新形势下高校干部人事档案管理及其发展

DOI：10.13768/j.cnki.cn11-3793/f.2015.5055 网络出版时间：2015-10-16 14:52:31网络出版地址：http://www.cnki.net/kcms/detail/11.3793.F.20151016.1452.534.html

新形势下高校干部人事档案管理及其发展

王丹丹

（北京林业大学档案馆，北京 100083）

摘　要：随着国家的发展，高校干部人事档案管理的制度也在改变，对高校人事有着管理质量的提升产生着积极影响。但是，目前一些高校在人事管理方面还存在问题，对高校的人事档案管理的执行造成不良影响，一些高校在干部人事管理方面还没有足够的更新意识，管理制度较为落后，不能更好的对自身人事方面的工作加以管理，对高校的发展造成了不利影响，如果这些问题不能得到及时解决，高校干部人事管理工作还会出现更多问题。所以，高校干部人事管理人员要加强对自身的工作的重视，对问题仔细分析，采取有效措施对解决问题，使高校干部人事管理可以更好的发展。关键词：新形势；干部人事档案；档案管理

随着高校干部人事档案管理的改革，人们对高校人事档案管理工作越来越重视，高校也开始执行改革工作。但是，目前一些高校在人事档案改革工作上还存在不足之处，不能便利的查阅档案，缺乏完整的档案内容等，对高校的发展造成严重影响，所以，高校干部人事档案管理人员要对档案管理方法进行改革，规范管理程序，拓宽管理功能等。只有做好这些工作，高校干部人事档案管理工作才能满足新制度的要求，本文以北京林业大学为例，对其改革方法加以分析，为高校的发展奠定良好的基础。

一、高校干部人事档案管理改革的作用1.转变管理人员的观念在高校中，传统的干部人事管理是封闭式的，在管理过程中，给人留有一种神秘感，这种传统的管理理念，存在很所弊端，例如：一些有才华的年轻人，在传统的人事管理观念中，不能轻易的改变自身职业，并且因为这些人父辈的原因，无法选择自己的职业，其子孙后代都要受到传统职业观念的影响而无法自由选择工作。而新制度的人事档案管理，是利用建立人才市场对人才的才能加以重视，转变了传统的管理观念，新制度下人才的档案，不再是决定其一生或子孙后代职业的工具，而是工作单位用来参考的资料，所以，新制度下的人事档案管理，在改革之后，有着重要的意义。

2.能够满足现代化发展的需求在高校干部人事档案管理改革过程中，相关人员会利用各种先进技术去处理人事档案管理工作，摒弃传统的手工记录方法，而这种改革，能够满足现代社会对人才资料的迫切渴望，传统的人事档案管理方法并不能有效地对人才信息进行处理，所以，现代化人事档案管理工作能够更好地满足现代化发展的需求。

二、高校干部人事档案管理工作中存在的问题1.缺乏完善的管理制度目前，一些高校在干部人事档案管理工作中，存在很多不足之处，其中，管理制度不完善是主要问题，具体表现在以下几点：

第一，缺乏监督机制。目前，一些高校在干部人事档案管理方面，虽然对其进行的严格的保密，但是在一定程度上，还会存在资料泄漏问题，在递交资料、检查内容等阶段，都没有建立监督机制，使得档案在输送过程中，不能更好的做递交出来，材料在一些重要阶段中堆积，一些工作人员不对自身工作负责，甚至出现档案丢失等严重后果。

第二，缺乏现今的管理手段。近年来，一些高校在干部人事档案管理方面，存在管理手段落后的问题，甚至还在应用传统的手工管理方法，一些高校为了节省管理成本，不引进先进的网络信息化技术，人事档案在记录过程，无法保证信息的准确性，对高校人事档案管理工作造成不良影响[1]。

2.人事档案管理工作人员素质问题

目前，一些高校在干部人事档案管理过程中，管理工作人员的素质还存在不足之处，具体问题表现为以下几点：

第一，落后的身份观念。部分人事档案管理人员在工作过程中，带着有色眼光进行工作，对家境优越的人才档案仔细处理，对一般家庭的人才档案处理不认真，很容易造部分人事档案不健全的后果，对高校人事档案管理工作以及社会风气造成不良影响[2]。

第二，缺乏档案管理的意识。部分高校在干部人事档案管理工作中，不重视管理人员的专业素质，在引进管理工作人员的过程中，对其没有严格的要求，同时，一些人对人事档案管理的认识不全面，不能按照规定的时间将自己的档案交付到相关部门。这样，就会使人事档案管理工作不能有效执行，经常会有工作人员违反相关规定，甚至为接下来的工作造成不良影响[3]。

第三，缺乏岗位竞争意识。在高校人事档案管理工作中，很多工作人员都认为自身的工作很稳定，在工作过程中，不愿意与其他工作人员竞争，尤其是一些工作时间较长的工作人员，在工作岗位上，不能尽职尽责，无法积极执行自身工作，也不能有效提升自身工作效率，使高校人事档案管理工作无法得到更好的改革，在发展过程中举步不前，对国家的发展产生不良影响[4]。

三、新制度下人事档案管理与发展1.服务环境的优化相关人员要想对高校的人事档案管理的管理效能，就要对服务环境进行优化。首先，要对人事档案管理工作的职责进行科学的完善，使档案管理者能够提升政治与业务的水平，与此同时，相关人员还要对管理人员的专业素质进行严格要求，使其可以热爱自身的岗位。其次，在聘请管理人员之前，对管理人员的专业素质与管理水平施加严格要求，保证其专业素质符合相关标准。最后，要求工作人员将自身所管理的档案进行严格的划分，收集相关资料，对资料加以研究，对人事档案进行鉴别，然后将档案归入存档中。最后要保护人事档案，在每一个工作环节中，都要仔细认真，保证可以将服务环境优化，更好的为人们提供人事档案管理的服务效能[5]。

2.档案的收集与整理在高校人事档案管理工作中，收集与整理工作是极为重要的，相关人员要对自己的工作加以重视，保证能够更好地执行工作。首先，要将当年新档案进行全面的收集与整理，例如：干部的任免、职称的晋升、年终的考核、入党材料、奖励等，同时，要保证收集与整理资料的真实性，在收集过程中，要对相关人员进行跟踪考察，在真实性得到保证之后，还要健全相关手续，更好的提升档案管理的质量。另外，工作人员要与用人单位取得联系，在形成档案之前，高校的工作人员要对其进行全面的指导。同时，高校还要将人事档案的信息进行及时的交换，为此可以建立完善的制度，利用现代网络建立档案材料的收集系统，将人事档案的材料利用网络途径发送给用人单位，阶段性的与其联系，保证人事档案管理工作的可持续发展[6]。

3.管理部门功能的增加在高校人事档案管理过程中，管理人员不仅要对人事档案管理工作负责，还要对档案输送的下一站进行严格的管理。所以，高校的人事管理部门必须将自身所更新的资料输送给档案管理部门，待档案产生以后，必须及时对其进行分类处理，与此同时，还要重视业务沟通工作，及时地对人事档案加以整理，并且标注目录，为统一管理工作做准备。 （下转第60页）

企业改革与管理 2015年10月上69

2.重新定位人力资源开发与管理目标

人力资源开发与管理目标定位要具有科学性、实效性，只有将人力资源的开发做到不盲目、不懈怠，将合理开发与利用相互结合起来，才能充分发挥人力资源的有效作用。企业人力资源开发与管理的目标不仅要拥有一支高素质、高境界和高度团结的队伍，而且要创造一种自我激励、自我约束和促进优秀人才脱颖而出的机制，鼓励个人创造性，培养积极向上合作精神，创造理想的组织氛围和灵活的组织体系，实现企业在竞争环境下的战略目标。真正体现了人力资源开发与管理的意图。

3.树立“以人为本”的管理思想，高度重视人力资源在企业经营发展过程中，要“以人为本”就是以人为中心，把对人的能力的培养和积极性的发挥放在头等重要的位置，人作为知识的主人，作为企业知识资源的驾驭者，最终决定着企业的生存和发展，树立“以人为本”的管理思想，尊重人、关心人、满足人的合理需求以调动人的积极性，实施有效地人力资源开发与管理，充分认识到人力资源及其开发管理的重要性。

4.完善企业人力资源管理体系有效开发运用人力资源建立一个完整性、科学性和可行性的人力资源管理体系，是企业获取智力资本竞争的优势。一个企业人力资源管理体系，是由一系列既相对独立又相互制约相互影响子系统组成的动态系统，通过工作说明书的编制、贯彻和实施自己的职责和权限，通过企业参谋机构和执行机构更加精简和高效率化，通过组织结构的科学设计和再设计，这些子系统为企业全面实现人员的总控制、降低成本和提高工效提供了前提，使企业各级机构人员配备更加合理化。同时企业要发展就要有效开发运用人力资源，从人力资源开发与管理的角度，主要取决以下四点：

第一、合理配置。企业人力资源开发与管理的另一个任务就是合理配置人员，各部门各尽所能，人尽其才相互协作完成，努力发挥他们的专长和才能，做到事得其人、才尽其用。

第二、人员激励。报酬是人的能动性的源泉和动力，提高劳动生产率的第四个途径是激励机制，员工总是把自己努力的过程看作的为获得某种相应报酬的过程，这是人的能动性的源泉和动力，鼓励员工获得技能并提供某种与员工共同承担降低成本，共享利润增加的机会来支持，组织激励水平越高，员工积极性越高，组织生产力也就越高。企业可以通过知识资本化的方式使他们的发展与企业的发展紧密联系起来，鼓励他们对企业参股，入股。将人力资源真正转变为人力资本，为企业获取竞争优势提供了必要的条件。

第三、数量调节。制订人力资源规划是企业人力资源开发与管理的第一项任务，企业的各项资源投入要根据市场需求及生产任务决定，社会化大生产要求发挥分工协作的作用，企业战略及生产率状况分析现有人力，确保企业在人力供给与人力需求方面保持平

衡，发挥人力资源的最大价值。

第四、人力资本投资。提高劳动生产率的第三个基本途径提高企业员工的素质，在知识经济时代，人力资本投资对经济增长的贡献远比物质资本的增加重要得多，想要在激烈的市场竞争中占据优势，必须加大人力资本投资。作为企业除了重视人员培训外，还要维护广大企业员工的合法权益，体现员工投资量与资本收益，提高劳动技能的激励机制，避免人员外流，调动企业员工投资自身素质的积极性。

5.加强人力资源管理队伍建设在人力资源开发过程中，对于人力资源开发的队伍建设是非常关键的，它关系到企业如何用人、用什么人、用人是否正确等问题。加强人力资源管理队伍建设必须做到：第一、相关管理人员必须熟知人力资源管理方面的专业知识，在结合本企业的特点的基础上做好人才的储存与遴选。第二、组织管理和沟通其他人力资源专业领域，使人力资源开发与整个企业的使命协调发展，使企业获取持久竞争优势。第三、形成一整套人力资源开的相关制度和工作章程，在人力资源开发过程中必须依据相关规定进行，不能出现违章、违规和违反企业生存与发展的情况出现。

6.获取企业持久竞争优势重视开发人力资源的企业特殊技能，使“人无我有，人有我优，人优我转”的产品观念、质量意识成为市场竞争力的主流，获取企业持久竞争优势，人力资源的价值性是企业获取竞争优势的必要条件，稀缺性是企业获取持久的竞争的优势，是企业获取竞争优势的源泉，企业需要加大投资，不断开发和培养人力资源竞争的特性。同时加强培育团队导向的企业文化氛围，培育团队导向的企业文化氛围为企业获取持久的竞争优势提供了潜力。

五、结论

知识经济时代，知识是经济的基础，要想在竞争激烈的全球化市场中立足、发展，企业就必须形成并保持自己的竞争优势，人力作为一种资源，同时具备有价值、不完全模仿和不完全替代性质，只有高度重视人力资源及其开发管理，保证人力资源的不完全流动性和成本优势为企业获得竞争优势。企业才更能发挥其竞争优势，开创美好的前景。

参考文献

[1]　赵明兰.人力资源管理与企业竞争优势关系分析[J].大众商

务：投资版，2009，（14）：139.[2]　骆佳，刘大威，韩东平.战略人力资源管理与企业竞争优势——

基于资源与能力整合观的分析[J].哈尔滨工业大学学报：社会科学版，2011，（1）：109-113.

[3]　蒋炜.人力资源优化配置与企业竞争优势形成的理论探析[J].

消费导刊，2012，（13）：120-121.

（上接第69页）

4.明确管理职责

在高校人事档案管理工作中，职责的明确是较为重要的，只

有对管理职责加以明确，相关人员才能在自身的工作岗位上尽职尽责，更好的完成档案管理工作，相关负责人还可以制定奖惩制度，奖励工作执行情况较好的员工，惩罚工作执行情况较差的，为高校人事档案管理工作的良好发展奠定基础。

四、结语

在高校人事档案管理工作中，相关人员对档案的收集、管理、整理等工作较为重要，工作人员必须定期学习专业知识、提升自身的管理水平、明确自身的管理职责，只有这样，才能更好地管理人事档案资料。

参考文献

[1]　席杰.新制度下高校人事档案管理与发展[J].档案管理，60企业改革与管理 2015年10月上

2014，（2）：93.

[2]　戴青.人事代理制度下高校人事档案管理工作中存在问题与对

策[J].机电兵船档案，2011，（5）：24-26.

[3]　王馨苑.聘任制下高校人事档案管理工作中存在的问题及应对

措施[J].科技视界，2014，（35）：236-236.

[4]　张欢.探究聘用制视野下高校人事档案管理[J].卷宗，2013，

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[5]　曾丽芳.浅谈高校不同用人制度下的人事档案管理[J].学理

论，2011，（14）：269-270.[6]　王俊杰，何强.完善高校人事档案管理浅议[J].四川职业技术

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