如何做好集团公司档案信息管理工作--档案整理工作规范
如何做好集团公司档案信息管理工作--档案整理工作规范
一、档案整理工作含义
档案整理工作，就是指按照一定的原则和方法，对档案进行系统的分类、排列和科学编目，使之系统化、条理化的一项工作。
二、档案整理工作步骤
1. 区分全宗。就是将文件按不同的形成者区分开来，一个单位形成的文件集中起来整理，不同单位形成的文
件不能彼此混淆。
2. 全宗内档案的分类。就是把一个单位的全部档案，按照来源、时间、内容和形式等方面的联系，进行分类、
排列。
3. 组合案卷（立卷）。是把经过分类后的档案组合成案卷的工作。
4. 案卷排列与编号。即确定案卷排列的顺序，按排列顺序，逐卷编制案卷号。
5. 编制案卷目录。即按照案卷排列顺序，将案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，
形成一本名册，即为案卷目录。它固定了案卷排列顺序。
三、档案整理工作的原则和要求
总体原则和要求：档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理后的档案，便于保管和利用。
1. 档案整理工作要保持文件之间的历史联系。
文件之间的历史联系，就是指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，包括文件在来源、时间、内容和形式上的联系。
1） 文件在来源上的联系。
文件在内部组织机构上的联系，即文件来自各个不同的组织机构，同一内部机构形成的档案，反映了本机构全部工作活动，保持文件在组织机构方面的联系，能够较好地反映机关各部门工作活动情况，便于工作较顺利地进行。
2） 文件在时间上的联系。
即按照文件形成过程所具有的自然的先后顺序整理档案。应在保持来源联系的情况下，考虑文件在时间上的联系。
3） 文件在内容上的联系。
文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。即按照文件所反映的问题，分门别类整理档案。在立卷过程中，文件之间的内容联系往往是最密切的一种联系。
4） 文件在形式上的联系。
即按照文件的种类、载体、记录方式等的异同整理档案。
应善于根据文件的不同情况，找出文件之间最紧密的联系，要在保持来源联系的前提下，善于将其它各种联系紧密地结合起来，使档案的整理达到最佳状态。
2. 档案整理工作要充分利用原有基础。
所谓原有基础：是指利用前人整理的工作基础和档案形成时的自然基础，而不是轻易、随便地拆散原有体系整理档案。即对于已整理出一套基本体系的档案，不宜拆散重新整理。同一部门的文件相对集中，不宜与其它部门混在一起整理；同一个阶段形成的文件，先后自然有序，不宜拆乱整理。
3. 档案整理工作必须便于档案的保管和利用。
这是档案整理工作的出发点和目的，也是检验档案整理工作质量的标准。若保持文件之间某种联系不便与档案的保管和利用，就应当适当地调整，以适应档案保管和利用的需要。但应视具体情况，恰当地组合，在相应的范围内要求保持文件最优化的联系。
四、全宗
1. 全宗的定义
全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。
一个独立从事活动的机关或组织就是一个立档单位，一个立档单位形成的档案构成一个全宗。
2. 构成全宗的三个条件
1） 行政方面 可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文。
2） 财务方面 是一个会计单位或经济合算单位，自己可以编制预算或财务计划。
3） 组织人事方面 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
五、全宗内档案的分类
1. 公司档案一般按：年度——问题的分类方法进行分类。
年度——问题分类法，就是将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按问题分类、排列起来。
2. 对于部分较为特殊的大类其分类方法也大不相同：
产品类按产品种类分类；科研类按研究课题分类；设备仪器按设备性质分类；基本建设按工程项目分类。 具体分类方案见新修订的《档案分类与档号编制规定》。
六、立卷
1. 立卷定义
立卷又称组卷。是把经过分类后的档案组合成案卷的工作。
2. 立卷工作的内容
包括：组合案卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列和编号、编制卷内文件目录、案卷封面的编目和案卷的封装。
3. 案卷的组合
1） 基本要求：按照档案形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，通常考虑和区分文件的不同保存价
值，使组成的案卷便于管理和查找利用。
2） 管理文件材料的立卷方法
z 按问题（题名）立卷
“问题”是指文件内容反映的问题。按问题特征进行立卷，就是将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性质的文件组合在一起立卷，不同内容的文件分别组卷。
z 按时间立卷
“时间”是指文件形成的时间或文件内容针对的时间。按时间特征进行立卷，就是将属于同一时期（如：同一年度或同一季度、同一月份，或上半年、下半年等）的文件组合为案卷。