档案目录采集.全文格式标准

档案目录采集、全文格式标准

（征求意见稿）

一、纸质档案

（一）文件级目录数据库结构

文件级目录数据库中的数据记录由24个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。

文件级目录数据库结构

（二）著录项目细则 1、档案馆代码

根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。

2、全宗名称

全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号

档案馆赋予每个全宗的顺序号

4、目录号

档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号。 5、年度

指文件形成的年度，用四位阿拉伯数字标识，如：“2003”。同一卷档案中有跨年度的文件，按立卷时的年度录入，文件的形成时间不变。

6、案卷号

一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号 7、盒号

按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号。

8、卷内顺序号

案卷内文件的顺序编号，同一案卷内文件不得有重号、空号。 9、件号

按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号。同一保管期限内文件不得有重号、空号。

10、页（张）号

档案在案卷内的起始编号。案卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，有字迹的页（张）均应编号，同一案卷内页（张）号不得遗漏或重复，不应有空号。

11、页数

按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数。

12、数据类型

档案保管情况的说明，分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种。

13、缩微号

档案缩微制品的编号。 14、电子文档号

档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。其中，存储介质代码用字母表示，“GP”表示光盘，“CD”表示磁带，“CP”表示磁盘；全宗号根据DA/T 13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为二位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。各个部分之间用“-”号连接。

示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT 15、题名

（1）一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。

（2）文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。其中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。副题名、说明题名文字前加“：”号。

（3）文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。

16、文件编号

文件制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的通编号、图号等。文件编号除年度用“[ ]”号、序号用阿拉伯数字外，其余照原文字和符号抄录。年度用四位阿拉伯数字标识。

联合发文有多个文件编号的文件，只著录立档单位的文件编号。

17、责任者

对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

（1）团体责任者录入全称或通用简称，同一团体责任者的名称应前后一致。

示例：中国共产党淄博市委员会或中共淄博市委，不应简称市委。 （2）个人责任者录入姓名，必要时在姓名后著录与文件相应

的单位、职务、职称，并加“（）”号。

（3）责任者有多个时，最多著录三个责任者，其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须录入，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间以“；”号相隔。

（4）文件所署责任者为代称、别名、笔名时，应照原文著录，另将其真实名称加“（ ）”附后。

示例：史伟（中共淄博市委）

（5）未署责任者或责任者不完整、不准确时，应著录考证出的正确的责任者，并加“[ ]”号。

（6）会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数。 示例：淄博市第九届人民代表大会第二次会议 18、时间

一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检修数据为记录时间。

（1）文件形成时间由8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年度，第5～6位数表示月份，第7～8位数表示日期。

示例：某文件形成时间为1956年2月18日。

应著录：19560218

（2）文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的，一律转换成公元纪年，不加注。

（3）原文件未署时间或所署时间有误者，应著录考证出的准确

的文件时间，并加“[ ]”号。

示例：某文件未署形成时间，经过考证为1954年1月8日。

应著录：[19540108]

（4）文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补之，考证出的时间根据不足时，在其后加“?”字符。

示例1：某文件所署形成时间1965年10月。

应著录：19651000

示例2：某文件所署形成时间12月6日，经考证年代为1957年。

应著录：00001206[19571206]

示例3：某文件所署形成时间1955年其中月份、日期不清，经考证应为12月1日，但是根据不是很充分。

应著录：19550000[19551201?]

（5）由若干份文件为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件时间，中间用“-”连接。

示例：某文件组合有1951年6月8日；1951年7月15日；1953年8月3日；1953年12月11日4份文件。

应著录为：19510608-19531211。 19、保管期限

根据档案价值确定的档案应该保存的时间。一般分为永久、长期、短期三种。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，若已更改的，应著录新的保管期限。

20、密级

密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文

件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。

密级按GB/T 7156-2003 文献保管等级代码表划分为六个级别，名称代码见下表。

文献保密等级代码

21、分类号

根据档案分类法确定的档案所属类目的符号。 22、档案主题词

揭示档案主题内容的规范化的词或词组。应依据《中国档案主题词表》或本专业、本单位的规范化词表及DA/T 19-1999《档案主题标引规则》进行标引。

（1）一个案卷或文件的主题词一般控制在10个以内，各个主题词之间空一个汉字的位置。

（2）专用名词如机构名称、人名、地名、会议名称等，已编入词表的，要选用词表中的正式主题词。例如：王尽美（王瑞俊、王灼斋）应标引为“王烬美”；未编入词表中的，则应选用统一的自然语言进行标引。

（3）词表中若出现两个或两个以上的正式主题词表达同一概念语义时，应在词间规定用（Y）、代（D）关系，避免分散标引。

例如：《中国档案主题词表》正式主题词中，有战史、劳模、国民党、政治局会议，同时也有战争史、劳动模范、中国国民党、中央政治局会议，则应分别规定其中最常用、最通用的一个词为正式主题词，另一个同义词为非正式主题词。

23、文件主题词

照文件著录，有则著录，没有则不著录。一般控制在10个以内，各个主题词之间空一个汉字的位置。

24、附注

对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录，项目以外须解释和说明的列在其后。 （三）电子文件格式

在上传电子文件时，对应的电子文件和条目必须正确，上传的电子文件格式必须是PDF格式。 二、声像档案

（一）声像档案目录数据库结构

声像档案目录数据库中的数据记录由10个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。

文件级目录数据库结构

（二）著录项目细则 1、档案馆代码

根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。

2、全宗名称

全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号

档案馆赋予每个全宗的顺序号

4、编号

由档案保管机关赋予档案的顺序号。由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成。其中前两位用汉语拼音字母标识内容属性，阿位伯数字标识某一属类的顺序号。最后一位“1”标示视频，“2”标示音频。

声像档案编号

5、题名

每条声像档案的标题。新闻中有市级以上领导的，则在题名后加（）注明领导姓名，并用“、”隔开。简讯需要自拟题名，并用“、”隔开。

专题节目在题名后加（）注明节目内容。

6、详细说明

对声像档案的详细描述，新闻应包括事件的时间、地点、人物等。专题节目应为节目内容的详细介绍，电视剧、广播剧应为剧情介绍。

7、责任者

对此声像档案负责的团体或个人，要保持前后一致。《淄博新闻》责任者著录为“淄博电视台（XXX）”括号中为记者姓名，《早新闻》责任者著录为“淄博人民广播电台（XXX）”括号中为记者姓名，专题节目责任者著录为“XXXXXX（XXX）”，前半段为制作单位，括号中为主要制作人，电视剧、广播剧责任者著录为“XXXXXX（XXX）”，前半段为制作单位，括号中为主要创作人员。

8、时间

形成声像档案的日期，用阿拉伯数字表示。 9、格式

视频档案为MPEG格式，音频档案为MP3格式。 10、附注

对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录，项目以外须解释和说明的列在其后。 三、照片档案

（一）照片档案目录数据库结构

照片档案目录数据库中的数据记录由11个数据字段组成。字

段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。

照片档案目录数据库结构

（二）著录项目细则

1、档案馆代码

根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。

2、全宗名称

全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号

档案馆赋予每个全宗的顺序号

4、编号

由档案保管机关赋予档案的顺序号。由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成。其中前两位用汉语拼音字母标识内容属性，阿位伯数字标识某一属类的顺序号。最后一位“1”标示彩色照片，“2”标示

黑白照片。

照片档案编号

5、题名

题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全

6、详细说明

为一组照片的说明，应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。

7、责任者

对此照片档案负责的团体的全称或规范化简称，并保持前后一致。一般著录为“XXXXXX（XXX）”，前半段为拍摄单位，括号中为拍摄者。

8、拍摄时间

由8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年度，第5-6位数表示月份，第7-8位数表示日期。

9、格式

可采用TIFF格式或JPEG格式，一般使用JPEG格式。单幅数码照片像素以100万像素为宜，即每张照片的数据量应为1兆（MB）以上。照片或底片需要经扫描仪加工成为数码照片形式存储的，扫描照片时扫描仪的分辨率应设定为600dpi, 扫描底片时扫描仪的

分辨率应设定为1200 dpi。存档的数码照片应是原始图像，经过图片处理软件加工过的照片不宜存档，需要存档的应予以注明

10、保管期限

根据档案价值确定的档案应该保存的时间。一般分为永久、长期、短期三种。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，若已更改的，应著录新的保管期限。

11、附注

对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录，项目以外须解释和说明的列在其后。 四、会计档案

（一）会计档案目录数据库结构

照片档案目录数据库中的数据记录由10个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。

（二）著录项目细则

1、档案馆代码

根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。

2、全宗名称

全宗构成者全称或通用的简称。 3、全宗号

档案馆赋予每个全宗的顺序号

4、目录号

是档案馆（室）给定的区分档案保管期限的顺序号。 5、责任者

对会计档案负责的团体的全称或规范化简称，并保持前后一致。 6、题名

一般按原件著录，如原件没有题名，应自拟题名，并加“[ ]”号。 7、时间

指会计档案案卷内文件的起止时间。 8、保管期限

根据档案价值确定的档案应该保存的时间。一般分为永久、长期、短期三种。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，若已更改的，应著录新的保管期限。

9、类别

分为会计帐簿、会计凭证、会计报告和其它。 10、附注

对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录，项目以外须解释和说明的列在其后。 五、资料

（一）资料目录数据库结构

资料目录数据库中的数据记录由11个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。

资料目录数据库结构

（二）著录项目细则

1、档案馆代码

根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。

2、类别

按政治、政法、经济计划与管理、工业交通、农业林业水利、贸易旅游服务、财政金融、邮政电信、城乡建设、环保劳动保护、

淄博陶瓷、淄博丝绸、文化教育科研、体育卫生、文学艺术、历史地理、齐文化、聊斋文化、淄博人物、综合等分别著录。

3、题名

为该资料的书名。 4、章名

为该资料各章的标题。 5、节名

为该资料各小节的标题。 6、作者

为该资料的作者，分单位作者和个人作者。 7、时间

指出版或编写该资料的时间。 8、出版社

该资料的出版单位或编写单位。 9、内容提要

该资料内容的简要介绍 10、格式 为PDF格式。 11、附注

对各个数据字段的补充解释和说明。依各项目的顺序依次著录，项目以外须解释和说明的列在其后。