文书印信管理制度

文书印信管理(试行)

第一条 为规范集团文书印信管理，提高工作效率和公文的质量，制订本制度。

一、 文书管理

第二条 文书管理范围：政府职能部门函件、来文，集团内部上报下发的各种文件、资料。包括各种书面资料、传真、电子邮件等。

第三条 集团收到的文书和发出的文书都应按《档案管理》相关规定归档。

第四条 文书按机密程度可分为以下几类。

（一）绝密。指极为重要并且不得向集团内外无关人员泄漏内容的文书。

（二）机密。指次重要并且所涉及内容不能向集团内外无关人员透露的文书 。

（三）秘密。指不宜向集团以外人员透露内容的文书。

（四）普通。一般性决定、决议、行政管理资料等非机密文书。

（五）传阅。指在本集团内广为传阅或传达的文书。

第五条 公文的签收

(一) 集团所有外来文书，由集团综合部负责签收（文件指名专收的除外）。

（二）综合部对签收后的文书按收到的先后顺序进行编号，并记录于《收文处理簿》中，对文书的收文时间、资料内容、发件人、收件人等进行详细登记并及时送达、呈报。

1、不需要收件人回复处理的资料（如计划、报价单、通知、财 务报表、资料复印件等）送交收件人，由收件人签收。

2、需要收件人回复处理的文书、资料，填写《来文处理单》后送交收件人，由收件人签收，综合部负责督促办理。

3、需要总经理、副总经理阅批的文书、资料，附写《文件处理签》后呈报总经理、副总经理，综合部负责督促办理。

第六条 普通文书的处理原则如下。

（一）由综合部文书主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。

（二）如果遇到重要或异常事项，征求综合部上一级主管领导意见后，及时作出处理。

（三）如果与各部门、各公司有关联的事项，必须经与各部门、各公司会商后方能予以处理。

第七条 机密、绝密文书的处理原则如下。

（一）机密、绝密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

（二）指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明发文者姓名，由发文者封缄。

（三） 到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。 如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。

第八条 文书的阅览原则如下。

(一) 文书阅览后，阅览者须签字，表示已经阅览完毕。有必要的情况下，在文书的空白处填写阅览后的意见，交还文书主管。

（二）有必要在各部门、各公司传阅的文书，必须附上《传阅登记单》，按《传阅登记单》规定栏目填写，并最终交还文书主管。

第九条 文件的催办及督办

（一）对需要收件人回复的文书、资料由综合部负责催办，及时给予回复。

（二）集团总经理、副总经理阅批后返回的文件、资料，按领导批示要求及时下发反馈给相关责任部门（公司）并进行督办。

（三） 对领导批示意见及督办结果在《来文处理单》中进行登记。

第十条 发文的管理

（一）发文规定

1、集团上报下发的红头文件统一由集团综合部负责印发。集团发文，须由起草人定稿抄正，经总经理签字同意后方能打印。公司各部门、在宜各二级公司一律不得自行上报下发红头文件。

2、集团各部门、在宜各二级公司需要以集团名义向上反映汇报重要情况或向下安排重要工作需要印发红头文的，应向集团综合部提出发文申请，并将文字底稿交综合部审核，呈报集团总经理批准后，由综合部统一以“集团×号”发文。

3、在宜各二级公司需要以独立法人身份对外印发红头文的，应向集团综合部提出发文申请，并将文字底稿交综合部审核，呈报集团总经理批准后，由综合部统一以“×公司×号”发文，综合部存档一份。属于需保密的文件，核稿人应标注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

4、董事会文件由董事长签发，集团文件由集团总经理批准签发。

5、集团各部门需要对外邮发的文件，一律由综合部负责办理。

(二) 发文范围：

凡是以集团名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、批复、通知、通报、会议记要等，均属发文范围。集团发文主要用于：

1、公布集团的规章制度。

2、转发上级文件或根据上级文件精神制订的集团文件。

3、公布集团体制机构变动或重要人事任免事项。

4、公布集团的重大决定。

5、其它需要发文的事项。

二、请示审批

第十一条 请示审批是集团经营、管理的一项重要程序，凡集团经营、管理重要事项，都必须经请示，获得董事会、总经理、副总经理审查、裁决和批复之后，方能实行。

第十二条 须请示审批事项如下：

（一）职务及重要人事安排。

（二）各种规章制度的颁布与变更。

（三）重要契约的缔结、解除与变更。

（四）诉讼行为。

（五）与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等等。

（六）土地、建筑物以及其它固定资产的购买、转让或处置。

（七）大额馈赠、谢礼，以及宣传广告费用的开支。

（八）分支机构的增变与升格。

（九）预算与决算事宜。

（十）借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更。

（十一）须请示审批的重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。

（十二）须请示审批的定期或不定期刊物的发刊、修改与废除，以及费用开支的修订。

（十三）有关集团经营（生产）、管理的重要计划与企划。 （十四）其它上述未涉及的重要事项。

第十三条 请示审批的事项，必须以文书形式上报。为便于工作

开展，上报书面请示前应口头汇报沟通。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示文书上报。

第十四条 请示文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。

第十五条 请示文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。

第十六条 请示文书经研究作出决定后，以批复形式下达请示部门。

三、文印室管理

第十七条 文印室由综合部负责管理，并指定专人负责。

第十八条 公司文字资料需打字复印的，经综合部主管审批后，根据轻重缓急统一安排。打字（复印）员不准私自接受打字（复印）任务。

第十九条 技术规范

（一） 打字员打字错误一般不超过5‰，打字速度不少于100字∕分钟。

（二）复印用纸损耗率应不超过2%。

（三）电脑、复印机完好率超过95%。

第二十条 文印室人员必须按时、按质、按量完成各项打字、复印、传真、电子邮件收发等工作任务，做到书面整洁、排版美观，不得积压迟误。电子邮件、传真、文件、复印件应及时送达有关人员。因积压迟误导致工作失误或损失的，追究当事人的责任。

第二十一条 集团文印设备由文印人员专人操作，禁止无关人员操作和使用，文印室工作人员应爱护办公设备，按规范操作，及时保

养，发现故障应及时联系专业人员维修。

第二十二条 文印人员保密要求

（一） 应树立严格的保密观念，严格遵守保密制度，不得将打印、复印或传真资料中需保密的事项透露给他人，不得截留任何文件，认真保管好密级文稿，涉及集团机密的打印、复印、传真的废稿不得随意丢弃，一律使用碎纸机清除。

（二）集团保密材料复印须经有关领导签字批准；绝密文件须经集团总经理签字批准。

第二十三条 文印室严禁无关人员进入和逗留，文印人员应将涉密的文稿、资料及时归档、妥善保管，进入文印室的人员不得随便翻 阅文稿、资料。

四、印信管理

第二十四条 集团各类印章的刻制须报总经理批准，由综合部统一办理刻制手续。

第二十五条 集团行政印章只用于集团对外行政事务专用，由集团综合部保管。财务印章只用于财务经济往来专用，由财务人员按规定分开保管。

第二十六条 集团行政印章的使用须由经办人签字，集团总经理签字同意后方可盖章。各公司的行政印章经公司负责人签字同意后方可盖章。集团及各公司对外办理担保手续、证明文件等相关法律文书的，一律由集团总经理签字同意后方可对外出具证明文件。

第二十七条 集团合同专用章和在宜各公司合同专用章由综合部统一保管。合同专用章只用于集团和各公司签订经济类合同专用。经济合同通过合同评审会签，按审批权限批准同意后方可盖章。

第二十八条 集团领导的私人印章分为行政专用和财务专用两

种，两者严禁混淆。行政专用的私人印章由综合部负责保管，财务专用的私人印章指定财务人员负责保管。

第二十九条 集团所有需盖章的介绍信、委托书、说明及对外开具的任何公文，由经办人签字，集团相关领导签字同意后方可办理，并由综合部统一编号登记、存档，以备查询。

第三十条 集团所有印章的使用必须登记，注明所盖文件名称、份数、时间等，由经办人签字，往来文件需在综合部存档一份备查。

第三十一条 印章一旦遗失，保管人应及时向集团领导报告，并应依法公告作废，否则造成的损失，由保管人承担责任。

第三十二条 印章的印文磨损申请换发时，由保管人填写“换发印章申请表”，并于备注栏拓具印模，经集团总经理批准后再行刻制。

第三十三条 废旧、注销或遗失寻获的印章，应由保管人填写“销毁印章申请表”，经集团总经理批准后，由综合部统一销毁。

第三十四条 调离、辞职、辞退人员，须提前办理印章移交手续。员工调离、辞职、辞退前违规使用印章给集团造成经济损失或法律责任风险的，集团将追究其法律责任。

第三十五条 二级公司歇业、停业期间，所有印章应当面封存，交由集团综合部保管。

第三十六条 印章保管人没有按规定使用印章，给集团造成损失的，由印章保管人承担相应的经济责任和法律责任。

第三十七条 本制度解释及修订权属集团综合部。

第三十八条 本制度自颁布之日起试行，原有相关制度同时废止。

附表：《鑫鼎实业公司印章使用审批表》