着力构建档案服务民生综合体系

　　截至目前，全市821个社区已全部开展民生档案建档工作，建档普及率达到100%。全市涉民部门共建立30余种民生档案，涉及近800万人次建档。其中，得到国家局通报表彰的五项民生建档工作有：为214.7万农民工建立了外出务工档案；为111.3万人建立了养老保险档案；为173.1万人建立了社会医疗保险档案；为46万人建立了生育保险档案；为55万人建立了工伤保险档案。

　　近年来，哈尔滨市各级档案部门紧紧围绕着新时期民生的新需求，及时调整工作重心和服务方向，积极开展了档案服务民生工作，取得了阶段性的成果，呈现出三个显著特点：

　　注重全面：建档的数量多，涉及领域广。哈尔滨市档案部门较早地树立了档案服务民生的牢固理念，并始终坚持以各级档案行政管理部门为监管，以涉民职能部门为主导，以社区居委会为依托，重点围绕教育、劳动就业与培训、收入分配、社会保障、医疗卫生、衣食住行六大民生领域，全面开展民生档案的创建和利用工作。在广大农村普遍建立宅基地档案和新型合作医疗档案。在城镇指导有关部门规范信访档案，提升社区档案，推进家庭建档，健全低保户廉租房档案和拆迁安置档案。在全社会建立养老保险、社会医疗保险、孤困儿童、残疾人救助等涉及民众基本生存和条件的档案。与此同时，各级档案部门配合《劳动合同法》、《就业促进法》的贯彻，同有关职能部门一道突出抓好以民营企业为重点的劳动合同档案，建立农村劳动力、外出务工等涉及劳动力流动、就业和权益保护的档案。截至目前，全市821个社区已全部开展民生档案建档工作，建档普及率达到100%。全市涉民部门共建立30余种民生档案，涉及近800万人次建档。其中，得到国家档案局通报表彰的五项民生建档工作有：为214.7万农民工建立了外出务工档案；为111.3万人建立了养老保险档案；为173.1万人建立了社会医疗保险档案；为46万人建立了生育保险档案；为55万人建立了工伤保险档案。

　　侧重发展：重点有突破，难点有举措。一是注重了从源头上抓民生档案资源建设。通过认真贯彻执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》修订审批工作，着重把业务和涉民方面档案纳入归档范围，监控源头，打开进口，促使民生档案资源完整齐全地形成。二是注重了从制度上规范管理民生档案工作。近四年来，哈尔滨市档案局已连续每年出台一部政府规章，全市各级档案部门也制定和转发了近30余件规范性文件，多数侧重对涉及民生方面档案进行规范性管理。三是注重了有效地开发利用馆藏民生档案资源。延寿县档案馆优先整理馆藏民生档案资源，在全市率先成立了民生档案服务中心，对外开展服务。宾县、依兰、道里、道外、平房等区县挖掘馆藏资源，有效地开发出了企业用工档案、下岗职工社保档案、公证档案、居民拆迁档案、改制企业职工档案等，及时为群众提供利用。市档案馆对馆藏民生档案资源优先数字化，已建立了婚姻、优抚、公证、现行文件等民生档案数据库。四是注重了点面结合推动民生档案工作。配合全市每个时期的中心工作和重点任务，各级档案部门选准切入点，富有针对性地开展了民生档案工作实践。同时，紧紧围绕着民生所需所求，全市普遍开展了为老年人、贫困儿童、残疾人等困难群体建档工作；区县（市）全部建立了农产品特色品牌档案，并对有需求的农业户、农村专业户提供建档服务。

　　以人为本：服务方式人性化，服务手段多样化。近年来，全市各级档案馆深入贯彻科学发展观，坚持以人为本，树立利用者至上、档案为民的新理念，把亲民、爱民、惠民的思想体现在民生档案工作上，不断拓宽服务渠道，优化服务质量，全面提高了档案服务民生的效率和层次。在做好日常工作的基础上，全市18个区县（市）档案馆全部成立了现行文件利用中心，建立了民生档案数据库，坚持开展“送文件下乡、进社区、到基层”活动，并与有关单位和媒体联合开办档案信息咨询站（台)，以满足民生利用需求。市档案馆以档案查询窗口、政府政务信息公开查阅场所和档案网站为载体，以多样化、人性化的服务为依托，通过推行《社会服务公示承诺》、《首问负责制》、《一次性告知制度》、《办结限时制》、《AB角制度》、《违诺责任追究制》六项制度，建立服务投诉和反馈机制，采取咨询、函查、电话查询、网上预约、在线查阅、对下岗人员和老弱病残利用者实行免费查档、对特殊困难群体上门服务等多种服务方式，不断改善服务条件，丰富服务手段，有效拉近了档案馆与民众的距离，树立了新时期档案部门的良好形象。

　　当前存在的主要问题

　　民生档案工作的整体水平有待进一步提高。一是深度和广度上还应拓展拓宽。目前，全市档案行政管理部门自身制定出台相关的规范性文件还不足，仍有许多民生领域在档案管理方面存在着空白点，还没有较全面地掌握本地区民生档案的总体分布和管理情况。二是共享程度还不够高。民生档案牵涉面广，存在管理单位多，保管水平参差不齐，布点范围散等现状，致使有关部门各自为战，民生档案资源共享程度难以达到理想的水准。三是重视程度还需加强。个别部门并没有把档案工作列入议事工作日程，更没把民生档案工作当成重要任务完成；加之基层档案人员流动性大，工作就很难深入，局面也很难打开，从而影响整体工作水平。

　　在档案服务民生方面，目前综合档案馆的作用还没有得到充分发挥。一直以来，哈尔滨市各级综合档案馆70％以上主要收集的是党政文件等文书档案，馆藏档案门类比较单一。民生档案收集保管的相对较少，一般来讲仅占馆藏总量的10％左右，也没有全部开放利用，满足不了广大人民群众日益增长的查档利用需求。

　　对民生档案工作的认识还有待进一步深化。有些单位及档案部门对民生档案工作理解得还很狭隘，没有把民生档案工作真正地认识到是档案部门服务方向的根本转变，是适应时代发展的需要，是以人为本的理念在档案工作中的集中体现。只把它视为一项创新工作，并没有把它当成是档案部门一项长期的、艰巨的、重要的基础工作。

　　侧重建立健全四个体系

　　档案行政管理部门要制定本地区档案服务民生工作的总体方案，统筹规划，协调好各方，形成合力，整体推进民生档案工作。在当前一个时期内，要逐步建立健全四个体系。

　　建立适应民生需求的档案工作业务体系。民生档案是政府部门和企业、事业等涉民单位从事社会管理和内部管理活动的产物，专门档案是其构成主体。民生档案涉及领域广，涵盖的内容多，影响面大。抓民生档案工作是一项系统的社会工程，单靠档案部门自身远远不够。因此，首先全市应建立起档案部门与涉民职能部门协调推进机制。一是档案局与各涉民职能部门要明确职责，密切配合与协作。民生档案管理的职能部门要在档案行政管理部门的统一指导下，做好本部门的民生档案管理工作，健全工作网络和服务载体，拓宽工作渠道，努力实行各系统民生档案的良性互动，形成齐抓共管的良好局面。二是档案部门及各有关职能部门要切实承担起历史赋予的责任，积极指导，严格归档制度。档案部门业务指导人员要在民生档案工作中发挥主力军作用，认真履行职责，精心指导，帮助，促使本地、本单位民生档案有序推进，规范运作。各职能部门对该收集、应收集的民生档案要做到建档对象一个不漏，建档资料齐全完整，为服务民生提供真实可靠的信息来源。三是各级档案馆要立足现有馆藏资源，集中力量，优先整理、编目、数字化群众利用率高的档案，为进一步馆室共享互动做好充分准备。档案整理的重点放在与民生密切相关的档案上，加快开放档案鉴定；加快建立起民生档案专门数据库，编制民生档案专题目录，对外公布；加快编研速度，提高编研质量，多编快编与民生相关的档案文件资料，方便群众利用。

　　建立健全民生档案工作法规体系。首先，档案行政管理部门要做好民生档案排查和登记工作。建立民生档案登记和年检制度，掌握民生档案管理和利用情况，实行有效监管。其次，全市各级档案行政管理部门要加强与各涉民部门合作，联合下发规范性文件，管好这部分民生档案。最后，哈尔滨市要结合国家有关要求和本地的实际需要，尽快着手研究制定有关民生档案管理方面的规范性文件，以保障民生档案管理的规范性。

　　建立起面向民生的多元化馆藏体系。围绕服务民生的需要，调整馆藏收集导向，要改变过去档案馆单纯接受党政机关文书档案的传统做法，突出民生档案在档案资源建设中的地位，要把所有涉及民生的档案收集齐全，认真管好。对机关日常工作联系密切、暂时无法接收的这部分民生档案，就先行接收档案数据，建立起民生档案数据库，让档案资源体系能够覆盖民生的各个领域，覆盖最广大的人民群众。

　　建立完善一个服务民生、服务人民群众的档案利用体系。要改变过去重单位、轻个人，重业务、轻民生的档案利用观念，树立“服务民生与服务业务并重，服务领导与服务人民群众并重”的利用观念。要采用多种多样的亲民、爱民、惠民的服务方式，大胆创新服务机制，把所有涉及民生、涉及人民群众直接现实利益的档案优先提供给广大人民群众利用，使档案的利用体系能够便捷高效地为民生服务、为广大人民群众服务。

　　(作者单位：哈尔滨市档案局 150080)