文秘就业情况调查报告

涉外秘书就业现状调查报告

摘要：目前本科院校毕业生就业及市场对人才的需求存在脱节的现象，为提高教学实效性，提升人才培养质量。我们采用抽样调查法、问卷调查、走访等方法，对商务英语专业人才需求和就业状况做了调查，得出一些有建设性的结论，为制定合理的人才培养方案提供了强有力的依据

关键词： 本科院校，涉外秘书，人才需求，培养方案

一、调查概述

（一）调查时间：2010年11月至12月

（二）调查目的：

文秘专业已在我们学院开设多年，逐步形成了较为清晰和准确的办学

思路。此次调查为了切实了解目前企业市场对本科涉外秘书专业人才的需求状况，实现与企业实际工作需求无缝对接，从而完善涉外高级文秘专业人才培养方案，提升人才培养质量。

（三）调查对象

本次调查对象是我院涉外高级文秘专业毕业生就业的外贸公司的公司负责

人（用人方）和本专业毕业生（就业方），涵盖多个镇江地区的各级企事业单位。

（四）调查方式及方法

本次调查主要采用抽样调查的方式进行，结合问卷调查法、实地调查法以及询问法等主要调查方法完成了调查数据和信息的搜集工作。

（五）关于调查问卷

1.问卷调查的问题我们根据我院涉外高级文秘专业的培养方案、教学计划和课程设置，并查阅了当前同类院校人才培养方案相关资料，撰写出名为《涉外秘书现状情况调查》的调查问卷。该问卷共25题（其中含三个开放性问题），涉及能力培养、课程设置、考级考证、顶岗实习等方面的内容。调查问卷做成纸制和电子两个版本，以便分别做

实地调查和网络调查。

2.问卷调查的途径此次调查问卷发放采取的方式有两种，一是网络邮寄问卷，二是通过走访的方式，直接到调查单位发放问卷，与管理者及就业者进行面对面的交流和采访。共发放调查问卷88份，其中电子问卷40份。收回问卷85份，回收率为96％。

二、调查情况分析

（一）毕业生就业需求基本状况

从本次调查中我们发现，我院涉外高级文秘专业学生的就业基本面还是不错

的，在问到“涉外秘书专业和中文秘书专业的学生哪个更受欢迎”时，有80％都支持涉外秘书专业。但从其就业去向可看出就业面还是相对狭窄，涉外文秘专业学生几乎都是在外企就职，仅有五名学生在国企。被调查的公司90％都是“通过熟人朋友介绍招聘新员工”，这给学生公平就业带来障碍。镇江的公司给毕业生的“起薪1000—1500元”的占86％，“1500—200o元” 的占14％。都没有超过2000元起薪的。据目前就业市场的形

势，用人方和毕业生认为该专业毕业生“就业前景将受到巨大挑战，就业形势不容乐观”的占89％ ，认为“较有前途” 的占1 i％，没有人认为“很有前途”

（二）文秘人员能力素质要求

该问卷涉及毕业生能力素质的问题共八个。问及“刚踏上工作岗位毕业生首先应考虑的问题”时，公司负责人大部分提到“要认真再学习，打好基础，处理好贡献与薪酬的关系”；而毕业生90％ 以上选择“要适应环境，学会与同事和睦相处”。用人单位在招聘时100％ 会关注毕业生的“综合能力”，关注“专业成绩” 的占65％ ，关注“潜力和品德” 的都占25％ ，都不是非常关注“学校名气、学生学历和社会阅历”。关于“公司应聘员工的气质形象要求”60％ 选择“要求高”，选择“一般” 的占10％ ，选择“视1二作情况而定” 的占25％。最受用人单位欢迎的涉外文秘毕业生类型是“专业知识扎实和语言能力强” 占60％ ，其次是“人际沟通能力” 占28％ ，“创新能力” 和“跨文化交际知识”分别占10％ 左右。问及“文秘工作中需哪些能力”时，因为是多选题，根据所选次数多少结果排名如下：“表达能力、沟通能力、学习能力、应变能力、创新思维能力、协作能力和决策能力”。可能因为本科院校涉外文秘毕业生刚开始就业鲜有人进入管理层，没有一人选择“管理能力”。同样多选题关于“关键素质”的排序如下：“细心、负责、诚实守信、吃苦耐劳、反应灵敏、性格开朗、虚心”。开放性问题问到“要进一步增强涉外文秘专业毕业生的竞争力，您建议在校期间应加强哪方面的知识和能力，学校应采取哪些措施” 时，大家都认为“强化实际应用能力、实践操作能力”非常关键，毕业生强烈要求学校多组织学生开展相关的实践活动、提供校外实习锻炼的机会，用人方则建议学校与企业建立合作关系，培育完善校外实训基地，切实培养学生的动手能力。

（三）考证考级及课程设置

在本次调查中，我们发现用人单位在招聘时对证书的要求还是较高的，英语等级要求选择“大学英语四级” 的占76％，也有多达20％ 的人认为“不管什么等级，只要能胜任”就行。对计算机使用能力的要求中，全部都要求“会使用办公软件”，有20％选“会进行基本电脑故障处理”，只有6％要求通过国家计算机二级考试。关于“优先考虑具备以下资格证书的人选”的问题，答案俳序：“文秘资格证、计算机等级证书、bec高级、bec中级、报验员 销员、物流师、”。 关于课程设置方面，大家一致认为涉外文秘专业应该涵盖的课程包摇“秘书学概论类、文化背景和跨文化交际类、商务翻译类”。在问到“针对涉外文秘专业的学生在大学期间应选学哪些课程为好”时，有35％选“公共关系学”和“财务管理”

课程；要求开设“秘书学”、“秘书礼仪”和“办公自动化”的比重也较大分别为25％、14％和1o％ 。“公文写作”占18％，“逻辑学”占16％，“国文学概论”占15.3％，“美学”占14％，还有提出开设“商务策划”和“人力资源管理”等。开放性问题问到“您建议涉外文秘专业还要开设哪些课程”时，

他们填写了“秘书导论、西方经济学、国际秘书文化、西方美学史甚至书法”。在问及“涉外文秘专业的学生是否有必要学习第二外语”时，90％以上认为“有必要或很有必要”。并且绝大多数认为“只要能看懂并翻译简单的外语文件”就行，也有10％要求“基本的简单日常对话”。

（四）涉外文秘专业建设的意见

开放性问题问到“您对我们涉外文秘专业建设有何建议”时，被调查者无论是用人方还是就业者都表现出很强的社会责任感，积极献计献策在实地走访与被调查者面对面交流沟通中，他们也是热情高涨，与我们展开热烈讨论，中肯地指出目前存在的问题，提出了很多建设性的意见和建议。归纳如

1.存在的突出问题本科生普遍存在专业知识不够扎实的现象，并且现在的年轻人吃不得苦，不愿多做事，工作不够积极主动。毕业生综合能力，尤其是与人相处的能力有待提高。镇江索普一位招聘人员指出：学生眼高手低，心气浮躁，员工缺乏条理性会给工作带来许多麻烦。

2.意见和建议：

1）提高学生的整体素质，培养综合能力；

2）培养思想道德好的学生，让学生树立正确的价值观

3）培养交际能力强并具有较强的文秘实践能力和外语口语能力的学生：

4）增强学生的口头和书面表达能力，培养社会交往沟通能力。

5）聘请有实际文秘经验的人员给学生做讲座或是长期指导6）提高学生的动手能力和实际操作能力，让学生参加社会实践学习，50％以上的公司“欢迎学生在企业进行顶岗实习”；7）培养学生积极向上的人生态度和团队合作精襁8耻学生尽早下到公司去体会，使其明白学习的目的，从而实现自主学习；9）涉外我呢么专业应加大涉外文秘知识的灌输力度，可增加《秘书学》课程的课时量；

10）应多进行案例教学，而且案例一定要与时俱进，跟上时代。

三、调查结论探讨

通过历时两个月的调查，我们拓宽了视野，增长了见识，启发了思维，收获了思路。同时，我们深刻感受到我们的培养目标与实际工作岗位存在一定差距，增强了加快涉外文秘专业培养方案的创新与教学内容教学方法改革的责任感和紧迫感。

（一）目前对于涉外文秘人才的寻求，不仅是需要文秘类人才，还需要更多的专业人才，外贸跟单员、外销员、采购员、物流师、进出口经理、涉外律师和商务谈判师等成为当前外贸行业中的热门职业。经济的强势发展和频繁的对外贸易往来对既擅长英语又精通文秘实务的涉外文秘人才的需求越来越大，人才缺口逐渐明显。尤其是外贸涉外文秘人才的需求缺口进一步拉大，这需要高校培养出更多满足企业需求的涉外文秘人才。这为涉外文秘专业人才的培养提供了方向和动力。

（二）对于文秘人才的需求主要体现在交际能力上，要求很好的口语表达能

力和沟通能力。毕业生的专业工作基本能力主要通过秘书写作、商务会议和接听、拔打电话技巧构成。其中的秘书写作能力主要是指撰写各种信函、传真、电子邮件、备忘录、订单等，完全符合我们教学大纲和教学设置中的核心素质要求。这为我们的

教学内容提供了侧重点。

（三）用人单位对毕业生和学校的要求具有较强的实用性和针对性，既要求学生有较高的英语语言技能，尤其是英语口语水平，又需要学生具有较好的文秘实践和商务沟通能力，还特别对学校提出了培养学生的综合素质和能力的要求。这些调查结果应引起我们极大的关注和重视，有待在今后的涉外文秘专业教学中进行调整和强化。这也是进行涉外文秘专业课程开发和课程设置改革的重要依据，具有宝贵的参考和实用价值。

（四）如今企业更看重的是员工的实际工作能力以及能否为企业创造更大的价值。因此在对人才的培养上，应密切学生与企业的联系，加强对学生应用能力的培养，在避免“定单式”培养的人才知识面过窄的不足下，加强对人才的实践教学，培养出素质全面又具有专业素养的人才。在学校教学的同时，建立更多的实习基地，在培养学生动手能力的同时，为企业输送优秀的人才。这更坚定了我们加强校企合作的信心和决心。

四、结语

本调查力图调查就业市场对涉外文秘专业人才的需求情况，了解一些基本情况及所占比例，为涉外文秘专业进一步发展提供依据，并按社会需求和就业导向进行课程开发和改革，重新制定以就业为导向，以学生职业生涯规划为主线的教学计划，使培养方案及其课程设置更趋完善、有效，并符合当代社会发展的需要，具有时效性。