勤向领导汇报工作
(三)勤向领导汇报工作
2005-4-18 9:00:00 张传本 来源:易文网
工作汇报做得不好还有一个重要因素就是不尊重别人的权限,喜欢自作主张。如果是这个原因,就很危险了。许多员工有这样的毛病,非常重面子,从不喜欢在同事、客户或供应商面前说自己处理不了这样的事情,不能拒绝别人,结果就会给自己酿许多苦酒。我以前有个培训专员就是这种类型的人。一次企业组织去南汇参加桃花节,我把现场组织工作全部委托给了他,结果到报销这次活动票据时我发现许多项目的支出与以前签订的合同不一致,租车费用提高了200元,还列支了一个50元的司机加班费,最令人苦笑不得的是竟然还有一笔门票税费。他向我解释各项费用的开支理由,说前两笔开支是由于租车公司对实际距离估计不足以后调加的,门票税费是因为接待我们的度假村提供了额外服务而支付的报酬。由于合同是我签订的,对各项费用我非常清楚,而且我也参加了这次桃花节的活动,对他这种擅作主张、为了长自己的面子损害企业利益的行为非常恼火,勒令他追回所有额外支付的费用,并对他进行了严肃的批评。但这是,他一个长期建立起来的不良习惯,不是一时能改好的。过了不多久,公司一批营销骨干培训,周日安排一次市内观光,总经理与他们一起活动,我就没有参加。总经理在活动完毕后,安排他组织大家回下榻的宾馆休息,并交代他给大家安排一下晚餐就行了,不允许在宾馆内安排其他娱乐活动。结果晚饭后业务人员要求参加娱乐活动,他为了显示自己的在公司的影响和地位,答应给他们买单。后来在报销费用的时候这件事情浮出水面,了解下来,当天在宾馆业务人员还干了一些有损公司形象的事情,大大激怒了总经理,坚决要求开除他。为了一时的面子,令自己颜面扫地,得不偿失。
找领导汇报工作也要注意技巧。
在汇报的内容方面要汇报领导所关心的工作。领导的时间是有限的,许多你能力范围内可以处理的沉芝麻烂谷子、程序既定的工作,处理了就处理了。事无巨细,统统汇报,也有邀功之嫌。比如一个负责行政的,对完成的车辆派用等汇报也没多少价值,对一些与通常情况下不一样的处理倒是有必要汇报一下的。接上面的例子,如果因为情况紧急,你用老总的专车去执行其他公务了,这样的事情就有汇报的必要了。 汇报工作最重要的是提出解决问题的方案而不是简单的提出问题。
要记住,汇报问题的实质是求得领导对你的方案的批准,而不是问你的上司如何解决这个问题,否则事事上司拿主意,要下属还有什么意义呢。我们去找领导汇报工作时要准备多套方案,并将它的利弊了然于胸,必要时向领导阐述明白,并提出自己的主张,然后争取领导批准你的主张,这是汇报的最标准版本。如果你进行的总是这样的汇报,相信你离获得晋升已经不遥远了。
汇报要注意合适的时机,这是不言而喻的,不多讲了,我的建议是大家最好给主管建立一个自己会定期汇报的预期,使每次的汇报程序化,从而,减少突兀的感觉。
一个成功的管理者必然是一个善于汇报工作的人,因为在汇报工作的过程中,他能得到领导对他最及时的指导,更快地成长,也因为在汇报工作的过程中,他能够与主管建立起牢固的信任关系。
第二部分 感恩老板,做朋友不做敌人
第8节 主动向上司汇报工作
主动向上司汇报工作
有些员工把向上司汇报工作看作是一件微不足道的事情,甚至与溜须拍马、阿谀奉承联系起来。他们认为只要出色地完成上司安排的任务,就万事大吉了。上司自然会看到他们的成果,自然会作出公正的判断。但实际上,他们往往得不到应有的重视,常与加薪和晋升的机会失之交臂。而有些员工喜欢独立完成工作,在执行的过程中几乎不跟上司沟通,结果常与上司的意图发生偏差,甚至造成严重失误,要么被公司解雇,要么戴罪立功,赔偿损失。
做好蛋糕要记得裱花
员工只是默默地完成上司交给的任务,已经不能满足职场竞争的发展需要了。出色地完成任务仅是一个前提,你还要把你的成果主动展示给上司,才会提升你的竞争力,才会获得上司的赏识。
做一头默默耕耘的老黄牛,上司容易忽视你的存在,如果你能像鹦鹉那样把成果说出来,自然会引起上司对你的注意。“黄牛”型的员工固然令人尊敬,但跟“鹦鹉”型的员工竞争,明显要吃亏。
作家黄明坚为此作过一个形象的比喻:“做完蛋糕要记得裱花。有很多好的蛋糕,因为看起来不够漂亮,所以卖不出去。但是在上面涂满奶油,裱上美丽的花朵,人们自然就会喜欢来买。”
所以,你一定要主动向上司汇报你的工作成果,如果你完成的是一件特别棘手的任务,更应该及时向上司汇报,让上司在分享喜悦的同时,了解你的工作能力和聪明才智,给上司留下深刻的印象。
如果你不主动向上司汇报你的成果,纵然作出了优异的成绩,也很难得到上司的重视。因为上司的工作千头万绪,一般不会平白无故地对某一项工作发生兴趣和给予更多的关注。况且,越在优秀的团体里,每个人的能力都很出色,你的那点成绩越容易被湮没掉。这样,你就很难脱颖而出。
有一个老板,为了锻炼自己的儿子,把儿子安排在自己的公司后,并没有向外人公布是他的儿子,也不允许儿子泄露他们的父子关系。他的儿子很争气,根本就不想借助他的影响,还信誓旦旦地跟他说,一定要靠自己的业绩引起上司对他的重视,获得别人对他的尊重。
从此,老板的儿子只顾埋头苦干,并靠自己的聪明才智作出了不俗的成绩。老板喜在心头。两年后,老板想让儿子到领导岗位上接受锻炼。为此,他把儿子所在部门的主管调到分公司任经理,并让主管推荐接任的人选。
主管推荐了一个,不是他儿子,老板让主管再推荐一个,还不是他儿子。老板很惊奇,将推荐的两个人跟儿子作比较,发现他们并没有明显超过他儿子的地方。老板说出了儿子的名字,问没有得到推荐的原因。 主管一愣,敏感地感觉到老板想提拔这个人,想了想说:“这个人的工作能力也行,只是留给人的印象很普通、很平凡,恐怕很难胜任领导的角色。”
主管的借口是一种猜测,显然没有说服力,却反映了他的真实感受。
老板说:“你并没有排除他胜任主管的可能。”
主管点头称是。 老板说:“那就让他接替你吧,因为他是我儿子。” 可见,如果老板不是刻意提拔他的儿子,他早就接受了主管的建议,提拔了别人。在职场中,如果你不能获得上司的赏识,就很容易被上司想当然的借口挡在成功的大门之外。因为你不是老板的儿子,也很难碰到老板儿子那样的好运。
主动汇报工作会减少失误
员工在执行的过程中,经常因为对上司的意图理解得不全面而使工作发生偏差,导致劳而无功。 有一个销售员,奉命到×市开发五金市场。因为大客户竞争太激烈,他选择了一些小客户进行公关,想先占领小客户,再慢慢向大客户渗透。3个月后,经理来视察工作,他正喋喋不休地向经理说自己如何卖力,经理突然打断他的话说:“你还记得公司的销售目标吗?”销售员回答说:“一年后在×市的市场占有率要达到10%。”经理说:“那就请你把精力放在开发大客户身上!” 经理回到总公司不久,这个销售员就被调离了。 如果销售员及时向经理汇报工作进度,就会避免这种事情的发生。
有时候,一项决策在执行过程中,会因为局势发生变化而不得不进行必要的调整。上司一般都会及时把调整后的方案通知执行的员工,但上司也有疏忽的时候,如果你经常向上司汇报工作进度,你就会及时得到消息,反之,你得到消息的时间就会被延缓,而在这段时间里,你所做的工作不但白费,甚至会给公司造成损失。
主动向上司汇报工作进度,还会得到上司的支持和帮助,上司会对你的工作进行指导,会提醒你哪些环节容易出现差错,这样就会使你避免犯错,至少是减少失误。我们在工作中经常遇到这样的情况,当你的工作出现失误的时候,上司在批评你时会说:“如果能跟我沟通,你就不会犯这样的错误。”
如果给公司造成重大损失,老板追究上司的责任,上司就会把责任全推到你身上:“他不跟我汇报,我什么也不知道。”要是你在执行过程中,经常向上司汇报工作进度,上司就没了推卸责任的借口,老板也就不会因此而对你进行处罚了。
掌握汇报的技巧
向上司汇报工作,并不是想象中那么简单,只管找到上司陈述就可以了。它有一定的技巧,而掌握了汇报的技巧,会使你的工作锦上添花。
(1)开门见山,先说结论。
一般来说,上司都很忙,没有时间听你的长篇大论。如果你的汇报过于冗长,很可能会引起上司的反感,这样就会得不偿失。所以你要先说结果,而不是去描述过程。比如:“经理,我联系的那个香港大客户,已经顺利与我们签订合同了。”
(2)精炼地说。
如果上司感兴趣,或者时间允许,你可以拣精彩的部分向上司陈述。比如:“我去那个港商下榻的酒店,一共去拜访了6次,那个港商终于被我的诚心感动了。”
(3)汇报要及时。
汇报也具有时效性,及时的汇报才能发挥出最大的效力。当你完成了一件棘手的任务,或者解决了一个疑难问题的关键,这时马上找上司汇报效果最好,拖以时日再向上司汇报,上司可能已经失去对这件事情的兴趣,你的汇报也有画蛇添足之嫌。及时向上司汇报,还会使你与上司建立良好的互信关系,上司会自动对你的工作进行指导,帮助你尽善尽美地完成工作。
第二部分 感恩老板,做朋友不做敌人
第9节 敢于向上司说“不”
敢于向上司说“不”
在职场中,员工经常会遇到这样的尴尬:上司给你安排额外工作,而这些工作又大多不属于你分内的事,接受吧,会打乱你的计划,而且不能保证很好地完成;拒绝吧,又怕抹了上司的面子。还有一种尴尬:当工作出现失误时,上司为了推卸责任,让你一个人背黑锅。对于这些职场中不可承受之重,通常员工会勉强接受,到头来却没有得到一个好的结果。但是如果你敢于向上司说“不”,就会杜绝不良后果的发生。 员工有拒绝上司的权利
员工在工作关系上从属于上司,接受上司的领导与管理,但这并不就表明人身依附于上司。员工有自己独立的人格,所以有拒绝上司的权利。上司可以对员工发号施令,员工也可以选择拒绝上司,当然,是在有充足的正当的理由的前提下。
对上司百依百顺,会消磨掉一个人的个性。在职场中,个性是突出一个人的标志。一个人失去了个性,在一个优秀的群体里就很难引起别人的注意。
对上司百依百顺,未必就会获得上司的赏识,也不一定比别人更能获得加薪和晋升的机会。因为什么事都顺着上司,就会给人留下过于依赖上司的印象,工作能力就会受到质疑。而保持独立人格的员工,就显得更有主动性,也更具魅力,更容易引起上司的关注。
在我们的周围,我们经常看到有些员工,对上司安排的额外工作来者不拒,结果把上司养出了“习惯”,什么事都找他,他因而忙得焦头烂额,工作也经常出差错。而那些敢于“拒绝”上司的员工,上司就不再去纠缠了,他也因此专注于做一件事,也更容易出成果,往往更能赢得晋升的机会。
勉强接受,后患无穷
有的员工虽然手头很忙,但是迫于上司的权力,怕得罪上司,勉强接受上司安排的额外工作,却不能很好地完成,最后劳而无功,还得承担责任。
一种情况是没能按时完成,结果打乱了上司的计划。上司的计划一般都是很缜密的,一环扣一环,你的环节出了问题,就会影响到全局的发展。上司这时的脸色就不是当时让你接受任务时的脸色了,他会很严肃地质问你怎么把工作搞得一团糟。你申辩手头上的工作太多,上司就会说:“明知完不成,为什么不早说?”你继续申辩:“我当时说我很忙。”上司就会找借口:“你也没有说不能完成啊。我还以为你能胜任呢!”让你哑口无言,反正怎么都是你的错。因为你这次与上司正面交锋,上司很可能找老板诋毁你,将你打入冷宫。
另一种情况是忙中出错,给公司造成了损失。这时,纵然你能找出一万条理由,比如“我手头上的活太多”,“其实当时我没有精力接这项任务”,“我尽了最大努力了”等等,你都无法推卸掉你的责任,因为你是执行者。老板过问这件事情的时候,一般不会详细地调查事情的来龙去脉,而是直截了当地问:“工作是谁做的?”
谢绝上司的好意
有时候,上司处于欣赏你的目的,让你负责一些临时性的工作,还授予你职务,如“××领导小组”组长之类。这些工作几乎与你的工作没有一点关系,过了特定的时期之后,这些工作也随之结束。如果你很忙,也没有做这些工作的热情,你就应该谢绝上司的好意。上司一般不会善罢甘休,还会继续动员你接受。上司会说:“别看这件事与你的工作没有关系,但是能够锻炼你的领导能力”,“公司里没有再比你合适的人选了”等等。如果你经不起劝说,勉强接受下来,就会影响你的本职工作;如果你敷衍了事地对待新的任务,就有可能把事情做砸。这时你的能力就会受到怀疑,从而影响到在公司里的发展。
佳明是一家信息公司的技术人员,这天上司找他谈话,让他担任公司青年服务队的领队。原来,市里即将召开高新技术产品洽谈会,市经委要求城区参加会议的公司派5名青年与会服务。公司考虑到佳明在大学时干过团干部,所以让他带队。佳明说:“我现在正开发一个项目,这是您知道的。现在正是关键时刻,我没有精力干别的。” 上司说:“时间只有3天,不会牵扯你太大的精力。你只要每天把人带到会上去,你也不需要整天呆在那里。” 佳明犹豫着同意了。 这3天,佳明只第一天在大会上露了面,他叮嘱其他人自行到大会会务组报到,自己回家钻研他的项目去了。别人见领队不来,也开小差溜了。会务组找不到人,直接反映到公司老板那里。这件事,佳明给老板留下了不好的印象。
年底,公司调整部门主管,因为佳明开发的项目获得了成功,有人推荐佳明任技术部主管。老板淡淡地说:“连5个服务人员都管不好,还能主管什么?”一句话就让佳明失去了这次晋升的机会。
别替上司背黑锅
有的上司犯错之后好把责任推卸得干干净净,推卸不掉就让下属一个人承担。当然,上司一般都会承诺:“你把责任承担下来,有加薪的机会我一定为你争取。”“我晋升之后,这个位子就是你的,我的推荐意见老板是很重视的。”如果你觊觎上司的承诺,答应替上司背黑锅,恐怕最后会落个“竹篮打水一场空”的下场。
这样的上司是极不负责任的,你把希望寄托在一个极不负责任的人身上,实现目的的可能性就几乎为零。即便他能为你争取加薪的机会,也推荐你接任他的位子,但他并不能保证你能够一定胜出。因为你把责任全部承担下来,你的过错就增大了,一次大错可能就会掩盖住你曾经取得的成绩,毁掉你苦心打造的良好形象,你跟别人竞争就处于劣势,胜出的可能性就微乎其微。
你对上司彻底失望后,可能会把事情捅到老板那里,这样只会使事情变得更糟。如果你向老板说明真相,你替上司背黑锅,是因为上司有承诺,老板会怎么看你?他肯定会把你看作一个傻瓜,甚至对身边的人讲你的笑话:“智商这么低的人,能提拔吗?”同时,如果上司还在公司里,你就把他得罪了,你在公司也就永无出头之日了。
所以,当上司让你替他背黑锅时,你一定要拒绝。 说“不”要委婉,但要果断
上司毕竟是你职场中的领导,跟他说“不”的时候,一定不要弄僵关系。主要是把握好两点:
一是要委婉。口气要温和诚恳,还不要太直白,让上司一下接受不了。比如:“您看我手头上的工作,还能再接别的任务吗?”“谢谢您的好意,可是我确实对那种职务不感兴趣,我现在也正忙得腾不出精力。”“我很理解您的心情,可我不能一个人承担责任,因为的确不是我一个人的责任。”
二是要果断。无论你表达得多么委婉,最后拒绝时的口气一定要果断。如果你犹豫不决,上司就会继续做你的工作,甚至认为你暧昧的态度已经表示接受了。但是,如果你果断拒绝,就会彻底打消上司的幻想。
第二部分 感恩老板,做朋友不做敌人
第10节 别跟上司走得太近
别跟上司走得太近
跟上司走得近,就成了上司的人了,就更容易获得晋升的机会。有些员工渴望成为上司的心腹,得到上司的赏识,于是处心积虑地接近上司。结果物极必反,跟上司走得越近,就越容易被抓住把柄,影响其发展。 上司的隐私见不得
中国有句古话:“伴君如伴虎。”意思是说陪伴君主就像陪伴老虎似的,在君主身边转来转去,稍有闪失就会招来杀身之祸。还有一句古话:“山高皇帝远。”意思是说离皇帝越远,受到的牵制就越少,就越自由。这两句话其实都在谈君臣之间的距离所带来的后果。在职场同样如此,员工离上司太近,常一不小心就会把上司得罪了,很大一方面是因为你不经意间发现了上司的隐私。如果跟上司保持一定的距离,就会避免这种事情的发生。
一个人的隐私是最不愿意被人看到的,上司的隐私更是如此。不管你是有意还是无意,一旦当着上司的面知道了他的隐私,尴尬之后你们的关系也将产生改变。尽管以后你们谁也不想表现出来,但实际上已经发生了根本的变化。你们之间曾有的和谐就会被打破,并很大程度上朝着不利的方向发展。没有哪个上司希冀窥见自己隐私的下属老在眼前晃来晃去的,所以他即使有所顾忌不解雇你,也会找机会将你踢得远远的。 有的员工认为,知道了上司的隐私,等于抓住了上司的“小辫子”,上司会把他当作心腹,或者偏袒他。殊不知,知道了不该知道的事,自然对上司构成了一种威胁,反而会成为老板手中的把柄。当上司感受到这种威胁的压力时,他必然会除之而后快。
钱冲经过一轮又一轮的考试,终于如愿以偿地进了一家计算机公司。他谦虚好学,手脚勤快,又赶眼色,很快就赢得了主管的好感,主管对他格外关照,经常对他的工作进行指导。钱冲为了表示感激,经常主动跑腿帮主管办一些无关紧要的琐事。由于两人住在同一个方位,下班后主管常让钱冲搭便车,渐渐地,两人的关系就超出了普通的上司与下属的关系。即使在公司里,钱冲在主管面前也没有一点拘束感。
有一次加班,完工后上司让钱冲跟同事们先走,他还有一点儿工作要处理。钱冲在公司附近的快餐店吃过晚饭,忽然想起主管还没有吃晚饭,就买了一份饭给主管送去。主管的房门虚掩着,他没敲门就闯了进去,结果看见主管的怀里坐着自己的女同事。两人先是一阵慌乱,然后又装出一副若无其事的样子。钱冲的脸倒是红了,他把饭一放,赶紧溜了出去。
钱冲不明白,女同事跟自己一起离开公司的,怎么又回来了?
钱冲更不明白,平时主管挺正派的,已经结婚的人,怎么又跟下属勾搭上了?
后来钱冲发现这些问题对自己都无关紧要,紧要的是他在面对主管和女同事时的尴尬。尽管他们都装出什么事都没发生的样子,可是钱冲发现,女同事刻意躲着他,主管对他客客气气的,下班后也不邀请他搭便车了。
钱冲思来想去,为了表明自己的态度,他给主管发了一封电子邮件:
“我是一个开明的人,也是一个宽容的人,我不会做傻事的。”
此后,钱冲跟主管的关系还是没有什么改善。有一天,公司里忽然传出主管跟那个女同事关系暧昧的消息,钱冲感觉到主管对他的态度明显恶化了。其实,钱冲并没有透露这件事,是主管跟女同事幽会时被别的部门的人发现并传播的。但主管却认为是钱冲所为。钱冲开始还想找主管解释,但是想到事情会越描越黑,就只好任凭事态发展了。
不久,公司在一个偏远的地区成立办事处,钱冲被调到了那个谁也不愿去的地方。刚开始,钱冲不想去,他到公司人力资源部质问,得到的答复是:
年轻人需要到基层接受锻炼;公司认为你是一个开明和宽容的人,不会对这次调动持有不同意见。 钱冲没想到自己向主管表明态度的措辞,竟成了公司“发配”他的理由。
一朝天子一朝臣
一家公司在更换总经理之后,往往会进行一系列的人事调整,原有的管理人员有的保不住位子,同时有的员工会在竞聘中脱颖而出,走上管理岗位。这正所谓“一朝天子一朝臣”。你跟原先的上司走得太近,就会在调整中受到影响。不管你的上司是晋升了,还是调离了,你新的上司都会对你有所顾忌,因为你是以前上司的人,再继续重用你,你很有可能还经常跟以前的上司通气,对新上司来说,这是你最不忠诚的表现,你的这种行为也是上司最忌讳的。如果新上司跟以前的上司有矛盾,那你最好考虑主动走人,上司绝对不会把“敌人”安插在自己身边,更不会重用“敌人”。如果你的上司是非正常调离,作为跟他走得最近的人,即使你没有问题,也有嫌疑,新上司是不会重用一个不清不白的人的。
有的员工认为,我会对新上司表示忠诚的,会赢得新上司的信任。但新上司往往不这么想。因为你身上有鲜明的前上司的印记,显得不可信。你往往还没对新上司表示忠诚,就被新上司一脚踢开了。
跟上司走得太近,一旦上司易人,就会让人对你产生以上种种不利的联想,这些联想无形之中就成了把柄,这些把柄无须找借口表达出来,就决定了你遭“株连”的命运。如果你跟上司保持不远不近的距离,就不会受到上司更替的影响。
石兰虽然在公司里才工作了3年,却被同事们称为“老员工”。石兰一进公司就在人事部工作,3年换了两任老总,三任部门经理,管理人员也进行了几次大换血,她却在岗位上岿然不动。好友向她询问有什么秘诀,她坦然地说:“我跟上司总是保持着一定的距离,从不跟某一个上司过分亲近。没有人说我是哪一个上司的人。我只对工作负责,而不是对某一个上司负责。”
跟上司过分亲近会引起同事的反感和嫉妒
在公司里,员工跟上司过分亲近,就会被认为是上司的人,被同事看作上司的心腹和安插在他们之中的间谍,自然会引起同事的反感;跟上司走得太近,就可能得到上司的关照,自然会引起同事的嫉妒,就会导致跟同事之间的关系紧张,从而失去同事的支持和帮助。
罗力在公司里有个绰号叫“克格勃”,当然,同事都在背后这样称呼他。因为他跟主管走得很近,关系很亲密。主管也经常给他关照,同事们都以为这是他向主管打小报告得到的回报。
一天,罗力家里发生了一件紧急的事,需要他出面处理。他手头上的企划案还没有完成,而那天又是最后的期限。他只好找同事帮忙,帮他把企划案的后半部分完成。同事一本正经地对他说:“你跟主管那么好,让主管宽限一天,要不就让主管帮你完成。”他又去找别的同事帮忙,没想到同事众口一词拒绝了他,都是同样的借口。
跟上司保持适宜的距离
员工跟上司之间,距离太远容易被上司忽视,距离太近又会招惹麻烦,不远不近自然是最适宜的。你应该把握以下几点:
(1)与上司单独相处的时间不要过长。
①去老板的办公室汇报工作,或者请示问题,要速战速决。时间过长,就会让人觉得两人的关系很亲密。②在公共场合,无论交谈还是娱乐,跟上司待在一起的时间更不要过长,那样最容易引起别人的关注和猜疑。③如果你跟上司上下班走同一条线路,要减少一起上下班的次数。如果上司请你搭他的便车,你要委婉地拒绝。
(2)不要跟上司有亲昵的举动。
同性之间,无论你的上司多么随和,即使他毫不介意,也不要跟他发生亲昵的举动,那是你们关系亲密无间的最有力的证据。异性之间,更不该对你的上司有亲昵的举动,那会给别人留下关系暧昧的印象。
(3)减少跟上司开玩笑的次数。
在适宜的时间和地点,跟上司开个并不过分的玩笑,倒也无妨。但经常跟上司开玩笑,就会让人觉得两人的关系不一般。
(4)尽量别出现在上司的生活里。
有的上司喜欢让下属帮忙做一些私事,你答应做了,不但会牺牲自己的时间,还会引起别人的猜疑;如果你拒绝,可能会抹了上司的面子。实在没有恰当的借口,偶尔帮忙一次也行,但第二次一定要想方设法委婉拒绝。
第三部分 让上司觉得他很受尊重
第11节 让上司觉得他很受尊重
让上司觉得他很受尊重
在职场,尊重上司是每个员工必须注意并努力去做的事情。因为他是上司,所以你要尊重他,更因为他从你这里得到了尊重,你会给他留下一个好的印象。
实际上,没有特殊的原因,没有哪个员工不想尊重上司。可是,有时候你还是不经意让上司觉得不受尊重。给上司留下这样的印象,上司对你的评价就大打折扣了,与之相关的诸如“傲慢”、“狂妄”等贬义的字眼就会蹦到你头上。这样的评价势必对你的职场发展产生不良的影响,往往会在关键时刻作为借口毁掉你唾手可得的机会。
认真对待上司的每项指令
员工面对上司发号施令的时候,一般都要表现出严肃的表情,并停止手头上的工作,保持安静,如果再平和地看着上司,显得非常重视上司的讲话,更会让上司觉得备受尊重。在上司慷慨陈词的时候你偷着做小动作,或者依然忙着工作,就是不尊重上司的表现。上司看在眼里,气在心里,要么立即批评你,要么事后“修理”你。这个现象学生在课堂上一般都会见识甚至领教过,所以员工在上司发号施令的时候一般都会注意,不会犯这个低级错误。
有些时候,上司给你安排不重要的任务,你可能会不自觉地流露出轻视的表情,甚至是一副爱理不理的样子。这与你在接受重要的任务时表现出来的严肃、热切关注的表情形成鲜明的对比。你的态度会让上司觉
得很不舒服,虽然你针对的是工作,可上司会觉得你不尊重他。这样你就在不经意间给上司留下了不好的印象,让上司抓住了把柄,甚至把上司得罪了。
胡建是一所名牌大学的高才生,一进公司就被公司列为重点培养对象,他对工作也充满了激情,经常自觉到公司加班攻克技术难题,并作出了让人刮目相看的成绩。他的同事都认为,胡建是年轻员工中最有可能得到晋升的一个。
一次,主管给胡建安排任务,让他画一份统计图表。这项工作一般是由另一个同事做的,那人请假了。胡建认为,这样无关紧要的工作,怎么也轮不到让他去做,便满不在乎地说:“我以为是什么技术难题呢!等我忙完手头上的活再干吧。”于是他勉强地接受了任务,但是没有立即着手去完成。后来主管催了一次,他才把图表草草完成。
在整个过程中,胡建发现主管的脸阴沉着,但他并没意识到自己的行为让主管感到极不受尊重,把主管得罪了。
年底,公司人事调整,原本被看好的胡建并没有获得晋升。原来主管向老板献言,评价胡建“狂妄、轻浮、傲慢”。老板听信了主管的话,就把胡建从晋升名单上画掉了。
胡建感到很委屈,同事也觉得这样评价胡建是不公正的,但没办法,胡建的漫不经心被上司抓住了把柄。 所以,上司的每项指令都应该认真对待。无论上司让你做什么,你的表情都应该是一致的,都要表现出严肃、认真、虚心的态度。甚至越是无关紧要的任务,越要表现出重视,这会让上司感觉到备受尊重。 越是在公众面前,越要对上司表示尊重
在公司里,员工对上司表现出适当的尊重就足够了,如:见面问声好,请示汇报的口气要柔和,等等。如果表现过分,反而有表演之嫌,就会让人反感。在公共场合或在公众面前,表现不妨夸张一些,让上司觉得更有亲和力。
(1)问候的时候要面带微笑,声音要清晰洪亮。
在公众场合,遇见上司立即向上司问好,一定要面带微笑,声音要清晰洪亮,而不是像在公司里那样让上司听到就行。交谈的时候你甚至可以打手势,让上司感受到你的热情。
(2)上司出丑时要替上司解围。
在公众面前,上司有时不慎出丑,你不要看上司的笑话,而是要赶紧想办法给上司解围。比如,上司讲错话,有人忍不住哄笑的时候,你不要跟着笑,你可以提醒上司,让他自行改正;如果是非正式的场合,你还可以接过上司的话头,转移听众对上司的注意力。
(3)让别人看见你对上司的尊重。
在众人面前向上司表示尊重,上司感受到的效果比你俩单独在一起时要强许多倍。所以你在向上司表示尊重时,要有意识地选择时机,让更多的人看到。
道歉也是一种尊重
当你意识到自己不经意的举动让上司觉得不受尊重时,你要主动找上司道歉,请求上司的原谅。这也是对上司的一种尊重。上司一般会说“没什么”,从而消释前嫌。如果他还记恨着你,就显得他太小肚鸡肠了。没有一个上司甘愿让下属看不起。
(1)找一个单独与上司相处的机会道歉。
如果你不是故意不尊重上司,甚至胸怀宽广的上司对你的行为并不在乎,在别人面前向上司道歉,反而会让人觉得上司没肚量,这会让上司觉得尴尬。再者,对你来说这也不是什么光明正大的事,毕竟是你的行为方式欠妥当,这会让同事觉得你不成熟。所以,一定不要在公众场合向上司道歉。
(2)语气要婉转诚恳,别让上司感到难堪。
道歉时一定要显得诚恳,比如:“刚才我脑子很乱,我有什么不对的地方,请您原谅。”“昨天您安排我任务时,是我的态度不对,我特意向您道歉。”
第三部分 让上司觉得他很受尊重
第12节 跟上司交谈不要太直率
跟上司交谈不要太直率
美国劳工部长赵小兰在接受水均益的“高端访问”时曾谈到中西文化的差异:在美国,无论你跟什么人交谈,你随时可以打断对方,阐述自己的观点,如果你试图等别人停下来再讲,可能永远没有讲话的机会,因为对方以为你没有话要讲;而在我们中国,随便打断别人讲话是不礼貌的,尤其是打断长辈和上司讲话,更被视为大逆不道。也就是说,西方人彼此交谈时是非常直率的,我们彼此交谈时则有很多禁忌。
在我们的职场,如果你跟上司交谈时也率性而为,只顾着阐述自己的观点,而不管上司的感受,很容易就把上司得罪了,让上司抓住把柄。城府深的上司当时并不表现出来,过后找个借口,就会让你“生不如死”。 不要随便打断上司的讲话
无论在正式的场合,还是非正式场合,随便打断上司的讲话,都会被好面子的上司认为你不尊重他。中国官场有句话,官大半级压死人。在职场同样如此。上司认为,他的身份地位高,在讲话时就应该具有优越性,就不应该被下属随便打断。你随便打断他,就是无视他的权威,就是不尊重他,就是不给他面子。 初入职场的新人,往往容易犯这个错误。在学校里时,“民主”的气氛相对浓厚一些,熏陶得有较强的自我意识。踏入职场,身上“自由”的分子一时消除不干净,就忍不住冲动,好表现自己。当上司讲错话时,就挺身而出,打断上司的讲话,指出上司的错误,并洋洋自得地给予纠正。或者自己有更先进的观点和更好的创意,就迫不及待地打断上司,阐述自己的观点。小心眼的上司被你这一搅和,自然心中大为不悦,过后给你小鞋穿,也就在情理之中了。
王涛如履薄冰一般通过了一轮又一轮的考试,终于如愿进了一家著名的IT公司。按照公司规定,新员工要参加为期一周的培训,主要是了解公司文化、熟悉公司规章制度等。第一天,公司人力资源部总监亲自来授课,点名时一疏忽,将一个人的姓名念错了。这个人是王涛的同学,姓名比较生僻,经常被读错,也习以为常了,所以他含糊地应了一声。总监正想继续点名,王涛却笑着说:“错了,错了!”总监愣住了。王涛纠正完毕,除了总监,在座的员工都忍不住笑了。
总监从此记住了王涛,当然是记恨王涛。分配时,别人都分到了比较重要的岗位上,王涛被总监“美言”了几句,被分配干公司的网络维护。这样无足轻重的岗位,干一辈子也不会干出什么成绩。王涛的专业跟软件开发相吻合,他也是奔着这样的岗位来的,就去找老板,声明自己应聘的是软件开发岗位,要求调换岗位。 老板的答复是:对公司来讲,公司的每个岗位都是重要的。
王涛明白这是一个冠冕堂皇的借口,这时他才隐隐感到自己把人力资源部总监得罪了,让他抓住了把柄,都是人力资源部总监在背后搞的鬼。
别跟上司唱反调
与上司交谈时,尤其在正式的场合谈论工作上的问题,不要贸然提出与上司不同的意见。因为这容易被上司看成公然挑战他的权威;更不要坚持己见,据理力争。唱反调已经引起上司的不悦了,再非要分出个谁是谁非,那无异于火上浇油、雪上加霜。
杨易是一家公司市场部的统计,因为毕业于一所著名大学的营销专业,所以好在公众场合炫耀自己的学识。一次,市场部总监召开营销人员会议,部署下一步的营销工作。杨易列席参加会议。总监让杨易参加会议的目的,是让他了解市场工作,没想到总监宣读完一份销售方案后,让大家发表意见,杨易却第一个站出来唱反调。杨易引经据典,说得头头是道,让大家一下子看到了方案的不可执行性。其实,总监的意图是放弃那些业绩差没潜力的市场,因为经过几年的努力,在这些市场取得的成绩与投入的成本是不成正比的,而把主要精力投放到那些有潜力的市场。总监阐述完制订方案的指导思想后,杨易又跟总监争论起来。最后,方案自然以总监拟定的为准。
除了杨易,别人都没提什么反对意见,只是说了一些表决心的话,如一定好好执行新方案,力争作出更大的业绩,等等。这更衬托出杨易的桀骜不驯。
没过几天,总监找杨易谈话,让他到一个业绩差的办事处工作。杨易曾私下管去那个地方工作叫“发配”,没想到自己要被“发配”了。况且,按照新方案,那个办事处很可能要撤销。为什么还要派自己去呢?杨易向总监说出了自己的困惑。
总监说:“你有很强的营销能力,在统计岗位上根本发挥不出来,派你去,是让你改变那里的局面。相信你会取得好的业绩的。”
杨易又不情愿地找到老板,他没想到老板说的话跟总监对他说的话一模一样,显然他们早沟通好了。老板给高帽戴,杨易只好同意。
同事问杨易公司为什么派他去,杨易还炫耀说:“让我去改变那里的局面。”同事心中暗笑,那只不过是老板的借口罢了,下一步办事处撤销,杨易恐怕也要跟着被裁掉了。
果然,不久办事处撤销,杨易也被裁掉了。
把握好说话的分寸
与上司交谈,无论聊天还是谈论工作,都要把握好分寸,不可无所顾忌,想到哪里说到哪里,这样才不会给上司抓住把柄,留下不好的印象。
你可以参照以下几点:
(1)不该说的别说。
所谓不该说的,就是上司忌讳和感到不悦的,比如上司的隐私、疮疤和一切能让他感到有失脸面的事。特别是跟上司聊天开玩笑的时候,更要注意。
(2)轮不到你就别说。
韩非子曾说过,部属不能随便向上司进言,进言要慎重,否则会很危险。如:为官的经历不深,还没得到君主的信任时,如果竭力显示自己的才能,谋划成功也不会受赏,如果谋划失败反而会受到怀疑。在职场
同样如此,如果你还没得到上司的信任,即使你的意见是正确的,上司也未必会采纳。相同的意见,由上司信任的人提出,上司就认为是正确的,并欣然接受。所以,在得到上司信任之前,最好不要随意向上司进言,因为你说了也白说,还可能引起上司的反感。
(3)说时要拐弯抹角。
所谓拐弯抹角,就是不直率地说出你要说的话,先说别的话题,让上司感到你真正要说的话是为他好,当然,更重要的是保全上司的面子。西方有句谚语:“一滴蜜汁比五加仑胆汁更能吸引苍蝇。”说的也正是这个道理。
(4)学说“官方语言”。
有时候,完全保持沉默并不是最佳的选择。这时你可以说一些不痛不痒的“官方语言”,让上司觉得很舒服,自然不会让上司抓住把柄。
c【本讲重点】
影响沟通的四个因素
五个有效沟通的原则
四个有效沟通的技巧
如何与上司沟通
沟通是人类社会交往的基本行为过程,用任何方法或形式,在两个或两个以上的主体传递、交换或分享任何种类的信息的任何过程,就叫做沟通。企业行政文秘人员,其重要的工作职责之一就是协调上下级、各部门之间的沟通与合作。作为呈上起下的中枢,行政文秘人员必须掌握专业的沟通技巧,才能够顺利的开展工作。
一、 影响沟通的四个因素
沟通是一个双向互动的过程,无论是信息发出者和接受者的主观原因,或是外在的客观因素,都会导致沟通的失败,双方无法就某一信息共享受或达成一致的认识。
情绪因素
由于身体状况、家庭问题、人际关系等因素而导致的情绪不稳定,波动性大,从而影响沟通正常的进行。 其表现有:精神不集中。倒不一定是对对方的话题不感兴趣,而是仍沉溺于刚刚发生的事情,或其他担心的事情,没有把注意力转移到谈论的话题上来。
过分怯场、胆怯。由于岗位的关系,行政文秘人员较之他人,有更多的机会与公司的高层领导接触。本是一个展示自我的良好机会,结果由于紧张、慌乱,没有充分理解上司的指示、意图,反而留下了不好的印象。
表达方法
说话的语气令听众反感。自大,讽刺、严厉的批评,都会令对方难以接受你的观点,即使你的观点是对的。谈话也就不欢而散。
在沟通中选择不合适的媒介来传递信息。选择合适的媒介而不要选择最先进的,当然也要视双方的地理位臵、所处的场合而定。一般而言,面谈是最好的方式,可以进行及时的互动、反馈,可以从对方的身体语言、面部表情来洞察他的想法,改变谈话的方式或策略。
个人因素
因为世界是多元的,所以每个人的成长背景、性格、人生经验、教育程度、文化水平、价值观念是不同的,就导致对同一信息的阅读有不同的理解。这样的情况下,求同存异是最好的做法了!
环境因素
在沟通过程中,选择不适当的时间、地点等,都会直接影响到信息传送。在午休的时间谈论下一步的工作计划,在大办公室里谈论薪酬问题,都是不合适的。
二、 五个有效沟通的原则
正确回应对方的话
谁都不希望说了一大通之后,对方对此无动于衷,面无表情。那样的谈话只会草草结束,无任何建设性的进展,对方也会失去与你沟通的欲望了。
注意沟通中的态度
应该以谦虚的态度进行和对方的沟通,无论是否同意对方的意见,都应该给予尊重。在谈话过程中,应保持专业的坐姿,身体前倾,不要后仰,靠在椅子上,那样显得懒散;保持微笑,学会用目光与对方沟通,适时的反馈,令对方觉得你对他的话题很关注;避免一些不礼貌的举止,如不停的看时间,玩弄钢笔,抖脚等。
注意倾听
倾听对方要表达的真实的意思。
经常不断地确认沟通信息
很有可能,谈话快结束时,才发现双方考虑的问题、理解的意思出现了重大的偏差。差之毫厘,谬以千里。为避免这种情况,在沟通过程中,需要不断地向对方确认求证,明确其所表达的真实意思,所以,“你说的是这个意思吗?”、“是这样的吗?”这样的语句是少不了的。
表达出让人印象深刻的沟通话语
三、 四个有效的沟通技巧
表示尊重
以客观、开放的态度去与人沟通。沟通的时候,应抱着“空杯心态”,要撇弃先入为主的做法。 真诚,即使你已经明白了对方的意思,也不要急着打断对方的话语。
避免破坏性行为。不要低估对方所谈论的话题的严重性,老以为就自己做的事情是重要的,别人的都是不值一提;也不要有讽刺行为,挖苦对方,这样做会打击对方的积极性,也会使自己显得没有职业素质,破
坏了在他人心目中的形象。
易地而处的聆听
不要从自己的角度来聆听对方的话,更不要以自己理解的意思来替代上司的指示,所以要尽可能地站在对方的立场来明确其真实的想法。上司或同事的话,或许说一遍就完了,你也不好意思老要求“I BEG YOUR PARDEN”,那样显得幼稚和不专业——“怎么连话都不会听?!”。因此,务必学会换位聆听,务必专注地听。
小测验 你能听懂上司的指示吗?
上司的指示:
象限一:在字母I字上画一个点。
象限二:在空白处写上a b c d e
象限三:在园子里,有一只公牛爸爸(FB),一只公牛妈妈(MB),还有一只公牛宝宝(BB),谁不在哪里呢?请圈出来。
象限四:请圈出与其它各字不是同类的字。
可能出现的答案:大多数人会在I的上方加上一个点。
很多人会在划线处写上a b c d e。
MB BB。
可能很多人选“鼓”。
上司的答案: 实际上,应该在I字本身上加一个点。
按要求,应当在划线的空白处写,如,-a-b-c-d-e。
当然啦,不可能存在公牛妈妈,所以应当是圈出MB。
你可以打狗,打孩子或打鼓,但不可以打性别。因此,正确答案是性别。
测验的启示:在接受上级指示时必须认真聆听,你的理解不等于就是上司的意图,对于任何不清楚的地方予以澄清。切记聆听的目的是要明白对方的意思。
恰当的提问
提问,除了可以确认对方表达的信息,还可以集思广益、启发思路,使自己的想法更加成熟、完善。 开放式提问:5W1H,答案不限制的提问方式。
封闭式:以Y/N来回答,确定事实的提问方式。
探讨式:就某一问题展开深入的讨论的提问方式。
反射式: 就一个问题从不同的人寻求不同的意见的提问方式。
给出建设性回应
对方不仅在意你对所谈论问题是否重视,更需要你对此的看法、意见。给出回应,特别是建设性的回应,会增强双方的认同感,容易达成一致。
回应对方,应该注意:
回应必须对事不对人
以改善而不是批评为目标
把重点放在对方可以改善的行为上
寻求对方的意见而不是强加自己的意见
四、如何与上司沟通
作为企业行政文秘人员,经常会于上司、领导打交道。普遍的感受是“伴君如伴虎”,上司永远是不可琢磨,猜不透其意图。于是乎,战战兢兢,缩手缩脚,如履薄冰。其实,并非“老虎的屁股摸不得”,而在于如何去摸,在于掌握与上司沟通的技巧。
案例
《三国演义》第72回
曹操怒斩杨修片段,分析行政文秘人员应该如何传达上司的指令?
操屯兵日久,欲要进兵,又被马超拒守;欲收兵回,又恐被蜀兵耻笑,心中犹豫不决。适庖官进鸡汤。操见碗中有鸡肋,因而有感于怀。正沉吟间,夏侯惇入帐,禀请夜间口号。操随口曰:“鸡肋!鸡肋!”惇传令众官,都称“鸡肋”。行军主簿杨修,见传“鸡肋”二字,便教随行军士,各收拾行装,准备归程。有人报知夏侯惇。惇大惊,遂请杨修至帐中问曰:“公何收拾行装?”修曰:“以今夜号令,便知魏王不日将退兵归也:鸡肋者,食之无肉,弃之有味。今进不能胜,退恐人笑,在此无益,不如早归:来日魏王必班师矣。故先收拾行装,免得临行慌乱。”夏侯惇曰:“公真知魏王肺腑也!”遂亦收拾行装。于是寨中诸将,无不准备归计。当夜曹操心乱,不能稳睡,遂手提钢斧,绕寨私行。只见夏侯惇寨内军士,各准备行装。操大惊,急回帐召惇问其故。惇曰:“主簿杨德祖先知大王欲归之意。”操唤杨修问之,修以鸡肋之意对。操大怒曰:“汝怎敢造言,乱我军心!”喝刀斧手推出斩之,将首级号令于辕门外。
分析:抛开杨修持才放旷,屡犯曹操之所忌,曹操妒才等因素不谈,就本案例而言:曹操只是犹豫不决,遂以“鸡肋”为号,但未下令退兵,但杨修自以为洞察其真实意图,自作主张,视领导权威于不顾,是其罪名一也;大军初败,军心、士气为重,杨修扰乱军心,是其罪名二也。
结论:不要以自己的看法替代上司的指令,自作聪明只会反被聪明误。
传达上司的指令,要把握时机和场合。从上司所处的实际环境,发出指令的背景,来领会其真实意图。
由此,我们可以归纳出行政文秘与上司沟通的注意事项:
把握时机和场合,根据上司所处的场合和当时的 心情
注意领导的眼睛和手,了解上司的意图是什么
向上司汇报工作的技巧
理清思路。明白自己要说什么,所说事项的先后、轻重顺序;天马行空,云遮雾罩,不知所云是不可以的。
突出重点。拣重要的说,汇报工作要有重点。
删繁就简。简洁明了,言简意赅,不要重复罗嗦,上司的时间你是不好随便浪费的。
恭请上司点评。汇报完之后,不忘请上司评价一番,指出成绩和不足,并作出下步工作的安排。一来可满足上司的领导欲望,有机会显示其权威,二来留下一个谦逊、工作勤奋的好印象,何乐而不为呢?!
批评领导的技巧
批评尽可能私下进行。千万不要在会议等公开场合,提出对领导的批评,即使你说的是对的。领导的权威是需要维护的,在公开场合批评领导,等于公然对其权威提出挑战,非要分清个是非的话,那更让领导面上无光,下不了台。出于本能,领导也会为自己辩解,对异议予以反驳,那样的话,你所提出的意见也不会被采纳。
以亲切的话语作为开场白。言辞要婉转,语气尽量温和,最好用商榷的方式,变批评为讨论。在这个时候,迂回战术比直捣黄龙更加有效。
批评行为,而不是针对个人。
提供答案。在提出问题的同时,应该提供解决问题的方案。
一个过错只批评一次。改正错误,弥补工作的过失,都是需要时间的。所以,应该静观事态的发展,不要就某一问题纠缠不休,那样只会令领导反感。
以友好的方式结束。批评上司的目的,是下属的职责,也是为了改进工作,提高效率。无论最终意见是否被采纳,也不要把上下级关系僵化,从此心存芥蒂,那样的话,得不偿失。以友好的方式结束谈话,给彼此留下一个回旋的余地,来日方长!v