对学生学籍档案管理工作改革的思考

　　摘要：本文针对传统学生学籍档案管理工作中存在的问题，对学生学籍档案管理工作的改革方向和重点作几点思考。 　　关键词：学生学籍档案；管理工作改革 　　在我国教育体系下，学籍档案是高校学生在校期间学习和生活的原始记载，随着高等教育的发展，数字化学籍档案管理技术的应用，高校学籍档案管理工作也面临着改革，传统的学籍档案管理工作方式已难以适应新形势发展和工作的需要。由纸质学籍档案转变为电子学籍档案管理，运用现代技术使数字化学籍档案管理工作的目标得以实现。由于目前学籍档案管理工作中存在许多不足的地方，在新形势下，如何更好的对学籍档案管理工作进行有效的改革，是学籍档案管理工作人员值得研究的一个新课题。 　　一、学生学籍档案管理工作存在的问题 　　学生学籍档案是学校教学档案的重要组成部分，也是学生管理工作中重要的内容之一。一直以来，学生学籍档案都是通过传统的手工填写纸质文件的形式，进行档案录入和管理，这种方法使学籍档案管理工作量增大，容易出错，工作效率低，且给档案查询、统计带来一定的困难。随着数字化技术的应用，我国高校学籍档案已进入了数字化的管理。学籍档案数字化管理不但能减轻工作量，提高工作效率，而且可以更加方便、快捷的运用大量的档案信息，同时也符合国家学历管理的要求，还可以有效的遏制社会上不法分子制造假学历，杜绝和打击假证书的泛滥。但受传统学籍档案管理工作方法等因素影响，我国高校学籍档案数字化管理在发展中仍存在很多不足的地方，因此，学校应以科学的方法和现代数字化管理理论来提高整个学生学籍档案管理水平，促进学生学籍档案工作的改革和完善。 　　二、学生学籍档案管理工作的改革方向和重点 　　（一）数字化进程的加快，使学生学籍档案管理目标得以实现 　　当前，根据学籍档案管理存在的问题，不少高校都加快数字化学籍档案管理改革的步伐。各高校在自主研发学籍管理系统或购买软件公司比较成熟的学籍管理系统时，都考虑了学籍档案信息化管理的问题。但由于各个学校的办学规模、培养层次、地域的不同，造成了管理软件应用的程度以及收集到的学生学籍信息也存在一定差异，在这种情况下，各高校应加快数字化建设的进程，以统一规范的管理系统使学生学籍档案收集和归档的信息更加规范和完整，学籍档案信息化管理的目标得以实现。 　　（二）对学生学籍档案管理组织架构改革引起重视，实现管理目标 　　当前，针对数字化学生学籍档案管理需求，学生学籍档案管理应加快组织架构改革的步伐。在数字化档案管理特点的基础上，学校要结合学生生源的实际情况、档案管理的情况进行相应的分析，探讨学生学籍档案管理数字化的需求，通过完善的分析和测评，确定学籍档案管理的要求，以此优化人员配备和组织架构的建设，使管理架构的优化得以实现，学生学籍档案数字化管理工作可以有效地开展，逐步实现管理目标。 　　（三）通过数字化管理学生学籍档案，改革和完善管理体系 　　数字化档案管理方法与传统纸质文件档案管理有很多不同的地方，所以，它们在管理体系和管理内容上也存在一定的差异和不同。在数字化学生学籍档案管理需求的基础上不断改革和完善管理体系，结合学生学籍档案管理的特点，将传统管理制度中存在不适应现时代要求的内容进行相应的改革和调整，制定符合数字化管理的管理制度，完善管理体系，以便加快数字化档案管理的进度，使学籍档案数字化管理更具有科学性和合理性。 　　（四）根据学籍档案管理需求强化档案管理人员素质 　　学校领导对学生学籍档案管理工作应进一步加强重视力度，且针对教职工档案管理意识也要给予全面的强化，有计划的加强对学籍档案人员素质的培训。（1）针对学籍档案建设及档案管理工作的需要，将档案管理工作人员落实到位，并对管理队伍进行必要的业务学习和培训，让他们熟悉档案工作的特点和工作性质。（2）要求学籍档案管理人员要相对稳定，以免在工作中出现脱节现象，保证学生学籍档案收集及时、完整，并按时整理入库，保障档案的质量。（3）档案管理中所需投入的经费和相关设备，需要加大投入力度，建设有效的内部档案信息网络，强化信息备份工作，加强管理人员的数字化管理水平。（4）提高学籍档案管理人员的服务意识，使他们全心全意的为上级部门、学校其他部门、用人单位和校友提供便利的档案服务。全面促进学籍档案工作目标的实现。 　　（五）加强高校学生毕业后的转档管理，保障学籍档案材料的安全 　　学生经过学习毕业之后需要做好转档工作，然而由于转档工作的时间较为集中，周期短、工作量大，且涉及的参与人员众多，导致学籍档案出错、遗失的概率特别高。因此，为了能够全面有效的保障学生学籍档案管理的质量，我们需要设置合理的转档方式和转档环节，并在转档过程中积极开发利用数字化档案管理方法，进而有效的开展毕业生学籍档案转移工作，保障学生档案材料安全及时地转出保存。 　　总而言之，学生学籍档案管理关系到学生档案安全和学校教学活动中学生学籍档案信息的利用，是学校管理中一项政策性和业务性很强的工作，我们应通过数字化管理的方式，从管理体系改革入手，以改革管理方式、强化管理质量、提高管理人员素质来实现管理目标，全面提高学籍档案管理水平，以适应教育改革发展的需要。 　　参考文献： 　　[1]卢建萍.论学生学籍档案管理工作的改革[J].科技视界，2012（28）. 　　[2]张建华.论高校档案管理创新体系建设[J].南通航运职业技术学院学报，2008（4）. 　　[3]卢清富.新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].内蒙古科技与经济， 2008（21）. 　　（作者单位：广东医学院）