如何让编写会议纪要

会议纪要的概念和特点

一、概念和特点

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。

会议纪要有以下几个特点：

（一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。

（二）指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。

（三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。

二、分类

按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。

办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。

专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。

三、写法

会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人

员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

会议纪要的类型

把会议的情况和结果扼要地撰写出来，形成文件，就是会议纪要。会议纪要通常分为以下几类：

一、会议纪要的类型

会议纪要因会议的性质、任务不同而有多种类型。常见的会议纪要，大体可分为两种。

一种是办公会、例会的纪要。办公会和例会是研究处理日常行政事务的会议。它有固定的时间，如每周一次、两次或每半月一次、每月一次等；有固定的出席人，如市长办公会，一般是市长、副市长、秘书长参加，同会议讨论议题有关的委、办、厅、局的负责人列席。这种形式的会议，有时只研究解决一个议题，多数情况下则是连续讨论几项议题。一项议题的会议纪要，因问题集中，写出结论性决定即可。有好几个互不相关议题的会议纪要，则要把作出的决定和主要观点，按议题的重要程度或讨论顺序，逐项编写出来。办公会、例会的会议纪要，一般都需要贯彻执行，因此，具有一定的权威性。下面是一个区政府办公会议的纪要：

××市××区人民政府办公会纪要

第 一 期

区政府办公室编 一九八三年一月六日

时间： 一九八三年一月三日下午

地点： 二一二会议室

主持人： ×××

出席者： (略)

列席者： (略)

会议研究决定事项如下：

一、×××同志传达了市加快发展奶牛、改善牛奶供应会议精神和我区集体发展奶牛的安排。会议同意八三年首先在×××、××、×××三个公社发展奶牛七百至一千头，其它有条件的公社可以逐步发展。各有关部门要积极支持，提供方便。粮食部门要协同公社落实好饲料供应问题。

二、×××同志汇报了我区山前四个公社土地详查结果。会议同意由区划办公室将详查结果报市。

三、×××同志传达了市人防工作会议的精神，汇报了我区八二年人防工作的情况

和八三年的工作安排。会议同意人防办公室的工作安排，决定召开业务会议进行部署。会议强调，一九八三年我区人防工作要本着加强维护、平战结合的原则，在保证人防工事安全的前提下，充分加以利用，发挥作用。

另一种是座谈会纪要。座谈会常常是为专门研究解决某一个重要问题而召开的。因此，这类纪要也可以叫专题性座谈会纪要。它不仅记载会议的结论，而且要阐述之所以得出这种结论的道理。它不仅有一定的权威性，而且有一定的说理性。下面是××部于一九八○年三月十三日印发的一份座谈会纪要：

关于改进优抚对象定期定量补助工作座谈会纪要

为了做好优抚对象定期定量补助工作，××部于二月二十五日至二十九日召开了有山东、江苏、河南、四川、陕西、河北、辽宁、北京等八个省、市××厅(局)优抚处长和山东省××县××局长参加的座谈会。××副部长到会讲了话。××局×××同志作了总结发言。

据与会同志的汇报，当前各地贯彻××部、××部《关于改进优抚对象定期定量补助工作的规定》的情况，大致分为三种类型：第一类，真正把这项工作当作一件大事来抓，层层试点，逐级贯彻，全面调整，并结合评定落实了优待劳动工分，全部工作业已结束。第二类，虽然也转发了文件，召开了会议，但缺乏具体指导，有些县工作粗糙，补助对象不准，对烈属偏严，对复员退伍军人偏宽。第三类，行动迟缓，至今还没有开展工作。在这三种类型中，第一、三类是少数，第二类是多数。由此看来，改进定期定量补助，任务艰巨，必须当作一件大事，再用一段时间，认真细致地抓好。

为了保质保量地完成改进定期定量补助的工作，会议认为，必须解决和掌握好以下几个问题。

(一)要提高对改进定期定量补助工作的认识。这次改进定期定量补助工作，是国家对一部分优抚对象准备实行长期抚恤的过渡，是定期定量补助工作进一步走向制度化的一个重要步骤。当前，在国家财政困难的情况下，拨出专款用于改进定期定量补助，体现了党和政府对广大优抚对象的深切关怀。做好这项工作，有利于鼓舞部队士气，安定军心，解除部队干部、战士的后顾之忧，促进部队现代化建设，可以调动广大优抚对象大干四化的积极性。

(二)对补助对象要有一个控制面。根据各地的实践经验，搞一个控制面，是非常必要的，它既能突出重点，防止补助面偏宽偏严，也可以防止有钱花不出，或者把钱花过头。

补助对象的控制面，就一个省来说，烈属一般应占他们总户数的百分之××到百分之××，复员军人一般可占他们总人数的百分之×到百分之××，退伍军人一般不要超过他们总人数的百分之×点×各省可根据本地区的不同情况规定一个控制面。按照上述的控制面，住在农村的年老体弱。丧失劳动能力的烈士的父母和配偶一般都能享受补助，抗日战争时期入伍的复员军人大部分可以得到补助。对于其它复员退伍军人应当按照补助条件，从严掌握。在烈属和抗日战争时期入伍的复员军人的困难得到解决以后，如果补助费还有富裕，对其它复员退伍军人的补助面，也可以适当放宽。有的省现在已经超出上述控制面，如经费宽裕，也可以不再变动。

(三)开展定期定量补助工作的同时，要把优待劳动工分搞落实，这次改进定期定量补助，标准有所提高，但提高的幅度有限，只能减少其困难，还代替不了群众优待。因此，对享受定期定量补助的对象，凡是符合享受优待劳动工分条件的，仍应照常给予优待，不能因为享受定期定量补助就停止或减少对他们的优待。

(四)要有一个检查验收的标准。为了保质保量地搞好改进定期定量的补助工作，各地对于落实定期定量补助的情况，要全面检查验收。达到标准的，才算完成了任务；不符合标准的，要切实进行补课。检查验收的标准是：

1．广泛深入地进行了宣传教育工作，优抚对象感受到了党和政府的关怀，激发了大干四化的积极性。

2．凡是符合补助条件的对象都得到了补助，烈士的父母、配偶及抗日战争时期入伍的老复员军人得到了照顾，基本上做到了优抚对象、干部、群众三满意。

3．补助标准适当，不低于××部、××部提出的原则标准。

4．把烈军属复员退伍军人补助费大部分用于了定期定量补助，原则上不少于百分之××到××。

5．对优抚对象中应享受优待劳动工分的，按照略高于当地一般群众生活水平的标准，全部春评落实，并填发了优待工分“三联单”。对军属的优待，通知了军人所在部队。

6．结合解决普查遗留的优抚对象冤、假、错案的平反昭雪和优抚对象的错登、漏登、重登问题。

(五)加强领导。各级××部门要把改进定期定量补助工作，作为一九八○年上半年优抚工作的重点任务，切实加强领导，组织力量，层层试点，集中时间，抓紧进行，保证在上半年内全部搞。

会议纪要和简报的区别

在机关应用文中，和会议纪要最易混同的是简报、决议和会议记录。研究会议纪要和简报之间的区别，是掌握会议纪要和简报各自特点，提高写作能力的必不可少的步骤。

会议纪要和简报的区别。

会议纪要和简报的第一个区别是，承担的任务不同。简报只是报告和交流情况，供上下左右参考，对阅读对象没有硬性要求，一般也没有什么约束力。会议纪要则有一定的权威性。它的结论可以指导有关方面统一认识，它列入的议定事项，要求有关方面共同遵守执行，它对特定的阅读对象有一定的指导和制约作用。

第二个区别是，简报的编写者在简报中可以对他所写的事件发议论，谈看法，既可肯定，也可否定；会议纪要则必须忠实于会议情况，客观地扼要地叙述会议的内容，不允许编写者在纪要中对其内容进行评论。

第三个区别是，简报要求文字简短，一般在千字左右，最好不超过两千字；会议纪要则不受文字长短的限制，该短则短，该长则长。有些内容丰富、问题重大的座谈会纪要，洋洋万言也是常见的。

第四个区别是，会议纪要可以作为一种情况反映，缩写成简报；简报则起不到纪要的作用。

会议纪要和决议的区别。

决议和纪要同样是反映会议结果的文体。它们的区别主要在于，纪要的内容可轻可重，可以有党和国家的大事，也可有日常的具体工作。决议的内容则常常是一个单位或部门、一个地区或系统的，以至党和国家的重要问题，重大事件；纪要可以反映会议上的不同观点，决议则只能反映多数人通过的一种统一的观点。一份纪要可以同时写不同方面的毫无关联的几项决定；一个决议则只能写某一方面的或某一个问题，即便象《关于建国以来党的若干历史问题的决议》这样意义重大的宏篇巨制，它的丰富的内容，也是紧紧围绕党的指导方针和路线而展开的，前后左右互相关联，浑然一体。

纪要和决议的形成过程也不一样。纪要是根据会议情况写的要点，起草后，只要有关主管负责人审阅同意就可以定稿。决议则必须经过与会者表决，按法定程序通过后才能生效。纪要和决议的社会效用也不尽相同。纪要虽然有一定的权威性，但其中有些条文和要求，侧重于领会和掌握有关精神，更带有引导、指导的性质，决议则是一旦形成，有关方面对各项条款必须严格执行。所以决议具有更强的权威性。

会议纪要和会议记录的区别。

会议记录，无论详细记录还是摘要记录，都是原始记载，参加会议的人怎么说就怎么记，既不能遗漏重要内容，更不能添枝加叶；纪要则是在记录的基础上，通过执笔人的分析综合，摘其要点，舍其芜杂，按一定的逻辑顺序，编排加工而成。记录不是文章，只能作文章的原始材料；纪要则是经过抽象思维，加工制作之后形成的文章。

会议纪要的写法

会议纪要一般都有一定格式。会议纪要的结构主要由三部分组成：

一是标题。例会、办公会纪要的标题，只要求标明哪个单位、什么性质的会议。这种标题，在一个单位内是固定的。座谈会纪要主要是把会议讨论的问题简要地标出来，每次会的内容不同，标题也不同。不论什么样的标题，都要起到使人一目了然的效果。 二是开头。两种纪要都要求在标题下面写明会议的时间、地点、主持者、出席者和列席者。座谈会纪要要写明召开会议的动因和目的，还要写主要领导同志在会上的活动，如听会、讲话、作总结等。例会、办公会纪要则除了有上级领导参加并作指示可以明确点出外，一般不必要写某个人在会上的活动。

三是正文。主要写会议反映的情况，需要解决的问题，以及解决问题的办法等。属于办公会议类型的纪要，只要求把会议讨论的问题和决定的事项加以归纳，扼要地写出来。座谈会纪要，则不仅要求把与会人员的发言综合几种情况或几个问题，摘要写出；而且每一个问题，都要既写出结论，又要有情况的分析，有解决问题的方法和措施，要言之成理，持之有故，有一定的说服力。在每一个问题或段落之首，一般都冠以“会议认为”、“大家强调”、“会议提出”、“会议决定”等开头语。有的直接指名道姓，“某某反映”、“某某认为”、“某某表示”、“某某说”等等。也有的既不用“会议认为”，也不用“某某说”，而是直叙其事。究竟采取哪种写法好，要看会议的具体内容，不必强求一致。

编写会议纪要应注意的问题

(一)会议纪要必须忠实于会议的内容。会议纪要的撰写者只能取舍、概括、提炼与会者的发言，不能以主观愿望或某个领导人的意图随意增加会上根本没有涉及的内容，更不能以变换角度或断章取义的手段篡改与会者的观点，变更会议的中心议题。那样做实际上是弄虚作假，是不正派的作风。类似江青一伙为篡党夺权搞的那种欺上压下的《部队文艺工作座谈会纪要》一类东西，再也不能允许出现了。

(二)会议纪要必须真正摘其“要”。撰写纪要应抓住会议的中心议题，认真分析研究与会者的发言，提纲挈领地反映会议的重要成果。切忌眉毛胡子一把抓，或者硬在不同观点中求平衡。那样写，不仅使纪要冗长拖沓，主次不分，甚至主次颠倒，使已经解决的主要问题得不到充分反映，次要问题反宾为主，以至降低纪要的质量，可能会造成思想混乱，带来相反的效果。

(三)会议纪要必须注意说理性。纪要所使用的材料和阐述的道理要有充分的说服力。这就要求在纪要起草过程中，对会议发言者的某些观点认真加以研究，他们所引用的材料要加以核对。因为与会者所讲的情况，不少是凭记忆即兴发言，难免有水分和不准确的地方。如果不加核实就写在正式文件上，难免会产生副作用。与会者发言中讲的一些道理，常有表述得不够完善的时候，或者有一定的片面性，撰写纪要的同志，可以在会下给以提醒，使其观点更完善更准确。切忌那种照猫画虎，照相式的“纯客观”反映，不管道理通不通，完善不完善，事实对不对，能否说明问题，人家讲了什么，纪要就写什么。结果，表面看似乎忠实于会上的发言，实则是一种不负责任的态度，与会者也是不会满意的。