招标准备过程工作要则
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２００２，１９（３）３４—３７
招标准备过程工作要则
白玉强
（巾国石化工程建设公司，北京，１００１０１）
摘要：介绍在国际工程项目招投标过程中，招标阶段的工作程序以及应注意的几个原则，同时对标书中应包含的内容进行了简单的论述特别强调，保持招标工作程序的严谨是招投标工作顺利开展的基础。
关键词：招标投标ｒｍ
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１招标的定义及其制定程序
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一起协调招标组与其他部门的工作进度（如与设汁部门、采购部门、建设部门、ＨｓＥ部门等）。
合同工程师：协助合同经理起草标书。标书制订负责人：负责收集整理招标标书的所有文件资料，负责整理编制招标标书、招标补遗等工作，负责招标组工作人员的日常工作安排。
文件管理负责人：对各部门提交的用于招标标书编制的文件进行核对与归位，协助标书制订负责人编制招标标书工作。
合同秘书：负责文件输入工作、准备标书硬拷贝提交审核小组审核。１．３制定招标标书程序
在ｒｒＢ准备过程中主要有３个阶段：一是对投标方的资质预审阶段，二是标书的准备阶段，ｉ是标书的补遗及澄清阶段，随后进人评标阶段和授标阶段。
在资质预审阶段，由发标方对有意承担项目
Ｂｉｄｄｅｒ的缩写，即ＴＴＢ。
招标是指由业主或业主代理商发出邀请，请有意承建某项工程或承揽某项劳务的人就标的作出标价，然后从投标人中选择最符合自己条件的一方和自己订立合同。这种方式既有利于优选合作对象又能够选取报价低、条件好的承包人，故在国际—【程承包、困际劳务合作、石油合作开采、大宗机器设备和物资采购等许多经济交往巾广泛采用。１．１招标标书中应包含的几部分内容
一份完整的标书包含的内容十分繁复，按国际通行惯例一般将标书分为技术标、商务标两大部分，细分为Ａ—Ｇ共７卷。其中商务标包含投标邀请函、投标指导、Ａ卷（通用条件）、Ｂ卷（专用条件）和ｃ卷（设计、采购计划及价格、数量）；技术标包含Ｄ卷（工作范围及技术规范）、Ｅ卷（基础设计资料或可行性研究资料）、Ｆ卷（设计、采购和施工
的投标商进行资质预审，内容包括投标商前３年
规范）、以及Ｇ卷（健康、安全、环境，简称为璐Ｅ）。
１．２招标组人员组成及其职责
招标组的成员一般由以下几方面成员组成：项目经理：对整个项目负责，招投标工作是其最重要的工作之一。
合同经理：主要负责标书的起草（商务部分）、负责对外联系和标书澄清工作、负责与项目经理
的主要业绩，在本项目建设方面的经验，代表投标
收稿日期：２００２—０ｌ—１０。修回日期：２００２—０６—３０。
作者简介：白玉强，１９９２年７月毕业于华东理工大学，现就职于中国石化工程建设公司，目前在中荷壳牌南海ＰＭｃ项目中担任舍同副经理．主要从事项目中海外部分的总承包合同的招投标工作，以及合同管理工作。
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商实力的一些资质证明等等。通过资质预审阶段，发标方可对各个投标方的实力有所了解，向业主汇报，并确赢采取何种发标形式，发标形式通常
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提供技术资料基日”设计文件
白玉强招标准备过程工作要则
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分为公开招标、选择性招标、两段报价和议标。
在确立发标方式后，招标组开始着手进行标
书的准备，见图１。
向台问经ｌ理提供有Ｉ
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套用固定的合同格式形成台同初步条
～麦一缈一一穆一褂蕊黼如图ｌ所示：首先由业主通过项目管理（或筹备）中心向招标组提供相关的资料（包括商务与技术两个方面），项目风险评估组、税务组、法律组将项目肩动时有关法律政策提交合同经理，供标书编制时使用。同时由设计部门向招标组提供基础设计文件（或技术文件），一般说来对于大型项目，技术文件的准备与完善需要一定的时间，因此技术文件的伞部提供可能需要分几次进行，后提供的技术文件将通过标书补遗的方式发给投标商。
其次，合同经理根据各方面提供的资料编制标书草案，负责标书制订的负责人将技术资料分入各卷中，形成初步的招标标书，此时由合同经理召，阳；一次评审会，邀请业主有关人员、项目中的设计部门、采购部门、建设部门、项目管理部门及其他相关部门负责人对标书中的文件进行审核。
将通过评审的招标标书草案形成正式文件，与此同时，将投标方的名单提交业主通过。最后由项目经理签发，将标书正式发给投标方。
在标书发出后并不意味着标书工作的完成，还存在着第三阶段：标书补遗、投标阶段的投标澄清（由发标方进行澄清）工作，以及制定投标标书评估计划等工作。
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图ｌ招标标书准备程序图
２ⅡＢ投标阶段工作
在投标方准备投标阶段，招投标组的主要工作内容是投标澄清及标书补遗，同时这也是发标方与投标方交换信息的两种手段。其中，投标澄清主要用于对投标方提出问题的答复，这种答复是对招标标书中的条款、内容不明之处进行解释，不涉及条款或标书内容的更改，如引起条款或标书内容的更改，则在澄清中不予回答并注明参见标书补遗（第几版）。标书补遗主要用于对标书中新增、修改或删去原标书中的有关条款或内容的情况发生时，则采用标书补遗的方式。２．１标书澄清
在标书发出后，合同经理会得到许多来自投标方提出的问题，对于一般性问题并不影响标书条款的，都采用标书澄清的方式进行。由于问题随投标阶段的进行会有多有少，因此合同经理应建立日志，将问题归档。在决定回复的投标澄清中，有两个原则必须把握，一是在回答澄清问题时，不应表明，问题来自何家投标方；二是要保证所有的投标方都能得到所有的投标澄清。关于如何解答投标方问题，见投标方问题答复流程图
（图２）。
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苒先由合同经理从投标方得到问题咨询，合同经理以口志的形式收集整理这些问题，并递交项目经理份拷贝，西同项目经理确认问题，然后分发给相关人员，如问题具有重叠性，则须由项目经理进行涛调。
各部门刘问题答复后，所有答复汇集到合同经理处，答复结果由合同经理与项目经理进行审阅，并决定采取何种方式答复投标方。
存这过程中，合同经理要保证业主的知情权，当业主就澄清问题进行审阅时，项目经理应及时提供澄清问题与答复。
最后，由合同经理统一向投标方发出投标澄清，对投标方的问题进行答复。２．２标书补遗
在标书发出后的一段时问里，通常会有一些导致合同条款、内容发生变化的因素产生，其中主要凼素有：业主要求变动，设计丁作的进一步完善，标书自身存在的条款不连续性等等。
对于上述变化须得到项目经理的认同后，由有关部门（如设计部门、采购部门、建设部门、ＨｓＥ等）将相关文件转交到招标组，招标组文件管理负
责人在核对文件之后将其编人标书补遗之中。同样，在这个阶段，商务条款也会发生变动；引起变动的原因很多，最常见的还是巾设计变更引起的。在商务条款变化巾，如存在一些敏感条款的变更，如赔偿金、保险等，则需要通过项目的商务代表和法律代表参・ｊ重新签定。
标书的补遗工作应在合同经理的统一西凋下进行。当所有的补遗文件齐备后，依然需要有Ｉ且日经理审核通过。在必要的情况下，项目经理可以召开评审会，邀请有关人员对补遗进行审核，当审核通过后，补遗文件将由合同经理正式发给各
投标商。
标书补遗的内容通常需要在补遗文件中显现出来，以便于投标商及时确认变化的内容。通常在发布补遗时，将原版标书一同附上，以方便查找。
由于标书补遗是对标书条款、内容发生变更，这对于投标商在有限的投标时间内准备投标标书有一定的影响，因此应尽量减少补遗的数量；同时，在补遗变化比较大的情况下，应适当延长投标时间，以便给投标商充分的准备时问。
参见如何将新文件与修改文件加入标书补遗流程图（图３）。
３招标准备工作应把握的原则
在发标阶段、投标澄清阶段的招标方应注意以下几方面的原则：一是标书内容的准确性，二是ⅡＢ准备过程的保密性，三是保持与投标方联络的畅通性。
对于发出的标书要求保持内容的准确件，由于仔在标书的补遗工作，因此在补遗中对于修改的条款、新增的内容要求显现化，让投标方一日了然，保证投标工作准确、顺利。
同时，ｒｒＢ准备过程中对保密的要求很高，这主要体现在以下两个方面：３．１文件安全保密要求
招投标组由于工作性质的要求，需要有很高的
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对外联络，ｍ组的其他成员以及涉及该项目的技
术人员、Ｔ程帅都无权与投标方进行联络，一般称之为剪线联系。在投标阶段与投标方的联系主要是对投标方提出的咨询和问题进行解答与反馈，投标方提小的问题都将汇集到合同经理处，再由合同经理将这些问题分发给相关人员，并督促他们尽早答复。所有答复将根据规定，以投标澄清的形式或以标书补造的形式反馈投标方。对于投标澄清，只允许采用传真、特快专递形式，绝对不允许采用电子邮件的方式。
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最后足要确保与投标方联络的畅通性。及时交换信息，对投标方的问题及时答复都是确保投标方及时高质量提交投标标书的保障。
以上简要介绍了在投标阶段，招标工作通用程
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序，以及在工作中应把握的几个原则。要保障招标工作的顺利进行，还有许多细微之处，需要引起注意：首先是文件的版次、正确的内容；其次，如采用电子文档形式发标，则应对文档属性进行控制，应
图３如何将新文件与修改文件加入标书补遗流程图
去掉文档修改属性，采用ＰＤＦ格式；其三，应严格把握保密原则，以防泄密事件发生。同时，保证招标程序的严肃性与严谨性。
参考文献
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社．２０００年
［２］陈彪译、舟鹏南校工程设计建造总承包与交钥匙工程合同条
件．中围岳器工业第＾设计研究院，１孵７年
保密性，所以通常将招投标组工作地点单独设立．并要求有很严格的出入办公室制度（通常设立保安及密码门）。井要求—作人员在下班后，将标书文件锁放在文件柜中，不允许散放在办公桌面上。３．２采用单线联系
即在投标阶段和授标阶段，对外联系有很严格的规定，只能由负责此项工作的合同经理直接
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作者：作者单位：刊名：英文刊名：年，卷(期)：
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中国石化工程建设公司,北京,100101石油化工设计
PETROCHEMICAL DESIGN2002,19(3)
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1.陈彪;曹鹏南 工程设计建造总承包与交钥匙工程合同条件 19972.文化林;陈绵水 涉外合同的签定与中英文范本 2000
本文链接：http://d.g.wanfangdata.com.cn/Periodical_syhgsj200203011.aspx