大型水电站档案管理

大型水电站工程档案管理

作为一个从事大型水电站建设管理的建设单位，在从事工程建设管理的活动成果有两个：一是向国家交验一个合格的电站工程；另一个就是项目工程档案。而后一成果往往不能和第一个成果相提并论，故而也得不到相应的重视。其实，如果从生命周期上来看，一个电站的使用价值按设计上安全考核，若周期是五十年，但是一个项目工程档案生命的周期就不仅是五十年，而是数百年，甚至更长。再以其经济价值来看，一座水电站投产的经济效果是十分巨大的。但项目工程档案同样是一个十分巨大的经济宝藏。它是凝结了数万科技、设计、技术。施工人员劳动智慧成果的结晶。在工程建设中会有许多以科研试验到适用的新材料。新技术的产生，把它们适用到生产建设中。同样会产生为社会创造巨大的财富，由此可见项目工程档案管理工作不应忽视，更要大大加强，搞大型水电站项目工程档案工作。使项目工程档案准确、真实、齐全完整的归档，是我们每一个电站建设者义不容辞的责任，更是我们档案工作者应有的职业道德与责任。

一、 对档案及档案工作的认识

档案及档案工作，既不引人注目，又无多大实惠。有的形象的比喻为“被人遗忘的角落”，其实档案及档案工作，在中华文明悠久历史长河中，它们都有着崇高的，不可替代的作用。中国之所以被举世公认为四大文明古国，而其文明

是惟一一个从远古至今绵延不断的伟大文明。这是祖国大地上有众多的文化古迹保留至今，更有大量的史藉文献保留至今，这些与古代档案工作者的默默奉献分不开的。有一副对联写得好：操董孤直笔，读司马文章。颂扬的就是我们祖先忠于历史、不惜牺牲自己性命，也要用笔记录下历史真相的高尚情操。这样的事例在古人中屡见不鲜：如唐玄奘，又如“霁虹桥御碑记”。（讲一件小事，澜沧江最大洪水数据的得到）

由此可见，古代档案虽然表面与我们水电建设似乎毫无相关，但它确实在我们今天水电建设发挥了不可替代的作用，从中可以看出档案与档案工作的重要性，从历史的、社会的角度来认识档案及档案工作，怎么强调也不过分，何况大型水电站这样的项目工程档案，它是汇集了地质勘测、天文气象、科研设计、设备制造、安全环保等众多学科门类及广大科研设计、技术施工人员智慧及劳动成果的结晶，它蕴藏着的巨大价值更是无法估量。所以，保证水电站项目工程档案真实、准确、齐全完整地归档，既是我们档案工作者爱岗敬业的具体体现，更是我们对国家、社会、历史负责的具体体现。我们从这样的角度来认识档案及档案工作，对我们从事的档案工作，不能有丝毫的懈怠。

二、 项目工程档案管理工作的特点

要搞好这项工作，首先、要对这项工作的特点有准确的认识，大型水电站工程档案管理工作都有以下特点：

1、时间跨度长（例如，漫湾水电站档案管理，从地质

勘测档案资料收集开始，1974~1996年，跨越了22个年头）；

2、涉及门类、学科、专业多，如地质勘测，水文气象，科研试验，设备制造，施工安装，征地移民，生态环保，消防安全等，可以说是众多学科、专业科技，工程档案资料的大汇集；

3、参建单位多：参加水电站建设的单位，科研设计，设备制造，施工安装，一般都在数十个以上。

由此，可以看出，项目工程档案管理是一项系统工程，必须采取“全程跟踪”的管理方式，加深过程管理，强调全程跟踪管理，方能搞好。

三、 建立覆盖所有参建单位的工作网络

建设单位

（由分管档案工作领导负领导责任）

设立档案管理职能部门（竣工办或档案室）

网络建立起来后，要形成信息交流通畅，反馈迅速相互配合的运行机制，从组织措施上为工作提供保障。

四、分清职责、管理到位

项目工程档案管理网络形成后，要明确各自责任，管理 到位：

1、 建设单位及绿色工程单位负责人的领导责任 早在经济计划时期，国家就以红头文件的形式：如国 家计委、国家档案局联合发文“[88年4号]”文中明确指出，建设单位及相关单位领导对大型重点基建工程档案管理负有领导责任，必须为所承建工程安臵适应工程档案管理工作所需要的工作机构及职能管理部门，并配备适应工作需要的人员、条件及设备。在市场经济条件下，无论是国家要求，还是企业本身管理水平提高角度来看，对这项工作要求越来越规范，需求也越来越大，所以对档案管理工作，只能加强不能放松，领导的责任也越来越重要。

2、 建设单位档案室的责任

建设单位档案室处于整个网络的中心位臵，既 工作机构又是档案职能管理部门，主要具备：

(1)、根据国家有关文件的精神，标准规范编制项目工程档案的归档办法，归档标准以及档案工作的规章制度。 (2)、对各参建单位的工作人员及档案业务进行业务辅导、培训，以工程档案资料收集、积累、整理、分类、立卷、

归档的各个环节进行全程跟踪管理，发现问题及时解决，保证归档案卷质量，减少归档时的返工率。

(3)、参加工程协调，工程竣工验收会，参加机电设备的开箱，保证重要设备随机技术文件资料的及时回收。 (4)、编制适合本项目工程实际的项目工程档案资料分类大纲并发给各参建单位，为编制一份分类科学，合理，联系紧密，查找方便的竣工档案打下基础。

3、 施工单位的责任

施工单位的技术负责人，对本单位绿色工程应归档，档案资料的真室、准确、齐全完整负责审核，把关并组织本单位档案工作人员，按归档要求对应归档，档案资料进行整编，按时向建设单位完成归档工作。

施工单位的档案工作人员则负责本单位应归档资料的收集、积累、分类、立卷等工作。 4、监理工程师单位责任

监理工程师单位不仅负责本单位应归档资料的整编，还要对施工单位应归档资料的真实、准确、齐全完整把关，并督促施工单位按期完成工程档案的归档移交。 五、编制分类大纲

建设单位档案室，要按“水电厂0—9大类分类表”，编制适合本项目工程实际的分类大纲。首先，要了解本项目工程的分部分项，因为，大型水电站工程十分庞大，必须按工程规律及进展，方能分阶段、有秩序的进行：

1、对外交通工程

前期工 程

、左岸工程

2、右岸工程 3、河床坝段工程

主体 工程

4、消力池、护坦工程 5、坝基防渗及排水廊道 6、坝基防渗固结帷幕灌浆 8、大坝接缝灌浆 9、坝基固结灌浆 10、大坝灌浆隧洞 11、大坝其它工程

截流

、场内交通工程

3、输电线路工程 4、征地移民工程 5、房建及其它工程

1、导流洞工程 2、上、下围堰工程

工

、截流工程 程

、压力引水隧洞 厂 房工程

1、主变洞

输 电工程

2、母线洞 3、尾水洞 4、尾水调压室 5、高压电气开关站 6、变电站

以上只是对项目工程的一个粗浅了解，有了这一了解，我们对项目工程档案管理就不至于陷入盲人摸象的境地，就能掌握工作的主动权。

、主厂房工程 、副厂房工程 、安装间

、厂房系统辅助洞室工程

1. 项目建议书 2. 请求立项的报告

3. 国家发改委及相关部委批复 4. 水规总院批复 5. 环保资源评估及批复

1、 可行性研究报告前后文件及资料 2、 可行性研究报告文件及附图 3、 国家相关部委对可行性报告的批复 4、 项目评估书及批复

1、 初设之前相关部委、水规总院等批示文件、函件2、 设计计划书、相关部委及水规总院批文 1、 相关部委、省政府，规划总院对移民计划的批文、函件

2、 库区移民规划书 3、 施工区移民规划书

4、 其它移民规划书（含移民生产、生活设施、公路新建、改扩建、新建高压电力线路）

1、 征地移民规划设计书（含库区、施工区）及设计图

2、 征地批准文件

3、 征用及租用土地区域红线图及土地使用证 1、 勘测设计、科研、咨询、技术服务合同 2、 电站主体工程勘测设计合同 3、 工程施工合同 4、 设备采购合同

5、 其他合同

6、 设计、科研、施工等单位执照

1、 各分标施工单位投标书及附件2、 各分标工程招标方案及批复3、 各分标工程评标文件及中标通知

4、 机电及金洁投标文件 5、 机电及金洁制造投标文件

1、 环保设计文件（报批文件）、审核文件 2、 消防系统设计报告、审核文件及函件 3、 卫生设施报批文件、审核文件及函件

计划、投资、统计、管理文件（会议纪要、决议、 通知、通告等）与计划。制造、施工、监理、试验等单位的往来文

工程大事记，质量监督巡视文件（计划、纪要、实施细则、报告等）建设前状况，原始地形、地貌和省级以上领导视察等活动的声像资料

设计基础资料

工程地质. 水文地质资料。（区域性.水库区）设计文件

可行性研究及批复，包括概预算，设计审查，

专题报告及审查

土建施工文件

开工报告. 工程技术要求，图纸会审 施工方案. 计划、措施、工艺 凭

证

性

文

件 材 料

原材料. 构件证明书，实验报告 设计变更. 材料代用，核定审批，工程洽

商单

灌浆、质检、试验记录、施工原始记录、

合格证、试验记录、试验报告、值班记录

施工报告，竣工验收报告 设备（机电）金属结构及管线安装施工文件 开工报告 竣工报告. 竣工验工报告（预决算） 其它 电气仪表安装施工文件 开工报告 竣工验收报告等 竣工文件

项目工程验收报告，以及枢纽工程档案，

环保、劳动与安全生产、工业卫生、消防、移民等专项竣工验收报告，设计、施工、监理总结报告、鉴定书

遗留问题及处理意见

归档移交目录，省级获奖证书、奖状、奖

章等

涉及文件 询价 出国考察及其它 监理 总的部分：枢纽总体布臵图及地形图

由上列分类表可以看出，工程档案资料分类与单位工程划分已无内在的联系，在同一框架内虽还列出× × ×单位工程施工报告，在这里“＊＊单位工程”，只是作为一个名词使用，它与它同一工程其他性质，内容资料已无任何联系。相反，与它联系更紧密的则是“合同”、“批复”。不同工程、不同设计、施工单位的“合同”，统通放进“8005”这一框架内，再在这一框架内，讲起排列组合。

根据这一分类原则，我们在验收施工单位某一单位工程的竣工资料室，要保证其归档的齐全、完整，我们只能一个单位、一个单位，一个单位工程一个单位工程的验收。同事，我们还要求按分类原则进行分类立卷。施工单位档案工作人员在整理，立卷时亦应按这一分类原则进行分类。不能把不同细致的资料混装在一个案卷内，这就为下

六、案卷编制应注意的几个环节

1、资料形成阶段，要关注承包单位应归档资料使用的性质，如纸张、用笔、印章等。是否是有永久保存的性质，纸张规格是否符合国家规范标准。

2、立卷把好以下几个技术环节：

（1）、组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，是组成的案卷既能准确、系统地反应工程全貌，又便利于保管。

（2）、我们要把分好类的同类资料，分阶段、按程序、按时间把这些资料一页一页地排列起来，图纸按专业、按图号、顺序排列。每个案卷厚度一般不超过30mm。

（3）、卷内资料页号的编写，从“1”开始，凡有图文的资料，都连续编页号，用铅笔编写。

（4）、页号编写位臵，单位书写的文件在右下角编写页号，双面书写的、正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸页号一律编写在图签的右下角。同一问题一卷装不下的，可分为连个以上的案卷，每卷页号及卷内目录均从“1”编写顺序号。

（5）、成套图样印刷成册的工程文件，自成一卷的原目录可代替卷内目录，不在重新编写页号；与其它工程文件组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，该册页号不在重新编写。可在备注中总注明总页号。

（6）、案卷封面，卷内目录，卷内备考表均不编页号。

（7）、卷内目录的填写，卷内目录排列在案卷文件首页，尺寸为：297mm×210mm（A4纸）用70克以上的书写纸制作。

① 序号：以一份文件（或一个部件）为单位，文件附件不编序号，用阿拉伯数字从“1”一次标注。

② 责任者:填写文件的作者单位或个人，并且使用全称或通用简称。

③ 文件标号：填写文件原发文号或图纸编号。

④ 文件提名：填写文件标题（图纸）的全称，或拟写文件提名。

⑤ 日期：填写文件形成的日期，且必须写全，如：2006年5月15日写为：2006—5—15。（原始记录以每册中最早和最晚日期为该册的形成的日期；竣工图以每张竣工图章中技术负责人签发日期为该张图的形成日期；设计通知单以该通知单上时间为该份通知单日期；验收签证或质量评定，以监理签字时间为形成时间）页次，填写文件在卷内的起始页号，最后一份文件填写止页号。

⑥ 备注：填其它需要说明的事项。

（8）、备考表：

① 备考表示说明案卷内文图状况的表格，排放在卷内文件尾页之后，尺寸为297mm×210mm用70克以上书写纸制成；

② 备考表主要表明案卷内文件总页数，各类文件页数（照片张数）以及立卷单位对该案卷情况的说明（主要说明卷内文件、复印件情况、页码错落情况、文件更换情况，若无需要说明事项壳不必填写，但立卷人、检查人仍须签名以示负责。）

③ 互见号：应填写反应同一情况（内容）而形成不同的另行报关的档案保管单位档号，档号后应注明档案载体形

式，并用括号括起，

④ 立卷人：有该案卷立卷人签名。

⑤ 检查人：有该案卷质量审核者签名。

⑥ 立卷日期：填写该卷完成日期。

⑦ 检查日期：填写检查人检查审核日期。

（9）、案卷卷盒封面填写：

① 案卷题名：由立卷人拟写能够反映卷内文件主要内容的标题，要求简明、准确揭示案卷内容。

应包括：工程项目名称、单位工程名称、分部分项工程名称、专业、系统、组件、部件、阶段的名称或文件内容。

例： 鲁地拉水电站 大坝工程 坝基开挖工程 开工令 项目工程名称 单位工程名称 分部分项工程名称 文件内容 ② 立卷单位：填写负责工程文件组卷单位部门； ③ 起止日期：填写该卷内文件的起止期，即最早文件与最晚一份文件的日期；

④ 保管期限：分永久、长期、短期，同一案卷内有不同保管日期限的，该卷期限从长；

⑤ 密级：依有关规定划分填写；

⑥ 档号：由该案卷的目录号，分类号和案卷流水号组成（具体编制方法按鲁地拉有限公司规定进行）；

⑦ 卷皮脊背填写档号（由公司进行）；

⑧ 提名：由参建单位先用铅笔填写，经检查合格后再按规定正式填写。

(10)、案卷装订：

① 卷内图纸不装订，不同幅面的工程图纸按GB/T10609.3的规定《技术用图复制折叠方法》，统一折叠成297mm×210mm（A4）图幅，图标栏露在右下角。

② 卷内文字材料必须装订，装订时去掉金属物，采用线绳三孔左侧装订法，装订前须逐页检查，凡未留装订线边的应加边，残破文件应修补，大张文件须折叠，幅面过小不便装订的材料，应另用标准规格纸张贴，使卷内文件整齐规范，但不允许为追求美观而放大缩小复印二丢弃原件材料。

③ 卷内目录、备考表不须装订。

④ 号的案卷要闹固结紧装订线，右边和下边须整齐，不得错页，漏页和压字。

把装订的案卷装进卷盒，并装进填写好的卷内目录，备考表，填写好卷盒，一个合格的工程档案案卷才算完成。

3、使用合格的档案材料

档案工作另一关键环节，即档案文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，具体说，不能使用下列材料：

(1)、不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水作为书写材料。

(2)、制作材料不能用复印件。

(3)、形成档案材料的纸张规格为：A4型（297mm×210mm）或国家通用型16开（260mm×180mm）按一往经验，采用A4型即国家标准为宜。

(4)、竣工图须用新蓝图，折叠为手风琴式，竣工图章及

图号在外，规格统一为297mm×210mm。

(5)、其他技术标准，具体按《国家重大项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）。

工程档案案卷，国家有非常严格的要求，这里不一一介绍，大家可以下来一一仔细阅读，在你提出来强调的是以往工作中经常出现的问题，作为形成案卷的猜题与材料是否合格，这个案卷就不是返工，不返工的问题，而是彻底不合格。即使返工，也毫无价值，大家都知道，档案材料最大的特点就是它的原始性、唯一性、不可复制性。为此，才能保证案卷材料的真实性。

像鲁地拉电站这样巨大的工程，即使是其中某一单项工程，有的工期也将达几年以上，在市场竞争激烈的情况下，施工单位某项工程技术人员、监理单位、设代人员都在经常变动，如果，当时使用的是不合格的档案材料，此时返工已无法弥补，所以无论是建设单位、施工单位，也不论是工程档案工作人员，还是施工技术人员，在工程档案资料形成的过程中，一定要使用合格的档案制作材料，否则一切档案案卷制作工作全部白费功夫，而重新补救，也无法挽回。