大宗物料管理系统附录常用功能介绍

大宗物料管理系统附录常用功能介绍

1.1 如何使用编码帮助

在录入磅单、查询各种资料时，需要输入各种编码，如供应商编码、货物名称等等，在实际使用中，不可能将各种编码一一记住，因此本软件在录入编码的地方提供了方便的编码帮助功能。 操作步骤

用鼠标双击点击编辑框或点击鼠标左键再点击鼠标右键或直接按《↓》键，将弹出编码帮助窗口，以选择供应商编码帮助为例，说明其如何使用。

例如在收货磅单录入窗口中，在“供应商编号”一栏上点击鼠标右键，弹出窗口如图所示。

以查找短期投资下的股票投资为例，其操作如下：

1、 在窗口中的【模糊查找】输入框中输入要查找供应商的全称或部分名称，然后点击【查

找】按钮，则光条移至查找的供应商名称上。 2、 点击确定或双击供应商名称。

1.2 如何使用条件查询？

条件查询是一种由用户根据实际需要自己定义条件进行筛选查询的方式。自定义条件在本软件中有多处使用，不仅在查询中使用，而且在各种公式定义、报表公式定义等处都需要使用，无论是定义还是查询其操作完全一致。 以收货磅单查询中的条件查询的使用来说明。 操作步骤

1、选择编辑下的过滤菜单项如图所示的窗口。

项目录入及介绍 【左(】：指表达式或子表达式左边的括号。 【比较项目】：指与定义条件有关的项目或项目表达式，如司磅地点、磅单号、净重等。 【比较符】：包括=、>、=、、包含等七种。 【比较值】：和比较项目进行比较的常量。供应商编号、货物名称等电鼠标右键可以选择。 【右) 】：指表达式或子表达式右边的括号。 【连接符】：与上个条件的连接符包括并且和或者两种。 窗口中的按钮功能： 【选择】：选择一个以前已定义的并且保存过的查询条件。 【增加】：在表达式窗口的最后新增加一行。 【插入】：在当前行前面插入一空行。 【删除】：删除当前行。 【保存】：将已经定义好的条件进行保存。 【确认】：以当前的条件表达式作为过滤条件对数据进行过滤，并且关闭条 条件查询窗口。 【取消】：关闭条件查询窗口，对数据不进行任何过滤处理。 【取子串】：取项目的一部分作为比较项目。

如何定义条件表达式？

一个条件表达式由一个或一个以上的子表达式组成，这些子表达式之间以连接符进行连接。下面以一个例子进行说明。 【举例】：将收货磅单查询窗口中司磅地点等于财务部并且净重大于‘0’的磅单过滤出来。 该条件有两个子表达式组成，定义过程如下： 1、首先定义“司磅地点等于财务部”。

用鼠标选中窗口第一行，将第一行置为当前行。 从“比较项目”下拉列表框中选择“司磅地点”。 在“比较符”下拉列表框中选择“＝”符号。 在“比较值”一栏点右键选择“财务部 ”。

2、至此第一个子表达式已经定义完，需要定义下一个子表达式，即定义“净重大于‘0’”。 从“连接符”下拉列表框中选择“并且”连接符。

用鼠标选中窗口第二行，将第二行置为当前行。 从“比较项目”下拉列表框中选择“净重”。 在“比较符”下拉列表框中选择“>”符号。 在“比较值”一栏中直接输入“0”。

3、按【确认】按钮，此时可以查询到按定义条件生成的查询结果。 注意：

. 若选择的比较项目是字符型时，可以选用“包含”比较符。如查询司机姓名中姓“张”的所收货磅单，就可以使用“包含”比较符。

如何保存当前表达式？

一个定义好的条件表达式可以指定的名称保存起来，在以后的使用中就可以直接选择这个条件进行过滤查询。保存过程如下： 点击【保存】按钮，显示窗口图所示。

在“条件名字”框中输入条件表达式的名称，点击【确定】后，当前条件表达式将以该名称被保存下来，该窗口关闭；同时可以查询到按定义条件生成的查询结果。 注意：

如果输入的条件名已被使用，系统将提示是否覆盖相同条件名的条件表达式，如果不想覆盖，就要输入另外的条件名。

如何选择已经保存的条件表达式进行过滤查询？

在对当前数据进行过滤查询时，可以根据需要选取已经保存过的条件，这样就省去了每次要重新定义的麻烦。具体操作如下：

1、点击【选择】按钮，显示窗口如图所示。

该窗口罗列了所有被保存的条件表达式的编号、名称和内容。

2、选择适当的条件表达式，点确认，该窗口关闭，同时查询数据按选择的过滤条件重新生成。

如何使用取子串功能？

当定义的比较项目仅仅是项目的一部分时，可以使用取子串，如：取存货编号前两位等于“01”的科目等。

取子串功能只对字符型项目起作用，如：存货编号、供应商编号等；对金额、数量、单价等数值型项目不起作用。具体使用步骤如下： 1、在“比较项目”下拉框中选择一个字符型项目。 2、点击【取子串】按钮，弹出如下窗口。

子串起始位是指子串从该项目的第几位开始取。 子串长度指从起始位开始取多少位。

例如：选择存货编号的前两位，则项目为“存货编号”，起始位为1，长度为2，确认后比较项目显示为“取子串（存货编号，1，2）”，继续输入比较符、比较值或其他表达式即可。 注意：.

在定义过程中，若条件表达式比较复杂，子表达式个数超过了系统默认的行数，可利用增加或插入功能添加新行；此外也可以利用删除功能删除无用的子表达式。

1.3 如何进行页面设置？

页面设置是对显示和打印都起作用的设置，它将给用户的使用带来极大的方便。在本软件的各种查询和打印中，凡可以打印的地方都可以进行页面设置，并且对同一种查询格式，

可以设置多种参数，供不同时候使用。如收货磅单查询表，可以设置一种页面供显示用，另一种供打印时使用。

操作步骤

在使用时，进入查询窗口，如：收货查询表，直接点击‘页面设置’，显示如图所示窗口。

对窗口中各标签介绍如下：

字体：对查询格式中各部分的字体进行设置，具体包括栏目、字体、字号、粗体、斜体和下划线。栏目是指构成查询格式的各部分，即主标题、副标题、表头、表体和表尾。通过样本可以即时地看到当前字体设置的效果。

页边距：设置页面上、下、左、右页边距的大小。 注意：.

页边距的单位约是十分之一毫米，所以调整幅度应大一些，最好改变值以10 为单位。

折页：包括横向分页、纵向分页和打印顺序。界面显示如图1.3.2 。

图1.3.2

横向折页：当遇到较宽表格时，如多栏式明细帐、任意多栏式明细帐等，一页纸的宽度打印不下，这时就可以使用横向折页功能。

纵向折页：对于行数较多的表格，可以设定每页的行数进行纵向分页打印。

打印顺序：对于既横向折页、又纵向折页的表格来说，打印时须指定页的顺序，可以先行后列，也可以先列后行。

页面：包括打印方向、缩放比例，纸张大小和打印质量等。如图1.3.3 示。

图1.3.3

方向：选择“纵向”为竖向打印，选择“横向”为横向打印。

缩放：打印时按一定的百分比缩小或放大帐表。分横向缩放和纵向缩放。 注意：

表格的放大或缩小不是相对于当前所显示的大小而言的，而是以比率值为100%时的表格大小为基准进行调整的。

本功能在显示和打印时都起作用。

纸张大小：指打印纸的纸张类型，分A3、A4、A5、B4、B5、系统设置等多种类型。 注意：

当纸张大小定义为“系统设置”时，是取Windows 中设置的纸张类型参数， 具体纸型将随着Windows 中的设置而定。

打印质量：打印质量有缺省、高、中、低、草稿五种方式。

其中“缺省”是指Windows 系统设置的打印质量。不同的打印机可能支持不 同的打印。一般情况下是喷墨打印机、激光打印机支持各种打印质量，而针式打 印机则支持中质量以下的打印。建议打印质量不要设置为“草稿”。 注意：

本功能只在打印时起作用，显示时不起作用。

如果打印的帐表格式混乱，有可能是打印质量选择得太高，也可能是打印机驱动程序不对。 套打：在已经画好表格线的打印纸上进行打印，帐表本身的表格线都不打印出来。

如何保存当前页面设置？

分两种方式。

直接保存：点击【保存】按钮，如果是初次设置，系统将以：编号“0001”、名称“帐表标题+‘格式’”的形式保存当前设置，否则仍然以原名保存当前设置。另存为：将当前设置以指定格式编号和名称进行保存。点击【另存为】按钮，弹出窗口如图

窗口左边显示已经保存的设置编号和名称。在右边的编辑框内输入格式编号和格式名称，点击【确认】按钮，当前页面设置即以指定的编号和名称被保存下来。

如何删除一个已经保存的页面设置？

首先在左边用鼠标选择要删除的页面格式，然后点击【删除】按钮，选中的页面设置各式即

被删除掉。

如何选择已经保存的页面设置格式作为当前页面设置格式？

同一张帐表，可以对应多种页面设置，有的显示时使用，有的打印时使用，也可能作为备用。所有这些设置格式只要进行了保存，使用时就可以任意选择使用。

点击【格式选择】按钮，在弹出的窗口中选择所需的页面设置格式，确认后返回，当前设置的各项参数将被所选设置格式的各项参数所代替。

如何进行报表格式设置？

报表格式设置是对报表的标题名称、列宽、行高、合计方式、项目显示名称、项目是否显示等进行设置。

按扭显示如图界面

项目录入及介绍

高度设置下的： 【标题区】：指标题区的高度。 【表头区】：指表头区的高度。

【数据行】：指数据行的高度。

宽度设置下的： 【边框线】：指边框线的宽度。 【中间线】：指中间线的宽度。 【列间隔】：指列与列的间隔。 数据列设置： 【编号】：指每个数据列的编号，不可修改。 【列名】：指数据列在数据库中的列名，不可修改。 【显示项目】：指每个数据列的宽度 【宽度】：指数据列的列宽。 【合计方式】：指小计、合计的合计方式。分为三种方式：合计、平均、加权平均。 【项目类型】：指数据列的项目类型。D 表示日期型、d 表示日期时间型、C 表示字符型、T 时间型、S 数量型小数位数是按系统管理的数量精度显示、J 单价型小数位数是按系统管理的单价精度显示、P 金额型小数位数是按系统管理的金额精度显示、W 化验型小数位数是按系统管理的化验精度显示，另外还可输入1、2、3、4、5数字这表示数据显示的小数位数为1、2、3、4、5。 【是否显示】：指该数据列是否显示，在是否显示上单击，有×表示在本单据上使用本项目，如没有×表示在本单据上不使本项目。 【加权因子】：指合计方式进行加权平均时的分母。 【标题】：指标题区所显示的名称。 表头、表尾设置 【编号】：指表头表尾的编号，系统自动生成不能修改。 【文本信息】：指显示的文本信息。

【栏目】：指所在的位置是表头、表尾。 【级次】：指所在位置。 【排列】；指所在位置 窗口中的按钮功能： 【移动】：通过单击↑↓可以移动数据列的顺序。 【确定】：保存当前所设计的格式。 【取消】：不保存当前所设计的格式。 【另存为】：把当前报表格式保存成另外格式。没台机器可以有不同的查询格式 【选择】：将已经定义好的报表格式设置成当前格式。 【增加】：增加一条表头表尾记录。 【删除】：删除选中的表头表尾记录。 如何进行小计设置：

各种查询统计都可以进行小计设置。进入查询界面后点击“小计设置”出现如图界面：

【小计级次】：指小计级别最多可以设置9级。 【小计名称】：指小计显示的名称。 【保存】：保存当前设计的小计。

下面以收货磅单查询要以货物名称进行1级小计，货物名称加供货单位进行2级小计。为例进行说明：

1、进入收货磅单查询界面。 2、点击小计设置。

3、 在小计级次中选择1。

4、 在小计分组框中，左边的列表框(以下简称框1) 里显示了单据上的所有可以小计的项目

作为备选的小计内容，用户可利用鼠标选择货物名称，然后点击【>】按钮，货物名称出现在右边的列表框(以下简称框2) 中。 5、 在小计级次中选择2。

6、 在小计分组框中，左边的列表框(以下简称框1) 里显示了单据上的所有可以小计的项目

作为备选的小计内容，用户可利用鼠标选择货物名称、供应商，然后点击【>】按钮，

货物名称、供应商出现在右边的列表框(以下简称框2) 中。

7、 如果想从框2 中删除统计内容，首先选择统计内容，然后点击【

内容从框2 中被删掉。

8、 点击保存。

注意：小计设置时只能先设置1级再设置2级依此类推，删除小计是从高级到低级即先删除2级再删除1级。二级的必须包含一级的如一级有货物名称，二级必须有货物名称，负则小计定义就不正确了。

1.6 如何自定义统计报表？

在软件的各个子系统中，都提供了丰富的查询功能，充分体现了软件的实用性和通用性，但往往用户的要求是千差万别的，所以在软件中提供了一个非常实用的功能“自定义统计报表”。在您刚刚安装软件后，可能查询不到所需的任何统计表，但不论你需要什么样的表，都可以通过该功能定义出来。

下面将以收货磅单统计为例进行说明。

操作步骤

进入收货磅单统计功能，显示窗口如图1.6.1。

图1.6.1

窗口中显示的是已经定义好的统计表的表名、编号和最后一次统计时间，选择一张统计表，然后点击【确认】按钮，将显示该统计表的统计查询结果。

如何定义一张统计表？

在1.6.1 窗口中点击【增加】，弹出窗口

如图1.6.2。

图1.6.2

首先要在编辑框内输入定义报表的编号和名称，然后依次定义统计依据、统计内容、排序选择和统计条件。整个定义过程采用向导式，现分别就每一步介绍如下。

1、定义统计依据

统计依据是统计所依据的标准，即依据单据中的什么栏目进行统计。

在统计依据分组框中，左边的列表框(以下简称框1) 里显示单据上的所有非数值型的栏目作为备选的统计依据，用户可利用鼠标选择一个或多个栏目然后点击【>】按钮，所选栏目以新的形式出现在右边的列表框(以下简称框2) 中，“=”左边仍旧是原栏目的名称，它将作为查询结果中的栏目的题头；“=”右边实际上是所选栏目的一个表达式，统计时是将栏目的这个表达式作为统计依据的。表达式的内容可以通过“项目修改”功能进行修改。

如果想从框2 中删除统计依据，首先选择统计依据，然后点击【

点击【项目修改】按钮，显示窗口如图1.6.3 所示。

图1.6.3

可修改项目名称、项目表达式、项目宽度，其中项目表达式框中只能对“项目列”进行选择修改后点【确认】返回到窗口1.6.2 中，

2、定义统计内容

统计内容是指单据中要进行统计的项目。在图1.6.2 所示窗口中，点击【下一步】，窗口变化如图1.6.4。

图1.6.4

在统计内容分组框中，左边的列表框(以下简称框1) 里显示了单据上的所有数值型的栏目作为备选的统计内容，用户可利用鼠标选择一个或多个栏目，然后点击【>】按钮，所选栏目以新的形式出现在右边的列表框(以下简称框2) 中，“=” 左边仍旧是原栏目的名称它将作为查询结果中的栏目的题头；“=”右边实际上是所选栏目的一个数学表达式，统计时是将这个表达式的结果作为统计内容的。

表达式的内容可以通过“项目修改”功能进行修改。

如果想从框2 中删除统计内容，首先选择统计内容，然后点击【

内容从框2 中被删掉。

如何对统计内容中的项目进行修改？

点击【项目修改】按钮，显示窗口如图1.6.5 所示。

图1.6.5

可以修改项目名称，项目表达式和项目宽度。其中项目表达式有若干子表达式组成，可以增加或删除子表达式。每个子表达式由函数（求和、求平均、最大值、最小值）、左括号、项目列（所有数值型的栏目）、右括号组成，如果有多个子表达式，它们之间要用操作符（+、-、*、/）进行连接。修改完点【确认】返回到窗口1.6.4 中。

3、定义统计排序

定义在统计表中依据什么栏目排列各行内容，这些栏目不是输入的，而是所有选出的统计依据和统计内容。在图1.6.4 所示窗口中，点击【下一步】，窗口变化如图1.6.6。

图1.6.6

在统计排序分组框中，左边的列表框(以下简称框1) 里显示了所有选出的统计依据和统计内容，用户可利用鼠标选择一个或多个栏目，然后点击【>】按钮，所选栏目出现在右边的列表框(以下简称框2) 中。可以按栏目升序顺序进行排序，也可以按栏目降序顺序进行排序，只须点击栏目后边的升序降序按钮即可。

如果想从框2 中删除排序的栏目，首先选择排序栏目，然后点击【

4、定义统计条件

统计条件即统计时的筛选条件。在图1.6.6 所示窗口中，点击【下一步】，窗口变化如图1.6.7。

图1.6.7

在统计条件分组框中。包含了一个统计条件显示框和一个【条件定义】按钮。统计条件显框显示已经定义好的筛选条件。点击【条件定义】按钮，系统将调用通用的条件查询功能(详见1.2 一节) 定义统计单据时的筛选条件。设置完筛选条件再进行统计，则汇总表上只统计符合条件的数据；如果不定义统计条件，系统默认为是所有的数据。

在图1.6.7 所示窗口中，点击【完成】，该窗口关闭。当前定义的所有内容以

指定的编号和名称被保存，同时在图1.6.5 窗口中自动增加一行，显示刚刚定义好 的汇总表的编号和名称。

如何修改一个已经定义好的统计表？

对于一个已经定义好的统计表，有可能需要对其统计依据、统计内容、排序

项目或筛选条件进行变更和改动。

在1.6.5 窗口中，选择要修改的统计表，然后单击【修改】，弹出窗口如图1.6.8。

图1.6.8

在该窗口的下方显示了当前统计表的概貌。其中栏目右侧的上下箭头表示是按栏目的升序排序还是按降序排序。用鼠标选择窗口左部的1、2、3、4 四个选项，可以分别对统计依据、统计条件、排序项目和查询条件进行修改，修改方式类同于统计表的定义，这里不再赘述。 修改完毕后，可以直接点击【存盘】按钮进行保存；也可以新的报表编号和名称进行保存，要想实现这一功能，只须点击【另存为】按钮，在弹出窗口中输入报表编号、报表名称，然后确认即可。

如何删除一个已经存在的统计表？

删除一个已经存在的统计表，操作十分简单：在1.6.5 窗口中，选择要删除的统计表，然后单击鼠标右键，在弹出菜单中选择【删除】菜单项，此时系统提示是否删除该汇总表，确认后该汇总表被删除。