门的申请、报告、请示等工作;
2、向工商、税务、银行及有关单位联系重要事务;
3、向部门下达指示、决定、任务、批示等。
第二十条 发文字号包括公司代字、年份、序号。
1、以“集团西安总部“、”集团西安总部便函“行文的机关代字分别为”总字( ) 号“、”总函字()号“。
2、以“陕西投资开发有限公司”、“ 陕西投资开发有限公司便函”行文的机关代字分别为“陕字( )号”、“ 陕函字()号”。
第二十一条 草拟公文,首页要使用公司规定的发文文头稿纸,草拟公文应注意:
1、情况要确定,观点要明确,条理要清楚,层次要分明,文字要精炼,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。
2、人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月。
3、公文中的数字,除发文字号,统计表,计划表,序号,百分比,专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。
第四节 附则
第二十二条 本制度适用于公司所有在职员工,各位成员严格遵照执行,互相监督。
第二十三条 本制度将纳入年度评选优秀员工及职位晋升的考核内容依据之一。
第二十四条 本制度自公布之日起执行,最终解释权归办公室所有。本制度将根据实际情况随时修订,如有修订,另行通知! 第二十五条 附《公司制式文件格式》。