档案目录采集.全文格式标准
档案目录采集、全文格式标准
(征求意见稿)
一、纸质档案
(一)文件级目录数据库结构
文件级目录数据库中的数据记录由24个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
文件级目录数据库结构
(二)著录项目细则 1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称
全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号
档案馆赋予每个全宗的顺序号
4、目录号
档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号。 5、年度
指文件形成的年度,用四位阿拉伯数字标识,如:“2003”。同一卷档案中有跨年度的文件,按立卷时的年度录入,文件的形成时间不变。
6、案卷号
一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号 7、盒号
按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号。
8、卷内顺序号
案卷内文件的顺序编号,同一案卷内文件不得有重号、空号。 9、件号
按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号。同一保管期限内文件不得有重号、空号。
10、页(张)号
档案在案卷内的起始编号。案卷内文件各页(张)按排列次序流水编号,有字迹的页(张)均应编号,同一案卷内页(张)号不得遗漏或重复,不应有空号。
11、页数
按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数。
12、数据类型
档案保管情况的说明,分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种。
13、缩微号
档案缩微制品的编号。 14、电子文档号
档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。其中,存储介质代码用字母表示,“GP”表示光盘,“CD”表示磁带,“CP”表示磁盘;全宗号根据DA/T 13-94《档号编制规则》编制;盘号用数字表示,一般为二位数;电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。各个部分之间用“-”号连接。
示例:CD-A007-03-LDF9002.TXT 15、题名
(1)一般照原件著录,如原件没有题名,则应自拟题名,并加“[ ]”号。原题名不能反映文件主要内容时,原题名照录,并据其内容另拟题名,加“[ ]”号附后。
(2)文件除正题名外,有并列题名、副题名、说明题名文字时,应按序依次著录。其中,并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。副题名、说明题名文字前加“:”号。
(3)文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时,则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
16、文件编号
文件制发过程中,由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的通编号、图号等。文件编号除年度用“[ ]”号、序号用阿拉伯数字外,其余照原文字和符号抄录。年度用四位阿拉伯数字标识。
联合发文有多个文件编号的文件,只著录立档单位的文件编号。
17、责任者
对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
(1)团体责任者录入全称或通用简称,同一团体责任者的名称应前后一致。
示例:中国共产党淄博市委员会或中共淄博市委,不应简称市委。 (2)个人责任者录入姓名,必要时在姓名后著录与文件相应
的单位、职务、职称,并加“()”号。
(3)责任者有多个时,最多著录三个责任者,其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须录入,被省略的责任者用“[等]”表示,各责任者之间以“;”号相隔。
(4)文件所署责任者为代称、别名、笔名时,应照原文著录,另将其真实名称加“( )”附后。
示例:史伟(中共淄博市委)
(5)未署责任者或责任者不完整、不准确时,应著录考证出的正确的责任者,并加“[ ]”号。
(6)会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数。 示例:淄博市第九届人民代表大会第二次会议 18、时间
一般公私文书、信札为发文时间,决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间,条约、合同、协议为签署时间,技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间,获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间,科研试验报告、学术论文为发表时间,工程施工图、产品加工图为设计时间,竣工图为绘制时间,原始试验记录、测定检修数据为记录时间。
(1)文件形成时间由8位阿拉伯数字表示,第1~4位数表示年度,第5~6位数表示月份,第7~8位数表示日期。
示例:某文件形成时间为1956年2月18日。
应著录:19560218
(2)文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的,一律转换成公元纪年,不加注。
(3)原文件未署时间或所署时间有误者,应著录考证出的准确
的文件时间,并加“[ ]”号。
示例:某文件未署形成时间,经过考证为1954年1月8日。
应著录:[19540108]
(4)文件时间不完整或部分时间字迹不清时,仍著录原时间,原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补之,考证出的时间根据不足时,在其后加“?”字符。
示例1:某文件所署形成时间1965年10月。
应著录:19651000
示例2:某文件所署形成时间12月6日,经考证年代为1957年。
应著录:00001206[19571206]
示例3:某文件所署形成时间1955年其中月份、日期不清,经考证应为12月1日,但是根据不是很充分。
应著录:19550000[19551201?]
(5)由若干份文件为对象著录一个条目时,著录其中最早和最迟形成的文件时间,中间用“-”连接。
示例:某文件组合有1951年6月8日;1951年7月15日;1953年8月3日;1953年12月11日4份文件。
应著录为:19510608-19531211。 19、保管期限
根据档案价值确定的档案应该保存的时间。一般分为永久、长期、短期三种。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录,若已更改的,应著录新的保管期限。
20、密级
密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文
件,应著录新的密级,公开级、国内级可不著录。
密级按GB/T 7156-2003 文献保管等级代码表划分为六个级别,名称代码见下表。
文献保密等级代码
21、分类号
根据档案分类法确定的档案所属类目的符号。 22、档案主题词
揭示档案主题内容的规范化的词或词组。应依据《中国档案主题词表》或本专业、本单位的规范化词表及DA/T 19-1999《档案主题标引规则》进行标引。
(1)一个案卷或文件的主题词一般控制在10个以内,各个主题词之间空一个汉字的位置。
(2)专用名词如机构名称、人名、地名、会议名称等,已编入词表的,要选用词表中的正式主题词。例如:王尽美(王瑞俊、王灼斋)应标引为“王烬美”;未编入词表中的,则应选用统一的自然语言进行标引。
(3)词表中若出现两个或两个以上的正式主题词表达同一概念语义时,应在词间规定用(Y)、代(D)关系,避免分散标引。
例如:《中国档案主题词表》正式主题词中,有战史、劳模、国民党、政治局会议,同时也有战争史、劳动模范、中国国民党、中央政治局会议,则应分别规定其中最常用、最通用的一个词为正式主题词,另一个同义词为非正式主题词。
23、文件主题词
照文件著录,有则著录,没有则不著录。一般控制在10个以内,各个主题词之间空一个汉字的位置。
24、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。 (三)电子文件格式
在上传电子文件时,对应的电子文件和条目必须正确,上传的电子文件格式必须是PDF格式。 二、声像档案
(一)声像档案目录数据库结构
声像档案目录数据库中的数据记录由10个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
文件级目录数据库结构
(二)著录项目细则 1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称
全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号
档案馆赋予每个全宗的顺序号
4、编号
由档案保管机关赋予档案的顺序号。由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成。其中前两位用汉语拼音字母标识内容属性,阿位伯数字标识某一属类的顺序号。最后一位“1”标示视频,“2”标示音频。
声像档案编号
5、题名
每条声像档案的标题。新闻中有市级以上领导的,则在题名后加()注明领导姓名,并用“、”隔开。简讯需要自拟题名,并用“、”隔开。
专题节目在题名后加()注明节目内容。
6、详细说明
对声像档案的详细描述,新闻应包括事件的时间、地点、人物等。专题节目应为节目内容的详细介绍,电视剧、广播剧应为剧情介绍。
7、责任者
对此声像档案负责的团体或个人,要保持前后一致。《淄博新闻》责任者著录为“淄博电视台(XXX)”括号中为记者姓名,《早新闻》责任者著录为“淄博人民广播电台(XXX)”括号中为记者姓名,专题节目责任者著录为“XXXXXX(XXX)”,前半段为制作单位,括号中为主要制作人,电视剧、广播剧责任者著录为“XXXXXX(XXX)”,前半段为制作单位,括号中为主要创作人员。
8、时间
形成声像档案的日期,用阿拉伯数字表示。 9、格式
视频档案为MPEG格式,音频档案为MP3格式。 10、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。 三、照片档案
(一)照片档案目录数据库结构
照片档案目录数据库中的数据记录由11个数据字段组成。字
段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
照片档案目录数据库结构
(二)著录项目细则
1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称
全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号
档案馆赋予每个全宗的顺序号
4、编号
由档案保管机关赋予档案的顺序号。由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成。其中前两位用汉语拼音字母标识内容属性,阿位伯数字标识某一属类的顺序号。最后一位“1”标示彩色照片,“2”标示
黑白照片。
照片档案编号
5、题名
题名应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全
6、详细说明
为一组照片的说明,应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
7、责任者
对此照片档案负责的团体的全称或规范化简称,并保持前后一致。一般著录为“XXXXXX(XXX)”,前半段为拍摄单位,括号中为拍摄者。
8、拍摄时间
由8位阿拉伯数字表示,第1-4位数表示年度,第5-6位数表示月份,第7-8位数表示日期。
9、格式
可采用TIFF格式或JPEG格式,一般使用JPEG格式。单幅数码照片像素以100万像素为宜,即每张照片的数据量应为1兆(MB)以上。照片或底片需要经扫描仪加工成为数码照片形式存储的,扫描照片时扫描仪的分辨率应设定为600dpi, 扫描底片时扫描仪的
分辨率应设定为1200 dpi。存档的数码照片应是原始图像,经过图片处理软件加工过的照片不宜存档,需要存档的应予以注明
10、保管期限
根据档案价值确定的档案应该保存的时间。一般分为永久、长期、短期三种。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录,若已更改的,应著录新的保管期限。
11、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。 四、会计档案
(一)会计档案目录数据库结构
照片档案目录数据库中的数据记录由10个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
(二)著录项目细则
1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称
全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号
档案馆赋予每个全宗的顺序号
4、目录号
是档案馆(室)给定的区分档案保管期限的顺序号。 5、责任者
对会计档案负责的团体的全称或规范化简称,并保持前后一致。 6、题名
一般按原件著录,如原件没有题名,应自拟题名,并加“[ ]”号。 7、时间
指会计档案案卷内文件的起止时间。 8、保管期限
根据档案价值确定的档案应该保存的时间。一般分为永久、长期、短期三种。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录,若已更改的,应著录新的保管期限。
9、类别
分为会计帐簿、会计凭证、会计报告和其它。 10、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。 五、资料
(一)资料目录数据库结构
资料目录数据库中的数据记录由11个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
资料目录数据库结构
(二)著录项目细则
1、档案馆代码
根据《全国档案馆名称代码》(中国档案出版社出版)赋予的档案馆代码著录。
2、类别
按政治、政法、经济计划与管理、工业交通、农业林业水利、贸易旅游服务、财政金融、邮政电信、城乡建设、环保劳动保护、
淄博陶瓷、淄博丝绸、文化教育科研、体育卫生、文学艺术、历史地理、齐文化、聊斋文化、淄博人物、综合等分别著录。
3、题名
为该资料的书名。 4、章名
为该资料各章的标题。 5、节名
为该资料各小节的标题。 6、作者
为该资料的作者,分单位作者和个人作者。 7、时间
指出版或编写该资料的时间。 8、出版社
该资料的出版单位或编写单位。 9、内容提要
该资料内容的简要介绍 10、格式 为PDF格式。 11、附注
对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录,项目以外须解释和说明的列在其后。